ما هي أدوات إدارة المشاريع؟
إن أي شيء تقريبًا نقوم به -بدءًا من بناء قلعة رملية إلى تجديد موقع إلكتروني أو بناء ناطحة سحاب- هو مشروع له هدف مرتبط به. ولا يحتاج المشروع البسيط إلى أدوات واسعة النطاق لكي نحدد جدوله الزمني، فقائمة المهام اليومية ستفي بالغرض. ومن ناحية أخرى، يتطلب المشروع المعقد المساعدة من أدوات تخطيط المشاريع لتقسيمه إلى أجزاء أصغر قابلة للتنفيذ.
تساعد أدوات إدارة المشاريع مديري المشاريع على قياس نتائجهم، والتأكد من أن تلك النتائج توائم أهداف المشروع مع الجدول الزمني المقرر. فهي تسمح للفرق بالتعاون بفعالية، ومراقبة المشاكل بعناية، وتقييم المخاطر المحتملة، والبقاء على اطلاع بالتحديثات الرئيسية.
أفضل خمس أدوات لإدارة المشاريع لفرق المشاريع
01. مخططات جانت
يشكِّل مخطط جانت تصورًا للجدول الزمني لمشروعك وللتبعيات بين عناصر عملك المختلفة.
تساعد مخططات جانت على تتبع الجدول الزمني للمشروع، والتحقق من وقوع أي انحرافات عن خطة المشروع، وتحديد التأخيرات. ويمكن للشركات استخدام مخططات جانت للبقاء على المسار الصحيح فيما يتعلق بالجدول الزمني والميزانية المخطط لهما. وإذا لم تسر الأمور كما هو مخطط لها، فيمكن لتلك الشركات أن تستخدم هذه المخططات لتحديد المهام المهمة التي تضمن إنجاز المشاريع في الوقت المحدد لها.
تُعَد مخططات جانت واحدة من أهم الأدوات المستخدمة في إدارة المشاريع. فهي توفر صورة كاملة لهيكل تقسيم العمل، وتساعد على تخصيص الموارد بكفاءة، سواء أكانت وقتًا أم مالاً أم موارد بشرية. كما أن هذه المخططات تُحدد تبعيات عناصر العمل المختلفة، وتساعد على تحديد أولويات المهام المهمة، وتحُد من التغييرات التي تلحق نطاق المشروع.
تعد مخططات جانت في Zoho Projects أداة بديهية وسهلة الاستخدام تجعل التخطيط والجدولة أسهل. وتتميز هذه الأداة بأنها لا غنى عنها، وذلك بفضل ما تحتوي عليه من واجهة السحب والإفلات البسيطة المُخصصة لضبط الجدول الزمني، وأربعة أنواع من التبعيات، والمسار المهم، والخط الأساسي، ومقياس الرسم البياني وقدرات إدارة المهام داخل المخطط. بالإضافة إلى ذلك، تتوفر هذه الميزة أيضًا في خطتنا المجانية! تحقق من مزيد من المعلومات حول ميزات مخطط جانت في أسعار الخطط المختلفة هنا.
02. هيكل تقسيم العمل
من بين عدد كبير من أدوات إدارة المشاريع المتوفرة في السوق، يأتي هيكل تقسيم العمل (WBS) بلا شك في المرتبة الأولى. فهو يقسم هدف مشروعك بشكل هرمي إلى عناصر عمل قابلة للتنفيذ.
ويتبع هيكل تقسيم العمل (WBS) تسلسلاً هرميًا بحيث يتم تقسيم الهدف النهائي إلى مراحل يمكن تقسيمها أيضًا إلى مهام أو مهام فرعية. يساعد هذا في التخطيط لكل جانب من جوانب مشروعك من دون ترك أي شيء للصدف. ويوضح التقسيم الوقت والموارد اللازمين، ويساعد على تحديد القيود المُخططة للمشروع.
ويساعد هيكل تقسيم العمل (WBS) أيضًا في مرحلة تنفيذ مشروعك. حيث يتم تنفيذ العمل على أجزاء تُشكِّل المشروع ككل. وتتسم إدارة هذه الأجزاء بأنها أسهل، وهذا ليس فقط من حيث تتبُّع العمل ولكن أيضًا في حالة وقوع النكسات.
