O que são as ferramentas de gerenciamento de projetos?
Quase tudo o que fazemos, desde a construção de um castelo de areia até a renovação de um site ou a construção de um arranha-céu, é um projeto com uma meta vinculada a si. Um projeto simples não precisa de ferramentas de projeto abrangentes para que possamos mapear a programação; uma lista diária de tarefas já basta. Por outro lado, um projeto complexo requer a ajuda de ferramentas de planejamento de projeto para dividi-lo em blocos menores e implementáveis.
Ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam os gerentes de projetos a quantificar resultados e garantir que se alinhem às metas e o cronograma do projeto. Isso permite que as equipes colaborem de forma eficaz, monitorem com diligência os problemas, ponderem sobre riscos potenciais e permaneçam no controle das principais atualizações.
As cinco principais ferramentas de gerenciamento de projetos para equipes de projeto
01. Gráficos de Gantt
Um gráfico de Gantt é uma visualização do cronograma do projeto e das dependências entre os diferentes itens de trabalho.
Isso ajuda a acompanhar o cronograma do projeto, verificar quaisquer desvios do plano do projeto e identificar atrasos. Empresas podem usar gráficos de Gantt para manter o controle da programação e do orçamento. E se as coisas não correrem como planejado, os gráficos também podem ser usados para identificar tarefas críticas que garantirão a conclusão do projeto no prazo.
Gráficos de Gantt compõem uma das ferramentas mais importantes usadas no gerenciamento de projetos. Esses gráficos oferecem uma visão completa da estrutura analítica do trabalho e ajudam na alocação eficiente de recursos, seja tempo, dinheiro ou pessoas. Além disso, eles mapeiam as interdependências de diferentes itens de trabalho, ajudam a priorizar as tarefas críticas e reduzem o aumento do escopo.
Os gráficos de Gantt no Zoho Projects são uma ferramenta intuitiva e fácil de usar que facilita o planejamento e a programação. A interface simples de arrastar e soltar para ajustar o cronograma, quatro tipos de dependências e caminho crítico, linha de base, escala do gráfico e recursos de gerenciamento de tarefas dentro do gráfico tornam esse tipo de gráfico uma das ferramentas indispensáveis de gerenciamento de projetos. Além disso, esse recurso está disponível em nosso plano gratuito! Confira mais informações sobre as características do diagrama de Gantt em nossos planos de preços aqui.
02. Estrutura de detalhamento do trabalho
Entre o número excedente de ferramentas para a gerenciamento de projetos disponíveis no mercado, a estrutura de detalhamento de trabalho, ou WBS (Work Breakdown Structure), sem dúvida vem em primeiro lugar. Ela oferece uma divisão hierárquica do objetivo do projeto em itens de trabalho acionáveis.
Ela segue uma hierarquia onde seu objetivo final é dividido em etapas que podem ser ainda mais divididas em tarefas ou subtarefas. Isso ajuda no planejamento de cada aspecto do projeto sem deixar nada ao acaso. O detalhamento traz clareza sobre tempo e recursos necessários, ajudando a definir as restrições planejadas de projeto.
A WBS também ajuda na fase de implementação do projeto. O trabalho é implementado em partes que compõem um todo. Gerenciar essas partes é mais fácil em termos de acompanhamento do trabalho e em caso de contratempos.
Crie uma Estrutura de Trabalho no Zoho Projects com hierarquia de marcos, listas de tarefas, tarefas e subtarefas. Com configurações personalizáveis, múltiplas visualizações, modelos, lembretes e recorrência, seu projeto pode ser configurado em pouco tempo.
03. Linha de base do projeto
Uma linha de base do projeto é uma forma gráfica de representar os valores do projeto, comparando a linha de base que é o padrão que você estabeleceu para o projeto com o desempenho real. As linhas de base do projeto são ferramentas de gerenciamento de projetos que abrangem a linha de base do escopo, a linha de base dos custos e a linha de base do cronograma. A linha de base também atua como uma ferramenta de monitoramento de projeto, para ajudar a monitorar o progresso em tempo real. Ela também pode ajudar a evitar problemas com o escopo, mantendo o trabalho não planejado sob controle.
O trabalho não planejado é um fator importante que pode afetar o custo, o tempo e o escopo de seu projeto. Isso causa um efeito dominó. Em primeiro lugar, há um risco de que o projeto tenha saído do escopo ao incluir esse trabalho extra. Mesmo que não tenha saído, o tempo e o custo do projeto terão aumentado. Se não quiser comprometer essas restrições, a qualidade do seu projeto terá de ficar em segundo plano.
Meça o desempenho comparando o progresso em tempo real com a linha de base estabelecida no gráfico de Gantt do Zoho Projects. Ela é fácil de definir e analisar, a linha de base no Zoho Projects funciona em conjunto com o Slack para recuperar o tempo perdido.
04. Atividades de formação de equipe
Atividades de formação de equipes são uma maneira aumentar o moral e a produtividade. De aulas de surfe em grupo a jantares em equipe, há uma grande variedade de atividades divertidas que você pode usar como parte da formação da equipe corporativa.
