Was sind Projektmanagement-Tools?
Fast alles, was wir tun – vom Bau einer Sandburg über die Umgestaltung einer Website bis hin zur Errichtung eines Wolkenkratzers –, ist ein Projekt, das mit einem Ziel verknüpft ist. Ein einfaches Projekt benötigt keine umfangreichen Projekttools, um seinen Zeitplan abbilden zu können. Eine gewöhnliche To-do-Liste reicht in diesem Fall aus. Andererseits erfordert ein komplexes Projekt den Einsatz von Projektplanungstools, um es in kleinere, machbare Teile zu zerlegen.
Projektmanagementtools unterstützen Projektmanager bei der Quantifizierung ihrer Ergebnisse und bei der Abstimmung der Projektziele mit dem vorgegebenen Zeitplan. Sie ermöglichen Teams, effektiv zusammenzuarbeiten, Probleme sorgfältig zu überwachen, potenzielle Risiken abzuwägen und über wichtige Updates auf dem Laufenden zu bleiben.
Die fünf wichtigsten Projektmanagementtools für Projektteams
01. Gantt-Diagramme
Ein Gantt-Diagramm ist eine visualisierte Darstellung des Projektzeitplans und der Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Arbeitselementen.
Diese sind hilfreich, um den Projektzeitplan im Auge zu behalten sowie Abweichungen vom Projektplan und Verzögerungen zu erkennen. Unternehmen können anhand von Gantt-Diagrammen ihren Zeitplan und ihr Budget einhalten. Und wenn die Dinge nicht wie geplant laufen, können sie auch verwendet werden, um kritische Aufgaben zu identifizieren, mit denen sichergestellt werden kann, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird.
Gantt-Diagramme sind eines der wichtigsten Werkzeuge, die im Projektmanagement zum Einsatz kommen. Sie vermitteln ein vollständiges Bild der Arbeitsstruktur und helfen bei der effizienten Zuweisung von Ressourcen, sei es Zeit, Geld oder Personal. Diese Diagramme bilden auch die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Arbeitsaufgaben ab, helfen bei der Priorisierung der kritischen Aufgaben und reduzieren die Ausweitung des Projektumfangs.
Gantt-Diagramme in Zoho Projects sind ein intuitives, benutzerfreundliches Tool, das Ihre Zeit- und Aufgabenplanung erleichtert. Die einfache Drag-and-Drop-Oberfläche zur Anpassung der Zeitleiste, vier Arten von Abhängigkeiten, der kritische Pfad, Baselines, Diagrammskalierung und Aufgabenmanagementfunktionen innerhalb des Diagramms machen diesen Typ zu einem unverzichtbaren Projektmanagementtool. Und diese Funktion ist sogar im kostenlosen Tarif verfügbar! Weitere Informationen zu den Gantt-Diagrammfunktionen finden Sie in unseren verschiedenen Tarifen hier.
02. Projektstrukturplan
Bei den am Markt verfügbaren Tools für das Projektmanagement steht zweifellos der Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) an erster Stelle. Er ermöglicht eine hierarchische Aufschlüsselung Ihres Projektziels in umsetzbare Arbeitsschritte.
Der Projektstrukturplan folgt einer Hierarchie, in der das endgültige Ziel in Stufen aufgeteilt ist, die wiederum in Aufgaben oder Unteraufgaben unterteilt werden können. Dies hilft bei der Planung jedes einzelnen Aspekts Ihres Projekts, ohne etwas dem Zufall zu überlassen. Die Aufschlüsselung schafft Klarheit über die benötigte Zeit und die benötigten Ressourcen und hilft somit bei der Festlegung der geplanten Rahmenbedingungen für ein Projekt.
Der Projektstrukturplan unterstützt ebenso die Ausführungsphase Ihres Projekts. Die Arbeit wird in Teilen ausgeführt, die sich zu einem Ganzen zusammenfügen. Die Verwaltung dieser Teile ist im Hinblick auf die Nachverfolgung der Arbeit und im Falle von Rückschlägen einfacher.
