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メール配信システムは、メールマーケティングの効率化やコスト削減に効果があります。導入を検討している人の中には、その仕組みや活用方法など詳細を知りたい人もいらっしゃるでしょう。
今回は、メール配信システムに興味がある方に向け、メール配信システムの仕組みや機能、導入事例を紹介します。ぜひ、これらの情報を参考にして、導入を検討する際にお役立てください。
メール配信システムとは
メール配信システムとは、電子メールを一斉送信することができるシステムです。メールを大量に送信してもスパムメールと判断されることなく、宛先まで届けられることが特徴です。また、メール配信に必要な業務を自動化することによって、効率的な運用ができます。
メール配信システムは、メールマガジンやステップメールなどの運用の手間を軽減してくれます。加えてイギリスのダイレクトマーケティング協会（DMA）が2015年に発表した調査「DMA National Client Email Report 2015」によると「1ドルあたり平均38ドルの投資対効果がある」といわれる、メールマーケティングの効果を最大化してくれるでしょう。
メール配信システムの仕組み
メール配信システムはISP（Internet Service Provider）と送信先のメールサーバーなどの認証に対応し、スパムメールと判定されない仕組みとなっています。メールソフトで大量のメールを一斉送信するとISPにスパムメールと判定される可能性が高く、きちんとメールを送信できません。
しかし、メール配信システムは間隔を調整して配信したり、IPアドレスを分散したりしてISPのチェックをクリアできます。送信先のメールサーバーに対しても、DNSを用いてIPアドレスを確認する「SPF（Sender Policy Framework）」や、電子署名を用いて送信ドメインを確認する「DKIM（DomainKeys Identified Mail）」によって、送信するメールの信頼性を証明できます。
これらの仕組みを備えることで、メール配信システムは通常のメールソフトでは難しいメールの一斉送信を可能としているのです。
メール配信システムの4つの機能
メール配信システムの機能は多岐に渡りますが、主に次の4つの機能を搭載しています。自社のメールマーケティングに必要な機能があるか、導入前にご確認ください。
メールアドレスリストの作成
メール配信システムには、配信対象のメールリストを自動で作成する機能が備わっています。顧客のメールアドレスと氏名以外の情報をデータベースに登録でき、条件に該当する相手のみを抽出することが可能です。さらに、登録や削除といった作業の手間を省き、送信漏れや誤送信といった人的ミスを減らすこともできます。
HTMLメールの作成
メール配信システムは、テキストメールだけでなく、画像や動画を使えるHTMLメールの作成機能がついています。受信端末に合わせて表示するレスポンシブデザインにも対応しており、作成したメールデザインをテンプレート化することも可能です。
メールの配信
メール配信システムには、メールを大量かつ一斉に配信できる機能が搭載されています。スパムメール判定を避けられることに加えて、高度な処理機能によって送信の遅延や送信エラーを防ぎます。さらに配信の予約機能も備えているため、顧客にとって最適なタイミングでメールを配信することもできるでしょう。
メールの効果測定
メール配信システムは、メールの効果を測定する機能も有しています。メールの到達率はもちろん、開封率やクリック率 （CTR）を測定できるようになります。つまり、配信による効果を数字やグラフで可視化できるのです。
メール配信システムの導入をおすすめする4つの理由
メール配信システムは、現代のメールマーケティングに必要な存在です。その理由は主に4つあります。
メール運用の効率化
メール配信システムを導入すれば、メールの運用が効率的に行えます。リストの管理も自動化できるうえ、セキュリティ対策も万全です。少人数であっても安定した運用体制を構築できます。何千何万というメールを手作業で配信するのは現実的ではありませんし、スピード感のあるメールマーケティングを実施するのも不可能でしょう。効率的なメール運用のために、メール配信システムによる自動化は欠かせません。
