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Projektplaner
Mit einem Projektplaner erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Projekte ganz einfach online zu visualisieren und zu planen. Dabei wird jeder Aspekt Ihres Projektplans abgebildet, von der Projektcharta und dem Projektstrukturplan bis hin zum Risikoregister und dem Ressourcenkalender.
Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan ist ein wichtiges Instrument für ein effektives Projektmanagement. Er ist ein Leitfaden für Projektmanager, Teammitglieder, Partner, Kunden und andere Stakeholder und der Schlüssel, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Er erfasst jedes einzelne Detail Ihres Projekts, sodass es reibungslos durchgeführt und bei Abweichungen gesteuert werden kann.
Was ist Projektplanung?
Die Projektplanung ist die zweite Phase im Projektlebenszyklus. Hier werden alle Projektdetails festgelegt, einschließlich Zeitplan, Budget, Meilensteine, Risiken, Ressourcen, Umfang, Ergebnisse und Fristen.
Warum sind Projektpläne wichtig?
Mit einem soliden Projektplan werden Teammitglieder und Stakeholder über alles informiert, was in den erfolgreichen Projektabschluss einfließt. Qualität wird kontrolliert, kritische Aufgaben werden schnell angegangen und Engpässe werden aus der Ferne erkannt, um Projekte höchster Qualität liefern zu können.
Wie setzt sich ein Projektplan zusammen?
Das Letzte, was Sie als Projektmanager wollen, ist, dass Ihr Projekt aufgrund einer ineffizienten Planung in der Luft hängt. Eine gute Idee ist immer, weit im Voraus zu planen, und eine noch bessere Idee ist, alle Planungskomponenten darzulegen, um sich und Ihrem Team die Mühe zu ersparen, ein wackeliges Projekt durchzuziehen. Diese Liste zeigt die Hauptkomponenten eines Projektplans:
- Zeitleiste
Eine Zeitleiste, die nach Rücksprache mit den Stakeholdern erstellt werden kann, enthält die Fristen für einzelne Aufgaben. Das Aufzeichnen von Meilensteinen entlang des Weges gewährleistet eine ordnungsgemäße Verfolgung des Projektverlaufs und der Produktivität des Teams.
- Ziele und Vorgaben
Teams erbringen bessere Leistungen, wenn sie ein konkretes Ziel und Vorgaben haben, um dieses Ziel zu erreichen. Vorgaben sollten realistisch und messbar sein, damit sie schnell und in hervorragender Qualität erreicht werden können.
- Geltungsbereich
Zum Festlegen des Projektumfangs müssen die Projektziele, die Vorgaben und die Zeitleiste gut definiert sein.
- Budget
Jedes Projekt muss innerhalb seines zugewiesenen Budgets bleiben. Beachten Sie, dass verschiedene Projekte unterschiedliche Anforderungen haben, aber das Verfahren zur Bewertung des Humankapitals, der Infrastruktur und der Ressourcen bleibt für jedes Projekt gleich.
- Kommunikation
Die Arbeit wird schneller erledigt, wenn alle Beteiligten stets über das Projektgeschehen informiert sind und wenn die Teams regelmäßig Meetings abhalten. Aktive Kommunikation beseitigt Silos, überbrückt Lücken und sorgt dafür, dass die Teams aufeinander ausgerichtet sind.
- Qualitätsbewertung
Legen Sie Qualitätsrichtlinien fest, an die sich Ihr Team zu halten hat, und Ihr hervorragendes Projektergebnis wird für sich selbst sprechen.
- Risiken
Arbeiten Sie mit dem Team und anderen Stakeholdern zusammen, um die potenziellen Risiken zu verstehen, mit denen Sie bei der Durchführung Ihres Projekts konfrontiert sein könnten.
So erstellen Sie einen Projektplan
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie einen Stift und Papier brauchten, um Ihren Plan aufzuschreiben. Heute können Sie einen Online-Projektplaner verwenden. von PHP-Ticketsystemen:
01. Erstellen Sie Ihren Projektstrukturplan
Sobald der Umfang definiert ist, müssen Sie ihn in überschaubare Abschnitte aufteilen. Mit einem Projektplaner können Sie diese Phasen einfach erfassen und verfolgen. Meilensteine, einzelne Aufgaben und Teilaufgaben können in Minutenschnelle erstellt werden.
