อีเมลขาเข้า - การประมวลผลสแปม

Zoho Mail จะสแกนอีเมลขาเข้าทั้งหมดโดยอัตโนมัติเพื่อหาสแปมตามพารามิเตอร์ต่างๆ นอกจากตัวกรองสแปมในตัวแล้ว ผู้ดูแลระบบขององค์กรยังสามารถควบคุมการตั้งค่าสแปม เพิ่มอีเมลและโดเมนไปยังรายการที่ถูกบล็อกและรายการที่อนุญาต ตรวจสอบโดยใช้การกักกัน หรือตีกลับอีเมลตามกฎและนโยบายอีเมลต่างๆ

รายการบล็อกที่ได้รับความนิยมและที่กำหนดเอง:

ที่อยู่ IP/ โดเมน/ ที่อยู่อีเมลขาเข้าจะถูกประมวลผลกับรายการที่ถูกบล็อกต่างๆ ในกรณีที่พบว่าที่อยู่ IP/ โดเมน/ ที่อยู่อีเมลปรากฏอยู่ในรายการที่ถูกบล็อกยอดนิยมใดๆ อีเมลขาเข้าดังกล่าวจะถูกบล็อกและตีกลับ

รายการบล็อกขององค์กรและรายการบล็อกระดับผู้ใช้:

ยอกจากรายการบล็อกที่กำหนดเองแล้ว ยังมีการตรวจสอบที่อยู่ IP และโดเมนกับรายการทั้งหมดของเราในระดับต่างๆ อีกด้วย รายการบล็อกขององค์กรที่กำหนดโดยผู้ดูแลระบบและรายการบล็อกส่วนตัวที่สร้างขึ้นโดยผู้ใช้แต่ละรายก็ถูกใช้ในการกรองสแปมด้วยเช่นกัน

การตรวจสอบ SPF/ DKIM:

อีเมลขาเข้าจะได้รับการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับระเบียน SPF และ DKIM และยังถูกวิเคราะห์สำหรับนโยบาย DMARC ตามการตั้งค่าโดเมนด้วย ในกรณีที่มีความล้มเหลวของ SPF/DKIM อีเมลดังกล่าวจะถูกจัดประเภทเป็นสแปมและถูกพิจารณาว่าเป็นอีเมลถูกสวมรอยที่สร้างขึ้นจากแหล่งที่มาน่าสงสัย คุณสามารถปรับแต่งระดับการกรอง SPF/ DKIM ได้จากส่วนการควบคุมสแปมในแผงควบคุม

การจับคู่สแปม:

นอกจากนี้อีเมลยังถูกกรองโดยอัตโนมัติสำหรับรูปแบบอีเมลสแปม/ ฟิชชิ่ง เฉพาะอีเมลที่ไม่ได้รับการทำเครื่องหมายรายการเหล่านั้นเท่านั้นที่จะมาถึงกล่องขาเข้าของคุณเป็นอีเมลที่ไม่ใช่สแปมหรืออีเมลที่ถูกต้อง

รายงานเหตุการณ์สแปม:

เมื่อพบว่าอีเมลที่สร้างจากโดเมนเฉพาะเป็นสแปม เหตุการณ์ดังกล่าวจะถูกรายงานไปยังที่อยู่อีเมล abuse@thedomain.com และ postmaster@thedomain.com ในฐานะผู้ให้บริการสำหรับโดเมน เราต้องดำเนินการกับรายงานเหล่านั้นอย่างเหมาะสม สื่อสารกับผู้ดูแลระบบของโดเมน และรายงานกลับไปยังผู้ให้บริการรายอื่น เกี่ยวกับการดำเนินการในการร้องเรียนการใช้งานในทางที่ผิด/ การรายงานสแปม/ การแจ้งเตือนมัลแวร์

ดังนั้นเราจะตรวจสอบอีเมลที่ส่งไปยังนามแฝง abuse@ และ postmaster@ ซึ่งเป็นของโดเมนของคุณ ดังนั้นคุณจะไม่สามารถใช้ที่อยู่อีเมลเหล่านี้เป็นบัญชีรายบุคคลหรือนามแฝงสำหรับบัญชีรายบุคคลได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างกลุ่มที่ชื่อ abuse และ postmaster และเพิ่มตัวคุณเองเป็นสมาชิกของกลุ่ม ด้วยการดำเนินการดังกล่าว สมาชิกที่เพิ่มจะได้รับสำเนาของอีเมลที่ถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลเหล่านั้น และทีมตรวจสอบการใช้งานในทางที่ผิดของ Zoho ก็จะได้รับสำเนาอีเมลฉบับเดียวกันด้วย

อีเมลสแปมในกล่องขาเข้า

แม้หลังจากการกรองสแปมแบบหลายชั้นแล้ว อีเมลสแปมบางฉบับอาจไปถึงกล่องขาเข้าของคุณ โดยหลุดรอดและผ่านตัวกรองทั้งหมดได้ ในกรณีดังกล่าว เราขอแนะนำให้คุณใช้การ 'ทำเครื่องหมายเป็นสแปม' เพื่อทำเครื่องหมายอีเมลดังกล่าวเป็นสแปม ตัวกรองสแปมของเราได้รับการออกแบบมาเพื่อเรียนรู้ตามการทำเครื่องหมายและรูปแบบของคุณ ซึ่งจะช่วยระบุอีเมลในอนาคตจากแหล่งที่มาคล้ายกันหรือในรูปแบบที่คล้ายกันว่าเป็นอีเมลสแปมสำหรับผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง

แนวทางในการหลีกเลี่ยงสแปมขาเข้า:

หลีกเลี่ยงการให้ที่อยู่อีเมลของคุณในฟอรั่ม/ บล็อกสาธารณะ -

สแปมเมอร์มีสคริปต์อัตโนมัติที่สแกนผ่านเพจต่างๆ โดยค้นหาลิงก์และที่อยู่อีเมลเพื่อเพิ่มลงในรายการของพวกเขา เมื่อคุณไปอยู่ในรายชื่อสแปม คุณจะไม่สามารถออกจากรายชื่อได้อีก หากคุณต้องแชร์ ให้ส่งเป็นข้อความโดยตรงหรือใช้รูปแบบข้อความธรรมดา เช่น username (at) me (dot) com แทนที่จะใช้ที่อยู่อีเมลที่จัดรูปแบบ

หลีกเลี่ยงการให้ที่อยู่อีเมลของคุณสำหรับการลงทะเบียนเว็บไซต์อื่น:

ควรหลีกเลี่ยงการให้ที่อยู่อีเมลที่เป็นทางการของคุณสำหรับการลงทะเบียนบนเว็บไซต์ ส่วนใหญ่แล้วหากนโยบายความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์ไม่รับรองว่าจะไม่ให้ที่อยู่อีเมลของคุณกับบุคคลที่สาม ขอแนะนำให้ใช้นามแฝงอีเมลชั่วคราว ซึ่งสามารถกำจัดในภายหลังเมื่อไม่ต้องการใช้อีกต่อไป เมื่อคุณใช้นามแฝงแบบใช้แล้วทิ้ง การระบุที่มาของสแปมและลบนามแฝงที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปจะทำได้ง่ายขึ้น

อย่าใช้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานกับข้อความภายนอก:

เมื่อคุณตั้งค่าการตอบกลับช่วงวันหยุดหรือการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติให้ส่งไปยังรายชื่อติดต่อของคุณเท่านั้นและไม่ได้ส่งไปยังอีเมลทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้ติดต่อที่ไม่รู้จักถูกรวมอยู่ในรายการที่อนุญาต/รายการอนุญาต โดยพิจารณาจากการตอบกลับของคุณไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่รู้จัก

ปิดใช้งานการดาวน์โหลดและแสดงรูปภาพภายนอกโดยอัตโนมัติ:

ในอีเมลสแปม/ ฟิชชิ่งส่วนใหญ่ สแปมเมอร์จะฝังรูปภาพภายนอกและส่งอีเมล เมื่อผู้ใช้เปิดอีเมลและแสดงรูปภาพ จะติดตามผู้ใช้โดยอัตโนมัติตามรูปภาพที่แสดงและการคลิก

ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าว/ การแจ้งเตือนที่ไม่ต้องการ:

หากคุณยังได้รับอีเมลที่ไม่ต้องการจำนวนมากจากเว็บไซต์ที่คุณลงทะเบียนเมื่อหลายทศวรรษก่อน โปรดยกเลิกการเป็นสมาชิกจากรายชื่อเหล่านั้น ในระหว่างลงทะเบียน ให้มองหากล่องทำเครื่องหมาย 'การสมัครรับจดหมายข่าว' หรือ 'การสมัครรับประกาศ' เพื่อยกเลิกการเลือกหากคุณไม่ต้องการรับจดหมายข่าวจากเว็บไซต์

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือพิจารณารับสรุปย่ออีเมลทุกสัปดาห์หรือทุกเดือนเพื่อลดความถี่ของอีเมลดังกล่าวหรือจัดการอีเมลเหล่านั้นให้ดียิ่งขึ้น

อีเมลขาออก - แนวทางการส่งที่ดีขึ้น

SPF/ DKIM/ DMARC:

เมื่อคุณส่งอีเมลไปยังรายชื่อติดต่อของคุณ เซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะตรวจสอบอีเมลของคุณด้วยเพื่อตรวจสอบว่าเป็นสแปมหรือไม่ โดเมนจำเป็นต้องมีการกำหนดค่า SPF/ DKIM/ DMARC ที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าโดเมนเหล่านั้นจะไม่ถูกทำเครื่องหมายเป็นสแปม

หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลแบบกลุ่ม/ อีเมลหรือจดหมายข่าวจำนวนมากจาก Zoho Mail

หากคุณต้องส่งอีเมลหรือจดหมายข่าวจำนวนมาก ควรหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลดังกล่าวโดยใช้โปรแกรมอัตโนมัติที่ใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบอีเมลปกติของคุณ คุณสามารถใช้บริการเฉพาะ (เช่น Zoho Campaigns) ซึ่งมีแนวทางของผู้ส่งแบบกลุ่ม ฟีเจอร์เพื่อสร้างรายชื่อผู้ติดตามและลบผู้ที่ยกเลิกการเป็นสมาชิกตามความสนใจ และให้รายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับการส่งอีเมลและอัตราเปิด

การฝังรูปภาพภายนอกในอีเมล:

ในลายเซ็น การแทรกรูปภาพโดยตรงจะเป็นการดีกว่าการแทรกรูปภายนอกและการเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์รูปภาพ บางเซิร์ฟเวอร์อีเมลไม่ยอมรับอีเมลที่ฝังรูปภาพภายนอก ในกรณีที่คุณสังเกตว่าอีเมลของคุณถูกตีกลับโดยบางเซิร์ฟเวอร์ คุณสามารถตรวจสอบได้ทันทีโดยการส่งอีเมลที่ไม่มีรูปภาพภายนอกเพื่อตรวจสอบว่าเซิร์ฟเวอร์มีการจำกัดในการยอมรับอีเมลที่มีรูปภาพภายนอกหรือไม่