Projektmanagement ist ein Prozess, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projektziele zu erreichen und dabei hinsichtlich Zielsetzung, Zeit und Geld im geplanten Rahmen zu bleiben.
Der Terminkalender, der darauf wartet, gefüllt zu werden, die leere Leinwand, die etwas Farbe braucht, das leere Grundstück, auf dem ein Gebäude errichtet werden muss – all das sind Projekte, wenn Sie sich vornehmen, sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abzuschließen.
Ein Projekt kann jede Aktivität sein, die eine Frist hat. Um es noch deutlicher auszudrücken: Ein Projekt kann ein Ziel, ein Vorsatz, eine Aufgabe oder einfach etwas sein, das Sie tun möchten, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.
Begriffe, auf die Sie achten sollten:
Betrachten Sie eine leere Leinwand. Das gewünschte Ergebnis oder Produkt ist das fertige Gemälde. Wenn der Künstler beschließt, es innerhalb einer Woche nur mit leicht erhältlichen Kunstmaterialien fertigzustellen, dann sind dies die geplanten Rahmenbedingungen oder Einschränkungen des Projekts.
Der Umfang beinhaltet ausschließlich die Arbeit, die Sie leisten, um das geplante Ergebnis für Ihr Projekt zu erzielen. Wenn der Künstler beschließt, dass das Einrahmen des Gemäldes, die Präsentation in Kunstausstellungen und das Versteigern Teil dieses Projekts sind, bedeutet dies, dass das Projekt seinen Umfang überschreitet.
Sehen Sie sich das folgende Video an, um einen kurzen Überblick darüber zu erhalten, was Projektmanagement ist.
Warum benötigen Unternehmen ein Projektmanagementsystem?
Bei den meisten Projekten sind alle Ressourcen, Zeit, Geld und Ziele geplant, sie sind aber noch nicht organisiert. Menschen, die es gewohnt sind, in ungeordneten Umgebungen zu arbeiten, glauben vielleicht, dass alles gut laufen wird. Was die eine Person für ein funktionierendes System hält, ist für eine andere jedoch einfach nur verwirrend.
Hier kann ein Projektmanagementsystem Unterstützung bieten. Projektmanagement stellt sicher, dass Sie nicht nur Ihr Projektziel erreichen, sondern es fristgerecht, im Budget und innerhalb des vorgegebenen Rahmens abschließen. Es informiert Sie darüber, wie Sie das Projekt anfangen, was als Nächstes kommt und wie Sie es abschließen. Es ist wie eine Vorlage. Alles, was Sie wissen müssen, steht Ihnen als Referenz zur Verfügung. Sie müssen es nur noch auf Ihr eigenes Projekt anwenden.
Es hilft Ihnen, zu erkennen, ob Ihre Arbeitsweise effektiv ist. Es hilft Ihnen, Alternativen zu finden, wenn etwas schief geht. Es hilft Ihnen, Ihr Endziel im Blick zu behalten. Projektmanagement setzt Ihnen im Grunde keinen Fertigbrei vor, sondern bringt Ihnen bei, wie man kocht – auf einfachere und intelligentere Art als ohne Projektmanagement. Sehen wir uns nun an, was Projektmanagement ist und welche Schritte es umfasst.
Welche Prozesse gibt es im Projektmanagement?
Jedes Projekt durchläuft in seinem Verlauf etwa fünf Phasen, die als Prozessgruppen bezeichnet werden – auch bekannt als Projektmanagementprozesse. Diese Prozessgruppen werden auf jede Phase eines Projektlebenszyklus angewendet. Es gibt folgende Projektmanagementschritte:
01 Initiierung
Hier erstellen Sie eine allgemeine Gliederung, bevor Sie Ihre "Geschichte" entwerfen. Eine wichtige Frage, die hier zu beantworten ist, lautet: "Was ist der Umfang?". Es ist wichtig, dass Sie sich in dieser Phase über Ihre Ziele im Klaren sind. Wenn Sie ein Bürogebäude bauen, besteht der Umfang darin, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der 10 Personen friedlich arbeiten können. Im weiteren Verlauf des Projekts fügen Sie jedoch immer wieder zusätzliche Räume hinzu. Das Endergebnis ist dann nicht unbedingt ein funktionales Büro, sondern wahrscheinlich eher ein überteuertes Chaos.
02 Planung
Während der Planung gehen Sie bis ins Detail. Sie erstellen strukturierte Pläne zum Management von Ressourcen, Kosten, Zeit, Risiken und Kommunikation. Wenn Sie sich für Instant Messaging entscheiden, legen Sie fest, wer mit wem wie oft über welchen Kanal und zu welchen Themen in Kontakt bleiben soll. Auch wenn es vielleicht sehr umfangreich wirkt, macht eine angemessene Planung Ihre Arbeit sehr viel einfacher.
