เริ่มต้นใช้งาน Zoho Mail
Zoho Mail คือแพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจเพื่อการทำงานร่วมกันสำหรับพนักงานยุคใหม่ โดยเป็นการผสมผสานกันของอีเมลแบบคลาสสิกและเครื่องมือการทำงานร่วมกันสมัยใหม่ เช่น ข้อคิดเห็น การถูกใจ และการแชร์ ชุดโปรแกรม Zoho Mail ตัวใหม่นี้ประกอบด้วยแอปพลิเคชันต่อไปนี้ที่มีความจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ:
อีเมล - อีเมลซึ่งเป็นแกนหลักของทุกองค์กร ช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารอย่างมืออาชีพทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ
ปฏิทิน - การบริหารเวลา จัดกิจกรรม และจัดการประชุม
รายชื่อติดต่อ - การจัดการรายชื่อติดต่อและสมุดที่อยู่ ที่อยู่ของกลุ่ม รายชื่อติดต่อขององค์กร
งาน - จัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพให้กับคุณและทีมของคุณ งานกลุ่ม และงานย่อย
บันทึกย่อ - ที่เดียวสำหรับจดบันทึกแนวคิด/ ความคิด หรือขีดเขียน เพิ่มรูปภาพและ/หรือเอกสารแนบได้
สตรีม - การทำงานร่วมกันแบบใหม่ภายในทีม สร้างจากอีเมลที่ออกแบบให้วิธีการถูกใจ/ เพิ่มข้อคิดเห็น และการปฏิสัมพันธ์ที่เปิดกว้างมากขึ้น
บุ๊กมาร์ก - เข้าถึงหน้าที่สำคัญทั้งหมดจากภายในกล่องจดหมายของคุณ
เขียนและส่งอีเมลใหม่
- เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
- คลิกปุ่ม New Mail ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของกล่องจดหมายของคุณ Zoho Mail Composer จะเปิดขึ้น
- ป้อนรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ถึง, CC, ชื่อเรื่อง และเนื้อหาอีเมล
- คุณสามารถใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ Rich ที่มีอยู่ในเครื่องมือการเขียนพื่อจัดรูปแบบเนื้อหาอีเมลของคุณได้
- เมื่อร่างเมลของคุณแล้ว ให้คลิกปุ่ม Send ที่มุมบนซ้ายของเครื่องมือการเขียนของคุณ
อีเมลจะถูกส่งไปยังผู้รับ คุณสามารถค้นหาอีเมลนี้ได้ในโฟลเดอร์ส่งแล้ว เรียนรู้เพิ่มเติม
หมายเหตุ:
คุณสามารถเปิดการหน่วงกล่องขาออกเพื่อให้อีเมลอยู่ในโฟลเดอร์กล่องขาออกตามระยะเวลาที่ระบุก่อนที่จะส่งไปยังผู้รับ
แทรกลายเซ็น
คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นแบบกำหนดเองในอีเมลที่คุณส่งได้ Zoho Mail ให้คุณมีหลายลายเซ็นที่สามารถเชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมล/นามแฝงอีเมลของคุณได้
- เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
- คลิกไอคอน การตั้งค่า
- ไปที่ Signatures และคลิกไอคอน + เพื่อสร้างลายเซ็นใหม่
- ป้อนรายละเอียดของลายเซ็นพร้อมการจัดรูปแบบที่ต้องการแล้วคลิก Save คุณยังสามารถแทรกรูปภาพได้ด้วย เช่น โลโก้
คลิกที่นี่สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการใช้ลายเซ็น
การดูอีเมล
อีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับจะแสดงอยู่ในกล่องขาเข้า Zoho Mail ของคุณ อีเมลที่ยังไม่อ่านจะแสดงเป็นตัวหนา คุณสามารถคลิกอีเมลที่ได้รับในรายการเพื่อเปิดอีเมลใหม่
คุณสามารถเลือกวิธีการดูรายการอีเมลของคุณได้โดยใช้ตัวเลือกมุมมองเมล:
- มุมมองรายการอีเมล - คุณสามารถดูรายการอีเมลในมุมมองคลาสสิกหรือมุมมองย่อส่วน เรียนรู้เพิ่มเติม
- เปิดข้อความใน - เมื่อคลิกอีเมลใดๆ คุณสามารถเลือกเปิดอีเมลเป็นภาพตัวอย่าง, เป็นแท็บใหม่ หรือหน้าต่างใหม่ เรียนรู้เพิ่มเติม
- แสดงข้อความด้วย - คุณสามารถเลือกว่าคุณต้องการให้แสดงรายการอีเมลเฉพาะชื่อเรื่องของอีเมลหรือทั้งชื่อเรื่องและข้อมูลสรุป เรียนรู้เพิ่มเติม
- มุมมองการสนทนา - จัดกลุ่มอีเมลเป็นชุดการสนทนา คุณสามารถแยกอีเมลออกมาได้โดยปิดมุมมองการสนทนา เรียนรู้เพิ่มเติม
การตอบกลับอีเมล
เมื่อคุณเปิดอีเมลที่คุณได้รับแล้ว คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการตอบกลับอีเมลอย่างไร คุณสามารถตอบกลับ ตอบกลับทั้งหมด หรือส่งต่อได้ เรียนรู้เพิ่มเติม
| ตอบกลับ |  | การตอบกลับจะถูกส่งไปยังผู้ส่งของอีเมลต้นฉบับเท่านั้น |
| ตอบกลับทั้งหมด |  | การตอบกลับจะถูกส่งไปยังผู้รับทั้งหมดของอีเมลต้นฉบับ |
| ส่งต่อ |  | อีเมลต้นฉบับจะถูกส่งไปยังผู้รับตามที่คุณเลือก |