أنشئ هيكل تقسيم العمل (WBS) في Zoho Projects بتدرجه الهرمي المُخصص للمراحل الرئيسية وقوائم المهام والمهام والمهام الفرعية. ومن خلال الإعدادات القابلة للتخصيص والعروض المتعددة والقوالب والتذكيرات والتكرار، فإن إعداد مشروعك لن يستغرق الكثير من الوقت.
03. الخط الأساسي للمشروع
الخط الأساسي للمشروع هو طريقة رسومية لتمثيل قيم مشروعك من خلال مقارنة الخط الأساسي، وهو المعيار الذي تحدده لمشروعك، مقابل أدائك الفعلي. والخطوط الأساسية للمشروع هي أدوات لإدارة المشاريع تشمل الخط الأساسي لنطاق المشروع والخط الأساسي للتكلفة والخط الأساسي للجدول الزمني. كما يعمل الخط الأساسي بوصفه أداة تتبُّع للمشاريع تساعد على تتبُّع التقدم المُحرز في الوقت الفعلي. يمكن أن يساعدك أيضًا في تجنب التغييرات في النطاق عن طريق المراقبة المستمرة للعمل غير المخطط له.
ويشكّل العمل غير المخطط له عاملاً رئيسيًا يمكن أن يؤثر في تكلفة المشروع ووقته ونطاقه، ما يتسبب بإحداث تأثير الدومينو. أولاً، ثمة خطر أن يكون المشروع قد أصبح خارج النطاق المحدد من خلال تضمين هذا العمل الإضافي. وحتى لو لم يكن ذلك صحيحًا، فسيزداد كل من وقت المشروع وتكلفته. وإذا لم تكن ترغب في المساومة على هذه القيود، فسيتم منح جودة مشروعك أهمية أقل.
قم بقياس أدائك من خلال مقارنة التقدم المُحرز في الوقت الفعلي مع الخط الأساسي المُحدد في مخطط جانت الخاص بـ Zoho Projects. يعمل الخط الأساسي في Zoho Projects، ذو الضبط والتحليل السهل، جنبًا إلى جنب مع Slack لتتبع الوقت الضائع.
04. أنشطة بناء الفرق
تمثل أنشطة بناء الفرق وسيلة لتحسين الروح المعنوية وتعزيز الإنتاجية. وثمة مجموعة كبيرة من الأنشطة الترفيهية، بدءًا من الدروس الجماعية لركوب الأمواج وصولاً إلى جلسات تشارُك الطعام، التي يمكنك القيام بها كجزء من عملية بناء فرق العمل في الشركة.
قد لا يكون الارتباط بين بناء الفريق وأدوات إدارة المشاريع واضحًا. ولكن لا تقلّ العلاقات ما بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة كذلك أهمية عن التخطيط للمشروع أو تنفيذه. وهذه طريقة سهلة لتعزيز هذه العلاقات.
قد تشمل أنشطة بناء الفرق مسابقات صحية تُقام في بيئة خاضعة للرقابة، وتعمل بوصفها تعطيلاً إيجابيًا لثقافة مكان العمل اليومية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنها أن تعزز الإبداع وتسلّط الضوء على المواهب المختلفة لأعضاء فريقك وتحفّز الأشخاص ليعملوا معًا بهدف العثور على أفضل الحلول.
05. خطة إدارة التواصل
تضمن خطة التواصل في أي مشروع وجود تدفق منتظم ومناسب للمعلومات بين أعضاء المشروع والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين. وعلى الرغم من أن العديد من أدوات تخطيط المشاريع تهدف إلى إبقاء الجميع مطلعًا على المستجدات، فإن هذه الأداة تساعد في الحفاظ على العلاقات وتتضمن تفاصيل حول الشخص القائم بالتواصل وبأي شأن والشخص الذي تم التواصل معه وعدد مرات ذلك. كما تتمثّل الفائدة الواضحة من ذلك في إبقاء المساهمين على علم بالمستجدات بما أن تلبية احتياجاتهم هي جزء لا يتجزأ من نجاح المشروع. ستساعد خطة التواصل في معالجة أي خطر قد ينشأ وتحسين التعاون ما بين أعضاء الفريق.
