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- ¿Qué es un plan de proyecto?
- ¿Cuáles son los componentes de un plan de proyecto?
- Cómo crear un plan de proyecto
- ¿Cuáles son las cinco fases de un proyecto?
- ¿En qué consiste el software de planificación de proyectos?
- Funciones clave del software de planificación de proyectos
- Cómo crear un plan de proyecto con Zoho Projects
Planificador de proyectos
Un planificador de proyectos le permite visualizar y planificar con facilidad sus proyectos en línea. Replica todos los aspectos de su plan de proyecto, desde las bases del proyecto y la estructura de desglose del trabajo hasta el registro de riesgos y el calendario de recursos.
¿Qué es un plan de proyecto?
Un plan de proyecto es una herramienta fundamental para la gestión de proyectos. Es una guía para gestores de proyectos, miembros de equipos, socios, clientes y otras partes interesadas, y la clave para garantizar que todos los miembros trabajen en conjunto con un objetivo común. Captura cada uno de los detalles de su proyecto, de modo que se ejecute sin problemas y pueda controlarse en caso de desviaciones.
¿En qué consiste la planificación de proyectos?
La planificación de proyecto es la segunda fase del ciclo de vida de este. Establece todos los detalles del proyecto, lo que incluye la programación, el presupuesto, los hitos, los riesgos, los recursos, el alcance, las entregas y la fecha límite.
¿Por qué son importantes los planes del proyecto?
Con un sólido plan de proyecto implementado, se les informa a los miembros del equipo y a las partes interesadas de todo lo que implica la finalización exitosa del proyecto. La calidad se mantiene bajo control, las tareas esenciales se abordan rápidamente y los cuellos de botella se detectan a distancia para una entrega de proyectos de calidad superior.
¿Cuáles son los componentes de un plan de proyecto?
Como gestor de proyecto, lo último que desea es que su proyecto quede incompleto debido a una planificación ineficiente. Siempre es una buena idea planificar con anticipación y, mejor aún, tener todos sus componentes de planificación definidos para ahorrarse a sí mismo y a su equipo la molestia de resolver un proyecto deficiente. Aquí hay una lista de los componentes principales que debe incluir un plan de proyecto:
- Línea de tiempo
Un calendario (que se puede elaborar después de consultar con las partes interesadas) que contenga la fecha límite de las tareas. Trazar hitos en el camino garantiza un seguimiento adecuado del recorrido del proyecto y la productividad del equipo.
- Metas y objetivos
Los equipos se desempeñan mejor cuando tienen metas y objetivos concretos para lograr ese propósito. Los objetivos deben ser realistas y medibles para entregar resultados rápidos y de gran calidad.
- Alcance
Para establecer el alcance del proyecto, las metas, los objetivos y el plazo del proyecto deben estar bien definidos.
- Presupuesto
Cada proyecto debe llevarse a cabo dentro de su presupuesto asignado. Tenga en cuenta que los diferentes proyectos tienen diferentes requisitos, pero el procedimiento para evaluar el capital humano, el panorama y los recursos se mantiene igual para cualquier proyecto.
- Comunicación
El trabajo se realiza a un ritmo rápido cuando todos los involucrados están todo el tiempo informados acerca de los acontecimientos del proyecto y cuando los equipos se presentan con regularidad a las reuniones. La comunicación activa elimina núcleos, cierra varias brechas y mantiene a los equipos alineados.
- Evaluación de calidad
Establezca pautas de calidad que su equipo debe cumplir, de modo que el excelente resultado del proyecto hable por sí mismo.
- Riesgos
Trabaje con el equipo y otras partes interesadas para comprender los riesgos potenciales que puede encontrar mientras completa su proyecto.
Cómo crear un plan de proyecto
Atrás quedaron los días en los que necesitaba un lápiz y un papel para anotar su plan. Hoy, puede usar un planificador de proyecto en línea. He aquí cómo:
01. Creación de la estructura de desglose del trabajo
Una vez que se defina el alcance, deberá dividirlo en fracciones manejables. En un planificador de proyectos, puede registrar y realizar un seguimiento fácilmente de estas etapas. Los hitos, las tareas individuales y las subtareas pueden crearse en minutos.
02. Programación del proyecto con diagramas de Gantt
El siguiente paso es programar el calendario del proyecto. También es importante considerar las interdependencias entre los diferentes elementos de trabajo. Aquí es donde entran en juego los diagramas de Gantt. Estos se pueden usar para programar tareas, establecer dependencias, analizar la ruta esencial y fijar líneas de base para compararlas con el progreso real.
