Administrar archivos adjuntos
Zoho Mail proporciona varias opciones para administrar los archivos adjuntos que recibe en sus correos electrónicos. Puede ver distintos tipos de archivos adjuntos, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, archivos PDF y archivos de texto, directamente en el navegador o en aplicaciones Zoho en el caso de archivos con formato compatible. Puede cargar los archivos recibidos al almacenamiento en la nube, descargarlos a su dispositivo o realizar otras acciones.
Todos los archivos adjuntos en su correo electrónico están disponibles en el "Visor de archivos adjuntos" para verlos todos en un solo lugar. Además, el visor de archivos adjuntos admite acciones rápidas, filtros y otras funciones para localizar los archivos, sin preocuparse de los correos electrónicos en los que se encuentran.
Ver archivos adjuntos
Zoho Mail proporciona una vista rápida de la mayoría de los tipos comunes de archivos adjuntos que recibe. Los archivos como documentos, hojas de cálculo y presentaciones se pueden visualizar mediante las aplicaciones de Zoho Office Suite. Puede obtener una vista previa de archivos comunes como PDF, imágenes, archivos de texto, videos y otros medios que reciba en el propio navegador, según las opciones de previsualización integradas que admita el navegador que utiliza.
Esto le permite ver el archivo sin tener que descargarlo ni buscar un software especializado. Además, puede utilizar la opción Agregar a Zoho WorkDrive en caso de que desee hacer revisiones a los archivos adjuntos tipo Office que reciba. Por lo tanto, puede ver los archivos adjuntos desde cualquier dispositivo, sin la complicación de aplicaciones de software instaladas. Asimismo, puede arrastrar y soltar archivos adjuntos en una ventana de chat abierta de Zoho Cliq desde Zoho Mail.
Desde la lista de correo electrónico, puede hacer clic en el ícono de archivo adjunto para verlo directamente en ese correo electrónico. Si hace clic en el ícono de archivo adjunto en la fila de encabezado en la conversación, se muestra una lista de todos los archivos adjuntos en la totalidad de la conversación. También puede utilizar Más opciones para realizar acciones.
Haga clic en el ícono de archivo adjunto en la zona del encabezado en el panel de vista previa del correo electrónico para ir directamente al área de archivos adjuntos en el correo electrónico.
En la siguiente tabla, se proporciona la lista de tipos de archivo adjunto y el visor Zoho utilizado para visualizar el archivo en cualquier lugar.
| Tipo de archivo adjunto | Opción de visualización |
| xlsx, xls, sxc, ods, csv, tsv | Zoho Sheet |
| docx, doc, sxw, odt, rtf | Zoho Writer |
| ppt, pps, odp, sxi | Zoho Show |
| pdf, jpg, jpeg, gif, png, bmp, htm, html, eml, msg | Vista previa en el Visor de archivos adjuntos |
| mp4, mp3, wav, mov | Se reproduce en el Visor de archivos adjuntos |
| ics | Ver en el correo electrónico, agregar a Zoho Calendar |
Además, puede arrastrar y soltar los archivos adjuntos de correo electrónico en Zoho Cliq mediante el servicio de mensajería de chat integrado en Zoho Mail. Además, puede guardar estos archivos en Zoho Docs o Zoho WorkDrive en caso de que desee realizar cambios en los archivos recibidos y enviarlos a alguien. En caso de que el archivo adjunto recibido sea un documento, puede utilizar la opción Copiar en Zoho Writer para editar el documento antes de enviárselo a otros.
Descargar archivos adjuntos
Tiene la opción de descargar los archivos adjuntos en su dispositivo. Cuando tenga varios archivos adjuntos en un correo electrónico, puede seleccionar algunos de los archivos o todos ellos utilizando las casillas de verificación correspondientes y la opción Descargar como archivo comprimido. Los archivos adjuntos seleccionados se descargan como un archivo zip. Luego, puede extraer los archivos individualmente en la carpeta de destino que desee.
También puede seleccionar archivos adjuntos y elegir una acción en la lista de opciones, en el menú Agregar a.
Los archivos adjuntos .EML y .MSG se pueden descargar como un archivo EML o HTML utilizando las opciones Guardar como archivo HTML y Guardar como archivo EML en la vista previa.
En el menú de opciones Más, puede encontrar las opciones Agregar a la nube, Agregar a mensaje de Cliq, Adjuntar en un nuevo mensaje de Streams, Adjuntar y enviar un nuevo correo electrónico, Adjuntar a una nueva nota y Adjuntar a una nueva tarea. Puede enviar los archivos adjuntos de correo electrónico por chat mediante la opción Agregar a mensaje de Cliq. La opción Adjuntar en un nuevo mensaje de Streams le permite publicar un mensaje nuevo en Streams con el archivo adjunto seleccionado. Asimismo, puede utilizar la opción Adjuntar y enviar un nuevo correo electrónico para redactar un nuevo correo electrónico con el archivo seleccionado como archivo adjunto.
Puede cargar los archivos directamente a Zoho Docs, Zoho WorkDrive u otros servicios de nube que prefiera para colaborar o compartir más con la opción Agregar a la nube.
Editar archivos adjuntos de correo electrónico
Puede editar archivos adjuntos de correo electrónico y colaborar en ellos (documentos, hojas de cálculo o presentaciones) sin dificultades con las aplicaciones Zoho Writer, Zoho Sheets y Zoho Show. Zoho Writer le permite trabajar en documentos y archivos de texto, y puede utilizar Zoho Sheets y Zoho Show para editar hojas de cálculo y presentaciones, respectivamente.
Pasos para editar archivos adjuntos de correo electrónico
Supongamos que desea editar una presentación.
- Mueva el cursor sobre el archivo adjunto en el panel de vista del correo electrónico.
