أفضل برنامج مجاني لإدارة المشاريع

الميزات الأساسية

• لوحات المعلومات

  احصل على المعلومات الأساسية بسهولة وخصص لوحات المعلومات الخاصة بك لتُظهر لك ما تحتاجه بالضبط، وفي الوقت الذي تريده.

• إمكانية البحث عن أي شيء

  سواء كنت تبحث عن مهمة أو مشكلة أو مستند معين، ينبغي أن تكون أداة إدارة المشاريع الخاصة بك مؤهلة للقيام بذلك بسرعة فائقة.

• التقارير

  حلّل التقدم بشكل أفضل باستخدام تقارير رسومية أو شاملة يمكن مشاركتها عبر الفرق أو مع العملاء.

• الأتمتة

  قد تسهم أتمتة عملياتك في تقليل الوقت المستغرق لإنجاز المهام الروتينية، ومن ثَمَّ تسريع تحقيق النتائج.

• الجداول الزمنية

  يساعد تسجيل ساعات العمل وتتبعها في ضمان المساءلة وزيادة الإنتاجية.

• التعاون

  أجرِ محادثات من خلال الدردشة أو المكالمات أو الاجتماعات الافتراضية أثناء التنقل.

• إدارة المستندات

  ومشاركتها إما ضمن فريق واحد أو بين فرق متعددة

• تحديد أولويات المهام

  حدد المهام المهمة وأنشئ طرقًا مخصصة لعرضها لإعطاء الأولوية للمهام التي تتطلب اهتمامًا فوريًا، بحيث تكون على اطلاع دائم على كل شيء.

• تتبع المشاكل

  يجب مراقبة كل أنواع الأخطاء من كثب، منذ لحظة اكتشافها وحتى إيجاد حل لها.

• الأمان

  تأكد من اختيار أداة إدارة مشاريع مجانية لا تتهاون في الحفاظ على الخصوصية والأمان. ومن ضمن العوامل التي يجب مراعاتها تشفير البيانات والامتثال وآلية المصادقة على هوية المستخدمين.

• الوصول عبر الجهاز المحمول

  ومن الضروري أن تكون هناك سهولة في الوصول إلى تحديثات المشروع عبر الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، أينما كنت.

التوافق

ينبغي أن تكون أداتك قادرة على التكامل بسلاسة مع أدوات الاتصال التابعة لجهات خارجية أو أي برنامج آخر لا غنى عنه لمؤسستك، وذلك لضمان تنفيذ المهام بسلاسة. ليس ذلك فحسب، بل ينبغي أن تكون الأداة قادرة على التكيف مع أنظمة التشغيل التي تستخدمها فِرقك، كما يجب أن تدعم إصدارات سطح المكتب والهواتف المحمولة.

سهولة الاستخدام

قبل اتخاذ قرار، اسأل أعضاء فِرقك هذه الأسئلة - هل يتطلب المنتج مُنحنًا تعليميًا بسيطًا؟ هل يمكن الوصول إلى لوحات المعلومات والتقارير ببضع نقرات فقط؟ هل يمكنك مشاركة التحديثات عبر الدردشة أو المكالمات أثناء التنقل؟

تذكر أن أعضاء فِرقك سيستخدمون الأداة بشكل مكثف طوال اليوم. لذلك، من المهم أن يجربوا أداة إدارة المشاريع المجانية ويختبروها بأنفسهم للتأقلم معها بشكل جيد.

هيكلية تقسيم العمل

يشير هذا إلى تقسيم المشروع بشكل هرمي إلى عناصر عمل قابلة للتنفيذ يجب إكمالها خلال فترة زمنية محددة لتحقيق أهداف المشروع المحددة. يتيح لك ذلك تصور مشروعك بشكل أفضل، مع تحديد كل الخطوات الأساسية في شكل مراحل رئيسية، وقوائم مهام، ومهام، ومهام فرعية، وتفويض العمل بكفاءة أكبر. ومن ثمَّ، يصبح تنفيذ المهام بسيطًا لأن كل مهمة لها بنية محددة، وهناك فرصة ضئيلة لتفويت أي شيء.

مخطط جانت

يوفر مخطط جانت تمثيلاً مرئيًا لمشروعك، بما في ذلك جدوله الزمني، وقائمة بعناصر العمل المختلفة التي يتكون منها المشروع، وأولويتها، والكثير غير ذلك، على شكل أشرطة مهام يمكن تحريكها لأعلى أو لأسفل ضمن الجدول الزمني و/أو تغيير حجمها. . وستكون قادرًا أيضًا على تحديد وإعداد المهام ذات الصلة التي يجب تنفيذها وفق تسلسل معين. إضافة إلى ذلك، يتم تُحدَّد المهام المحورية بشكل جيد في مخطط جانت، بحيث يمكن البدء بها في أقرب وقت لتجنب التأخير. فيوفر بالتالي برنامج مجاني لإدارة المشاريع مثل Zoho Projects مخططات جانت من أجل تنظيم مهامك بكفاءة أكبر ومتابعتها وإدارتها.

التقارير

تساعد التقارير في التواصل بشأن تقدم مشروعك مع فِرقك وأصحاب المصلحة. ويمكن إنشاء تقارير في الوقت الفعلي حول المشاريع والمهام والميزانية والمشكلات والجداول الزمنية وأكثر من ذلك، باستخدام الرسوم البيانية أو عن طريق إدراج البيانات الشاملة. مع Zoho Projects، يمكنك إنشاء تقارير أو تخصيصها أو استيرادها أو تصديرها في شكل ملفات PDF أو جداول XLS لأعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة، كلما دعت الحاجة.

التعاون

ينبغي أن تتوفر في أداة إدارة المشاريع المجانية إمكانيات تعاونية، مثل التخزين المركزي للمستندات التي يمكن مشاركتها بسهولة بين أعضاء الفريق، والتواصل مع أعضاء الفريق للإعلام بالتحديثات والمعلومات المهمة الأخرى للمشروع. ويوفر Zoho Projects مساحة تخزين تصل إلى 5 جيجابايت، وتتيح لك إمكاناته، من قبيل موجزات مواقع التواصل الاجتماعي ومنتديات المناقشة، أن تنشر التحديثات أو الإعلانات، لكي تبقي الجميع على اطلاع دائم.

التقويم الزمني للمشروع

ابقَ على اطلاع دائم على عناصر العمل أو الأحداث المجَدولة أو الاجتماعات أو المكالمات من خلال التقويم. وكن على دراية دائمة بالمهام الموكلة إليك في يوم معين أو ما هو مخطط له للأسبوع/الشهر المقبل. وخطط للإجازة، أو جدوِل العمل أو حدد مواعيد الاجتماعات وفقًا لتوافرك أنت وفريقك.