ما المقصود بتخطيط المشروع؟
كيفية كتابة خطة المشروع في 7 خطوات

01. إنشاء هيكل تقسيم العمل

بمجرد تحديد النطاق، ستحتاج إلى تقسيمه إلى أجزاء يمكن إدارتها. باستخدام أداة تخطيط المشاريع، يمكنك بسهولة تسجيل هذه المراحل وتتبعها. يمكن إنشاء المراحل الرئيسية والمهام الفردية والمهام الفرعية في دقائق.

02. جدولة المشاريع باستخدام مخططات جانت

الخطوة التالية هي جدولة الجدول الزمني للمشروع. من الأهمية بمكان أيضًا مراعاة الترابط بين عناصر العمل المختلفة، لأنه المكان الذي تصبح فيه مخططات جانت ذات فائدة. حيث يمكن استخدامها لجدولة المهام وتعيين التبعيات وتحليل المسار الهام وتعيين الخطوط الأساسية لمقارنتها بالتقدم الفعلي.

03. تخصيص الموارد على النحو الأمثل

حان الوقت الآن لإشراك فريقك وأصحاب المصلحة الآخرين. تجدر الإشارة إلى أهمية تخصيص العمل للأشخاص المناسبين، مع أخذ مهارات فريقك وتخصصاته في الحسبان. يحلل برنامج تخطيط المشاريع عبء العمل لكل مستخدم من أجل التخصيص الأمثل للمهام.

04. تعيين الميزانية المخططة

تُعَد الميزانية الأولية لعناصر العمل مهمة في تخطيط المشروع عبر إنترنت ودون الاتصال بالإنترنت. ضع ميزانية مخططة للمقارنة مع إنفاقك ونفقاتك الفعلية. قم بتعيين الحد الأقصى للميزانية وتتبع إنفاقك عن كثب باستخدام توقعات الميزانية، وإدارة القيمة المكتسبة (EVM)، والتقارير المخططة مقابل التقارير الفعلية.

05. التخطيط للتواصل الفعال

تُشكِّل مجموعة واسعة من الميزات التعاونية التفاعلية الميزة الرئيسية للأدوات الافتراضية. تأكد من أن المعرفة تتدفق إلى كل صاحب مصلحة في المشروع على حدة من خلال التخطيط لتحديثات الحالة المنتظمة والمكالمات والاجتماعات الافتراضية. تضمن المنتديات والموجزات أيضًا إجراء المحادثات بشكل طبيعي.

خطوات تخطيط المشروع

يتم تصميم كل مشروع، سواء كان كبيرًا أو صغيرًا، ليناسب المتطلبات المميزة لكل شركة. ومع ذلك، فإن الخطوات المختلفة التي يتضمنها المشروع تظل كما هي بشكل أساسي. إليك قائمة بالخطوات السبع التي يجب الالتزام بها أثناء التخطيط للمشروع:

• استخراج النطاق

  يخدم نطاق المشروع فرقك وشركتك ككل، لأنه يحدد مسار خطة عملك، مع مراعاة أهداف المشروع وغاياته التي وضعتها. من الآمن استخدام بيان أو مستند النطاق بحيث يكون لديك شيء تلجأ إليه في حال انحراف المشروع عن الخطة الأصلية. يساعد نطاق المشروع أيضًا على تحديد العناصر غير الأساسية ويضمن تخصيص الوقت لإنتاج شيء ذي قيمة.

• تحديد الأهداف والغايات بوضوح

  الهدف هو النتيجة التي يمكن تحقيقها، في حين أن الغاية هي الإجراء الذي يتم تنفيذه لتحقيق هذا الهدف. وكلاهما يضع الأساس اللازم للمشروع. إذا تم تحديدهما بشكل واضح، فيمكنهما الارتقاء بالمشروع إلى مستويات عالية؛ وإذا لم يحدث ذلك، فإنهما قد يتسببان في انهياره. تأكد من أن فريقك على دراية بالأهداف حتى يعرف ما يمكن توقعه، وما يجب فعله لتحقيقها في أسرع وقت ممكن.

• التواصل مع أصحاب المصلحة لديك

  للحصول على رحلة مشروع سلسة، من المهم استشارة أصحاب المصلحة المناسبين. وهذا يعني الاجتماع مع أولئك المسؤولين عن كل ما يستلزمه المشروع، من مرحلة إطلاق المشروع والتخطيط إلى التنفيذ. جمع المعلومات المعمّقة من مجموعة متنوعة من المهنيين، لأن وجهات النظر المختلفة تساعد كثيرًا على صقل المشروع وتوجيهه نحو النجاح.

• التجمع والتفويض

  عندما تكون فرقك جاهزة للعمل، كل ما يتبقى عليك فعله هو تعيين المهام، مع الأخذ في الحسبان عبء العمل الحالي للفريق وطريقة العمل ومجموعة المهارات. قم بجدولة الاجتماعات وتبادل الأفكار الجديدة لمعرفة ما يناسب شركتك وأسلوب عمل فريقك. وبمجرد القيام بذلك، سيكون هناك المزيد من الوضوح بشأن ما هو على المحك وما يمكن تأجيله.

• تدبير الميزانية لتوفير الموارد اللازمة

  تتطلب كل مهمة مجموعة من الموارد التي يجب تدبيرها عند بدء المشروع. ويتطلب ذلك تقديرًا مناسبًا لميزانية المشروع التي يمكنها تغطية جميع نفقات الموارد. يُعَد أعضاء الفريق والمعدات والمواد التدريبية وغيرها من العناصر المتنوعة الأخرى من الموارد الضرورية للمشروع. تأكد من أنك تعرف ماهية المهمة، وما إذا كان الأشخاص المعنيون لديهم المهارات المطلوبة، وما هو النطاق، والتكلفة الإجمالية للموارد، وما إذا كنت بحاجة إلى مقاول مرخص ليوفرها لك.

• معرفة المخاطر المحيطة بك

  المشاريع من مختلف الأنواع عرضة للمخاطر، وهذا هو السبب في أن الاحتفاظ بسجل المخاطر يمكن أن يكون مفيدًا عند تقييم الاحتمالات المختلفة واختبار مدى تحمل المشروع للمخاطر. سجل المخاطر هو مستند يحتوي على المخاطر المتوقعة التي تم تحديدها على أساس مسارات العمل لكل منها. يمكنك الاستفادة أيضًا من تتبُّع تقدم المشروع باستمرار ودراسة تقارير المشروع التحليلية، حيث يمكنك التعرف على المخاطر والقيود المحتملة قبل أن تصبح تهديدًا.

• التواصل حتى النهاية

  يجب أن تكون المكالمات المجدولة والتحديثات المتكررة على القنوات والاجتماعات الأسبوعية هي القاعدة للتواصل السلس. وكذلك أيضًا الاجتماعات الطارئة، أو مكالمات العمل المفاجئة التي تستمر لساعات، أو اللحظات "الإبداعية المهمة" التي تشاركها عبر قنوات التواصل ويمكن أن تتجسد في شيء استثنائي وتأخذ المشروع إلى آفاق كبيرة. أيًا كان ما تفعله، أبقِ الجميع على اطّلاع على كل المستجدات.