Puede configurar un mensaje de “fuera de la oficina” para responder automáticamente los correos electrónicos que recibe mientras está ausente. Cuando se encuentra fuera por vacaciones, un viaje de negocios o algún otro motivo, el mensaje de “fuera de la oficina” lo ayuda a informar al remitente sobre su ausencia. Puede proporcionar información adicional a los remitentes y entregar los detalles del contacto alternativo, la fecha hasta la que se encontrará fuera o los modos alternativos para comunicarse con usted, en caso de emergencia.

También puede controlar si desea enviar respuestas automáticas a todos o solo a las personas disponibles en sus contactos, o viceversa. El intervalo de respuesta automática y otras configuraciones proporcionan más control sobre cuándo y a quién se envían los mensajes de “fuera de la oficina”.

Pasos para configurar el mensaje Fuera de la oficina

1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho Mail.
2. Haga clic en el ícono Configuración.
3. Vaya a Fuera de la oficina en Configuración de correo. ​
4. Especifique el asunto de su correo electrónico automatizado.
5. Escriba el contenido del correo electrónico de “fuera de la oficina” que se debe enviar a los remitentes.
   
6. Ingrese las fechas y hora de inicio/finalización en las que desea configurar el mensaje de “fuera de la oficina”.
7. De forma predeterminada, los mensajes de tipo “fuera de” se envían durante todo el día. Seleccione los días en los que desea enviar los correos electrónicos si desea que la respuesta automática se envíe en ciertos días en lugar de todos los días.
   
8. Por lo general, los correos electrónicos de “fuera de la oficina” se envían a todos los correos electrónicos entrantes, incluidos los correos electrónicos que se le envían a Para/CC/CCO, a sus alias de correo electrónico o a las direcciones de correo electrónico del grupo.
   • Seleccione esta opción para enviar respuestas automáticas solo a los correos electrónicos enviados directamente a usted y no a las direcciones de correo electrónico del grupo.
9. Puede marcar los días como Ocupado en su calendario para asegurarse de que sus colegas no programen reuniones importantes ese día.
10. Elija el intervalo de respuesta automática según las opciones que se indican a continuación:
    • Responder una vez durante todo el período de vacaciones
    • Responder a correos electrónicos consecutivos del mismo remitente cada _ días
    • Responde al mismo remitente, incluso para los correos electrónicos recibidos el mismo día
      
11. En el menú Habilitar mensaje Fuera de la oficina para, seleccione una de las opciones.
    • Si desea enviar el mensaje de “fuera de la oficina” solo a los remitentes de su lista de contactos, seleccione Contactos.
    • Por el contrario, si desea enviar el mensaje de “fuera de la oficina” solo a los remitentes que no están en su lista de contactos, seleccione No contactos.
    • Si desea enviar el mensaje de “fuera de la oficina” a todos los remitentes sin importar si están en su lista de contactos, seleccione Todos.
      
12. Haga clic en Guardar para guardar el correo electrónico de “fuera de la oficina” y la configuración.

De forma predeterminada, todos los mensajes de “fuera de la oficina” se guardarán en la carpeta Enviados. Puede cambiar esto y no guardar estos mensajes en su carpeta de enviados si desactiva la opción ubicada en la esquina superior derecha.

Intervalos de respuesta automática

Configurar un intervalo de respuesta automática le permite controlar la frecuencia con la que se envían los correos electrónicos automáticos. El intervalo de respuesta automática es la cantidad mínima de días entre las dos respuestas automáticas subsiguientes a la misma dirección de correo electrónico.

• Responder una vez durante todo el período de vacaciones: al elegir esta opción, se enviará una respuesta automática a la dirección de correo electrónico de un remitente solo una vez durante todo el período de vacaciones.
• Responder a correos electrónicos consecutivos del mismo remitente una vez en _ días: si recibe 10 correos electrónicos del mismo remitente en un día en particular, enviar 10 respuestas automáticas al día repletaría su buzón con los mensajes de “fuera de la oficina”. Si especifica el intervalo de respuesta automática en 2 días, la dirección de correo electrónico en particular recibirá su mensaje de “fuera de la oficina” solo una vez en 2 días. El mensaje de “fuera de la oficina” no se enviará a cada correo electrónico enviado por el mismo remitente.
• Responder al mismo remitente, incluso para los correos electrónicos recibidos el mismo día: si elije esta opción, las respuestas automáticas se enviarán al mismo remitente, incluso para los correos electrónicos consecutivos que envíe un mismo día el mismo remitente.

Inserción de firmas en mensajes de “fuera de la oficina”

Puede insertar una firma en sus mensajes Fuera de la oficina para agregarles más profesionalismo. Si hay varios mensajes configurados, puede agregar una firma diferente a cada uno de ellos si lo desea.

Pasos para insertar una firma

1. Una vez que haya configurado su mensaje, haga clic en el ícono Firma desde la barra de herramientas del editor.
2. Aparecerá la ventana Insertar firma con las firmas configuradas previamente. Seleccione la firma que desea insertar. La firma seleccionada se agregará al área del editor. Para crear o agregar una firma, consulte esta página
3. Haga clic en Guardar.