O diário que espera ser preenchido, a tela em branco que precisa de um pouco de cor, o terreno vazio que requer uma construção; isso tudo é projeto, se for preciso concluir dentro de um determinado período.
Um projeto pode ser qualquer atividade que tenha um prazo. Para deixar mais claro, um projeto pode ser uma meta, uma resolução, uma tarefa ou simplesmente algo que deseje fazer para produzir um determinado resultado.
Considere uma tela em branco. O resultado ou produto desejado é a pintura concluída. Se o artista decidir terminar em uma semana usando apenas materiais de arte prontamente disponíveis, essas são as restrições planejadas do projeto.
O escopo abrange exclusivamente o trabalho que você faz para produzir o resultado planejado para o seu projeto. Se o artista decidir que emoldurara pintura, exibi-la em exposições de arte e colocá-la em leilão faz parte desse projeto, isso significa que o projeto foi além de seu escopo.
A maioria dos projetos tem todos os recursos, tempo, dinheiro e objetivos mapeados, mas ainda não estão organizados. Pessoas acostumadas a trabalhar em ambientes desordenados podem acreditar que tudo vai dar certo, mas o que parece um sistema funcional para uma pessoa é apenas uma confusão para outra.
É aqui que um sistema de gerenciamento de projetos pode ajudar. O gerenciamento de projetos garante que você não apenas atinja o objetivo do projeto, mas também o faça no prazo, dentro do orçamento e dentro do seu escopo. Ele informa como começar, o que vem a seguir e como terminar. É como usar um modelo. Tudo o que é preciso saber está disponível para sua referência. Basta aplicar o modelo ao seu próprio projeto.
Isso ajudará a ver se a maneira como você está fazendo as coisas é eficaz. Isso ajudará com alternativas se algo der errado. Isso ajudará a manter o foco em seu objetivo final. Essencialmente, o gerenciamento de projetos não o alimenta de colher, mas o ensina a cozinhar, de uma maneira mais fácil e inteligente do que seria feito sem ele. Agora vamos ver o que é gerenciamento de projetos e as etapas envolvidas nele.
Cada projeto passa por cerca de cinco estágios à medida que progride, chamados grupos de processos, também conhecidos como processos de gerenciamento de projetos. Esses grupos de processos são aplicados a cada estágio do ciclo de vida de um projeto. As etapas do gerenciamento de projetos são as seguintes:
No começo, é criado um esboço geral antes de escrever sua "história". Uma pergunta importante aqui é: "Qual é o escopo?" É importante ser claro sobre os objetivos durante essa fase. Se estiver construindo um escritório, o objetivo é ter um ambiente funcional onde 10 pessoas possam operar pacificamente. No entanto, à medida que o projeto avança, você continua a adicionar salas extras em tempo real. É menos provável que o resultado final seja um escritório funcional e, mais provavelmente, uma bagunça com orçamento excessivo.
Durante o planejamento, aparecerão os detalhes. Estabeleça planos estruturados para gerenciar recursos, custo, tempo, risco e comunicação. Se decidir que as mensagens instantâneas funcionam, decida quem manterá contato com quem, com que frequência, por qual canal e sobre o que se trata. Embora possa parecer extenso, o planejamento adequado torna o trabalho muito mais fácil.
Aqui é onde todos os planos cuidadosamente elaborados entram em ação. Um ponto importante a ser lembrado durante a implementação é gerenciar relacionamentos, tanto dentro da equipe do projeto quanto com os clientes. A coordenação e a comunicação adequadas entre as equipes garantirão que seu trabalho seja feito no prazo e sem interrupções.
Acontece em paralelo ao estágio de implementação. Pode ser mais apropriadamente chamado de grupo de controle, em vez de grupo de processos. Solicitações de alteração vêm de todos os lados, do cliente ou das partes interessadas. Por um lado, não é desejável alterar muito o projeto em relação ao plano pretendido e, por outro lado, não queremos irritar uma parte interessada importante. Encontrar o equilíbrio certo e estabelecer o controle é o objetivo deste estágio.
Ponto culminante de todas as etapas do gerenciamento do projeto, esta fase consiste em amarrar as pontas soltas e finalizar o projeto. Todas as fases serão analisadas a fim de garantir que tudo tenha sido feito para entregar o produto final ao cliente. Por fim, será feita uma avaliação pós-conclusão para analisar o que foi feito e o que poderia ter sido feito melhor.
Existem alguns recursos fundamentais que todo sistema de gerenciamento de projetos deve ter para gerenciar projetos de forma eficaz. Aqui estão alguns deles:
Existem vários benefícios para o gerenciamento de projetos, o principal deles é o simples fato de que suas chances de sucesso nos projetos aumentam muito. Projetos são notórios por não conseguirem atingir os objetivos originais. De fato, de acordo com o relatório CHAOS (1994), 31,1% dos projetos de TI foram cancelados antes mesmo de serem concluídos. O gerenciamento de projetos ajuda a melhorar essas condições. Incríveis 97% das organizações acreditam que o gerenciamento de projetos é fundamental para o desempenho dos negócios e o sucesso organizacional, de acordo com um estudo da PwC. Alguns dos principais benefícios são:
Gerenciar projetos muitas vezes envolve um número de pessoas de diferentes equipes. Boa comunicação e relacionamento entre as equipes podem melhorar muito a produtividade e ajudar a manter os projetos no caminho certo. Com o gerenciamento de projetos, isso se torna uma prioridade em vez de uma cortesia, levando a uma mudança positiva de cultura em sua organização.
