اليوميات التي تنتظر من يكتب فيها، واللوحة الفارغة التي تحتاج إلى رسومات، والأرض الفارغة التي تتطلب الإنشاء؛ إنها جميعًا مشاريع إذا ما قررت إنجازها في إطار زمني معين.
يمكن أن يكون المشروع أي نشاط له موعد نهائي. لتوضيح الأمر أكثر، يمكن أن يكون المشروع هدفًا أو قرارًا أو مهمة أو مجرد شيء تريد القيام به لتحقيق نتيجة معينة.
لنأخذ مثالاً لوحة فارغة. إن النتيجة المرجوة أو المنتج هو اللوحة المكتملة. إذا قرر الفنان إنهاء العمل في غضون أسبوع باستخدام المستلزمات الفنية المتوفرة بسهولة فقط، فهذه هي القيود المخطط لها للمشروع.
يشمل النطاق حصريًا العمل الذي تقوم به للحصول على النتيجة المخطط لها لمشروعك. ذا قرر الفنان أن وضع لوحاته في إطار وعرضها في المعارض الفنية وطرحها في المزاد، فيعتبر هذا جزءًا من هذا المشروع، ويعني ذلك أن المشروع قد تجاوز نطاقه.
تتميز معظم المشاريع بأن كل مواردها ووقتها وأموالها وأهدافها محددة، لكنها لا تزال غير منظمة. قد يعتقد الأشخاص الذين اعتادوا العمل في بيئات غير منظمة أن كل شيء سيصبح رائعًا، ولكن ما يبدو أنه نظام عملي لشخص ما هو مجرد إرباك لشخص آخر.
هنا يمكن أن يساعدك نظام إدارة المشاريع. تضمن إدارة المشاريع أنك لا تحقق هدف مشروعك فحسب، بل أنك ستنجزه في الوقت المحدد وضمن حدود الميزانية وفي نطاقك، فهي تخبرك بكيفية بدء تنفيذ المشروع، وما الخطوات التالية، وكيف ينتهي. الأمر يشبه استخدام قالب. كل ما تحتاج إلى معرفته متاح للرجوع إليه، وما عليك سوى تطبيقه على مشروعك الخاص.
سيساعدك هذا في معرفة ما إذا كانت طريقة تنفيذك للأشياء فعالة. هو سيساعدك من خلال إعطائك بدائل، إذا حدث خطأ ما. وسيساعدك في البقاء على المسار الصحيح لبلوغ هدفك النهائي. بشكل أساسي، لا تقدم لك إدارة المشاريع النتائج على طبق من فضة، بل تعلمك طريقة تحقيقها، بطريقة أسهل وأكثر ذكاءً مما كنت ستفعله بدونها. لنرى الآن ما هي إدارة المشاريع والخطوات المتضمنة فيها.
يمر كل مشروع بخمس مراحل تقريبًا أثناء تقدمه، تسمى مجموعات العمليات، وتعرف باسم عمليات إدارة المشاريع. ويتم تطبيق مجموعات العمليات هذه على كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع. تتضمن خطوات إدارة المشاريع التالي:
هنا تنشئ مخططًا عامًا قبل صياغة "قصتك". ويتوجب هنا الإجابة عن سؤال مهم، "ما هو نطاق المشروع؟" من الأهمية بمكان أن تكون لديك فكرة واضحة عن أهدافك خلال هذه المرحلة. إذا كنت تقوم بإنشاء مكتب، فالنطاق هو أن يكون لديك بيئة عملية حيث يمكن لعشرة أشخاص العمل بسلام. ومع ذلك، مع تقدم المشروع، ستستمر في إضافة غرف إضافية. ومن غير المرجح أن تكون النتيجة النهائية مكتبًا عمليًا، ومن المرجح أن تكون فوضى مبالغ فيها.
أثناء التخطيط ، ستنتقل إلى التفاصيل. ضع خططًا منظمة لإدارة الموارد والتكلفة والوقت والمخاطر وعمليات التواصل. إذا قررت أن المراسلة الفورية هي ما يناسبك، فحدد من سيبقى على اتصال مع من، وكم مرة، ومن خلال أي قناة، وما موضوع هذه المراسلات. على الرغم من أن التخطيط السليم قد يبدو مكثفًا، إلا أنه يجعل عملك أسهل كثيرًا.