حدد خطة التواصل الخاصة بك مع ميزات التعاون الواسعة في Zoho Projects. فقد وفر لك Zoho Projects كل وسائل التواصل، وذلك بدءًا من الوحدة النمطية للمناقشة مع الدردشة المُضمنة والمكالمات الافتراضية وقدرات الاجتماعات حتى الموجزات على مواقع التواصل الاجتماعي لمناقشة الأفكار والتعليقات والوسائط.
الميزات الرئيسية لأفضل أدوات إدارة المشاريع
تتمثل المميزات الرئيسية للأدوات المستخدمة في إدارة المشاريع، بصرف النظر عن إدارة المهام الأساسية، فيما يلي:
01. تقدير المشروع
لضمان نجاح مشروعك، يأتي تقدير قيود المشروع بناءً على أدائك الحالي على القدر نفسه من الأهمية لتتبع التقدم في الوقت الفعلي. وقد يكون هذا في شكل توقعات الميزانية، أو إدارة القيمة المكتسبة (EVM) أو الخطوط الأساسية.
02. وضع الميزانية
تولَّ إدارة تكاليفك للبقاء في حدود الميزانية المخطط لها. وتتبع النفقات والتكاليف الفعلية لإصدار فواتير للعملاء ودفع مستحقات الموظفين، والمقارنة بين التكاليف المُخطط لها والتكاليف الفعلية، والميزانية المتوقعة، وتحليل سلامة ميزانيتك.
03. تخصيص الموارد
تأكد من أن الأشخاص المناسبين يعملون على المهام الصحيحة. وتجنب إنهاك موظفيك بالعمل أو تزويدهم بمهام غير كافية من خلال استخدام مخطط استخدام الموارد. وتساعد أدوات إدارة المشاريع هذه أيضًا على تعيين العمل بناءً على عبء عمل الموظف وتوافره.
04. التعاون
أبقِ كل أصحاب المصلحة في المشروع على اطّلاع. يعد التعاون بدون مجهود جانبًا أساسيًا من أداة إدارة المشاريع عبر الإنترنت. وتعد أدوات التعاون الافتراضية مثل الدردشة واجتماعات الويب والمنتديات بعض الميزات الرائعة التي يجب امتلاكها.
05. إدارة الجودة
أظهر دائمًا أفضل أعمالك من خلال مراجعة جودة مشروعك باستمرار. تخدم قدرات تتبُّع المشاكل وحلها وظائف محورية في أداة تتبُّع المشروع. وتُمثِّل الأتمتة المُستخدمة لتصعيد الأخطاء وحلها قيمة.
06. إدارة المشروع
يُعَد إشراك القوى العاملة والعملاء والهيكل التنظيمي في أي أداة لإدارة المشاريع أمرًا مهمًا. من القوالب الخاصة بالمجال إلى عمليات التكامل المختلفة لجهات خارجية، ثمة طرق عديدة يمكن أن تساعدك بها أدوات إدارة المشاريع في إدارة المشروع.
07.إدارة المخاطر
يستخدم الناس أيضًا برنامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت للتعامل مع الشكوك في المدة المُقدرة لكل مهمة. رتِّب المهام للوفاء بالمواعيد النهائية المختلفة، وتنقل بين مشاريع متعددة في وقت واحد كجزء من هدف عام.
فوائد استخدام أدوات إدارة المشاريع
استنتاج التوقيت الصحيح
من بين الأدوات المختلفة لإدارة المشاريع، يُعَد برنامج مخطط جانت أحد البرامج التي تساعد بشكل أفضل على استيعاب التأخيرات. فيمكن تسجيل وإدارة تبعيات المهام وتأثيرها في الوقت المستغرق لإكمال أي مهمة باستخدام برنامج مخطط جانت الخاص بـ Zoho Projects.
تجنب الانحرافات الخطرة
تُعَد أداة هيكل تقسيم العمل (WBS) إحدى أدوات تخطيط المشاريع التي تساعد على التفكير، ويُعتمد عليها بدرجة كبيرة أثناء التخطيط. فهي توفّر مخططًا يحدد التكلفة والجدول وساعات العمل، وتساعد في تحديد المخاطر.