Erstellen Sie einen Projektstrukturplan in Zoho Projects mit einer Hierarchie von Meilensteinen, Aufgabenlisten, Aufgaben und Unteraufgaben. Mit anpassbaren Einstellungen, mehreren Ansichten, Vorlagen, Erinnerungen und Wiederholungen können Sie Ihr Projekt im Handumdrehen einrichten.
03. Projekt-Baseline
Eine Projekt-Baseline ist eine grafische Darstellung Ihrer Projektwerte durch den Vergleich der Baseline, d. h. des von Ihnen gesetzten Standards für Ihr Projekt, mit der tatsächlichen Performance. Projekt-Baselines sind Tools für das Projektmanagement, die die Baseline des Projektumfangs, der Kosten und der Zeit umfassen. Ihre Baseline dient auch als Tool zur Projektverfolgung, mit dem Sie Ihren Fortschritt in Echtzeit verfolgen können. Sie kann auch dazu beitragen, eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, indem sie ungeplante Arbeiten in Schach hält.
Ungeplante Arbeiten sind ein wichtiger Faktor, der sich auf Kosten, Zeit und Umfang Ihres Projekts auswirken kann. Es verursacht einen Dominoeffekt. Erstens besteht das Risiko, dass das Projekt durch die Aufnahme dieser zusätzlichen Arbeit aus dem Rahmen geraten ist. Auch wenn dies nicht der Fall ist, werden sich der Zeit- und Kostenaufwand für das Projekt erhöht haben. Wenn Sie keine Kompromisse bei diesen Vorgaben eingehen wollen, muss die Qualität Ihres Projekts in den Hintergrund treten.
Messen Sie Ihre Leistung, indem Sie den Echtzeitfortschritt mit der im Gantt-Diagramm von Zoho Projects festgelegten Baseline vergleichen. Die einfach einzustellende und zu analysierende Baseline in Zoho Projects funktioniert in Verbindung mit Slack, um Zeitverluste zu erfassen.
04. Teambuilding-Aktivitäten
Teambuilding-Aktivitäten sind eine Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Vom Surfunterricht in der Gruppe bis hin zu einem gemeinsamen Essen gibt es eine große Auswahl an lustigen Aktivitäten, die Sie als Teil des Teambuildings in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Die Verbindung zwischen Teambuilding und PM-Tools ist vielleicht nicht offensichtlich. Die Beziehungen zwischen den Teams und den Stakeholdern sind für ein Projekt jedoch ebenso wichtig wie die Planung oder Ausführung. Und dies ist eine einfache Möglichkeit, diese Beziehungen zu stärken.
Aktivitäten für das Teambuilding können kleine Wettbewerbe umfassen, die in einer kontrollierten Umgebung durchgeführt werden und eine positive Unterbrechung der alltäglichen Arbeitskultur darstellen. Sie können auch die Kreativität fördern, die verschiedenen Talente Ihrer Teammitglieder zur Geltung bringen und Menschen dazu motivieren, gemeinsam die besten Lösungen zu finden.
05. Kommunikationsmanagementplan
Ein Projektkommunikationsplan stellt einen regelmäßigen, relevanten Informationsfluss zwischen den Projektmitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern sicher. Viele Projektplanungstools zielen darauf ab, alle auf dem Laufenden zu halten. Dieses spezielle Tool hilft jedoch dabei, Beziehungen aufrechtzuerhalten, und enthält Details dazu, wer was, an wen und wie oft kommuniziert. Es gibt dadurch den offensichtlichen Vorteil, dass Ihre Stakeholder auf dem Laufenden bleiben, da die Erfüllung ihrer Bedürfnisse ein wesentlicher Bestandteil des Projekterfolgs ist. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen dabei, alle Risiken, die entstehen können, zu bewältigen und die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern Ihres Teams zu verbessern.