A conexão entre a formação de equipes e as ferramentas GP pode não ser óbvia. Mas as relações entre a equipe, bem como com as partes interessadas, são tão importantes para um projeto quanto o planejamento ou a implementação. E essa é uma maneira fácil de fortalecer as relações.
Atividades de formação de equipes podem incluir competições saudáveis conduzidas em um ambiente controlado, funcionando como uma variação positiva na cultura diária do local de trabalho. Elas também podem incentivar a criatividade, destacar os vários talentos dos membros da equipe e motivar as pessoas a trabalhar juntas para encontrar as melhores soluções.
05. Plano de gerenciamento da comunicação
Um plano de comunicação do projeto garante que haja um fluxo regular e relevante de informações entre os membros do projeto, clientes e outras partes interessadas. Embora muitas ferramentas de planejamento de projeto pretendam manter todos no circuito, essa ferramenta específica ajuda a manter relacionamentos e inclui detalhes sobre quem comunica o quê, para quem e com que frequência. Há o benefício óbvio de manter as partes interessadas informadas, já que satisfazer as necessidades delas é parte integrante do sucesso de um projeto. Um plano de comunicação ajudará a lidar com qualquer risco que possa surgir e melhorará a colaboração entre os membros da equipe.
Defina o plano de comunicação com os extensos recursos de colaboração do Zoho Projects. Desde o módulo Discussão com chat interno, chamadas virtuais e capacidades de reunião até o Feed social para discutir ideias, feedback e mídia, o Zoho Projects oferece todos os meios de comunicação.
Principais recursos das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos
Os principais recursos das ferramentas de gerenciamento de projetos, além do gerenciamento básico de tarefas, são:
01. Estimativa do projeto
Para garantir o sucesso do projeto, é importante não apenas acompanhar o progresso em tempo real, mas também estimar as restrições do projeto com base no desempenho atual. Isso pode ser realizado na forma de previsões orçamentárias, EVM ou linhas de base.
02. Orçamento
Gerenciando os custos para se manter dentro do orçamento planejado. Acompanhe as despesas e o custo real para cobrar clientes e pagar funcionários, compare o custo planejado e real, preveja o orçamento e analise a saúde do orçamento.
03. Alocação de recursos
Garanta que as pessoas certas trabalhem nas tarefas certas. Evite o trabalho excessivo ou insuficiente de seus funcionários usando o gráfico de utilização de recursos. Essas ferramentas de gerenciamento de projetos também ajudam na atribuição de trabalho com base na carga de trabalho e na disponibilidade dos funcionários.
04. Colaboração
Mantenha todas as partes interessadas necessárias alinhadas. A colaboração sem esforço é um aspecto essencial de uma ferramenta de gestão de projetos on-line. Ferramentas de colaboração virtual como bate-papo, reuniões na on-line e fóruns são algumas ferramentas muito importantes.
05. Gerenciamento da qualidade
Sempre faça o seu melhor trabalho, analisando constantemente a qualidade do projeto. Recursos de monitoramento e resolução de problemas atendem às principais funções em uma ferramenta de monitoramento de projetos. A automação para escalonar e lidar com bugs ajuda ainda mais.
06. Administração de projeto
É importante integrar a força de trabalho, os clientes e a estrutura organizacional em uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Desde modelos específicos da indústria até várias integrações de terceiros, há várias formas de ferramentas de gerenciamento de projetos que podem ajudar você na administração do projeto.
07. Gerenciamento de riscos
Pessoas também usam o software de gerenciamento de projetos on-line para lidar com incertezas na duração estimada de cada tarefa. Organize tarefas para cumprir vários prazos e manipule vários projetos simultaneamente como parte de um objetivo geral.
Benefícios de usar ferramentas de gerenciamento de projetos
Trabalhe com o tempo certo
Entre as diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos, o software de gráfico de Gantt é uma ferramenta que ajuda a acomodar melhor os atrasos. Dependências de tarefa e seu efeito no tempo necessário para a conclusão de uma tarefa podem ser capturados e gerenciados com o software de gráfico de Gantt do Zoho Projects.
Escopos incertos
A WBS é uma das ferramentas de planejamento de projeto que ajuda na concepção, sendo altamente confiável durante o planejamento. Ela fornece uma descrição para estabelecer o custo, o cronograma e os horários de trabalho. Ela também ajuda a identificar riscos.
Mantenha seus custos sob controle
A linha de base de custo é a comparação entre a estimativa inicial e os gastos reais com o projeto. Ela trabalha em conjunto com as linhas de base do cronograma e do escopo, pois o escopo e o tempo são fatores que podem facilmente fazer com que o custo de um projeto se desvie de sua linha de base.
Colabore para abrir portas
Promova uma comunicação eficaz da equipe. As melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para equipes incentivam as pessoas a fazer perguntas, garantem cargas de trabalho equilibradas, levantam questões sobre ideias que podem não funcionar e alcançam o sucesso no trabalho.
Elimine o que impede você de ouvir
A simplificação da comunicação entre funções com ferramentas adequadas de planejamento de projeto garante que todas as partes interessadas saibam como obter informações relevantes. Isso significa que decisões importantes não sejam adiadas e todas as atividades do projeto continuem sem problemas.