จัดการกล่องขาเข้าของคุณ
คุณสามารถจัดการอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยการจัดระเบียบตามความต้องการและความสะดวกของคุณ คุณสามารถย้ายอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณไปยังโฟลเดอร์แบบกำหนดเองที่เกี่ยวข้องได้ด้วยตัวเอง คลิกไอคอนเครื่องหมายบวกถัดจากรายการโฟลเดอร์เพื่อสร้างโฟลเดอร์แบบกำหนดเองที่มีชื่อตามที่คุณต้องการ
ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์
- เลือกอีเมลที่เกี่ยวข้องจากกล่องขาเข้าของคุณโดยใช้กล่องกาเครื่องหมายถัดจากอีเมลในรายการ
- คลิกไอคอน Move to ที่ด้านบนสุดของรายการ
- เลือกโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องจากเมนูแบบเลื่อนลง คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อย้ายอีเมลไปได้โดยป้อนชื่อและคลิก Create
อีเมลที่เลือกจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เลือก
ตัวกรอง
คุณสามารถกำหนดค่าตัวกรองสำหรับกล่องขาเข้าของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการย้ายอีเมลจากกล่องขาเข้าของคุณด้วยตัวเอง คุณยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อทำกิจกรรมอื่นๆ กับอีเมลขาเข้า เช่น การนำแท็กไปใช้ การส่งต่อ การทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ฯลฯ
- เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
- คลิกไอคอน การตั้งค่า
- ไปที่ Filters และคลิกตัวเลือก New Filter
- กล่องสร้างตัวกรองจะปรากฏบนหน้าจอ ป้อนรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ชื่อ, เงื่อนไข, เกณฑ์, การดำเนินการ ฯลฯ และบันทึกตัวกรอง
อีเมลที่ตรงกับเกณฑ์ที่ระบุในตัวกรองจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุโดยอัตโนมัติ ไปที่หน้าตัวกรองสำหรับคำแนะนำโดยละเอียด
แท็ก
คุณสามารถนำแท็กที่มีสีและชื่อต่างๆ ไปใช้กับอีเมลของคุณเพื่อจัดประเภทได้ คลิกไอคอนเครื่องหมายบวกถัดจากรายการแท็กเพื่อสร้างแท็กแบบกำหนดเองที่มีชื่อและสีตามที่คุณเลือก เรียนรู้เพิ่มเติม
- เลือกอีเมลที่เกี่ยวข้องจากกล่องขาเข้าของคุณโดยใช้กล่องกาเครื่องหมายถัดจากอีเมลในรายการ
- คลิกไอคอน Tag as ที่ด้านบนสุดของรายการ
- เลือกแท็กที่เกี่ยวข้องจากเมนูแบบเลื่อนลง คุณยังสามารถสร้างแท็กใหม่เพื่อนำไปใช้กับอีเมลได้โดยป้อนชื่อและคลิก Create
นอกจากแท็กแล้ว คุณยังสามารถติดธงอีเมลสำคัญเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น เลื่อนไปที่อีเมลที่เกี่ยวข้องในรายการ และคลิกไอคอนธงเพื่อติดธงอีเมล อีเมลที่ติดธงทั้งหมดจะปรากฏภายใต้มุมมองติดธงแล้วในบานหน้าต่างด้านซ้าย
การค้นหาอีเมล
Zoho Mail Search ช่วยให้คุณสามารถค้นหารายการระหว่างแอปพลิเคชันทั้งหมดได้ เช่น บันทึกย่อ งาน อีเมล ฯลฯ โดยใช้พารามิเตอร์ที่คุณต้องการ ด้วยการเข้าถึงแบบด่วน คุณสามารถค้นหาส่วนใดส่วนหนึ่งของการตั้งค่าที่คุณต้องการค้นหาได้อย่างง่ายดาย
คุณสามารถค้นหาอีเมลโดยใช้เกณฑ์ต่างๆ เช่น จาก, ถึง/CC, ในโฟลเดอร์, แท็ก, มี, ชื่อเรื่อง, ชื่อเอกสารแนบ ฯลฯ คุณสามารถค้นหาด้วยการใช้เกณฑ์เหล่านี้ร่วมกันเพื่อจำกัดผลการค้นหาให้แคบลง
ประวัติการค้นหาใน Zoho Mail Search ช่วยให้คุณสามารถเลือกจากการผสมพารามิเตอร์การค้นหาที่เคยใช้มาก่อนซึ่งทำให้การค้นหาซ้ำเป็นเรื่องง่าย การค้นหาประกอบด้วยพารามิเตอร์ตัวกรองเฉพาะแอปพลิเคชันหลายตัวที่สามารถใช้เพื่อทำให้การค้นหาของคุณสั้นลง คุณสามารถดูรายการพารามิเตอร์เหล่านี้ได้ที่นี่
โปรดดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับ Zoho Mail Search ใหม่ในหน้านี้
การผสานการทำงานและส่วนขยาย
การผสานการทำงานและส่วนขยายใน Zoho Mail ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงและดำเนินการต่างๆ ในแอปพลิเคชัน Zoho และแอปพลิเคชันบุคคลที่สามอื่นๆ ได้โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมายของคุณ
นอกจากแอปพลิเคชันภายในที่มีให้เป็นส่วนขยายแล้ว คุณยังสามารถเปิดใช้งานและติดตั้งแอปพลิเคชันบุคคลที่สามอื่นๆ จาก Zoho Marketplace ได้อีกด้วย เรียนรู้เพิ่มเติม
แอปพลิเคชันมือถือ Zoho Mail มีให้ใช้งานบน Android และ iOS