¿En qué consisten las herramientas de gestión de proyectos?
Casi todo lo que hacemos, desde construir un castillo de arena hasta renovar un sitio web o construir un rascacielos, es un proyecto con un objetivo vinculado. Un proyecto simple no requiere herramientas de proyecto exhaustivas para que podamos asignar su programación; una lista de tareas diarias bastaría. Por otro lado, un proyecto complejo requiere la ayuda de herramientas de planificación para dividirlo en fragmentos más pequeños y factibles.
Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los gestores de proyectos a cuantificar sus resultados y garantizar la alineación de las metas del proyecto con el plazo programado. Permiten que los equipos colaboren de manera eficaz, monitoreen con diligencia los problemas, sopesen los riesgos potenciales y estén al tanto de las actualizaciones importantes.
Las cinco mejores herramientas de gestión de proyectos para los equipos de proyectos
01. Diagramas de Gantt
Un diagrama de Gantt es una visualización del plazo del proyecto y de las dependencias entre los distintos elementos de trabajo.
Es útil para seguir la programación del proyecto, comprobar si hay desviaciones del plan del proyecto e identificar retrasos. Las empresas pueden utilizar los diagramas de Gantt para mantenerse al tanto de su programación y su presupuesto previsto. Si las cosas no salen según lo previsto, pueden utilizar estos diagramas para detectar las tareas fundamentales que garantizarán que el proyecto se complete a tiempo.
Los diagramas de Gantt son una de las herramientas más importantes utilizadas en la gestión de proyectos. Proporcionan una visión completa de la estructura de desglose del trabajo y ayudan a asignar los recursos de forma eficiente, ya sea el tiempo, el dinero o las personas. Estos diagramas también asignan las interdependencias de distintos elementos de trabajo, ayudan a priorizar las tareas fundamentales y reducen la corrupción del alcance.
Los diagramas de Gantt en Zoho Projects son una herramienta intuitiva y fácil de usar que facilita su planificación y programación. La sencilla interfaz de arrastrar y soltar para ajustar el plazo, los cuatro tipos de dependencias, la ruta fundamental, la línea de base, el escalado del diagrama y las capacidades de gestión de tareas dentro del diagrama permiten que sea una de las herramientas de gestión de proyectos indispensables. Además, ¡esta función está disponible incluso en nuestro plan gratuito! Consulte más información acerca de las funciones del diagrama de Gantt en nuestros distintos planes de precios aquí.
02. Estructura de desglose de trabajo
En la excesiva cantidad de herramientas para la gestión de proyectos disponibles en el mercado, la estructura de desglose de trabajo (WBS) ocupa sin duda el primer lugar. Ofrece un desglose jerárquico de la meta del proyecto en elementos de trabajo aplicables.
La estructura de desglose de trabajo (WBS) sigue una jerarquía en la que su objetivo final se separa en etapas que se pueden dividir, a su vez, en tareas o subtareas. Esto ayuda a planificar cada aspecto de su proyecto sin dejar nada al azar. El desglose aclara el tiempo y los recursos necesarios, y ayuda a establecer las limitaciones previstas de un proyecto.
WBS también ayuda en la fase de ejecución de su proyecto. El trabajo se ejecuta en partes que conforman un todo. La gestión de estas partes es más fácil en términos de seguimiento de su trabajo y en caso de contratiempos.
Cree una WBS en Zoho Projects con su jerarquía de hitos, listas de tareas, tareas y subtareas. Con una configuración personalizable y múltiples vistas, plantillas, recordatorios y recurrencias, no se tardará nada en configurar su proyecto.
03. Línea de base del proyecto
Una línea de base de un proyecto es una forma gráfica de representar los valores de su proyecto mediante la comparación de la línea de base, que es el estándar establecido para el proyecto, con el rendimiento real. Las líneas de base del proyecto son herramientas de gestión proyectos que abarcan la línea de base del alcance, de los costos y de la programación. Su línea base también actúa como una herramienta de seguimiento del proyecto que ayuda en el seguimiento de su progreso en tiempo real. También puede ayudar a evitar la corrupción del alcance mediante el control del trabajo no planificado.
El trabajo no planificado es un factor importante, ya que puede afectar el costo, el tiempo y el alcance del proyecto. Por lo tanto, puede provocar un efecto dominó. En primer lugar, existe el riesgo de que el proyecto exceda el alcance debido a la inclusión de este trabajo adicional. Incluso si esto no sucede, el tiempo y el costo del proyecto aumentarán. Si no desea llegar a un acuerdo en relación con esas limitaciones, la calidad de su proyecto deberá quedar en segundo plano.
