تصدير/نسخ احتياطي لحساب البريد الإلكتروني واستعادته وإعادة محاولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني

توفر وحدة تحكم المسؤول في Zoho Mail خيارات لتصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمستخدمين أو نسخها احتياطيًا، واسترداد أي رسائل بريد إلكتروني تم حذفها، وإعادة محاولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي فشل تسليمها. تتوفر هذه الخيارات في قائمة إعدادات البريد الخاصة بوحدة تحكم المسؤول.

تصدير البريد الإلكتروني

يمكن للمسؤولين أو المسؤولين المميزين تصدير حسابات البريد الإلكتروني لمستخدمي المؤسسة إما للامتثال لسياسات النسخ الاحتياطي أو لإجراء نسخ احتياطي للحساب قبل مغادرة الموظف للمؤسسة. في حالات معينة، عندما يتم استخدام مساحة تخزين حساب البريد، يمكن للمسؤولين نسخ رسائل البريد الإلكتروني احتياطيًا من ذلك الحساب استنادًا إلى فترة زمنية محددة قبل حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة لتوفير مساحة في ذلك الحساب.

يمكن إجراء تصدير حساب البريد الإلكتروني للحسابات بالكامل أو استنادًا إلى فترة زمنية محددة. ستتوفر رسائل البريد الإلكتروني المُصدَّرة بتنسيق ZIP/‏PST في وحدة تحكم المسؤول لمدة 30 يومًا من يوم التصدير.

تصدير حسابات البريد الإلكتروني - المسؤولون:

يتم، عامةً، تصدير الحساب بالكامل عندما يغادر الموظف المؤسسة، ويتعيَّن على المسؤول إجراء نسخ احتياطي للحساب قبل حذفه أو مسح رسائل البريد الإلكتروني. ستحتوي ملفات ZIP/‏PST المُصدَّرة على بنية المجلد المحدد التي كانت متوفرة في حساب المستخدم.

سيتم تصدير رسائل البريد الإلكتروني المتوفرة في ذلك الحساب في وقت التصدير فقط. ولن يشمل النسخ الاحتياطي رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في البريد العشوائي/سلة المهملات.

1. سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المسؤول في Zoho Mail
2. انتقل إلى قائمة إعدادات البريد، وحدد تصدير حساب البريد.
3. انقر فوق جدولة تصدير جديد عند جدولة عمليات التصدير للمرة الأولى. إذا لم تكن تلك هي المرة الأولى، فانقر فوق إضافة.
   
4. اختر الزر تحديد المستخدمين لإضافة صناديق بريد المستخدم التي تريد تصديرها.
   
5. انقر فوق إضافة في مربع الحوار إضافة مستخدمين ثم انقر فوق متابعة.
6. حدد ما إذا كنت تريد تصدير الحساب بالكامل، أم رسائل البريد الإلكتروني التي تقع في فترة زمنية محددة.
   • حدد الحساب بالكامل في حقل تصدير رسائل البريد من إذا كنت تريد تصدير جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمستخدم.
   • حدد فترة محددة، وأدخل الفترة الزمنية للتصدير المستند إلى فترة. سيتم تصدير كل رسائل البريد الإلكتروني التي تم إرسالها أو تلقيها خلال هذه الفترة الزمنية كملف ZIP.
   • حدد تصدير رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة فقط إذا كنت تريد تصدير رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة للمستخدمين المحددين فقط.
7. حدد خانة الاختيار استخدام التشفير لحماية الملف المُصدَّر بكلمة مرور، وأدخل كلمة المرور الخاصة بالملف. هذه خطوة اختيارية ويمكنك ترك خانة الاختيار هذه غير محددة إذا كنت لا تريد حماية ملفاتك بكلمة مرور.
8. اختر ما إذا كنت تريد تصدير البيانات كملف ZIP أو ملف PST ضمن الخيار تصدير كـ.

   ملاحظة:

   • تم طرح خيار تصدير البيانات بتنسيق PST على مراحل وسيتوفر فقط لمستخدمي المؤسسة الذين استفادوا من إحدى خططنا المدفوعة.
   • إذا كنت تريد تمكين الخيار لحساب مؤسستك، فيُرجى التواصل معنا على support@zohomail.com.
9. وأخيرًا، انقر فوق تصدير لتصدير بيانات المستخدمين المحددين.
   
