Initiation à Zoho Mail

Zoho Mail est une plateforme de communication professionnelle collaborative destinée au travailleur moderne. Elle allie une messagerie classique et des outils actuels de collaboration tels que commentaires, likes et partage. La nouvelle suite Zoho Mail comprend les applications suivantes qui sont indispensables à toutes les entreprises :

Email : la messagerie, épine dorsale de toute organisation, est un excellent moyen de communication professionnelle à l'intérieur et l'extérieur de l'organisation.

Calendar : gestion du temps et organisation d'événements et de réunions.

Contacts : gestion des contacts et du carnet d'adresses, adresse de groupe, contacts de l'organisation.

Tasks : gestion efficace du travail pour vous et votre équipe, tâches de groupe et sous-tâches.

Notes : un endroit unique pour noter vos idées et vos réflexions ou gribouiller, ajouter des images et/ou des pièces jointes.

Streams : collaboration innovante au sein des équipes, qui s'articule autour des e-mails et offre des possibilités d'ajout de commentaires ou likes, ainsi que d'autres interactions ouvertes.

Bookmarks : accédez à toutes vos pages de référence importantes directement depuis votre boîte aux lettres.

Composer et envoyer un nouvel e-mail

1. Connectez-vous à Zoho Mail.
2. Cliquez sur le bouton New Mail dans le panneau gauche de votre boîte aux lettres. La fenêtre de composition Zoho Mail s'ouvre.
3. Saisissez les données requises telles que les destinataires, les personnes en copie, l'objet et le contenu du message.
4. Vous pouvez utiliser les options de formatage riche de la fenêtre de composition pour formater le contenu de votre message.
5. Une fois votre courrier rédigé, cliquez sur le bouton Send dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de composition.

L'e-mail est envoyé au destinataire. Cet e-mail sera visible dans le dossier Sent. En savoir plus.

Insérer une signature

Vous pouvez ajouter des signatures personnalisées aux e-mails que vous envoyez. Zoho Mail vous permet de définir plusieurs signatures que vous pouvez associer à votre alias/adresse e-mail.

1. Connectez-vous à Zoho Mail.
2. Cliquez sur l'icône Settings.
3. Accédez à Signatures et cliquez sur l'icône + pour créer une nouvelle signature.
4. Entrez les détails de la signature avec la mise en forme souhaitée et cliquez sur Save. Vous pouvez également insérer des images comme des logos.

Cliquez ici pour obtenir des instructions détaillées sur l'utilisation de signatures.

Afficher les e-mails

Tous les e-mails que vous recevez sont répertoriés dans votre boîte de réception Zoho Mail. Les messages non lus sont affichés en caractères gras. Vous pouvez cliquer sur un e-mail reçu dans la liste pour ouvrir le nouveau message.

Vous pouvez choisir comment afficher la liste des e-mails à l'aide des options Mail View :

• Email listing View : vous pouvez afficher la liste des e-mails sous une forme classique ou compacte. En savoir plus.
• Open message in : lorsque vous cliquez sur un e-mail, vous pouvez choisir de l'ouvrir sous forme d'aperçu, dans un nouvel onglet ou dans une nouvelle fenêtre. En savoir plus.
• Show message with : vous pouvez décider si la liste des e-mails affiche seulement l'objet ou à la fois l'objet et un résumé. En savoir plus.
• Conversation View : regroupe les e-mails dans des threads de conversation. Vous pouvez détacher les e-mails des threads en désactivant la fonction Conversation View. En savoir plus.

Répondre aux e-mails

Après avoir ouvert un e-mail reçu, vous pouvez choisir la façon dont vous allez y répondre. Vous pouvez répondre à l'expéditeur, répondre à tous ou transférer le message à l'aide des options Reply, Reply All ou Forward. En savoir plus.

Reply	​	La réponse est envoyée uniquement à l'expéditeur de l'e-mail d'origine.
Reply All		La réponse est envoyée à tous les destinataires du message d'origine.
Forward		L'e-mail d'origine est envoyé au destinataire de votre choix.