02. Planen Sie das Projekt mithilfe von Gantt-Diagrammen zeitlich
Der nächste Schritt besteht in der Terminierung des Projekts. Wichtig ist auch, dass die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Arbeitsaufgaben berücksichtigt werden. Hier kommen Gantt-Diagramme ins Spiel. Mit diesen können Aufgaben geplant, Abhängigkeiten festgelegt, der kritische Pfad analysiert und Baselines zum Vergleich mit dem tatsächlichen Fortschritt festgelegt werden.
03. Weisen Sie Ressourcen optimal zu
Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Team und andere Stakeholder einzubinden. Unter Berücksichtigung der Fähigkeiten und Spezialisierungen Ihres Teams ist wichtig, die Arbeit den richtigen Personen zuzuweisen. Die Projektplanungssoftware analysiert die Arbeitslast jedes Benutzers, um eine optimale Aufgabenzuweisung zu gewährleisten.
04. Legen Sie ein geplantes Budget fest
Die Festlegung eines Anfangsbudgets für Ihre Projektplanung online und offline wichtig. Legen Sie ein geplantes Budget fest, um es mit Ihren tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen. Legen Sie eine Budgetgrenze fest und verfolgen Sie Ihre Ausgaben genau mit Hilfe von Budgetprognosen, EVM und Plan/Ist-Berichten.
05. Planen Sie für eine effektive Kommunikation
Der größte Vorteil virtueller Tools ist die breite Palette interaktiver Funktionen. Stellen Sie sicher, dass das Wissen zu jedem einzelnen Stakeholder des Projekts fließt, indem Sie regelmäßige Statusupdates, Anrufe und virtuelle Meetings einplanen. Foren und Feeds sorgen außerdem dafür, dass die Konversationen organisch verlaufen.
Was sind die fünf Phasen eines Projekts?
Damit ein Projekt in Gang kommt, Schwierigkeiten vermieden werden und die Reise auch zu Ende geht, ist eine Struktur erforderlich und eine Unterteilung in Phasen kann dabei helfen. Die fünf Hauptphasen eines Projekts sind:
1) Initiierung
Diese Phase markiert den Beginn eines Projekts, definiert durch umfassendere Projektziele und einen Zeitplan. Die Teams nutzen diese Phase, um den allgemeinen Zweck für das Projekt und seinen Geschäftswert festzulegen. Das ist auch der Zeitpunkt zu beweisen, dass das Endergebnis realisierbar ist, da dies dazu beiträgt, die Zustimmung der wichtigsten Stakeholder zum Projekt zu erhalten.
3) Überwachung und Controlling
Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung, denn es steht viel auf dem Spiel; daher ist die häufige Überwachung der Arbeitsabläufe unerlässlich. In der Regel geht diese Phase Hand in Hand mit der Ausführungsphase und das Team überwacht weiterhin die Arbeitselemente, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse mit den Projektzielen übereinstimmen. Mit wichtigen Projektkennzahlen (Key Project Indicators, KPIs) und kritischen Erfolgsfaktoren (Critical Success Factors, CSFs) werden der Projektfortschritt überwacht, potenzielle Bedrohungen erkannt, der Fortschritt gemessen und eventuelle Änderungen berücksichtigt. Mit häufigen Überprüfungen können Sie sicherstellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist und jede Art von Problem aus dem Weg geräumt werden kann.
2) Planung
Der nächste Schritt ist die Planung, bei der das Team klare Ziele setzt, das Budget kalkuliert, Ressourcen sichert und eine konkrete Zeitleiste erstellt. Der Projektmanager weist den Teammitgliedern bestimmte Aufgaben und Fristen zu und die individuelle Verantwortung rückt in den Fokus. Gute Kommunikation in Meetings ist der Schlüssel, um Ideen zu entwickeln, insbesondere wenn es um die Ausrüstung, den Zeitrahmen, das Budget und die für die einzelnen Aufgaben zuständigen Teammitglieder geht.