10. بمجرد إضافة التصدير، سيتم نقلك إلى قائمة حيث سيتم إدراج جميع عمليات التصدير المجدولة. مرر مؤشر الماوس فوق التصدير وانقر فوق رمز التحديث للتحقق من حالة التصدير.
11. بمجرد اكتمال عملية التصدير، سترى رابط تنزيل في Status (الحالة).
12. انقر فوق رابط التنزيل لعرض قائمة الملفات المتوفرة للتنزيل لكل حساب. سيتم أيضًا إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني إلى المسؤول والمستخدم، بالروابط لتنزيل الملفات المتوفرة.
    
13. لحذف تصدير، مرر مؤشر الماوس فوق التصدير المفضل وانقر فوق رمز الحذف .
    

تصدير مجلد محدد - النسخ الاحتياطي للمستخدم:

يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول إلى حساباتهم الخاصة على الموقع mail.zoho.com لتصدير رسائل البريد الإلكتروني في مجلد معين أو مجموعة من المجلدات. تتوفر خيارات تصدير رسائل البريد الإلكتروني في حساباتهم ضمن القسم استيراد/تصدير في الإعدادات. ومع ذلك، يمكن للمسؤول تقييد تصدير البريد الإلكتروني من قِبل مستخدمين معينين باستخدام القسم قيود الوصول في سياسة البريد الإلكتروني.

النسخ الاحتياطي عبر إعادة توجيه البريد الإلكتروني

يمكنك استخدام إعادة توجيه البريد الإلكتروني الوارد وإعادة توجيه البريد الإلكتروني الصادر لحفظ نسخة من البريد الإلكتروني الذي يصل إلى الحساب ومن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من الحساب. تحتاج إلى إنشاء حسابَي مستخدم في مؤسستك لهذا الغرض فحسب. مثال: backup.in@yourdomain.com وbackup.out@yourdomain.com.

يمكنك إعادة توجيه كل رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى الحساب backup.in من خلال تكوين إعادة توجيه البريد الإلكتروني من وحدة تحكم المسؤول.

تستند إعادة توجيه الصادر بشكل أساسي إلى سياسة إعادة توجيه الصادر. يمكنك إنشاء سياسة إعادة توجيه الصادر وتكوين backup.out@yourdomain.com كحساب يُستخدم للاحتفاظ بنسخة من رسائل البريد الإلكتروني الصادر. يتعين عليك بعد ذلك تطبيق السياسة على المستخدمين الذين تريد إجراء نسخ احتياطي لرسائل البريد الإلكتروني الصادرة الخاصة بهم. راجع هنا للحصول على معلومات مفصلة حول سياسة البريد الإلكتروني.

عند تكوين حسابات متعددة لإعادة توجيهها إلى حساب واحد، تأكد من وجود مساحة تخزين كافية في حسابات "النسخ الاحتياطي" لمعالجة حجم رسائل البريد الإلكتروني.

استعادة البريد الإلكتروني

يتيح لك خيار استعادة البريد الإلكتروني استرداد رسائل البريد الإلكتروني التي تم حذفها سابقًا من قِبل المستخدمين من حسابات البريد الإلكتروني ذات الصلة الخاصة بهم. تُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص في الحالات التي غادر فيها أحد الموظفين الشركة، وتم حذف رسائل البريد الإلكتروني من قِبله، ولكن يجب أن يتم عرضها لسبب ما من قِبل مسؤول المؤسسة. يمكن للمسؤول اختيار استعادة كل رسائل البريد الإلكتروني التي تم حذفها لموظف محدد، في الفترة الزمنية المحددة. اتبع الخطوات أدناه لاستعادة رسائل البريد الإلكتروني المطلوبة:

1. سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المسؤول في Zoho Mail
2. انتقل إلى قائمة الأمان & الامتثال، ثم حدد استعادة رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة.
3. انقر فوق إضافة استعادة
4. انقر فوق تحديد المستخدمين واختر المستخدم الواحد أو المستخدمين المتعددين الذين ترغب في استعادة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم
5. في القائمة المنسدلة تحديد مدة الاستعادة، اختر الفترة الزمنية التي تنبغي استعادة رسائل البريد الإلكتروني خلالها من الحسابات المحددة.
6. في الخيار مجلد وجهة الاستعادة،
   1. حدد المجلد نفسه إذا كانت تنبغي استعادة رسائل البريد الإلكتروني إلى المجلد (المجلدات) الذي كانت موجودة فيه سابقًا.
   2. حدد مجلد جديد إذا كانت تنبغي استعادتها إلى مجلد جديد، ثم أدخل اسمًا لهذا المجلد.
7. حدد خانة الاختيار استعادة رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة من مجلد البريد العشوائي أيضًا إذا كنت تريد استعادة رسائل البريد الإلكتروني العشوائي التي تم تلقيها خلال المدة المحددة أيضًا.
8. الآن، انقر فوق إضافة استعادة.
9. بمجرد جدولة الاستعادة، سيتم نقلك إلى قائمة حيث سيتم إدراج جميع عمليات الاستعادة المجدولة. يمكنك التحقق من حالة أي عملية استعادة للبريد الإلكتروني هنا.
10. انقر فوق الخيار استعادة رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة.

تنطبق عملية استعادة البريد الإلكتروني على كل من رسائل البريد الإلكتروني التي تم تلقيها وإرسالها. يمكن عرض حالة الإكمال وحجم رسائل البريد الإلكتروني التي تمت استعادتها وغيرها من التفاصيل في قائمة استعادة البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا استخدام الخيار تصفية المتوفر لعرض عمليات استعادة البريد الإلكتروني استنادًا إلى حالة الإكمال.

إعادة محاولة إرسال رسائل البريد

عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني من حسابك، في حال لم يقبل خادم المستلم رسائل البريد الإلكتروني بسبب أخطاء مؤقتة، سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني هذه إلى قوائم انتظار إعادة المحاولة. ولن ترتد رسائل البريد الإلكتروني إلى المرسلين بسبب أخطاء مؤقتة (‎451.x.x). وقد ترتد أحيانًا رسائل البريد المرسلة من النطاق إلى خوادم البريد الخارجية بسبب بعض الأخطاء المؤقتة في خوادم المستلمين. كما لن ترتد رسائل البريد الإلكتروني هذه إلى المرسلين بل سيتم وضعها في قائمة انتظار إعادة محاولة إرسال البريد. وسيتلقى المرسل بريدًا إلكترونيًا يوضح السبب بعد 4 ساعات.

"فشل إرسال الرسالة بشكل مؤقت وسيتم تجربتها لمدة x أيام أخرى. وستفشل الرسالة بشكل دائم في حال لم تنجح المحاولات كلها."

ستتم محاولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في فاصل محدد مسبقًا تلقائيًا.

يمكن أن يعرض المسؤول رسائل البريد الإلكتروني هذه الموجودة في قائمة انتظار إعادة المحاولة والتحقق من صحة الرؤوس وأيضًا إزالة عمليات إعادة المحاولة إذا لزم الأمر. وتحتوي القائمة على معلومات المرسل والمستلم ووقت إعادة المحاولة الأخيرة وسبب تأخير التسليم ومعلومات العنوان أيضًا. كما يمكن للمسؤول إعادة محاولة الإرسال يدويًا من خلال تحديد الرسائل واستخدام خيار إعادة المحاولة.

يكون الخيار مفيدًا عندما ترتد رسائل البريد الإلكتروني إلى نطاق صالح معين بسبب مشكلة مؤقتة في الخادم من جانب المستلم. في هذه الحالة، يمكن للمسؤول تحديد رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى ذلك النطاق كلها وتحديد إعادة محاولة الإرسال، الأمر الذي من شأنه تجنب ارتداد رسائل البريد الإلكتروني إلى المرسلين.

1. سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المسؤول في Zoho Mail
2. انتقل إلى قائمة إعدادات البريد، وحدد إعادة محاولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني.
3. سيتم إدراج كل رسائل البريد الإلكتروني التي تنتظر إعادة محاولة إرسالها هنا، بالإضافة إلى عنوان المستلم، ووقت آخر عملية إعادة محاولة، وعمليات إعادة المحاولة المعلَّقة، وسبب الفشل.
4. انقر فوق أي بريد إلكتروني موجود في القائمة لعرض رؤوس البريد الإلكتروني.
5. حدد رسائل البريد الإلكتروني في قائمة انتظار إعادة المحاولة التي تريد تنفيذ إجراء عليها.
6. يمكنك اختيار إما إرسال أو حذف رسائل البريد الإلكتروني.