Gérer votre boîte de réception

Vous pouvez gérer facilement vos e-mails en les organisant selon vos préférences et de façon pratique. Vous pouvez déplacer manuellement un ou plusieurs e-mails de votre boîte de réception dans un dossier personnalisé. Cliquez sur l'icône + à côté de la liste des dossiers pour créer un dossier personnalisé avec le nom de votre choix.

Déplacer des e-mails dans des dossiers

1. Sélectionnez les e-mails voulus dans votre boîte de réception en cochant les cases correspondantes dans la liste.
2. Cliquez sur l'icône Move to en haut de la liste.
3. Choisissez le dossier correspondant dans la liste déroulante. Vous pouvez également créer un nouveau dossier pour y placer les e-mails en saisissant le nom et en cliquant sur Create.

Les e-mails sélectionnés sont transférés dans le dossier choisi.

Filtres

Vous pouvez configurer des filtres pour votre boîte de réception afin d'éviter d'avoir à déplacer manuellement des e-mails. Vous pouvez également utiliser les filtres pour effectuer d'autres action sur les e-mails entrants, comme appliquer des tags, les transférer, les marquer comme lus, etc.

1. Connectez-vous à Zoho Mail.
2. Cliquez sur l'icône Settings.
3. Accédez à Filters et cliquez sur l'option New Filters.
4. La boîte de dialogue Create Filter s'affiche. Saisissez les données requises comme le nom, les conditions, les critères, l'action, etc. et cliquez sur Save pour enregistrer le filtre.

Les e-mails qui remplissent les critères indiqués dans le filtre seront automatiquement déplacés vers le dossier mentionné. Consultez la page Filter pour des instructions détaillées.

Balises

Vous pouvez appliquer des tags de différentes couleurs avec des noms à vos e-mails pour les catégoriser. Cliquez sur l'icône + à côté de la liste Tags pour créer un tag personnalisé avec le nom et la couleur de votre choix. En savoir plus.

1. Sélectionnez les e-mails voulus dans votre boîte de réception en cochant les cases correspondantes dans la liste.
2. Cliquez sur l'icône Tag as en haut de la liste.
3. Choisissez le tag voulu dans la liste déroulante. Vous pouvez également créer une nouvelle étiquette à appliquer aux e-mails en saisissant le nom et en cliquant sur Create.

Outre les tags, vous pouvez également ajouter un drapeau aux e-mails importants pour y faciliter l'accès. Passez le curseur sur un e-mail dans la liste et cliquez sur l'icône drapeau pour marquer cet e-mail. Tous les e-mails marqués sont répertoriés sous la vue Flagged dans le volet de gauche.

Recherche d'e-mails

La recherche Zoho Mail vous permet de rechercher des entités dans l'ensemble des applications telles que Notes, Tasks, Emails, etc. à l'aide de tout paramètre dont vous avez besoin. L'option Quick Access vous permet de localiser facilement toute section de paramètres que vous devez trouver.

Vous pouvez rechercher des e-mails à l'aide de différents critères comme les valeurs From, To/CC, In folder, Tag, Contains, Subject, Attachment Name, etc. Vous pouvez aussi utiliser une combinaison de ces critères afin d'affiner davantage les résultats de la recherche.

La fonction Search history dans Zoho Mail vous permet de choisir parmi les combinaisons de paramètres de recherche utilisées précédemment, afin de répéter facilement une recherche. La recherche inclut de nombreux paramètres de filtres spécifiques aux applications que vous pouvez utiliser pour accélérer votre recherche. Cliquez ici pour afficher la liste de ces paramètres.

Reportez-vous à cette page pour obtenir des instructions détaillées sur la nouvelle fonctionnalité de recherche Zoho Mail.

Intégrations et extensions

Les intégrations et extensions dans Zoho Mail vous permettent d'accéder et d'effectuer des actions dans les applications Zoho et d'autres applications tierces sans avoir à quitter votre boîte aux lettres.

En plus des applications internes disponibles sous forme d'extensions, vous pouvez également activer et installer d'autres applications tierces depuis Zoho Marketplace. En savoir plus.