03. Asignación de recursos de manera óptima
Ahora es el momento de incorporar a su equipo y a otras partes interesadas al proyecto. Teniendo en cuenta las habilidades y las especializaciones de su equipo, es importante asignar el trabajo a las personas adecuadas. El software de planificación de proyectos analiza la carga de trabajo de cada usuario para asignar las tareas de forma óptima.
04. Establecimiento de un presupuesto planificado
Un presupuesto inicial para sus elementos de trabajo es importante en la planificación de proyectos en línea y fuera de línea. Establezca un presupuesto planificado para compararlo con sus gastos reales. Establezca un umbral presupuestario y realice un seguimiento minucioso de sus gastos mediante proyección presupuestaria, EVM e informes planificados frente a informes reales.
05. Planificación de una comunicación eficaz
La principal ventaja de las herramientas virtuales es su amplia gama de funciones de colaboración interactivas. Asegúrese de que el conocimiento llegue a todas y cada una de las partes interesadas del proyecto mediante la planificación de actualizaciones de estado, llamadas y reuniones virtuales habituales. Los foros y las fuentes también garantizan que las conversaciones se lleven a cabo de manera orgánica.
¿Cuáles son las cinco fases de un proyecto?
Iniciar un proyecto, esquivar los contratiempos y llevarlo al final de su recorrido requiere una estructura, por lo que dividirlo en fases puede ayudar. Las cinco fases principales de un proyecto son las siguientes:
1) Inicio
Esta fase marca el comienzo de un proyecto, definido por metas y objetivos más amplios, y un calendario. Los equipos utilizan esta fase para establecer el propósito general del proyecto, así como su valor empresarial. También es el momento de demostrar que el resultado final es factible, ya que esto ayuda a garantizar la aprobación del proyecto por parte de las partes interesadas clave.
3) Monitoreo y control
Esta fase es crucial, ya que hay mucho en juego, y el monitoreo frecuente de los procesos de trabajo es muy importante. Por lo general, esta fase va de la mano con la fase de ejecución, y el equipo continúa monitoreando los elementos de trabajo para asegurarse de que las entregas coincidan con los objetivos del proyecto. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) del proyecto y los factores críticos de éxito (CSF) se utilizan para monitorear el avance del proyecto, identificar posibles amenazas, medir el progreso y adaptarse a cualquier cambio. Se realizan revisiones frecuentes para garantizar que el proyecto está bien encaminado y que cualquier tipo de problema se pueda resolver.
2) Planificación
El siguiente paso es la planificación, en la que el equipo establece metas y objetivos claros, estima el presupuesto, asegura los recursos y crea un calendario concreto. El gestor de proyectos asigna tareas específicas y fechas de vencimiento a los miembros del equipo, y la responsabilidad individual se convierte en un enfoque principal. La buena comunicación en las reuniones es clave para que las ideas fluyan, en especial, en lo que se refiere a equipos, duración del proyecto, presupuesto y miembros del equipo responsables de cada tarea.
4) Ejecución
En esta fase, el equipo utiliza los datos recopilados durante las fases de inicio y planificación para trabajar en pos de la finalización del proyecto. Las reuniones se repiten, los miembros del equipo trabajan sin descanso y el gestor del proyecto supervisa los flujos de trabajo.
5) Cierre
Esta fase representa el final del proyecto, es decir, cuando se firman los contratos, se estrenan los productos y se completan las entregas. El equipo realiza una reunión retrospectiva para discutir lo que funcionó bien y lo que se podría mejorar para aumentar la productividad y optimizar el rendimiento en futuros proyectos.
¿En qué consiste el software de planificación de proyectos?
El software de planificación de proyectos ayuda a los gestores de proyectos a llevar sus proyectos a su destino, sin que se produzcan turbulencias en el camino. Con una variedad de funciones intuitivas, como paneles, aplicaciones, diagramas de Gantt e informes, el software proporciona un resumen de la condición global del proyecto, junto con un seguimiento meticuloso de los elementos de trabajo.
Beneficios del software de planificación de proyectos en línea
Seguimiento de proyecto
Realice un seguimiento del estado del proyecto utilizando un planificador de proyectos en línea para garantizar el envío puntual de los informes a la administración.