في هذه المرحلة، يتم تنفيذ كل خططك الموضوعة بعناية. وتعد إدارة العلاقات من النقاط المهمة التي يجب تذكرها أثناء التنفيذ، سواء داخل فريق المشروع أم مع أي عملاء. سيضمن التنسيق والاتصال المناسبين بين الفرق إنجاز عملك في الوقت المحدد، ودون أي عقبات.
تعمل هذه المرحلة بالتوازي مع مرحلة التنفيذ. ويمكن الإشارة إليها بشكل أكثر ملاءمة بمجموعة التحكم، بدلاً من مجموعة العمليات. تأتي طلبات التغيير من كل الاتجاهات، أي من العميل أو من أصحاب المصلحة. من ناحية، أنت لا تريد تغيير المشروع كثيرًا عن خطته المقصودة، ومن ناحية أخرى، لا تريد إثارة غضب أصحاب المصلحة المهمين. بالمختصر، تتمحور هذه المرحلة حول إيجاد التوازن الصحيح وتحقيق التحكم.
تتويجا لكل مراحل إدارة المشروع، تتكون هذه المرحلة من ربط الأطراف السائبة والانتهاء من المشروع. ستراجع كل المراحل وتتأكد من أنه تم إنجاز كل شيء لتسليم المنتج النهائي إلى العميل. وأخيرًا، ستجري تقييمًا بعد الانتهاء لتحليل ما تم إنجازه وما كان يمكن تنفيذه بشكل أفضل.
هناك بعض الميزات الرئيسية التي يجب أن يمتلكها كل نظام إدارة مشاريع من أجل إدارة المشاريع بشكل فعال. إليك بعض منهم:
هناك العديد من الفوائد لإدارة المشاريع، أهمها حقيقة أن فرصك في النجاح في مشاريعك قد تحسنت بشكل كبير. تشتهر المشاريع بأنها غير قادرة على تحقيق أهدافها الأصلية. في الواقع، وفقًا لتقرير CHAOS (1994)، تم إلغاء 31,1% من مشاريع تكنولوجيا المعلومات قبل أن يتم الانتهاء منها. تساعد إدارة المشاريع في تحسين هذه الشروط. تعتقد نسبة ضخمة من 97% من المؤسسات أن إدارة المشاريع أمر بالغ الأهمية لأداء الأعمال والنجاح التنظيمي، وفقًا لدراسة أجرتها شركة PwC. بعض الميزات الأساسية هي:
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، غالبًا ما يشارك عدد من الأشخاص من فرق مختلفة. وقد يؤدي التواصل الجيد والعلاقات بين فرقك إلى تحسين الإنتاجية بشكل كبير وسيساعد في إبقاء المشاريع على المسار الصحيح. مع إدارة المشاريع، تصبح هذه أولوية بدلاً من مجرد مجاملة، مما يؤدي إلى تحول ثقافي إيجابي في مؤسستك.
يجب استخدام أي مورد لديك، سواء أكان موظفًا أم أصولاً أم وقت عمل، للحصول على أفضل قيمة. وتضمن الإدارة السليمة للمشروع عدم ترك أي مورد خارج الحلقة. لا يقتصر المشروع الناجح على إنجاز العمل المناسب في الوقت المحدد فحسب، بل يشمل كذلك ضمان شعور الأشخاص المعنيين بالتفاعل والتحفيز. هذا يعني عدم وجود اختلال في التوازن بطريقة أو بأخرى، فلا يعمل أي شخص فوق طاقته أو يكون آخر غير منشغل، ولا يتم استغلال أي موارد مادية بشكل مفرط أو ناقص.
إن العلاقة مع أصحاب المصلحة هي ما يجعل مشروعك بأكمله في حالة توازن. قد يرغب البعض في البقاء على اطلاع بكل تغيير فردي، بينما قد يرغب البعض الآخر في الحصول على تحديث للحالة بشكل عرضي. الأمر كله يكمن في التفاصيل، الأمر الذي تستوعبه إدارة المشاريع، مما يتيح لك التفاعل مع كل أصحاب المصلحة بالطريقة الصحيحة.
يجب أن تكون هناك دائمًا خطة طوارئ عند وضع خطة إدارة مخاطر مدروسة جيدًا. يتضمن ذلك تحديد العناصر الحاسمة لنجاح مشروعك وإدراج أي عوامل قد تؤثر عليها. ويعد تحديد أولويات المخاطر المحتملة والتوصل إلى خطط الاستجابة جزءًا كبيرًا من هذه الخطة. أنت لا تريد أن تسبب المشاكل لنفسك في أثناء محاولة إيجاد طرق للتعامل مع صنبور مكسور، في حين أنك لم تفكر بالخطوات الواجب تنفيذها إذا اشتعلت النيران في منزلك.
