การส่งต่ออีเมล
การส่งต่ออีเมลเป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณสามารถส่งต่ออีเมลขาเข้าทั้งหมดที่ได้รับในบัญชีไปยังบัญชีอีเมลอื่น ซึ่งถูกเลือกเป็นบัญชีปลายทาง ได้โดยอัตโนมัติ นี่คือหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดถัดจากการที่ผู้ดูแลระบบสร้างการสำรองข้อมูลอีเมล ซึ่งสำเนาของอีเมลทั้งหมดที่นำส่งในบัญชี Zoho Mail ที่ระบุจะถูกส่งต่อไปยังบัญชีอื่น ซึ่งก็คือบัญชีสำรองข้อมูล
ในกรณีที่ไม่ต้องการส่งต่ออีเมลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ แต่ต้องการส่งต่ออีเมลบางฉบับ ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการส่งต่อโดยใช้ตัวกรอง/ การส่งต่อตามเงื่อนไขได้ เมื่อผู้ใช้กำหนดค่าการส่งต่อตามเงื่อนไข เฉพาะบางอีเมลเท่านั้นที่จะสามารถส่งต่อไปยังบัญชีอื่น เมื่อเป็นไปตามชุดเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น อีเมลจากผู้ส่งที่ระบุสามารถส่งต่อไปยังบัญชีอื่น หรืออีเมลที่มีหัวเรื่องหรือลำดับความสำคัญที่ระบุสามารถส่งต่อไปยังบัญชีที่เลือกได้โดยอัตโนมัติ
เมื่อตั้งค่าและเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมลแล้ว อีเมลที่ถูกส่งจากจุดนั้นจะถูกส่งต่อไปยังบัญชีปลายทาง
ในกรณีที่คุณต้องการสร้างที่อยู่อีเมลสองรายการที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้คนเดียวกัน คุณสามารถใช้ฟีเจอร์นามแฝงอีเมลของ Zoho Mail เพื่อสร้างที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมได้อย่างง่ายดาย
ในกรณีที่โดเมนธุรกิจของคุณถูกกำหนดค่าสำหรับการโฮสต์อีเมลกับ Zoho Mail ผู้ดูแลระบบอีเมลสามารถเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมลอัตโนมัติจากบัญชีองค์กรหนึ่งไปยังบัญชีอื่นภายในองค์กรเดียวกันได้ ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีกระบวนการยืนยันความถูกต้อง
เปิดใช้งานการส่งต่ออีเมล:
- เข้าสู่ระบบบัญชีต้นทาง Zoho Mail ของคุณ และนำทางไปยัง Settings
- ไปที่ Mail Accounts คุณจะพบรายการบัญชีที่คุณได้กำหนดค่าภายใต้บัญชี Zoho Mail ของคุณ
- เลือกที่อยู่ที่คุณต้องการกำหนดค่าการส่งต่ออีเมล
- ภายใต้ส่วน Forwards ให้ระบุที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการส่งต่อสำเนาของอีเมลของคุณ
- อีเมลยืนยันจะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่เพิ่มไว้ การส่งต่ออีเมลจะได้รับการเปิดใช้งานหลังจากที่คุณพิสูจน์ยืนยันบัญชีแล้วเท่านั้น
- เลือกตัวเลือก Delete original email copy after forwarding เพื่อลบอีเมลต้นฉบับออกจาก Zoho Mail ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้ หากคุณต้องการเก็บสำเนาอีเมลไว้ใน Zoho Mailbox ของคุณ
หมายเหตุ:
หากคุณเลือกตัวเลือก Delete original email copy after forwarding อีเมลจะถูกลบทันทีหลังจากการส่งต่อและจะไม่สามารถเรียกคืนผ่าน POP ได้
ขั้นตอนเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมลภายในบัญชีองค์กรสำหรับผู้ดูแลระบบ:
- เข้าสู่ระบบ Zoho Mail ในฐานะผู้ดูแลระบบ
- ไปที่ส่วน Users และเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมล
- เลือกตัวเลือก Mail settings จากบานหน้าต่างด้านบน แล้วเลือก Email Forwarding จากรายการ
- คลิก +Add และค้นหาบัญชีอีเมลปลายทาง และเลือก Add ถัดจากบัญชีอีเมล
- เลือก Proceed เพื่อเพิ่มบัญชีอีเมลที่เลือกในรายการการส่งต่ออีเมล
- คุณสามารถค้นหารายการที่อยู่สำหรับการส่งต่อจดหมายทั้งหมด วางเมาส์เหนือบัญชีอีเมลใดๆ และเลือกไอคอนลบเพื่อเอาบัญชีออกจากรายการส่งต่อจดหมาย
ข้อควรจำสำหรับการส่งต่ออีเมล
- คุณจะไม่สามารถเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมลสำหรับบัญชี POP ได้
- ในขณะที่ผู้ดูแลระบบกำลังเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมลให้แก่ผู้ใช้ จำนวนบัญชีปลายทางสูงสุดที่เพิ่มได้คือ 3 บัญชี