التحكّم بالتكلفة
يشكّل الخط الأساسي للتكلفة المقارنة ما بين التقدير الأولي والإنفاق الفعلي لمشروعك. فهو يعمل بشكل وثيق مع الخطوط الأساسية للجدول الزمني والنطاق لأن هذه العوامل مترابطة ويمكن أن تتسبب بسهولة في انحراف تكلفة المشروع عن خطته.
التعاون لفتح الأبواب المغلقة
عزِّز التواصل الفعال بين أعضاء الفريق. حيث تشجع أفضل أدوات إدارة المشاريع للفرق الأشخاص على طرح الأسئلة، وضمان تحقيق التوازن في أعباء العمل، وطرح أسئلة حول الأفكار التي قد لا تنجح، وتحقيق النجاح في العمل.
سدّ الفجوة التي تمنع الاستماع إلى الآخرين
يؤدي تسهيل التواصل متعدد الوظائف باستخدام أدوات تخطيط المشاريع المناسبة إلى ضمان إطلاع جميع أصحاب المصلحة على كيفية الحصول على المعلومات ذات الصلة. تضمن أدوات إدارة المشاريع عدم تأجيل القرارات المهمة وأن كل أنشطة المشروع تمضي بسلاسة.
كيفية اختيار أفضل أداة لإدارة المشاريع
دعونا نواجه الأمر: ثمة مجموعة كبيرة من أدوات إدارة المشاريع المتوفرة مع العديد من الميزات، التي تلبي احتياجات الشركات ذات المتطلبات المختلفة. ويمكن أن تكون العملية الكاملة لاختيار تطبيق إدارة المشاريع المناسب مربكة على أقل تقدير. لكننا هنا لمساعدتك في ذلك. إليك قائمة بالأسئلة التي يجب طرحها على نفسك قبل اتخاذ القرار المهم:
ما هي احتياجاتك؟
لكل شركة نقاط ضعف يتعين معالجتها، ومن المؤكد أن شركتك لها نصيبها من تلك النقاط. دوِّن كل هذه النقاط في شكل قائمة يمكن أن تبدو شيئًا من هذا القبيل:
- عدم فتح الكثير من رسائل البريد الإلكتروني
- فوات المواعيد النهائية
- عدم تناسق الاجتماعات
- تفاوت أعباء العمل
- ضياع الوقت في مهام غير ضرورية
- وجود حواجز داخل الفرق
إذا كان هذا يبدو مألوفًا، فقد حقق سعيك للعثور على أفضل أداة لإدارة المشاريع بعض التقدم. لا تتردد في الإضافة إلى القائمة، وتشاور مع فرقك أيضًا، لأنهم سيستخدمون الأداة على أساس يومي.
ما هي أدوات إدارة المشاريع الأخرى الموجودة؟
ابحث بنفسك. بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها:
- مقارنة المنتجات على مواقع المراجعات.
- طلب آراء أعضاء الفريق الآخرين ومديريهم.
- التشاور مع المهنيين في هذا المجال.
- سؤال أعضاء فريقك عما إذا كانوا قد استخدموا أدوات المشاريع في الماضي أو إذا كانوا يوصون بأي منها.
هل الأداة مناسبة لك ولفرقك؟ ماذا عن ميزانيتك؟
في هذه المرحلة، يجب أن تكون قد قمت باختيار أداتين أو ثلاث أدوات لإدارة المشاريع تستحق الاستثمار فيها. اختبرها بنفسك، ثم مع فريق تجريبي. اجمع الملاحظات من خلال سؤال المستخدمين عما إذا كان:
- استخدام الأداة سهلاً
- دعم العملاء مفيدًا
- منحنى التعلم ضحلاً أو حادًا
- هناك بعض الميزات التي يفضلونها أو لا يفضلونها
بعد ذلك، تحقق مما إذا كانت الأداة تناسب ميزانيتك. حتى لو كان الأمر كذلك، فأنت لن ترغب في وضع أموالك في أدوات التخطيط التي تجني القليل من الفوائد. ويمكنك أيضًا طلب عرض تجريبي مجاني لفهم المنتج بشكل أفضل. تحقق مما إذا كانت أدوات إدارة المشاريع هذه ستعالج نقاط الضعف التي أعددت قائمتها مسبقًا. وبعد ذلك قيِّم الإيجابيات والسلبيات، ثم اختر الفائز.