4) Ausführung
In dieser Phase nutzt das Team die Daten, die während der Initiierungs- und Planungsphase gesammelt wurden, um auf den Abschluss des Projekts hinzuarbeiten. Meetings wiederholen sich, die Teammitglieder arbeiten unermüdlich, und der Projektmanager überwacht die Arbeitsabläufe.
5) Abschluss
In dieser Phase, die das Ende des Projekts bedeutet, werden die Verträge unterzeichnet, die Produkte freigegeben und die Leistungen abgeschlossen. Das Team hält ein rückblickendes Meeting ab und bespricht, was gut gelaufen ist und was besser hätte laufen können, um die Produktivität zu steigern und die Leistung bei zukünftigen Projekten zu verbessern.
Was ist eine Projektplanungssoftware?
Projektplanungssoftware unterstützt Projektmanager dabei, ihre Projekte ohne Turbulenzen ans Ziel zu bringen. Mit einer Reihe von intuitiven Funktionen wie Dashboards, Widgets, Gantt-Diagrammen und Berichten bietet die Software einen Überblick über den Gesamtzustand des Projekts sowie eine genaue Nachverfolgung der Arbeitsaufgaben.
Vorteile der Online-Projektplanungssoftware
Projektverfolgung
Verfolgen Sie den Projektstatus mithilfe eines Online-Projektplaners, um eine rechtzeitige Berichterstattung an das Management zu gewährleisten.
Umfangsmanagement
Stellen Sie sicher, dass ein eindeutiges Verständnis darüber besteht, wer wann was erledigt und zu welchem Preis.
Zeitplanverwaltung
Erstellen Sie korrekte Zeitpläne, sorgen Sie für unterbrechungsfreie Arbeitsabläufe und schließen Sie Projekte rechtzeitig ab.
Ressourcenzuweisung
Weisen Sie Aufgaben und geeignete Ressourcen zu und legen Sie die Verantwortlichkeiten fest.
Effiziente Arbeit
Sie müssen sich nicht mehr alle Aufgaben merken und können sich rechtzeitig erinnern lassen, um Ihre Produktivität zu steigern.
Qualitätssicherung
Integrieren Sie alle Arbeiten, um dem Kunden ein qualitativ hochwertiges Projekt zu geringeren Kosten zu garantieren.
Hauptmerkmale einer Projektplanungssoftware
Legen Sie Projekt-Baselines fest
Die Performance des gesamten Projekts wird anhand der folgenden drei Projektausgangspunkte gemessen: Umfang, Zeitplan und Kosten. Diese bilden die Eckpfeiler des Projekts und sind ein Anhaltspunkt dafür, ob das Projekt planmäßig verläuft.
Entwickeln Sie den Projektumfang
Die Umfangsbeschreibung ist wohl der wichtigste Faktor im Projektplan und sollte Folgendes beinhalten: geschäftliche Anforderungen, Ziele, Umfang und Leistungen bei Abschluss des Projekts. Sie kann wie ein Vertrag zwischen dem Projektmanager und den Stakeholdern betrachtet werden, der nur mit Zustimmung der Stakeholder geändert werden kann.
Planen Sie Projekt-Baselines
Sobald die Projektergebnisse in der Umfangsbeschreibung vereinbart wurden, müssen sie in eine Arbeitsaufschlüsselung aller Ergebnisse übertragen werden. Der Umfang beinhaltet alle Ergebnisse, die im Rahmen des Projekts erzielt werden müssen, und legt somit die gesamte zu erledigende Arbeit fest.
Verwalten Sie Projektressourcen
Der nächste Schritt in der Projektplanung besteht in der Aufschlüsselung des Budgets und anderer Projektressourcen. Dazu gehört auch, die Arbeit optimal auf alle Teammitglieder aufzuteilen, damit niemand überlastet ist oder nicht genügend Aufgaben hat. Diese Phase ist mit der Projektterminierung verknüpft, wobei sich beide gegenseitig beeinflussen können.
Kommunizieren Sie den Projektplan
Ein wichtiger Aspekt der Projektplanung ist der Kommunikationsplan. In einem Kommunikationsplan muss festgelegt werden, wer im Projekt welche Berichte wünscht und wie oft, wie Probleme eskaliert werden, wer diese Probleme löst, wann, wo und in welchem Format die Projektinformationen gespeichert werden und wer auf diese Informationen zugreifen kann.