- ผู้ใช้สามารถเพิ่มบัญชีปลายทางด้วยตนเองได้สูงสุด 3 บัญชีเช่นกัน
- ที่อยู่ส่งต่อรวมทั้งสิ้น 6 แห่ง ผู้ดูแลระบบเพิ่ม 3 แห่งและผู้ใช้เพิ่มเองอีก 3 แห่ง
- คุณจะไม่สามารถเปิดใช้งานการส่งต่อโดยใช้ตัวกรองกับที่อยู่อีเมลเดียวกันที่เคยเพิ่มไว้สำหรับการส่งต่ออีเมลแล้ว
- หากการส่งต่ออีเมลล้มเหลวสิบครั้งติดต่อกัน การส่งต่ออีเมลจะถูกปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ
- หากอีเมลที่ได้รับเป็นอีเมลที่เคยส่งต่ออัตโนมัติมาแล้ว อีเมลนั้นจะไม่ถูกส่งต่ออีกครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการวนซ้ำ
การส่งต่ออีเมล - การพิสูจน์ยืนยัน
เมื่อคุณเพิ่มที่อยู่อีเมลปลายทางสำหรับการส่งต่ออัตโนมัติ คุณจะต้องดำเนินการพิสูจน์ยืนยันเป็นขั้นตอนต่อไป
คุณจะได้รับอีเมลในบัญชีปลายทางที่ระบุพร้อมรหัสสำหรับการพิสูจน์ยืนยันเพื่อยืนยันกระบวนการส่งต่ออีเมล ในกรณีที่ผู้ถือบัญชีต้นทางและบัญชีปลายทางแตกต่างกัน ให้ส่งอีเมลที่มีรหัสการพิสูจน์ยืนยันไปยังผู้ถือบัญชีต้นทางเพื่อทำให้กระบวนการพิสูจน์ยืนยันเสร็จสมบูรณ์ เมื่อได้รับรหัสการพิสูจน์ยืนยันแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในบัญชีต้นทาง
- เข้าสู่ระบบบัญชีต้นทาง Zoho Mail ของคุณ และนำทางไปยัง Settings
- ไปที่ Mail Accounts คุณจะพบรายการบัญชีที่คุณได้กำหนดค่าภายใต้บัญชี Zoho Mail ของคุณ
- เลือกบัญชีที่คุณต้องการพิสูจน์ยืนยันที่อยู่การส่งต่อ
- ภายใต้ส่วน Forwards คุณจะพบรายการที่อยู่อีเมลที่คุณเพิ่มไว้สำหรับการส่งต่ออีเมล
- คลิกไอคอน Verify ถัดจากที่อยู่อีเมลที่เกี่ยวข้อง
- ป้อนรหัสยืนยันที่คุณได้รับในที่อยู่อีเมลที่ระบุ
- เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก Confirm และบันทึกการตั้งค่า
- ในกรณีที่คุณไม่ได้รับรหัสการพิสูจน์ยืนยัน ให้คลิกตัวเลือก Resend เพื่อรับรหัสการพิสูจน์ยืนยันอีกครั้งในที่อยู่ปลายทาง
ปิดใช้งาน/ลบการส่งต่ออีเมล
- เข้าสู่ระบบบัญชีต้นทาง Zoho Mail ของคุณ และนำทางไปยัง Settings
- ไปที่ Mail Accounts คุณจะพบรายการบัญชีที่คุณได้กำหนดค่าภายใต้บัญชี Zoho Mail ของคุณ
- เลือกบัญชีที่คุณต้องการปิดใช้งาน/ลบที่อยู่ส่งต่อ
- ภายใต้ส่วน Forwards คุณจะพบรายการที่อยู่อีเมลที่คุณเพิ่มไว้สำหรับการส่งต่ออีเมล
- ปิดใช้งานที่อยู่การส่งต่อโดยสลับสวิตช์ไปที่ปิด ซึ่งจะปิดใช้งานการส่งต่ออีเมลจนกว่าคุณจะเปิดใช้งาน คุณสามารถสลับกลับไปเป็นเปิดเพื่อเปิดใช้งานเหมือนเดิมได้
- หากคุณต้องการลบที่อยู่ส่งต่อ ให้คลิกไอคอนลบ
การส่งต่ออีเมลโดยใช้ตัวกรอง
คุณสามารถส่งต่ออีเมลบางฉบับตามเงื่อนไขที่กำหนดโดยใช้ฟีเจอร์การส่งต่อโดยใช้ตัวกรอง คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขที่อิงผู้ส่งหรือหัวเรื่องและส่งต่ออีเมลไปยังบุคคลอื่น ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการส่งต่ออีเมลที่เฉพาะเจาะจงไปยังอีกบัญชีหนึ่งตามกฎหรือเงื่อนไขที่ระบุ
- เข้าสู่ระบบ Zoho Mail ในบัญชีต้นทาง
- ไปที่ Settings
- ไปยัง Filters > New Filter
- ระบุเงื่อนไขหรือกฎที่คุณต้องการเจาะจง
- ใน Action ให้เลือก Forward to และระบุที่อยู่อีเมล
- ในกรณีที่คุณกำลังจะเพิ่มที่อยู่อีเมลใหม่ คุณต้องยืนยันที่อยู่อีเมล
- คลิก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
สำหรับอีเมลขาเข้าที่ตรงกับเงื่อนไขที่ระบุไว้ อีเมลจะถูกส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลนั้นหลังจากกระบวนการพิสูจน์ยืนยัน ตัวเลือก 'Run through Filters' ไม่สามารถใช้กับตัวกรองที่มี 'การส่งต่อ' เป็นการกระทำ
สำหรับผู้ใช้ใหม่ที่ลงทะเบียนภายใต้แผนฟรี ฟีเจอร์การส่งต่ออีเมลจะไม่พร้อมใช้งาน ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่นี่
หน้าที่เกี่ยวข้อง
ข้อจำกัดการส่งต่ออีเมล | การดูแลจัดการอีเมล | ตัวกรองอีเมล | การกำหนดเส้นทางอีเมล