لماذا يُعَد Zoho Projects أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
إذا كنت تتمنى إنشاء المشاريع وجعلها قصص نجاح، فإننا سنتولى تحقيق تلك الأمنية لك. ألقِ نظرة على السبب الذي يجعل Zoho Projects أفضل برنامج تستخدمه لإدارة المشاريع:
خدمة شاملة
سيساندك Zoho Projects بدءًا من إطلاق المشروع وحتى إنهائه. ومع وجود ميزات مثل المراحل الرئيسية لتمييز كل تقدم يُحرز في المشروع، والمهام والمهام الفرعية التي تقسم المشروع إلى أجزاء أبسط، ومخططات جانت التي تساعد على تصور المشروع ومراقبته، فأنت على الطريق الصحيح لتحقيق أهداف المشروع.
تتبع الأخطاء
لا أحد يحب رؤية الأخطاء في مكان لا ينبغي أن تكون موجودة فيه، ولا سيما إذا كانت تسبب مشكلة. ويأتي تطبيق إدارة المشاريع الخاص بنا مع أداة لتتبُّع المشاكل تعمل على أتمتة التتبع، بدءًا من وقت تسجيل الأخطاء إلى أن ينتهي التهديد الذي تمثله.
أتمتة المهام
يظهر هذا الأمر في تبسيط تتبُّع المهام وإدارتها وإكمالها باستخدام قواعد سير العمل التي تُنفِّذ القواعد التي تضعها باستخدام المُشغلات، والإخطارات عبر الويب التي ترسل الإشعارات إلى مواقع ويب تابعة لجهات خارجية، وقواعد وحدات الماكرو التي تقوم بتحديث عناصر العمل بشكل مجمع من خلال معايير مُحددة مسبقًا، ومخططات Blueprints التي تعمل على أتمتة جميع مهام سير العمل.
متابعة تطورات المشروع
توفر لك التقارير المتمثلة في الجدول الزمني وتخصيص الموارد ولوحات معلومات مجموعة المشاريع ومخططات جانت وعناصر واجهة المستخدم تحديثات في الوقت المناسب حول المهام المهمة والمشاكل وتوزيع العمل وتقدير الميزانية وغير ذلك المزيد. ويمكنك تصديرها بسهولة في تنسيقات XLS أو PDF لعملائك حتى يطَّلعوا عليها.
استعد وتجهَّز ثم ادمج
تواصل بسلاسة مع أجنحتنا الداخلية التي تقدم إليك إرشادات حول وضع الميزانية، وإصدار التذاكر، والفواتير، والبريد الإلكتروني، والتعاون، وغير ذلك المزيد. ويمكنك أيضًا الدمج مع تطبيقات الجهات الخارجية التي تستخدمها بالفعل، حتى لا يُعطل أي شيء سير العمل لديك.
تعاون من أجل تحقيق الإبداع ثم الاحتفال
احصل على الأفكار التي تتدفق بسرعة مع وحدات التعاون لدينا مثل الدردشة الجماعية والمكالمات والمنتديات والموجزات.
تطبيق إدارة المشاريع
يُعَد Zoho Projects تطبيق إدارة المشاريع المُصمم خصيصًا لك، ذلك لأنه يحتوي على كل أدوات إدارة المشاريع المشار إليها أعلاه. وسيساندك Zoho Projects دائمًا، سواء كان الأمر يتعلق بتقسيم مشروعك إلى أجزاء أصغر من عناصر العمل بناءً على التسلسل الهرمي، أو تصور الجداول الزمنية للمشروع بوضوح، أو مضاعفة فائدته بكونه أداة لتتبُّع المشروع، أو رسم خطط التواصل للفرق. هل أثرنا اهتمامك؟ هيا احصل على تطبيق Zoho Projects، في الحال!