03 Ausführung
Hier werden all Ihre sorgfältig ausgearbeiteten Pläne in die Tat umgesetzt. Ein wichtiger Punkt, den Sie bei der Ausführung beachten sollten, ist das Beziehungsmanagement – sowohl innerhalb des Projektteams als auch mit Kunden. Eine ordnungsgemäße Koordination und Kommunikation zwischen den Teams sorgt dafür, dass Ihre Arbeit pünktlich und ohne Probleme erledigt wird.
04 Überwachung und Controlling
Diese Phase erfolgt parallel zur Ausführungsphase. Man kann sie eher als Kontrollgruppe anstatt als Prozessgruppe bezeichnen. Änderungsanfragen kommen aus allen Richtungen, von Ihrem Kunden oder von Stakeholdern. Einerseits möchten Sie das Projekt nicht zu stark vom vorgesehenen Plan abweichen lassen, andererseits möchten Sie einen wichtigen Stakeholder nicht verärgern. In dieser Phase geht es darum, das richtige Gleichgewicht zu finden und die Kontrolle zu behalten.
05 Abschluss
In dieser Phase, dem Höhepunkt aller Projektmanagementphasen, geht es darum, die offenen Punkte zu klären und das Projekt abzuschließen. Sie überprüfen alle Phasen und vergewissern sich, dass alles getan wurde, um das Endprodukt an den Kunden zu liefern. Schließlich führen Sie nach Abschluss eine Beurteilung durch, um zu analysieren, was getan wurde und was besser hätte gemacht werden können.
Hauptmerkmale eines Aufgabenverwaltungssystems
Es gibt einige wichtige Funktionen, über die jedes Projektmanagementsystem verfügen sollte, um Projekte effektiv zu verwalten. Hier sind einige von ihnen aufgeführt:
Planung: Planen und verfolgen Sie Ihre Arbeitsaufgaben.
Fortschrittsüberwachung: Prüfen Sie auf Terminabweichungen und identifizieren Sie Engpässe.
Budgetverwaltung: Verwalten Sie das Projektbudget und prognostizieren Sie Kosten basierend auf dem Echtzeitfortschritt.
Aufgabenautomatisierung: Automatisieren Sie Aufgaben, um sich wiederholende Aktionen zu verarbeiten.
Fehlerverfolgung: Richten Sie Eskalationen ein, um Fehler zu beheben.
Zeitverfolgung: Verfolgen Sie die Zeit für die geleistete Arbeit und erstellen Sie Rechnungen basierend auf den abrechenbaren Stunden.
Ressourcenzuteilung: Ordnen Sie die Arbeit auf der Grundlage der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter sinnvoll zu.
Dokumentenverwaltung: Organisieren Sie alle projektbezogenen Dokumente und bearbeiten Sie sie zusammen mit anderen.
Projektzusammenarbeit: Bleiben Sie mit Ihrem Team über leistungsstarke Funktionen für die Zusammenarbeit in Verbindung.
Berichte: Erstellen Sie Berichte, um Daten zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Projektmanagement bietet mehrere Vorteile – einer der wichtigsten ist die Tatsache, dass sich die Erfolgschancen Ihrer Projekte erheblich verbessern. Projekte sind dafür berüchtigt, dass sie ihre ursprünglichen Ziele nicht erreichen können. Laut CHAOS-Bericht (1994) wurden 31,1 % der IT-Projekte abgebrochen, bevor sie überhaupt abgeschlossen werden konnten. Projektmanagement trägt zur Verbesserung dieser Bedingungen bei. Laut einer PwC-Studie sind stolze 97 % der Unternehmen der Ansicht, dass Projektmanagement für die Leistung und den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
01 Bessere Zusammenarbeit
Wenn es um das Management von Projekten geht, sind oft mehrere Personen aus verschiedenen Teams beteiligt. Eine gute Kommunikation und gute Beziehungen zwischen Ihren Teams können die Produktivität erheblich steigern und dazu beitragen, Projekte auf Kurs zu halten. Beim Projektmanagement wird dies zu einer Priorität und ist nicht nur eine Höflichkeitsgeste. Das führt zu einem positiven Kulturwandel in Ihrem Unternehmen.
02 Das Beste aus Ihren Ressourcen herausholen
Jede Ihrer Ressourcen – Mitarbeiter, Wirtschaftsgüter oder Arbeitszeit – muss so genutzt werden, dass damit der größtmögliche Nutzen erzielt wird. Durch ein angemessenes Projektmanagement wird sichergestellt, dass keine Ressource ungenutzt bleibt. Bei einem erfolgreichen Projekt geht es nicht nur darum, die richtige Arbeit fristgerecht zu erledigen, sondern auch darum, dass sich die beteiligten Mitarbeiter engagiert und motiviert fühlen. Das bedeutet, dass es kein Ungleichgewicht in die eine oder andere Richtung gibt – keine einzelne Person ist überlastet oder unterfordert und materiellen Ressourcen werden weder zu viel noch zu wenig genutzt.
03 Motivation fördern
Die Beziehung zu Ihren Stakeholdern ist das, was Ihr gesamtes Projekt im Gleichgewicht hält. Einige möchten bei jeder einzelnen Änderung auf dem Laufenden bleiben, während andere nur gelegentlich eine Statusaktualisierung wünschen. Alles hängt von den Details ab, die das Projektmanagement berücksichtigt, sodass Sie mit allen Beteiligten auf die richtige Weise interagieren können.