Gestión del alcance
Garantice una clara comprensión de quién hace qué actividad, cuándo y por cuánto tiempo.
Gestión de programación
Establezca programas adecuados, garantice flujos de trabajo ininterrumpidos y termine los proyectos a tiempo.
Asignación de recursos
Asigne las tareas de manera rápida, asigne los recursos adecuados y defina las responsabilidades.
Trabajo eficiente
Elimine la necesidad de memorizar todas las tareas y establezca recordatorios oportunos para lograr una mayor productividad.
Garantía de calidad
Integre todo el trabajo para garantizarles a los clientes un proyecto de calidad a un costo reducido.
Funciones clave del software de planificación de proyectos
Establezca las líneas de base del proyecto
El rendimiento de todo el proyecto se mide en función de sus tres puntos de partida: el alcance, la programación y el costo. Estos proporcionan las bases del proyecto y se usan para determinar si el proyecto está bien encaminado durante la ejecución.
Desarrolle el alcance del proyecto
La declaración del alcance es sin duda la más importante en el plan del proyecto y debe incluir las necesidades de la empresa, los objetivos, el alcance y los beneficios de completar el proyecto. Puede tratarse como un contrato entre el gestor del proyecto y las partes interesadas, que solo puede modificarse con la aprobación de estas.
Programe las líneas de base del proyecto
Una vez que confirma las entregas del proyecto en la declaración del alcance, se tienen que desarrollar en una estructura de trabajo desglosado (WBS) de todas las entregas. El alcance incluye todos los elementos que se deben generar en el proyecto y, por tanto, identifica el trabajo que se deberá realizar.
Gestione los recursos del proyecto
El siguiente paso del proceso de planificación del proyecto consiste en desglosar el presupuesto y otros recursos del proyecto. Esto también incluye asignar de manera óptima el trabajo a todos los miembros del equipo, de modo que nadie esté sobrecargado o sin las tareas suficientes. Esta etapa funciona en conjunto con la programación del proyecto y ambos pueden influirse entre sí.
Comunique el plan del proyecto
Una parte importante de la planificación del proyecto es el plan de comunicación. Un plan de comunicación debe indicar quién en el proyecto desea informes y con qué frecuencia; cómo se escalarán los problemas; quién los resolverá; cuándo, dónde y en qué formato se guardará la información del proyecto, y quién tendrá acceso a esta.
Pasos de la planificación de proyecto
Cada proyecto, ya sea grande o pequeño, se ajusta a las exigencias distintivas de cada empresa. Sin embargo, los diversos pasos involucrados en el proyecto siguen siendo básicamente similares. Esta es una lista de siete pasos que debe seguir mientras se planifica un proyecto:
Defina el alcance
El alcance del proyecto les sirve a su equipo y a la empresa en su conjunto, ya que determina cuál será su plan de acción teniendo en cuenta las metas y los objetivos del proyecto que definió. Es seguro utilizar una declaración o un documento de alcance para que tenga disponga de un recurso al que recurrir en caso de que el proyecto se desvíe del plan original. Un alcance del proyecto también ayuda a delinear elementos que no son esenciales y garantiza que el tiempo se dedique a generar algo de valor.
Las metas y los objetivos se establecen directamente
Una meta es un resultado que se puede lograr, mientras que un objetivo es la acción que se realiza para alcanzar esa meta. Ambos establecen las bases de un proyecto. Si se establecen correctamente, el proyecto puede tener gran éxito; de lo contrario, lo pueden derrumbar. Asegúrese de que sus equipos estén al tanto de sus metas para que sepan qué esperar y qué hacer a fin de alcanzarlas lo antes posible.
Conéctese con las partes interesadas
Para que un proyecto transcurra sin problemas, es importante consultar a las partes interesadas correspondientes. Esto significa reunirse con los responsables de todo lo que implica el proyecto, desde el inicio y la planificación hasta la ejecución. Recopile la información de diversos profesionales, ya que las diferentes perspectivas contribuyen en gran medida a perfeccionar el proyecto y encaminarlo hacia el éxito.
Reúnase y delegue
Cuando los equipos estén listos, solo queda asignar tareas teniendo en cuenta la carga de trabajo actual del equipo, la forma de trabajar y el conjunto de habilidades. Programe reuniones e intercambie ideas nuevas para determinar qué funciona para su empresa y el estilo de trabajo de su equipo. Posteriormente, habrá más claridad en cuanto a lo que está en juego y lo que se puede posponer.