Mit den umfangreichen Funktionen zur Zusammenarbeit in Zoho Projects können Sie Ihren Kommunikationsplan ganz nach Ihren Ideen ausrichten. Angefangen vom Discuss-Modul mit seinen integrierten Chat-, virtuellen Anruf- und Meetingfunktionen bis hin zum sozialen Feed zum Austausch von Ideen, Feedback und Medien – Zoho Projects bietet Ihnen alle Möglichkeiten der Kommunikation.
Was die besten Projektmanagementtools ausmacht
Die wichtigsten Funktionen von Tools für das Projektmanagement, abgesehen von der grundlegenden Aufgabenverwaltung, sind:
01. Projektschätzung
Um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen, ist es nicht nur wichtig, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, sondern auch die Projektbeschränkungen auf Grundlage Ihrer aktuellen Leistung abzuschätzen. Dies kann in Form von Budgetprognosen, EVM oder Baselines erfolgen.
02. Budgetierung
Verwalten Sie Ihre Kosten, um innerhalb des geplanten Budgets zu bleiben. Verfolgen Sie die Ausgaben, die tatsächlichen Kosten für die Rechnungsstellung an Kunden und die Bezahlung von Mitarbeitern, vergleichen Sie geplante und tatsächliche Kosten, prognostizieren Sie das Budget und analysieren Sie die Budgetsituation.
03. Ressourcenzuweisung
Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen an den richtigen Aufgaben arbeiten. Vermeiden Sie mithilfe des Diagramms zur Ressourcennutzung eine Über- oder Unterbeanspruchung Ihrer Mitarbeiter. Diese Projektmanagementtools helfen auch bei der Zuweisung von Aufgaben auf Grundlage der Mitarbeiterauslastung und -verfügbarkeit.
04. Zusammenarbeit
Alle Projekt-Stakeholder müssen auf dem Laufenden sein. Mühelose Zusammenarbeit ist ein wesentlicher Aspekt eines Onlinetools für das Projektmanagement. Tools für die virtuelle Zusammenarbeit wie Chats, Webmeetings und Foren bieten großartige Funktionen.
05. Qualitätsmanagement
Leisten Sie immer Ihre beste Arbeit, indem Sie die Qualität Ihrer Projekte ständig überprüfen. Funktionen zur Problemverfolgung und -lösung dienen als zentrale Funktion in einem Projektverfolgungstool. Die Automatisierung bei der Eskalation und Behandlung von Fehlern ist ein Bonus.
06. Projektverwaltung
Wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden und Ihre Organisationsstruktur in ein Projektmanagementtool einbinden. Von branchenspezifischen Vorlagen bis hin zu Integrationen von Drittanbietern gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, mit Projektmanagementtools die Projektverwaltung zu unterstützen.
07. Risikomanagement
Darüber wird auch Online-Projektmanagementsoftware eingesetzt, um Sicherheit in Bezug auf die geschätzte Dauer einzelner Aufgaben zu erlangen. Organisieren Sie Aufgaben, um verschiedene Fristen einzuhalten, und jonglieren Sie mehrere Projekte gleichzeitig als Teil eines Gesamtziels.
Vorteile von Projektmanagementtools
Erarbeiten Sie den richtigen Zeitplan
Unter den verschiedenen Tools für das Projektmanagement ist die Gantt-Diagrammsoftware dasjenige, das am besten hilft, Verzögerungen auszugleichen. Aufgabenabhängigkeiten und ihre Auswirkung auf die Zeit, die für die Fertigstellung einer Aufgabe benötigt wird, können mit der Gantt-Diagrammsoftware von Zoho Projects erfasst und verwaltet werden.