Como escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos
Vamos admitir: há uma ampla variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis com vários recursos, atendendo a empresas com diferentes requisitos. Todo o processo de escolher o aplicativo de gerenciamento de projeto certo pode ser confuso, para dizer o mínimo. Mas estamos aqui para ajudar. Veja uma lista de perguntas a serem feitas antes de tomar uma decisão:
Quais são suas necessidades?
Toda empresa tem pontos problemáticos que precisam ser abordados, e a sua certamente não é diferente. Anote todos esses pontos em forma de uma lista, que pode ficar parecida com isto:
- Excesso de e-mails não lidos
- Prazos não cumpridos
- Reuniões inconsistentes
- Carga de trabalho desproporcional
- Tempo perdido em tarefas desnecessárias
- Silos existentes dentro das equipes
Se isso parece familiar, sua busca pela melhor ferramenta de gerenciamento de projetos encontrou um caminho. Fique à vontade para fazer adições à lista. Consulte também suas equipes, pois elas usarão a ferramenta diariamente.
Quais são as outras ferramentas de gerenciamento de projetos?
Realize sua própria pesquisa. Algumas coisas que você pode fazer:
- Comparar produtos em sites de avaliação.
- Peça a opinião de outros membros da equipe e de seus gerentes.
- Consulte profissionais do setor.
- Pergunte à sua própria equipe se eles já usaram ferramentas de projeto no passado ou se recomendam alguma.
A ferramenta funciona para você e suas equipes? E quanto ao seu orçamento?
Neste ponto, você deve ter pré-selecionado duas ou três ferramentas de gerenciamento de projetos que valem o investimento. Teste-as você mesmo e, em seguida, com uma equipe piloto. Colete comentários perguntando aos usuários se:
- A ferramenta é fácil de usar
- O suporte ao cliente é útil
- A curva de aprendizado é suave ou acentuada
- Há recursos de que gostam ou não gostam
Em seguida, veja se a ferramenta se encaixa em seu orçamento. Mesmo que isso aconteça, você não quer colocar seu dinheiro em ferramentas de planejamento que não tragam grandes vantagens. Você também pode solicitar uma demonstração gratuita para entender melhor o produto. Veja se essas ferramentas de gerenciamento de projetos são soluções para seus pontos problemáticos listados anteriormente. Pondere os prós e contras e escolha uma vencedora.
Por que o Zoho Projects é o melhor software de gerenciamento de projetos?
Se você quer criar projetos e torná-los histórias de sucesso, então é isso que queremos fazer para você. Veja por que o Zoho Projects é seu melhor software de gerenciamento de projetos:
Serviço completo
Desde o início do projeto até o fechamento, o Zoho Projects está ao seu lado. Com recursos como marcos para definir cada progresso feito no projeto, tarefas e subtarefas que dividem seu projeto em partes mais simples, e gráficos de Gantt que ajudam a visualizar e monitorar seu projeto, você está no caminho certo para atingir suas metas de projeto.
Rastreamento de bugs
Ninguém gosta de ver bugs onde eles não deveriam estar, especialmente se causam tumulto. Nosso aplicativo de gerenciamento de projetos vem com um monitorador que automatiza o monitoramento do problema desde o momento em que surge até quando não for mais uma ameaça.
Automação de tarefas
Simplifique o acompanhamento, o gerenciamento e a conclusão de tarefas com regras de fluxo de trabalho que implementam suas regras com acionadores, Webhooks que enviam notificações para sites de terceiros, regras macro que atualizam em massa seus itens de trabalho com critérios predefinidos e blueprints que automatizam todos os fluxos de trabalho.
Fique no controle do seu projeto
Relatórios como cronograma e alocação de recursos, painéis de portfólio, gráficos de Gantt e widgets oferecem atualizações oportunas sobre tarefas críticas, problemas, distribuição de trabalho, estimativa de orçamento e muito mais. Você pode exportá-los facilmente em formatos XLS ou PDF para seus clientes verem.
Preparar, apontar, integrar
Conecte-se perfeitamente com nossos pacotes internos com orientações de orçamento, emissão de bilhetes, faturas, envio por e-mail, colaboração e muito mais. Você também pode se integrar a aplicativos de terceiros que já usa, ou seja, nada perturba seu fluxo de trabalho.
Colabore para criar e celebrar
Receba ideias em tempo real com nossos módulos de colaboração, como bate-papo em grupo e chamadas, Fóruns e Feed.
Aplicativos de gerenciamento de projetos
Abrangendo todas as ferramentas de gerenciamento de projetos mencionadas aqui, o Zoho Projects é o aplicativo de gerenciamento de projetos personalizado para você. Seja desconstruindo seu projeto em partes menores de itens de trabalho com base na hierarquia, visualizando com precisão os cronogramas do projeto, usando-o como uma ferramenta de monitoramento de projeto ou esboçando planos de comunicação para as equipes, o Zoho Projects está ao seu lado do início ao fim. Interessado? Vá em frente, aproveite o aplicativo Zoho Projects, agora mesmo!