Tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần có phần mềm bộ phận trợ giúp?
Trải nghiệm khách hàng tốt là thứ làm cho khách hàng lần đầu trở thành khách hàng trọn đời. Xây dựng cơ sở khách hàng trung thành là cách doanh nghiệp phát triển và điều này có nghĩa là bạn phải sẵn sàng đón tiếp cả những khách hàng nóng tính cũng như khách hàng vui vẻ.
Khiếu nại của khách hàng có thể được chuyển vào hộp thư đến của bạn, được tiếp nhận qua biểu mẫu web hoặc cuộc gọi điện thoại hoặc được công khai thẳng thừng trên mạng xã hội. Vì vậy, doanh nghiệp cần một hệ thống để theo dõi các yêu cầu này, phản hồi từng yêu cầu và đo lường các hoạt động, đồng thời giữ an toàn cho dữ liệu của khách hàng. Phần mềm bộ phận trợ giúp trên nền tảng đám mây là cách tốt nhất để các doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng đầy đủ năng lực cạnh tranh, vì phần mềm này tiết kiệm chi phí, không yêu cầu cơ sở hạ tầng tại chỗ và có thể mở rộng theo quy mô phát triển trong tương lai.
Làm thế nào để biết liệu phần mềm bộ phận trợ giúp có phải là thứ mà doanh nghiệp nhỏ của bạn cần hay không?
Khi doanh nghiệp của bạn đang phát triển, điều quan trọng là phải thiết lập nền tảng phù hợp cho tất cả các khía cạnh của công ty. Nếu bạn thấy mình thuộc một trong các trường hợp sau thì đã đến lúc bạn cần xem xét mua giải pháp phần mềm trợ giúp.
Khi Outlook hoặc Gmail không giải quyết được vấn đề của bạn
Hộp thư đến dùng chung không lý tưởng cho việc bàn giao công việc và thường dẫn đến việc bỏ sót yêu cầu. Một giải pháp tốt hơn có thể làm được nhiều việc hơn một hộp thư đến email mà vẫn rất dễ sử dụng. Bộ phận trợ giúp cho phép bạn xem tất cả email của khách hàng trong một giao diện với email được xếp vào hàng đợi dựa trên thời gian đến hạn, mức độ ưu tiên và trạng thái. Bạn có thể mở rộng hệ thống quản lý yêu cầu hỗ trợ từ email sang các kênh khác khi doanh nghiệp phát triển.
Khi nhân viên hỗ trợ khó tăng năng suất
Nhân viên của bạn có bị căng thẳng về những yêu cầu có thể giải quyết mà không cần họ hỗ trợ không? Với phần mềm bộ phận trợ giúp, bạn có thể phân công nhân viên chỉ cho những việc cần đến họ. Thiết lập Trung tâm trợ giúp đa thương hiệu và tạo Kho kiến thức với Câu hỏi thường gặp, bài viết trợ giúp và các tài nguyên khác để giúp khách hàng tự giải quyết vấn đề của mình.
Khi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại chiếm phần lớn thời gian hỗ trợ
Dành nhiều thời gian hơn để hiểu rõ khách hàng là điều khó khăn khi bạn có quá nhiều nhiệm vụ thường nhật đang chờ xử lý mỗi ngày. Thay vì dựa vào khả năng đa nhiệm, hãy giúp nhóm hỗ trợ của bạn hưởng lợi từ tính năng tự động hóa hiệu quả. Với phần mềm bộ phận trợ giúp tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể đặt các quy tắc phân công tự động, SLA và workflow để đảm bảo các nhiệm vụ thường nhật không bao giờ cản trở việc bạn có thể cung cấp dịch vụ khách hàng tận tâm.
Khi khó đo lường hiệu suất của nhân viên hoặc phản hồi của khách hàng
Đo lường. Cải tiến. Lặp lại. Nhưng làm thế nào để làm điều này khi không có sẵn số liệu thống kê? Thu thập và phân tích dữ liệu về mức độ cải thiện dịch vụ khách hàng và mức độ hài lòng của khách hàng. Các thông tin chuyên sâu như kênh có lưu lượng yêu cầu cao nhất và thời gian giải quyết yêu cầu điển hình theo từng kênh sẽ giúp bạn xác định các điểm tắc nghẽn và giải quyết yêu cầu nhanh chóng.
Khi bạn bỏ lỡ thông tin cập nhật về yêu cầu
Đừng để khách hàng phải chờ đợi khi bạn không có mặt tại bàn làm việc. Với bộ phận trợ giúp bao gồm ứng dụng di động, bạn có thể gắn thẻ, phân công và di chuyển yêu cầu ngay lập tức cũng như giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp và các nhóm. Bạn cũng có thể nhận thông báo theo thời gian thực về mọi cập nhật cho yêu cầu để luôn nắm bắt mọi thông tin.