ターゲットメールの配信
メール配信システムを用いれば、顧客の属性に合わせた「ターゲットメール」を手軽に配信できます。ターゲットメールは顧客に興味を持ってもらえる確率が高く、CTRや成約・販売率の向上を期待できるでしょう。手作業ではターゲットごとにリスト作成・管理をしなければならず、配信の工数は増加してしまいます。しかし、メール配信システムはリストから送信先を自動でソートできるので、手間をかけずにターゲットメールも運用できます。
反応率の向上
メール配信システムは、多様な機能によって顧客の反応率を向上させられます。HTMLメールで魅力的なコンテンツを作成でき、予約配信機能を使えば最適なタイミングでメールを配信できます。効果の測定もできるため、PDCAサイクルを回せるのもポイントです。いずれも通常のメールソフトでは難しく、反応率を向上させられるのはメール配信システムならではの利点といってもよいでしょう。
運用コストの削減
メール配信システムの導入は、コストの削減にもつながるでしょう。前述したとおり、メール運用体制やターゲットメール配信の負担を大幅に軽減し、効果改善に必要な工数も減らせるので、メールマーケティングにおける運用コストを削減する効果が期待できます。メール配信システムの導入には毎月数百～数千円の費用がかかりますが、省力化されたことによって浮いた人件費を鑑みれば、メール配信システムの導入は「コスト削減」に有効だといえます。
メール配信システムの活用成功事例
「Zoho Campaigns」はメルマガ配信や一斉メール配信をシンプルに低コストで行えるメール配信システムです。Zoho Campaigns の機能を活用し、事業拡大へとつなげた成功事例を紹介します。
・イムラ封筒：効率的なメルマガ配信で、問い合わせ数と顧客数、認知度が拡大
封筒の国内トップシェアを誇る「イムラ封筒」は、ダイレクトマーケティングの支援事業を展開しています。自社のセミナーへ誘導するメール配信を行っていましたが、過去にセミナーに申し込みをした顧客にしか配信できていないのが課題でした。
その解決策となったのがメールマガジンの配信でした。顧客に向けてダイレクトマーケティングに関する知識やノウハウを発信することで、新規顧客の獲得を図ったのです。
Zoho campaigns を導入した結果、システムのレポート機能を活用することで効率的な改善を続け、メルマガ経由の問い合わせが増加しました。しかも、新規顧客だけでなく、ほかの商品・サービスを購入・利用していた既存顧客や休眠顧客に対する「クロスセル」戦略も実現できたのです。
その結果、メルマガ経由の問い合わせ数がWeb全体での問い合わせの約3割に及ぶほど成長しました。同時に、メルマガ配信によってダイレクトマーケティング支援事業の認知度も拡大し、事業の成長に大きく寄与したそうです。
詳しくは、こちらのZoho Campaignsの導入事例をご覧ください。
【導入事例】ソリューション営業の体制を確立Webお問い合わせ全体の約3割がメルマガ経由に
メール配信システムを利用したいなら「Zoho Campaigns」
メール配信システムは間隔を調整して配信したり、IPアドレスを分散したりするなどの仕組みで、通常のメールソフトでは難しいメールの一斉送信を可能としています。メール配信システムを有効に活用することで、効果的なメールマーケティングや顧客とのコミュニケーションを実現できるでしょう。
Zoho Campaigns なら、ドラッグ＆ドロップで容易にメールの自動配信を設定できるので、専門的な知識がなくともメルマガの一斉配信を行えます。また、マーケティング支援機能を使えば、既成のメールワークフローテンプレートを使えば、顧客へのフォローアップメールから休眠顧客の掘り起こしキャンペーンに至るまでを、簡単に企画・実施でき、顧客のナーチャリング（育成）に最適でしょう。
CRMシステムや問い合わせ管理システムと連携し、より効率的な運用をしたい場合、 Zoho Campaignsを 含んだ、お得な統合パッケージ「Zoho CRM Plus」であれば、マーケティングから営業、サポートまで顧客データを一元管理・活用できます。ぜひご検討ください。