Projektplanungsschritte
Jedes Projekt, ob groß oder klein, ist auf die besonderen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten. Die verschiedenen Schritte des Projekts bleiben jedoch grundsätzlich gleich. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit sieben Schritten, die Sie bei der Planung eines Projekts beachten sollten:
Definieren Sie den Umfang
Der Projektumfang dient Ihren Teams und Ihrem Unternehmen als Ganzes, denn hier wird festgelegt, wie Ihr Aktionsplan unter Berücksichtigung der von Ihnen festgelegten Projektziele aussehen soll. Sicher ist, dafür eine Erklärung zum Projektumfang oder ein Dokument zu verwenden, damit Sie etwas haben, auf das Sie zurückgreifen können, falls das Projekt vom ursprünglichen Plan abweicht. Ein Projektumfang hilft auch dabei, unwesentliche Elemente abzugrenzen und stellt sicher, dass die Zeit genutzt wird, um etwas von Wert zu schaffen.
Formulieren Sie Ziele und Vorgaben klar
Ein Ziel ist ein Ergebnis, das erreicht werden kann, während eine Vorgabe die Maßnahme ist, die durchgeführt wird, um dieses Ziel zu erreichen. Beide bilden die Grundlage für ein Projekt. Wenn beide richtig festgelegt werden, können sie das Projekt zu großen Höhen führen, wenn nicht, können sie es zum Einsturz bringen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams über die Ziele informiert sind, damit sie wissen, was sie erwarten können und was sie tun müssen, um diese Ziele so schnell wie möglich zu erreichen.
Stellen Sie Verbindung zu Ihren Stakeholdern her
Für einen reibungslosen Projektverlauf ist wichtig, die richtigen Stakeholder zu konsultieren. Das bedeutet, dass Sie sich mit denjenigen treffen müssen, die für alles, was das Projekt mit sich bringt, verantwortlich sind – von der Initiierung über die Planung bis hin zur Ausführung. Verschaffen Sie sich Einblicke von verschiedenen Fachleuten, denn unterschiedliche Perspektiven tragen wesentlich dazu bei, dem Projekt den letzten Schliff zu geben und es zum Erfolg zu führen.
Stellen Sie zusammen und delegieren Sie
Wenn Ihre Teams einsatzbereit sind, müssen Sie nur noch die Aufgaben zuweisen und dabei die aktuelle Arbeitsbelastung, die Arbeitsweise und die Fähigkeiten des Teams berücksichtigen. Planen Sie Meetings und sammeln Sie neue Ideen, um herauszufinden, was für Ihr Unternehmen und die Arbeitsweise Ihres Teams am besten geeignet ist. Sobald Sie diese Brücke überqueren, werden Sie mehr Klarheit darüber erhalten, was auf dem Spiel steht und was auf die lange Bank geschoben werden kann.
Budgetplanung mit Grips
Jede Aufgabe erfordert eine Reihe von Ressourcen, die zum Zeitpunkt des Projektbeginns beschafft werden müssen. Dies erfordert ein geeignetes Projektbudget, das alle Ausgaben für Ressourcen abdecken kann. Teammitglieder, Ausrüstung, Schulungsmaterial und andere verschiedene Dinge sind Ressourcen, die für ein Projekt erforderlich sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, um welche Aufgabe es sich handelt, ob die beteiligten Personen über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, welches der Bereich ist, wie hoch die Kosten für die Ressourcen sind und ob Sie einen lizenzierten Auftragnehmer benötigen, der diese für Sie beschafft.
Kennen Sie Ihre Risiken
Projekte jeder Art stoßen zwangsläufig auf Risiken. Deshalb kann die Führung eines Risikoregisters hilfreich sein, wenn Sie verschiedene Möglichkeiten abwägen und die Risikotoleranz des Projekts testen. Ein Risikoregister ist ein Dokument, in dem die vorhersehbaren Risiken den jeweiligen Handlungsmöglichkeiten gegenübergestellt werden. Die kontinuierliche Verfolgung des Projektfortschritts und das Studium analytischer Projektberichte können ebenfalls zu Ihren Gunsten ausfallen, da Sie potenzielle Risiken und Einschränkungen erkennen können, bevor sie zu einer Bedrohung werden.
