Soorten contactpersonen

Persoonlijke contactpersonen

Alle contactpersonen die u toevoegt, zijn standaard persoonlijke contactpersonen. U kunt deze bekijken, wijzigen of exporteren vanuit uw account. Al uw persoonlijke contactpersonen worden automatisch in uw adresboek weergegeven. Bij Categories kunt u categorieën toevoegen aan Persoonlijke contactpersonen om ze te groeperen en ze te gebruiken om meerdere contactpersonen toe te voegen tijdens het opstellen.

Zakelijke contactpersonen

Wanneer de zakelijke beheerder een gebruiker of groep toevoegt, wordt het e-mailadres automatisch aan de zakelijke contactpersonen van Organization contacts toegevoegd. Alle zakelijke contactpersonen worden automatisch weergegeven in het veld Autofill wanneer u e-mails opstelt. Wanneer een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd aan het bedrijf, kan de gebruiker eenvoudig e-mails opzoeken of opstellen voor collega's met behulp van de zakelijke contactpersonen.

De zakelijke contactpersonen zijn voor alle zakelijke gebruikers gemeenschappelijk. Alle leden kunnen de contactpersonen bekijken en gebruiken. Alleen de zakelijke beheerders kunnen de contactpersonen toevoegen aan of verwijderen uit de zakelijke contactpersonen.

Afgezien van interne zakelijke gebruikers van het bedrijf kunnen zakelijke beheerders gemeenschappelijke externe contactpersonen aan External contact toevoegen als u dat wilt, zodat gebruikers hiertoe gemakkelijk toegang hebben. Dit is handig voor contactpersonen van derden, zoals verzekeringsmaatschappijen, partners die gemeenschappelijk zijn voor de organisatie of andere leveranciers voor de organisatie.

De zakelijke contactpersonen die u hebt toegevoegd, worden op meerdere plaatsen gebruikt, zoals in Search, Streams, Tasks, Email Sharing, Folder Sharing, enz.

Groepscontactpersonen

Zoho Mail ondersteunt groepen om betere samenwerking mogelijk te maken tussen verschillende teams waarvan een gebruiker deel uitmaakt. Groepscontactpersonen zijn handig als u een reeks gemeenschappelijke contactpersonen voor de hele groep wilt hebben, maar niet voor het hele bedrijf. Groepscontactpersonen zijn alleen toegankelijk voor de groepsleden.

Alleen de moderators van de groep kunnen contactpersonen toevoegen aan of verwijderen uit de groepscontactpersonen.

Contactcategorieën

U kunt een vaste reeks contactpersonen groeperen door deze toe te voegen aan een categorie. Met de categorieën kunt u een batch contactpersonen in bulk toevoegen aan uw e-mail wanneer u een e-mailbericht opstelt. De persoonlijke en zakelijke categorieën staan in Address Book zodat u hiertoe eenvoudig toegang hebt bij het opstellen van een e-mailbericht.

Categorieën maken

U kunt een nieuwe categorie maken door te klikken op de optie Add Category in het linkerdeelvenster onder het gedeelte Views. U kunt ook rechtstreeks vanuit het adresboek in Compose contactcategorieën maken. Hier vindt u uitgebreide instructies.

Contactpersonen toevoegen

U kunt contactpersonen aan categorieën toevoegen door de contactpersonen naar de gewenste categorie te verslepen. U kunt meerdere contactpersonen tegelijk aan een categorie toevoegen door de desbetreffende contactpersonen te selecteren en op het pictogram Add to te klikken .

Als u een contactpersoon uit de categorie wilt verwijderen, klikt u op de desbetreffende contactpersoon in de categorielijst en selecteert u het pictogram Clear contact .

Meer opties

U kunt met de rechtermuisknop op de categorie klikken om de naam te wijzigen met Rename of te verwijderen met Delete. Met de optie Export kunt u met de rechtermuisknop alleen de contactpersonen in die categorie exporteren.