Mida su rendimiento comparando el progreso en tiempo real con la línea de base establecida en el diagrama de Gantt de Zoho Projects. La línea de base de Zoho Projects es fácil de configurar y analizar, y funciona junto con Slack para realizar un seguimiento del tiempo perdido.
04. Actividades de fortalecimiento de equipos
Las actividades de fortalecimiento de equipos son una manera de mejorar la moral y aumentar la productividad. Desde clases de surf grupales hasta una cena con aportes de cada miembro, hay una amplia gama de actividades divertidas que puede aplicar como parte del fortalecimiento de equipos corporativos.
La conexión entre el fortalecimiento de equipos y las herramientas de PM puede que no sea obvia. Sin embargo, las relaciones entre los miembros del equipo, así como con las partes interesadas, son tan importantes para un proyecto como la planificación o la ejecución. Y esta es una manera fácil de fortalecer estas relaciones.
Las actividades de fortalecimiento de equipos pueden incluir competencias saludables que se realizan en un entorno controlado; estas funcionan como una interrupción positiva de la cultura cotidiana en el lugar de trabajo. También pueden fomentar la creatividad, resaltar los diversos talentos de los miembros de su equipo e incentivarlos a trabajar juntos para encontrar las mejores soluciones.
05. Plan de gestión de comunicaciones
Un plan de comunicación del proyecto garantiza que haya un flujo regular y relevante de información entre los miembros del proyecto, los clientes y otras partes interesadas. Si bien muchas herramientas de planificación de proyectos pretenden mantener a todos informados, esta herramienta en particular ayuda a mantener las relaciones e incluye detalles sobre quién comunica qué, a quién y con qué frecuencia. Mantener a las partes interesadas informadas implica una ventaja evidente, ya que satisfacer sus necesidades es fundamental para el éxito de un proyecto. Un plan de comunicaciones lo ayudará a abordar cualquier riesgo que pueda surgir y a mejorar la colaboración entre los miembros de su equipo.
Defina su plan de comunicación con las amplias funciones de colaboración en Zoho Projects. Desde el módulo Discusión con su chat incorporado, las llamadas virtuales y las capacidades de reunión hasta la fuente de redes sociales para discutir ideas, comentarios y medios de comunicación, Zoho Projects abarca todo lo relacionado con la comunicación.
Funciones clave de las mejores herramientas de gestión de proyectos
Las funciones clave de las herramientas utilizadas en la gestión de proyectos, aparte de la gestión básica de tareas, son las siguientes:
01. Estimación del proyecto
Para garantizar el éxito de su proyecto, es importante no solo realizar un seguimiento del progreso en tiempo real, sino también estimar las limitaciones del proyecto en función de su rendimiento actual. Esto se podría realizar en forma de previsiones presupuestarias, EVM o líneas de base.
02. Presupuesto
Gestione los costos para mantenerse dentro del presupuesto previsto. Realice un seguimiento de los gastos y de los costos reales para fracturarles a los clientes y pagarles a los empleados, compare los costos previstos con los reales, haga previsiones presupuestarias y analice el estado de su presupuesto.
03. Asignación de recursos
Asegúrese de que las personas adecuadas trabajen en las tareas correctas. Evite que sus empleados trabajen en carga escasa o excesiva mediante el diagrama de utilización de recursos. Estas herramientas de gestión de proyectos también ayudan a asignar el trabajo en función de la carga y la disponibilidad de los empleados.
04. Colaboración
Mantenga al tanto a todas las partes interesadas del proyecto. La colaboración sin esfuerzo es un aspecto esencial de una herramienta de gestión de proyectos en línea. Las herramientas de colaboración virtual, como el chat, los seminarios web y los foros, son algunas de las funciones más útiles.
05. Gestión de calidad
Siempre dé lo mejor de usted revisando de manera constante la calidad de su proyecto. Las funciones de seguimiento y la resolución de problemas son fundamentales en una herramienta de seguimiento de proyectos. La automatización para escalar y tratar los errores es una ventaja.
06. Administración del proyecto
Es importante integrar la estructura de personal, clientes y la organización en una herramienta de gestión de proyectos. Desde las plantillas específicas del sector hasta las diversas integraciones de terceros, hay varias formas en que las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarlo con la administración de proyectos.
07. Gestión de riesgos
Las personas también utilizan el software de gestión de proyectos en línea para abordar las incertidumbres en cuanto a la duración estimada de cada tarea. Organice las tareas para cumplir con los plazos y compatibilice varios proyectos a la vez como parte de un objetivo general.