Khi thiết lập dịch vụ khách hàng của bạn không đồng bộ hóa với các ứng dụng khác
Việc mở nhiều cửa sổ để tìm thông tin chi tiết về khách hàng hoặc thông tin thanh toán sẽ kéo dài thời gian chờ của khách hàng. Hệ thống quản lý yêu cầu trợ giúp tốt sẽ cho phép bạn sử dụng các tích hợp gốc, chức năng tùy chỉnh và API để nhận thông tin cập nhật trên tất cả các ứng dụng.
Bạn không cần phải điều chỉnh theo Zoho Desk. Zoho Desk sẽ điều chỉnh theo bạn.
Việc thiết lập phần mềm không quen thuộc có thể làm bạn nản lòng, nhưng trong trường hợp này, bạn không phải lo lắng. Bạn có thể tùy chỉnh và thay đổi hệ thống quản lý yêu cầu của mình cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh ở từng bước trong quy trình. Sử dụng các tích hợp gốc, chức năng tùy chỉnh và API để mở rộng phần mềm dịch vụ khách hàng vốn đã mạnh mẽ của bạn.
Zoho Desk là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Hàng nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ đã mở rộng quy mô hoạt động hỗ trợ của họ, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đạt được ROI tốt nhất trong ngành khi sử dụng Zoho Desk. Dưới đây là một vài tính năng nổi bật của bộ phận trợ giúp tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ.
Dễ triển khai
Là một doanh nghiệp nhỏ, bạn cần công nghệ đơn giản có mức giá phải chăng. Giao diện người dùng trực quan của Zoho Desk giúp thiết lập dễ dàng, ngay cả với kiến thức CNTT tối thiểu. Các bài viết trợ giúp và chú giải công cụ sẽ hướng dẫn người dùng cách cấu hình, thiết lập và vận hành bộ phận trợ giúp trong vòng một hoặc hai ngày.
Hỗ trợ đa kênh
Ngoài email, nhân viên cũng có thể nhận và trả lời yêu cầu qua tin nhắn tức thì, biểu mẫu web, mạng xã hội, chat trực tiếp, v.v mà không cần phải sử dụng nhiều tab lộn xộn. Khách hàng thực sự có thể dễ dàng tiếp cận với bạn và bạn có thể yên tâm rằng không có yêu cầu nào của khách hàng bị bỏ sót.
Hiệu suất nhân viên
Các chế độ làm việc trong Zoho Desk giúp nhân viên ưu tiên các yêu cầu chỉ bằng một lần nhấp chuột, giảm thời gian phản hồi. Nhân viên cũng có thể giảm thời gian xử lý trung bình bằng cách sử dụng đoạn mã/câu trả lời soạn sẵn, đề xuất bài viết từ kho kiến thức và phản hồi yêu cầu tùy biến từ trợ lý trả lời có sử dụng AI.
Khách hàng tự phục vụ
Khách hàng muốn tự giải quyết sự cố trước khi liên hệ với bạn. Hãy hỗ trợ họ bằng cách xây dựng Trung tâm trợ giúp với Kho kiến thức đa ngôn ngữ của Zoho Desk. Bạn có thể nuôi dưỡng cộng đồng khách hàng bằng cách lập diễn đàn nơi người dùng có thể tương tác với nhau, thảo luận về các trường hợp sử dụng, đề xuất yêu cầu tính năng mới và chia sẻ các phương pháp tốt nhất. Dưới đây là phần đọc nhanh về việc triển khai dịch vụ tự phục vụ đúng cách.
Tự động hóa & AI
Phát triển macro để giảm thời gian giải quyết và cấu hình SLA để tăng cấp yêu cầu đúng hạn. Tạo workflow để thực hiện nhiệm vụ khi yêu cầu đáp ứng các quy tắc đã xác định và thậm chí xây dựng blueprint cho toàn bộ quy trình kinh doanh trong Zoho Desk để đảm bảo mọi thứ tiến hành theo đúng kế hoạch. Zoho Desk cũng chuẩn bị cho tương lai của các doanh nghiệp nhỏ bằng cách cung cấp Zia, một trợ lý AI có thể học qua thời gian, dự đoán cảm nhận của khách hàng và tiến hành toàn bộ cuộc hội thoại dịch vụ với khách hàng.
Phân tích & thông tin chuyên sâu
Theo dõi các chỉ số hỗ trợ khách hàng quan trọng bằng cách sử dụng nhiều loại báo cáo và bảng chỉ số của Zoho Desk. Chọn từ các báo cáo mặc định hoặc tạo báo cáo tùy chỉnh để phát hiện bất thường, dự đoán cảm nhận của khách hàng và khắc phục các điểm tắc nghẽn để nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Bạn thậm chí có thể cập nhật các chỉ số quan trọng mọi lúc mọi nơi với ứng dụng RADAR.
Bắt đầu thuận lợi với Zoho Desk!
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc với bộ phận trợ giúp dành cho doanh nghiệp nhỏ đã đạt giải thưởng!