E-mails entrants - Traitement des spams

Zoho Mail analyse automatiquement tous les e-mails entrants à la recherche de spam selon divers paramètres. Outre les filtres de spam intégrés, les administrateurs de l'organisation peuvent contrôler les paramètres de spam, ajouter des e-mails et des domaines à Blocked Listet Allowed List, mettre des e-mails en quarantaine ou les refuser en fonction de diverses règles et politiques de messagerie.

Liste de blocage populaire et personnalisée :

L'adresse IP entrante, les domaines et les adresses e-mail sont comparés à différentes listes de blocage. Si l'adresse IP, les domaines ou l'adresse e-mail sont répertoriés dans l'une des listes de blocage courantes, les e-mails entrants correspondants sont bloqués et retournés.

Liste de blocage de l'organisation et listes de blocage de niveau utilisateur :

Outre les listes de blocage personnalisées, les adresses IP et domaines sont également vérifiés par rapport à nos listes exhaustives, à différents niveaux. Les listes de blocage de l'organisation définies par l'administrateur et les listes de blocage individuelles créées par des utilisateurs individuels sont également utilisées pour le filtrage des spams.

Contrôles SPF/DKIM :

Les e-mails entrants sont validés par rapport aux enregistrements SPF et DKIM, et sont également analysés par rapport à la politique DMARC sur la base des paramètres de domaine. En cas d'échecs DKIM/ SPF, les e-mails concernés sont classés comme Spam et considérés comme des courriers frauduleux générés par des sources douteuses. Vous pouvez personnaliser le niveau de filtrage SPF/DKIM dans la section Spam Control du panneau de configuration.

Mise en correspondance des spams :

Par ailleurs, les e-mails sont automatiquement filtrés pour détecter des schémas caractéristiques du Spam/Phishing. Seuls les e-mails qui ne correspondent à aucune de ces listes atteignent votre boîte de réception en tant que messages non-spam valides.

Rapports d'incident de spam :

Lorsque des e-mails provenant d'un domaine particulier sont identifiés comme spam, ces incidents sont signalés aux adresses abuse@thedomain.com et postmaster@thedomain.com. En notre qualité de fournisseur de services pour le domaine, nous devons prendre des mesures appropriées à la réception de tels rapports, communiquer avec l'administrateur du domaine et rapporter aux autres fournisseurs de services les actions entreprises suite à la réception d'une plainte pour abus, d'un rapport de spam ou d'une notification de logiciel malveillant.

C'est pourquoi nous contrôlons les e-mails envoyés aux alias abuse@ et postmaster@ appartenant à votre domaine. Par conséquent, vous ne pourrez pas utiliser ces adresses e-mail comme comptes ou alias individuels pour des comptes individuels. Cependant, vous pouvez créer des groupes nommés « abuse » et « postmaster » et vous ajouter en tant que membres de ces groupes. Un membre ajouté recevra une copie de tout e-mail envoyé à ces adresses. L'équipe de surveillance des abus de Zoho recevra également une copie du même e-mail.

E-mails de spam dans la boîte de réception

Même après le filtrage des spams sur plusieurs couches, certains e-mails de spam peuvent arriver dans votre boîte de réception après avoir évité et contourné tous les filtres. Dans ce cas, nous vous recommandons d'utiliser la fonction « Mark as Spam » pour marquer ces messages comme spam. Nos filtres de spam sont conçus pour apprendre en fonction de vos schémas de marquage des spams. Cela facilitera l'identification en tant que spams des futurs e-mails provenant de sources similaires ou suivant un schéma similaire pour l'utilisateur concerné.

Conseils pour éviter le spam entrant :

Évitez d'indiquer votre adresse e-mail dans les forums publics/blogs :

Les spammeurs utilisent des scripts automatiques qui analysent les pages à la recherche de liens et adresses e-mail pour les ajouter à leurs listes. Une fois que vous avez été ajouté(e) à une liste de spam, vous ne pourrez plus en sortir. Si vous devez partager, utilisez de préférence un message direct ou des formats texte brut tels que nom-utilisateur@moi.com au lieu d'adresses e-mail formatées.

Évitez d'indiquer votre adresse e-mail pour l'inscription à un autre site Web :

Il est préférable d'éviter de donner votre adresse e-mail officielle pour vous inscrire sur un site Web. En particulier si la politique de confidentialité du site ne garantit pas que votre adresse e-mail ne sera pas communiquée à des tiers, il est recommandé d'utiliser des alias de messagerie temporaires que vous pourrez éliminer par la suite lorsqu'ils n'auront plus d'utilité. Lorsque vous utilisez des alias supprimables, il est plus facile d'identifier la source de spam et de supprimer l'alias qui n'est peut-être plus nécessaire.

N'utilisez pas de messages d'absence en réponse à des messages externes :

Lorsque vous configurez des réponses d'absence ou des réponses automatiques pour vos e-mails, vérifiez que vous avez défini l'envoi des réponses automatiques pour vos contacts uniquement, et pas pour tous les e-mails. De cette façon, vous pouvez éviter que des contacts inconnus figurent dans votre liste autorisée suite à votre réponse à des adresses e-mail inconnues.

Désactivez le téléchargement automatique et l'affichage des images externes :

Dans la plupart des e-mails de spam/phishing, les spammeurs incorporent des images externes et envoient les e-mails. Lorsque des utilisateurs ouvrent les e-mails et affichent les images, les spammeurs tracent automatiquement ces utilisateurs en fonction des images affichées et des clics.

Désabonnez-vous des newsletters/notifications non désirées :

Si vous recevez des tonnes de courriers non désirés à partir d'un site Web auquel vous vous étiez abonné(e) il y une éternité, essayez de vous désabonner de ces listes. Lors de votre inscription, recherchez les cases à cocher d'abonnement à la newsletter ou aux annonces publicitaires, et décochez-les si vous ne souhaitez pas recevoir les bulletins du site Web.

Par ailleurs, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail, ou choisir de recevoir la synthèse des e-mails une fois par semaine ou par mois, afin de réduire la fréquence de ces types d'e-mails ou de mieux les gérer.

E-mails sortants – Conseils pour éviter les défauts de livraison

SPF/DKIM/DMARC :

Lorsque vous envoyez des e-mails à vos contacts, les serveurs destinataires valident également ces e-mails pour vérifier s'il s'agit de spam. Les domaines doivent avoir une configuration appropriée pour garantir qu'ils ne seront pas marqués comme spam.

Évitez d'envoyer des e-mails de masse ou des newsletters à l'aide de Zoho Mail.

Si vous devez envoyer des e-mails ou des newsletters en masse, nous vous conseillons de ne pas les expédier l'aide de programmes automatisés en utilisant vos identifiants de messagerie habituels. Vous pouvez utiliser des services spécifiques (tels que Zoho Campaigns) qui offrent des lignes directrices pour l'envoi massif, des fonctionnalités de création de listes d'abonnement et de suppression des personnes qui se désabonnent en fonction de leurs intérêts, des rapports détaillés sur la distribution des e-mails et un tarif ouvert.

Incorporation d'images externes dans les e-mails :

Dans les signatures, il est préférable d'insérer directement une image au lieu d'insérer une image externe et d'ajouter un lien hypertexte vers cette image. Certains serveurs de messagerie n'acceptent pas les e-mails avec des images externes incorporées. Si vous remarquez que vos e-mails sont retournés par certains serveurs particuliers, vous pouvez envoyer des e-mails tests sans images externes afin de vérifier si un serveur applique des restrictions quant aux e-mails contenant des images externes.