- Haga clic en el botón Ver dentro del archivo adjunto.
- Será redireccionado a la vista previa del archivo adjunto. En la vista previa, haga clic en el botón Copiar en Zoho Show. Se copiará el archivo adjunto y será redirigido a una pestaña diferente con el archivo adjunto abierto en Zoho Show. Puede utilizarlo como un archivo de Show habitual.
Nota:
Una vez que haya realizado una copia, la opción cambia a Editar con Zoho Show en el panel de vista previa del archivo adjunto. Cada vez que haga clic en el botón Editar con Zoho Show del archivo adjunto correspondiente, será redirigido automáticamente a la copia que creó primero.
En el caso de los documentos, el botón se etiquetará como Copiar en Zoho Writer y, en el caso de las hojas de cálculo, haga clic en el botón Copiar en Zoho Sheets. Una vez que se crea una copia, las opciones se cambian a Editar con Zoho Writer y Editar con Zoho Sheets, respectivamente, en el panel de vista previa del archivo adjunto.
Cargar a Zoho Docs
Puede cargar el archivo adjunto directamente a Zoho Docs. Esto lo ayuda a acceder a los archivos o compartirlos desde cualquier lugar. También elimina cualquier dependencia en software instalado para acceder a tales archivos o trabajar en ellos en cualquier momento.
- Mueva el cursor sobre el archivo adjunto en el panel de vista de correo.
- Haga clic en la opción More (Más) y seleccione Add to Cloud (Agregar a la nube) desde la lista.
- En la pestaña Zoho Docs, elija el tipo de carpeta que desee.
- Seleccione la carpeta específica en el tipo de carpeta seleccionado.
- También puede crear una nueva carpeta haciendo clic en el ícono "Create Folder" (Crear carpeta) en la esquina superior derecha
- Haga clic en "Add" (Agregar)
Una vez que guarde el archivo en Zoho Docs, puede editarlo utilizando los editores de Zoho Docs o compartirlo con otros usuarios mediante las funciones seguras y sencillas de Zoho Docs. Además, le permite editar los archivos adjuntos en línea y adjuntarlos a un correo electrónico.
Cargar archivos a Zoho WorkDrive
Puede cargar el archivo adjunto directamente en Zoho WorkDrive. Esto lo ayuda a acceder a los archivos o compartirlos desde cualquier lugar. También elimina cualquier dependencia en software instalado para acceder a tales archivos o trabajar en ellos en cualquier momento.
- Mueva el cursor sobre el archivo adjunto en el panel de vista de correo.
- Haga clic en la opción More (Más) y seleccione Add to Cloud (Agregar a la nube) desde la lista.
- Seleccione Agregar a WorkDrive.
- La aplicación WorkDrive se abrirá en el panel de eWidget.
- Seleccione la carpeta específica a la que desea agregar el archivo adjunto.
- También puede crear una nueva carpeta si hace clic en el ícono Carpeta nueva en la esquina inferior derecha.
- Haga clic en Agregar.
Una vez que guarde el archivo en Zoho WorkDrive, puede compartirlo como un enlace (archivos en formato Zoho) o como un archivo adjunto de correo electrónico a otros usuarios desde eWidget.
Migrar desde Zoho Docs a Zoho WorkDrive
La renovación de Zoho Docs dio como resultado Zoho WorkDrive, una opción totalmente nueva con funciones mejoradas, personalizaciones y una nueva interfaz.
Si su cuenta laboral es parte de una organización, el superadministrador de la cuenta de Docs de su organización puede iniciar la migración a Zoho WorkDrive.
Si es un usuario existente de WorkDrive, siga los pasos que se indican a continuación para migrar desde Zoho Docs:
- Inicie sesión en su cuenta de Zoho Docs.
- Haga clic en Migración a WorkDrive en la página Consola de administración.
- El equipo asociado con el superadministrador se seleccionará automáticamente
- Seleccione Migrar a todos los usuarios y sus datos.
- Seleccione la fecha y hora en la que desea programar la migración.
- Haga clic en Continuar para migrar a todos los usuarios y sus datos según lo programado.
- Se abrirá una nueva pantalla en la que se le informará que la migración se programó en la fecha y hora determinadas.
Siga las instrucciones de esta página de ayuda para obtener instrucciones detalladas sobre la migración y recibir indicaciones si es un usuario nuevo de WorkDrive. Para realizar preguntas sobre la migración desde Zoho Docs a Zoho WorkDrive, siga esta página de ayuda.
Cargar a otros servicios en la nube
Zoho Mail le ofrece la opción de cargar los archivos al servicio en la nube que elija. Para todos los correos electrónicos con archivos adjuntos, puede usar Cloud Uploader para agregar correos electrónicos a servicios de administración de archivos en la nube. Puede optar por enviar el archivo a Zoho Docs, Google Drive o incluso DropBox. Zoho Mail proporciona una integración bidireccional en todos estos servicios de almacenamiento en la nube, lo cual le permite cargar los archivos adjuntos o agregar archivos adjuntos desde estos servicios en cualquier lugar.
Cargar a Google Drive
De forma similar a Zoho Docs, puede cargar los archivos adjuntos a Google Drive mediante Cloud Uploader. La primera vez que utilice Google Drive con Zoho Docs, debe para autenticarse y otorgar acceso a Zoho Mail.
Cargar a DropBox
Puede cargar los archivos adjuntos a DropBox desde Zoho Mail utilizando Cloud Uploader. La primera vez que utilice Zoho Mail con DropBox, debe para autenticarse y otorgar permisos a Zoho Mail.
También puede agregar un archivo adjunto al correo electrónico desde su cuenta de DropBox.
Nota:
Los archivos adjuntos recibidos también se pueden cargar a OneDrive y Box.