Umgehen Sie ungenaue Ziele
Der Projektstrukturplan ist eines der Projektplanungstools, das bei der Ideenfindung hilft und bei der Planung sehr wertvoll ist. Ein Projektstrukturplan bietet eine Übersicht zur Festlegung von Kosten, Zeitplan und Arbeitsstunden. Des Weiteren hilft er auch bei der Identifizierung von Risiken.
Behalten Sie Ihre Kosten im Griff
Die Kosten-Baseline ist der Vergleich zwischen Ihrer ursprünglichen Schätzung und den tatsächlichen Projektausgaben. Sie ist eng mit Zeitplan- und Umfang-Baselines abgestimmt, da diese Faktoren zusammengehören und leicht dazu führen können, dass die Kosten eines Projekts von der Baseline abweichen.
Arbeiten Sie zusammen, um verschlossene Türen zu öffnen
Förden Sie effektive Teamkommunikation. Die besten Projektmanagementtools für Teams unterstützen die Mitarbeiter dabei, Fragen zu stellen, ausgewogene Auslastung sicherzustellen, Ideen zu hinterfragen, die möglicherweise nicht funktionieren, und Erfolge bei der Arbeit zu erzielen.
Schließen Sie eventuelle Lücken und fördern Sie die Teamkommunikation
Die Optimierung der funktionsübergreifenden Kommunikation mit geeigneten Projektmanagementtools stellt sicher, dass alle Stakeholder wissen, wie sie an relevante Informationen gelangen können. Die PM-Tools sorgen dafür, dass wichtige Entscheidungen nicht verzögert werden und alle Projektaktivitäten reibungslos ablaufen.
Wie Sie das beste Projektmanagementtool auswählen
Seien wir ehrlich: Die Auswahl an Projektmanagement-Tools mit zahlreichen Funktionen, die auf Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen zugeschnitten sind, ist groß. So kann die Auswahl der richtigen Projektmanagement-App gelinde gesagt verwirrend sein. Aber wir helfen Ihnen gern dabei. Hier finden Sie eine Liste mit Fragen, die Sie sich selbst stellen sollten, bevor Sie diese wichtige Entscheidung treffen:
Was sind Ihre Bedürfnisse?
In jedem Unternehmen treten Probleme auf, die gelöst werden müssen, sicher auch in Ihrem Unternehmen. Notieren Sie all diese Punkte in Form einer Liste, die etwa so aussehen könnte:
- Zu viele E-Mails, die ungeöffnet bleiben
- Verpasste Fristen
- Inkonsistente Meetings
- Unverhältnismäßige Arbeitsauslastung
- Zeitverschwendung für unnötige Aufgaben
- Silos in Teams
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie bei Ihrer Suche nach dem besten Projektmanagementtool bereits einen Schritt weiter. Sie können die Liste gern ergänzen. Sprechen Sie auch mit Ihren Teams, da diese das Tool täglich verwenden werden.
Welche anderen Projektmanagementtools gibt es?
Führen Sie eigene Recherchen durch. Das können Sie tun:
- Produkte auf Bewertungsseiten vergleichen.
- Andere Teammitglieder und ihre Vorgesetzten nach ihrer Meinung fragen.
- Sich mit Experten in der Branche beraten.
- Fragen Sie Ihr eigenes Team, ob es in der Vergangenheit Projekttools verwendet hat oder welche es empfiehlt.
Funktioniert das Tool für Sie und Ihre Teams? Wie steht es um Ihr Budget?
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie zwei oder drei Tools für das Projektmanagement ausgewählt haben, die die Investition wert sind. Testen Sie sie zunächst selbst und dann mit einem Pilotteam. Holen Sie Feedback ein, indem Sie den Benutzer folgende Fragen stellen:
- Ist das Tool benutzerfreundlich?
- Ist der Kundendienst hilfreich?
- Ist die Lernkurve flach oder steil?
- Gibt es Funktionen, die ihnen gefallen oder nicht gefallen?