Qualquer recurso à disposição, um funcionário, um ativo ou tempo de trabalho , precisa ser utilizado para agregar valor. O gerenciamento adequado do projeto garante que nenhum recurso seja deixado de fora. Um projeto de sucesso não é apenas fazer o trabalho certo no prazo, mas também garantir que as pessoas envolvidas se sintam engajadas e motivadas. Isso significa que não há desequilíbrio de uma forma ou de outra, nenhuma pessoa está sobrecarregada ou subutilizada e nenhum recurso material é superutilizado ou subutilizado.
O relacionamento com as partes interessadas é o que mantém todo o seu projeto em equilíbrio. Algumas podem querer ser informadas de cada mudança, enquanto outras podem querer apenas uma atualização de status ocasional. Está tudo nos detalhes, que o gerenciamento de projetos acomoda, permitindo um envolvimento com todas as partes interessadas da maneira certa.
Sempre deve haver um plano de contingência em vigor ao fazer um plano de gerenciamento de riscos bem pesquisado. Isso envolve identificar os elementos críticos do sucesso do projeto e listar quaisquer fatores que possam afetá-los. Priorizar riscos potenciais e elaborar planos de resposta também é uma grande parte desse plano. Ninguém quer ter dor de cabeça tentando encontrar maneiras de lidar com uma torneira quebrada porque alguem não pensou no que fazer em caso de incêndio.
Sistemas de gerenciamento de projetos podem variar de ferramentas que facilitam o gerenciamento gratuito de projetos a softwares de gerenciamento de projetos prontos para empresas. A principal classificação a ser considerada é se você prefere um sistema baseado em nuvem ou no local. Além disso, dependendo do tipo de metodologia de gerenciamento de projetos que sua organização segue, é possível escolher uma ferramenta tradicional baseada em cascata ou uma ferramenta ágil de gerenciamento de projetos. Também existem sistemas que atendem a setores específicos, como construção, educação, TI e outros, que contam com recursos feitos sob medida para essa vertical específica.
Equipes não funcionam da mesma maneira como antes. Hoje as equipes usam ferramentas virtuais para colaboração. Existem muitas empresas onde as pessoas trabalham remotamente e essas ferramentas são o único meio de manter contato. Nessas situações, um sistema de gerenciamento de projetos on-line faz mais sentido para manter todos organizados e responsáveis.
A forma como colaboramos mudou. Aprovações não significam imprimir formulários e esperar que seu gerente os assine. Reuniões não significam sentar em uma mesa por horas, enquanto ouve apenas uma pessoa falando sem parar. O que parece ser um simples item de trabalho pode envolver informações de várias equipes e pessoas. Grandes ideias não precisam vir de cima. Hoje, quase todo mundo tem um acesso incrível à informação. A possibilidade de os funcionários mais novos apresentarem uma sugestão brilhante é maior do que nunca.
Dados também são percebidos de maneiras diferentes por pessoas diferentes. A flexibilidade na visualização dos dados pode parecer uma coisa simples, mas ajuda bastante no gerenciamento de grandes projetos. Gráficos avançados e recursos de relatórios ajudam aqui. Percorrer grandes quantidades de dados para encontrar o que é preciso pode ser uma tarefa enorme por si só. Dar visibilidade a todos os envolvidos e ao mesmo tempo poder acessar exatamente o que é preciso é uma grande vantagem que um sistema de gerenciamento de projetos pode oferecer.
O Zoho Projects torna seu trabalho realmente recompensador com amplos recursos de planejamento, rastreamento e colaboração. É uma ferramenta descomplicada que possui uma interface simples e fácil de usar, com um aplicativo móvel que facilita os projetos em qualquer lugar, a qualquer hora. Recursos como feeds e fóruns interativos, gráficos e relatórios abrangentes, controle de tempo, rastreamento de problemas, automação de fluxo de trabalho de tarefas e integrações extensas tornam este aplicativo ideal para uma experiência completa de gerenciamento de projetos.
Também nos preocupamos profundamente com a sua privacidade. Desenvolvemos um conjunto abrangente de práticas, tecnologias e políticas para ajudar a garantir a segurança dos dados. Se seus dados estão em computadores pessoais ou em servidores próprios, é provável que ofereçamos um nível de segurança melhor do que o que existe hoje.
Do início ao fim, no gerenciamento de recursos e tratamento de problemas, o Zoho Projects ajuda a lidar com qualquer coisa, de forma rápida e sem esforço.