04 Hindernisse überwinden
Es sollte immer ein Notfallplan vorhanden sein, wenn Sie einen gut recherchierten Risikomanagementplan erstellt haben. Dazu gehört, dass Sie die für den Projekterfolg kritischen Elemente ermitteln und alle Faktoren auflisten, die sich darauf auswirken könnten. Auch die Priorisierung potenzieller Risiken und die Ausarbeitung von Reaktionsplänen ist ein wichtiger Bestandteil dieses Plans. Sie sollten sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, wie Sie einen kaputten Wasserhahn reparieren könnten, wenn Sie nicht darüber nachgedacht haben, was zu tun ist, wenn Ihr Haus in Brand gerät.
Welche unterschiedlichen Arten von Projektmanagementsystemen gibt es?
Projektmanagementsysteme können von Tools für ein kostenloses Projektmanagement bis hin zu unternehmensfähiger Projektmanagementsoftware reichen. Als wichtigste Unterscheidung müssen Sie entscheiden, ob Sie ein cloudbasiertes oder ein On-Premise-System bevorzugen. Darüber hinaus können Sie sich je nach Art der Projektmanagementmethode in Ihrem Unternehmen für ein traditionelles wasserfallbasiertes Tool oder ein agiles Projektmanagementtool entscheiden. Es gibt auch Systeme für bestimmte Branchen wie etwa Bauwesen, Bildung, IT und andere, die über Funktionen verfügen, die speziell auf diese Branche zugeschnitten sind.
Vorteile der Verwendung eines Projektmanagementsystems
Teams arbeiten nicht auf dieselbe Art und Weise wie früher. Heute nutzen Teams virtuelle Tools für die Zusammenarbeit. Es gibt viele Unternehmen, in denen Menschen remote arbeiten und diese Tools die einzige Möglichkeit sind, in Kontakt zu bleiben. In diesen Fällen ist ein Onlinesystem für das Projektmanagement am sinnvollsten, damit alle Beteiligten organisiert und verantwortlich bleiben.
Die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, hat sich verändert. Genehmigungen bedeuten nicht mehr zwangsläufig, dass Sie Formulare ausdrucken und darauf warten, dass eine Führungskraft sie unterzeichnet. Meetings bedeuten nicht mehr, dass Sie stundenlang an einem Tisch sitzen und zuhören, wie eine einzige Person endlose Monologe hält. Was wie ein einfacher Arbeitsvorgang aussieht, kann Beiträge von verschiedenen Teams und Personen erfordern. Großartige Ideen müssen nicht von oben kommen. Heutzutage hat fast jeder Mensch einen unglaublichen Zugang zu Informationen. Die Möglichkeit, dass relativ neue Mitarbeiter einen großartigen Vorschlag machen, ist größer als je zuvor.
Beim herkömmlichen Projektmanagement musste in jeder Phase ein Berg von Dokumenten erstellt werden. Heute herrschen virtuelle Dateien vor und dadurch werden Onlinesysteme für das Projektmanagement für eine bessere Organisation und Speicherung immer interessanter.
Auch Daten werden von verschiedenen Personen unterschiedlich wahrgenommen. Flexibilität bei der Darstellung Ihrer Daten mag ganz einfach erscheinen, ist aber von großer Bedeutung, wenn Sie riesige Projekte verwalten. Erweiterte Diagramme und Berichtsfunktionen sind hier hilfreich. Das Durchwühlen von großen Datenmengen, um die benötigten Informationen zu finden, kann an sich schon eine gewaltige Aufgabe sein. Ein Projektmanagementsystem hat den großen Vorteil, allen Beteiligten Transparenz und gleichzeitig Zugriff auf genau das zu bieten, was gerade benötigt wird.
Warum ist Zoho Projects das beste Projektmanagementsystem?
Zoho Projects macht mit seinen umfangreichen Planungs-, Nachverfolgungs- und Zusammenarbeitsfunktionen Ihre Arbeit wirklich lohnend. Es ist ein unkompliziertes Tool mit einer einfachen, benutzerfreundlichen Oberfläche und einer mobilen Anwendung, mit der Sie Ihre Projekte überall und jederzeit bearbeiten können. Funktionen wie interaktive Feeds und Foren, umfassende Diagramme und Berichte, Zeiterfassung, Fehlerverfolgung, Automatisierung von Aufgabenworkflows und umfangreiche Integrationen machen diese Anwendung zu einem echten Allround-Tool für das Projektmanagement.
Ihre Privatsphäre ist uns ebenfalls sehr wichtig. Wir haben eine umfangreiche Fülle an Praktiken, Technologien und Richtlinien umgesetzt, die zur Sicherheit Ihrer Daten beitragen. Wenn Sie derzeit Ihre Daten auf PCs oder auf Ihren eigenen Servern aufbewahren, können wir Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit mehr Sicherheit bieten als Sie aktuell haben.
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