プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗状況を可視化し、管理するためのツールです。複数のプロジェクト、または大規模のプロジェクトを円滑に進めるために有効です。
ここでは、自社にプロジェクト管理ツールを導入しようか悩んでいる人に向けて、そのメリットとデメリットを解説します。具体的に何ができるのか、どのような効果が期待できるのかを把握し、自社への導入を検討してみてください。
プロジェクト管理ツールの機能
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗や納期、メンバーごとのタスクなどを一括で管理できるツールのことです。クラウド型とオンプレミス型（ソフトウェア）がありますが、最近ではクラウド型が主流となっています。それぞれのツールが多彩な機能を備えていますが、共通する機能は主に以下の3つです。
1. プロジェクトの計画
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの全体工程とスケジュールを計画する機能が備わっています。例えば、プロジェクトのタスクを担当者に割り振ったり、重要ポイントとクリティカルパスやマイルストーンを設定したりすることができます。
2. スケジュールの進捗管理
プロジェクト管理ツールは、ガントチャートで作業を可視化したり、タスクの進捗状況をチームで管理したりする機能などが搭載されています。プロジェクトのスケジュールと個々のタスクの関連も把握でき、効率的にメンバー間の作業の割り振りを効率的に行うことができます。期日が近づくとリマインドしてくれる機能などもあり、メンバー個人が各自のタスクを管理することにも利用できます。
3. チーム内のコラボレーション促進
プロジェクト管理ツールには、チームのコラボレーションを促す機能もあります。独自のチャットや掲示板などの機能によって、メンバー間のコミュニケーションがスムーズになるでしょう。タスクに関連づけてメッセージを送ることで、フィードバックも簡単に行えます。ナレッジとして共有すべき知識やデータも蓄積でき、メンバー間の情報共有に抜け漏れを抑えられます。
プロジェクト管理ツールの５つのメリット
プロジェクト管理ツールの導入によって得られるメリットは、主に5つです。いずれもプロジェクトの進行を円滑化し、企業全体の生産性向上につながるでしょう。
1. 情報を効率的に共有できる
プロジェクト管理ツールは、ファイル共有やWiki機能などが利用でき、スムーズに情報を共有できます。ミーティングの議事録や仕様書などを共同編集したり、蓄積したりすることで、常に最新の情報がプロジェクトチームで共有できるでしょう。多くのプロジェクト管理ツールには掲示板機能も備わっているため、効率的に情報を周知することも可能になります。
2. 進捗管理を最適化できる
プロジェクト管理ツールにはガントチャートやカレンダー機能があり、プロジェクトの進捗をチーム内で可視化できます。誰かが進捗を入力するとリアルタイムに反映されるため、メンバー全員が常に最新の状況を把握できるでしょう。それによって業務の偏りや作業の遅延も発見しやすくなり、問題が発生してもスピーディーに対応でき、プロジェクトの意思決定がしやすくなります。
3. タスク管理を効率化できる
プロジェクト管理ツールを利用すると、メンバーのタスクや期日、工数などが可視化できます。タスクに必要な工数も設定できるので、メンバーそれぞれの工数管理も効率化できるでしょう。
また、メンバーの状況に合わせて業務を割り当てられるため、プロジェクトを進める最適な体制を構築できます。さらに、優先度の高いタスクを明確化することで作業効率を高め、「先行タスクの完了待ち」といった遅延を防げるメリットもあります。
4. プロジェクトの品質が向上する
プロジェクト管理ツールを利用することで、効率的な情報共有や進捗管理、メンバーのタスクや工数管理ができるようになるでしょう。遅滞なくプロジェクトを進められ、タスクや工数の最適化や情報共有の効率化ができれば、プロジェクトの品質向上が期待できます。
また、管理業務の負荷軽減によって、削減した工数をプロジェクトの推進に当てられる点もメリットでしょう。
5. コストを削減できる
プロジェクト管理ツールは進捗やタスクだけでなく費用も管理できるため、コスト削減に役立てられます。プロジェクトの予算や、進行にかかった費用をリアルタイムで把握でき、収支を把握しながらコスト管理をすることで、プロジェクトの利益を高めることにもつなげられるでしょう。もちろん、プロジェクト管理ツールによって工数が削減できれば、人件費削減による直接的なコストダウンも見込めます。
プロジェクト管理ツールのデメリット
プロジェクト管理ツールにはメリットだけでなく、デメリットも存在しますが、事前に把握しておけば、適切な対策を講じることができるでしょう。ここでは、プロジェクト管理ツールで挙げられるデメリットを紹介します。
導入・運用にコストがかかる
プロジェクト管理ツールの導入にはコストが発生します。無料版が用意されている場合もありますが、機能や利用期間は制限されるため、中長期的に運用する場合は有料のツールを導入することになるでしょう。利用を始めたらリプレイスは簡単ではないため、機能はもちろん、運用のコストも含めて慎重に検討しなければなりません。料金はツールやプランによって異なりますので、メーカーやベンダーから相見積もりをとって比較検討してください。
ツールの導入工数が発生する
プロジェクト管理ツールの導入の際は、どのようなツールが必要か社内で要件・要求定義を明確にし、導入のコストを確保しなければなりません。運用ルールの設計・周知などを、導入担当者が行うケースもあるでしょう。導入に一定のリソースが必要となることを前提に、通常業務に支障をきたさない導入計画を立てておく必要があります。
ツールの利用研修が必要となる
プロジェクト管理ツールを導入することで、これまでアナログで管理を行っていた従業員の場合、かえって生産性が落ちる恐れもあります。早期にプロジェクト管理ツールの効力を発揮するには、マニュアルを配布したり、利用方法の研修会を開催したりすると同時に、ITに不慣れな社員でも直感的に操作できるツールを選ぶ必要があるでしょう。
情報漏洩のリスクがある
プロジェクト管理ツールの導入の際は、情報漏洩のリスクを考慮し、セキュリティ対策を十分に行う必要があります。データをやり取りする際の通信が暗号化されているか、データのバックアップ体制がどうなっているかはもちろん、トラブルが発生した際の対応なども事前にチェックしましょう。また、社外のメンバーとも情報を共有する場合は、運用の体制・ルールに問題がないかも欠かさず見直してください。
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プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを円滑に進めるために役立つものですが、導入の際は注意すべきこともあります。自社の課題や業務に合わせて、最適なツールを選んでください。
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