Kommunizieren Sie bis zum Ende
Geplante Anrufe, häufige Aktualisierungen auf den Kanälen und wöchentliche Treffen sollten die Norm für eine reibungslose Kommunikation sein. Aber auch die zufälligen Treffen auf dem Gang, die spontanen Arbeitsgespräche, die sich über Stunden hinziehen, oder die "Heureka"-Momente, die Sie über die Netzwerkkanäle teilen, die sich zu etwas Phänomenalem entwickeln und das Projekt zu großen Höhen führen können, gehören dazu. Was auch immer Sie tun, halten Sie alle auf dem Laufenden.
So erstellen Sie ein Projekt mit Zoho Projects
Verwandeln Sie Ihre Projekte in Erfolgsgeschichten mit einem robusten Plan von Zoho Projects. So können Sie loslegen:
Erstellen Sie ein neues Projekt oder verwenden Sie eine vorhandene Vorlage
Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, können Sie das Start- und Enddatum eingeben, den Eigentümer zuweisen, eine strenge Frist festlegen, eine Beschreibung hinzufügen, ein Team zuordnen, die bevorzugten Registerkarten umschalten und es zu einem privaten oder öffentlichen Projekt machen. Bei einer Projektvorlage können Sie entweder die vorausgefüllten Details ändern oder die ausgewählte Vorlage unverändert verwenden.
Aktivieren Sie ein Budget
Sobald Sie bei der Einrichtung die Budgetfunktion aktiviert haben, können Sie Ihr Budget planen, nachverfolgen, Ihren Kunden in Rechnung stellen und die erforderlichen Ressourcen erwerben.
Aufgaben und ihre Beauftragten
Nach dem Beginn Ihres Projekts können Sie mit der Erstellung von Aufgabenlisten, Aufgaben und Unteraufgaben beginnen und jeder Aufgabe einen Verantwortlichen zuweisen. Sie können ebenso Meilensteine erstellen, die Ihr Projekt voranbringen, wenn Sie in eine Sackgasse geraten. So wissen Sie, wo Sie stehen und was Sie erledigen müssen, um wieder auf Kurs zu kommen. Bringen Sie Ihre Teams dazu, die Stunden auf Zeiterfassungsbögen zu notieren, damit Sie wissen, wer wie lange an was gearbeitet hat.
Berichte
Analysieren Sie die Leistung Ihres Teams und den Verlauf Ihres Projekts mit benutzerdefinierten und vorgefertigten Berichten wie Zeiterfassungsbögen, Problemen, Aufgaben und Projektberichten. Sie können anhand der Daten Einblicke in Ihr Team gewinnen und Ihr Projekt bei Bedarf optimieren.
Gantt-Diagramme
Bleiben Sie mit unseren Gantt-Diagrammen, die Sie über Fristen, kritische und unkritische Aufgaben, Abweichungen und Pufferzeiten jeder Art informieren, auf Kurs. Die Dauer einer Aufgabe lässt sich mühelos ändern, wenn Sie eine visuelle Darstellung Ihrer Arbeitselemente in einem ästhetisch ansprechenden Format haben. Und schon haben Sie ihn: Ihren ganz eigenen Projektplan.
Einfache Projektplanungsvorlagen
Vorlagen können Ihnen helfen, bei der Projektplanung viel Zeit zu sparen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wiederholt an ähnlichen Projekten arbeitet. In Zoho Projects stellen wir Ihnen eine Vorlage für den Einstieg in das Projekt zur Verfügung, die Sie bearbeiten und zu Ihrer eigenen machen können, sowie branchenspezifische Vorlagen für das Baugewerbe, die Softwareentwicklung, die Automobilherstellung und andere, um Ihren Projektplanungsprozess zu vereinfachen.
Wir glauben auch an die Entwicklung von Tools, die Ihre Produktivität steigern werden. In Zoho Projects können Sie einen Projektplan einmal von Grund auf neu erstellen und ihn als Vorlage speichern, um ihn bei Bedarf wiederzuverwenden. Dies kann eine einfache Vorlage für die Aufgabenzuordnung oder eine detaillierte Kostenaufstellung sein – das liegt ganz bei Ihnen! Erfahren Sie mehr über Projektvorlagen