Obtenga presupuestos y recursos
Cada tarea exige una serie de recursos que se deben adquirir al momento de iniciar el proyecto. Esto requiere una estimación adecuada del presupuesto del proyecto que pueda cubrir todos los gastos de recursos. Los miembros del equipo, el equipo, el material de capacitación y otros elementos varios son recursos necesarios para un proyecto. Asegúrese de saber cuál es la tarea, si las personas involucradas tienen las habilidades necesarias, cuál es el dominio, el costo total de los recursos y si necesita un contratista con licencia que lo haga por usted.
Conozca sus riesgos
Los proyectos de cualquier tipo están destinados a tener riesgos, por lo que mantener un registro de riesgos puede ser útil a la hora de sopesar distintas posibilidades y comprobar la tolerancia al riesgo del proyecto. Un registro de riesgos es un documento de riesgos predecibles con cursos de acción para cada uno de estos riesgos. El seguimiento continuo del progreso del proyecto y el estudio de informes analíticos también pueden funcionar a su favor, ya que puede reconocer posibles riesgos y limitaciones antes de que se conviertan en una amenaza.
Comuníquese hasta el final
Las llamadas programadas, las actualizaciones frecuentes en los canales y las reuniones semanales deben ser la norma para una comunicación fluida. Sin embargo, las reuniones fortuitas en el pasillo, las llamadas de trabajo improvisadas que duran horas o los momentos de alegría que se comparten a través de los canales de redes también se pueden convertir en algo fenomenal y pueden llevar al proyecto a alcanzar un gran éxito. Sin importar lo que haga, mantenga a todos informados.
Cómo crear un plan de proyecto con Zoho Projects
Convierta sus proyectos en historias de éxito con un plan sólido elaborado por Zoho Projects. Así es como puede comenzar:
Cree un nuevo proyecto o utilice una plantilla existente
Si está creando un proyecto nuevo, puede completar la fecha de inicio y de finalización, asignar el propietario, establecer una fecha límite estricta, agregar una descripción, asociar un equipo, alternar las pestañas preferidas y convertir el proyecto en uno privado o público. Con una plantilla de proyecto, puede modificar los detalles prellenados o utilizar la plantilla seleccionada tal cual.
Establezca el presupuesto
Una vez que establezca la opción de presupuesto desde la configuración, podrá planificar su presupuesto, realizar un seguimiento, facturar a sus clientes y adquirir los recursos necesarios.
Las tareas y sus destinatarios de la asignación
Después de iniciar el proyecto, puede comenzar a crear listas de tareas, tareas y subtareas y asignar un propietario a cada una de estas. También puede crear hitos que le permitirán hacer avanzar su proyecto si está estancado; esto lo ayuda a saber dónde está y qué necesita completar para volver a encaminarse. Permita que sus equipos registren las horas en las planillas de horas trabajadas para saber quién trabajó en qué actividad y por cuánto tiempo.
Informes
Analice el rendimiento de su equipo y el curso de su proyecto con informes personalizados y avanzados, como planillas de horas trabajadas, temas, tareas e informes de proyectos. Puede recopilar información de su equipo sobre los datos y modificar su proyecto si es necesario.
Diagramas de Gantt
Manténgase informado con nuestros diagramas de Gantt, que le notifican fechas límite, tareas fundamentales y no fundamentales, desviaciones e inactividades de cualquier tipo. Se vuelve fácil modificar la duración de la tarea cuando se dispone de una representación visual de sus elementos de trabajo en un formato estéticamente agradable. Ahí lo tiene: su propio plan de proyecto.
Plantillas de planificación de proyectos sencilla
Las plantillas pueden ayudarlo a ahorrar mucho tiempo en la planificación de proyectos, sobre todo si su organización trabaja varias veces en proyectos similares. En Zoho Projects, le proporcionamos una plantilla de incorporación para que la edite y cree una propia, así como las plantillas específicas del sector para la construcción, el desarrollo de software, la fabricación de automóviles y otras para simplificar su proceso de planificación de proyectos.
También creemos que la creación de herramientas lo ayudará a aumentar su productividad. En Zoho Projects, puede crear un plan de proyecto desde cero una vez y guardarlo como plantilla para reutilizarlo siempre que lo necesite. Puede tratarse de una simple plantilla de desglose de tareas o de un costo detallado: ¡todo depende de usted! Leer más sobre las plantillas de proyectos