يمكن أن تتراوح أنظمة إدارة المشاريع من الأدوات المجانية التي تسهل إدارة المشاريع إلى برامج إدارة المشاريع الجاهزة للمؤسسات. التصنيف الرئيسي الذي يجب أخذه في الاعتبار هو ما إذا كنت تفضل نظامًا قائمًا على السحابة أو آخر داخليًا. بصرف النظر عن هذا، واعتمادًا على نوع منهجية إدارة المشاريع التي تتبعها مؤسستك، قد ترغب في اختيار أداة تقليدية مستندة إلى النمط المتدرج أو أداة سريعة لإدارة المشاريع. هناك أيضًا أنظمة تلبي احتياجات مجالات محددة مثل البناء والتعليم وتكنولوجيا المعلومات والمزيد التي تحتوي على ميزات مصممة خصيصًا لهذا القطاع المعين.
لا تعمل الفرق بالطريقة نفسها كما في الماضي، إذ تستخدم الفرق اليوم أدوات افتراضية للتعاون. هناك العديد من الشركات التي يعمل فيها الأشخاص عن بُعد، وتُعد هذه الأدوات الوسيلة الوحيدة للبقاء على اتصال. في هذه السيناريوهات، يكون نظام إدارة المشاريع عبر الإنترنت أكثر منطقية لإبقاء الجميع منظمين وخاضعين للمساءلة.
لقد تغيرت الطريقة التي نتعاون بها. لا يجب أن تعني الموافقات طباعة النماذج وانتظار قيام مديرك بالتوقيع عليها. ولا تعني الاجتماعات الجلوس حول طاولة لساعات، والاستماع إلى شخص واحد فقط يتكلم من دون توقف. ما يبدو كعنصر عمل بسيط قد يتضمن مدخلات من فرق وأشخاص مختلفين. ولا يجب أن تأتي الأفكار العظيمة من الإدارة العليا. اليوم، يتمتع كل شخص تقريبًا بوصول مذهل إلى المعلومات. وأصبحت إمكانية تقديم موظفين جدد باقتراح رائع أكبر من أي وقت مضى.
والأمر صحيح أيضًا بالنسبة إلى البيانات، إذ يُنظر إليها بشكل مختلف من قبل أشخاص مختلفين. قد تبدو المرونة في عرض بياناتك أمرًا بسيطًا، لكنها مهمة جدًا عند إدارة مشاريع ضخمة. ويكون للمخططات المتقدمة وقدرات إعداد التقارير فائدة هامة هنا. قد يكون البحث في كميات كبيرة من البيانات للعثور على ما تحتاجه مهمة ضخمة في حد ذاته. إن توفير الرؤية لكل المعنيين، مع القدرة في نفس الوقت على الوصول إلى ما تحتاجه بالضبط، يعد ميزة كبيرة، وهي ميزة يمكن لنظام إدارة المشاريع توفيرها.
يجعل Zoho Projects عملك مجزيًا حقًا بفضل إمكاناته الشاملة في التخطيط والتتبع والتعاون. إنها أداة خالية من المتاعب تحتوي على واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام، مع تطبيق للأجهزة المحمولة يسهّل العمل على مشاريعك من أي مكان وفي أي وقت. ميزات مثل لموجزات والمنتديات التفاعلية، والمخططات والتقارير الشاملة، وتتبع الوقت، وتتبع المشاكل، وأتمتة عمليات سير عمل المهام، وعمليات الدمج المكثفة تجعل هذا التطبيق تطبيقًا الوجهة المنشودة للحصول على تجربة إدارة مشاريع شاملة.
وتُعد خصوصيتك أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة لنا. ولقد طورنا مجموعة شاملة من الممارسات والتقنيات والسياسات للمساعدة في ضمان أمان بياناتك. إذا كنت تحتفظ حاليًا ببياناتك على أجهزة كمبيوتر شخصية أو على خوادم خاصة بك، فإن الفائدة التي نقدّمها هي مستوى من الأمان أفضل من المستوى الذي تتمتع به حاليًا.
من الإطلاق إلى الإنجاز، وإدارة الموارد ومعالجة المشاكل، يساعدك Zoho Projects في التعامل مع أي شيء بسرعة ومن دون عناء.