Prüfen Sie als Nächstes, ob es gut in Ihr Budget passt. Selbst wenn dies der Fall ist, möchten Sie nicht in Planungstools investieren, die wenig oder gar keinen Nutzen bringen. Sie können auch eine kostenfreie Demo anfordern, um das Produkt besser zu verstehen. Finden Sie heraus, ob diese Projektmanagementtools Lösungen für Ihre zuvor aufgeführten Problempunkte bieten. Wägen Sie die Vor- und Nachteile ab und wählen Sie einen Gewinner aus.
Warum ist Zoho Projects die beste Projektmanagementsoftware?
Wenn Sie Ihre Projekte Erfolgsgeschichten werden wollen, dann möchten wir Sie dabei unterstützen. Überzeugen Sie sich selbst, warum Zoho Projects die beste Projektmanagementsoftware für Sie ist:
End-to-End-Service
Von der Initiierung bis zum Abschluss eines Projekts hält Zoho Projects Ihnen den Rücken frei. Mit Funktionen wie Meilensteinen, die jeden Projektfortschritt markieren, Aufgaben und Teilaufgaben, die Ihr Projekt in einfachere Teile zerlegen, und Gantt-Diagrammen, die Ihnen helfen, Ihr Projekt zu visualisieren und zu überwachen, sind Sie auf dem besten Weg, Ihre Projektziele zu erreichen.
Fehlerverfolgung
Niemand sieht gerne Fehler, wo sie nicht sein sollten, vor allem, wenn sie Unruhe stiften. Unsere Projektmanagement-App verfügt über eine automatisierte Fehlerverfolgung und zwar ab dem Zeitpunkt, an dem Sie den Fehler melden, bis er keine Gefahr mehr darstellt.
Aufgabenautomatisierung
Vereinfachen Sie die Verfolgung, Verwaltung und Erledigung von Aufgaben mit Workflow-Regeln, die Ihre Regeln mit Auslösern ausführen, mit Webhooks, die Benachrichtigungen an Websites von Drittanbietern senden, mit Makroregeln, die Ihre Arbeitselemente mit Sammelaktualisierungen auf den neuesten Stand bringen, und mit Blueprints, die alle Ihre Arbeitsabläufe automatisieren.
Bleiben Sie in Bezug auf Ihr Projekt immer am Ball
Berichte wie Zeiterfassung und Ressourcenzuteilung, Portfolio-Dashboards, Gantt-Diagramme und Widgets liefern Ihnen zeitnahe Updates zu kritischen Aufgaben, Problemen, Arbeitsverteilung, Budgetschätzungen und mehr. Für Ihre Kunden können Sie diese einfach in XLS- oder PDF-Formate exportieren.
Auf die Plätze, fertig, integrieren
Verbinden Sie sich nahtlos mit unseren Inhouse-Suites, die Sie bei der Budgetierung, Ticketausstellung, Rechnungsstellung, E-Mail-Versand, Zusammenarbeit und vielem mehr unterstützen. Außerdem ist die Integration mit Apps von Drittanbietern, die Sie bereits verwenden, möglich, sodass Ihr Workflow durch nichts gestört wird.
Gemeinsam arbeiten und feiern
Mit unseren Modulen für Zusammenarbeit wie Gruppenchats und -anrufen, Foren und Feed können Sie Ihren Ideen freien Lauf lassen.
Projektmanagement-App
Zoho Projects umfasst alle oben genannten Projektmanagementtools und ist die für Sie maßgeschneiderte Projektmanagement-App. Ganz gleich, ob Sie Ihr Projekt in kleinere, hierarchisch gegliederte Arbeitspakete zerlegen, Projektzeitpläne scharf visualisieren, als Projektverfolgungswerkzeug verwenden oder Kommunikationspläne für die Teams entwerfen – Zoho Projects unterstützt Sie von Anfang bis Ende. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann testen Sie doch gleich unsere Zoho Projects-App!