Beneficios de usar herramientas de gestión de proyectos
Trabajar en el momento adecuado
Entre las diferentes herramientas de gestión de proyectos, el software de diagrama de Gantt es uno de los que ayuda a adaptarse mejor a los retrasos. Las dependencias de las tareas y su efecto en el tiempo que toma completar una tarea pueden ser capturados y gestionados con el software de diagrama de Gantt de Zoho Projects.
Evite alcances difíciles
WBS es una de las herramientas de planificación de proyectos que ayuda en la generación de ideas y a las que se recurre en gran medida durante la planificación. Proporciona un esquema para establecer el costo de finalización, la programación y las horas de trabajo. También ayuda a identificar riesgos.
Evite exceder el presupuesto
La línea de base del costo es la comparación entre la estimación inicial y los gastos reales del proyecto. Funciona en conjunto con la programación y las líneas de base del alcance, ya que estos factores están interconectados y pueden hacer que el costo de un proyecto se desvíe fácilmente de su plan.
Colaborar para facilitar la comunicación
Promueva una comunicación eficaz en equipo. Las mejores herramientas de gestión de proyectos para equipos animan a las personas a hacer preguntas, garantizan cargas de trabajo equilibradas, plantean preguntas acerca de las ideas que pueden no funcionar y permiten lograr el éxito en el trabajo.
Elimine las brechas que le impiden escuchar
La optimización de la comunicación interfuncional con herramientas adecuadas de planificación de proyectos garantiza que todas las partes interesadas sepan cómo obtener información relevante. Las herramientas de PM garantizan que las decisiones importantes no se retrasen y que todas las actividades del proyecto se realicen con fluidez.
Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos
Seamos realistas: hay una amplia gama de herramientas de gestión de proyectos disponibles con numerosas funciones, destinadas a empresas con diferentes necesidades. Todo el proceso de elegir la aplicación de gestión de proyectos correcta puede ser confuso, por decir lo menos. Pero estamos aquí para ayudarlo con eso. Esta es una lista de preguntas que debe hacerse antes de tomar la gran decisión:
¿Cuáles son sus necesidades?
Cada empresa tiene puntos débiles que deben resolver, y la suya de seguro también los tiene. Anote todos estos puntos en forma de lista, como se muestra a continuación:
- Demasiados correos electrónicos sin abrir
- Fechas límite sin cumplir
- Reuniones irregulares
- Carga de trabajo desproporcionada
- Tiempo perdido en tareas innecesarias
- Núcleos existentes dentro de los equipos
Si esto le parece familiar, su búsqueda para encontrar la mejor herramienta de gestión de proyectos ha conseguido algunos avances. Siéntase libre de ampliar la lista; consulte también a sus equipos, ya que utilizarán la herramienta a diario.
¿Cuáles son las otras herramientas de gestión de proyectos que existen?
Lleve a cabo su propia investigación. Algunas cosas que puede hacer:
- Comparar los productos en los sitios de reseñas.
- Solicitarles a otros miembros del equipo y a sus gerentes su opinión.
- Consultar con profesionales del sector.
- Preguntar a su propio equipo si han utilizado herramientas de proyectos en el pasado o si recomiendan alguna.
¿La herramienta funciona para usted y sus equipos? ¿Y su presupuesto?
En este punto, debería haber seleccionado dos o tres herramientas de gestión de proyectos en las que vale la pena invertir. Pruébelas usted mismo y, luego, con un equipo piloto. Recopile retroalimentación preguntándoles a los usuarios lo siguiente:
- Si la herramienta es fácil de usar
- Si el servicio de atención al cliente es útil
- Si la curva de aprendizaje es sencilla o difícil
- Si hay funciones que les gustan o les desagradan
A continuación, determine si se ajusta bien a su presupuesto. Incluso si lo hace, su intención no es invertir dinero en herramientas de planificación que casi no ofrecen beneficios. También puede solicitar una demostración gratuita para comprender mejor el producto. Determine si estas herramientas de gestión de proyectos son soluciones a sus puntos problemáticos mencionados anteriormente. Compare las ventajas y desventajas, y elija a un ganador.
¿Por qué Zoho Projects es el mejor software de gestión de proyectos?
Si desea crear proyectos y convertirlos en historias de éxito, ayudarlo a conseguirlo es nuestro compromiso. Descubra por qué Zoho Projects es el mejor software de gestión de proyectos para usted:
Servicio integral
Desde el inicio del proyecto hasta el cierre de este, Zoho Projects lo respalda. Con funciones como hitos para marcar cada progreso realizado en el proyecto, tareas y subtareas que dividen su proyecto en piezas más simples y diagramas de Gantt que lo ayudan a visualizar y a monitorear su proyecto, está bien encaminado para lograr sus metas del proyecto.
Seguimiento de errores
A nadie le gusta ver errores donde no deberían estar, especialmente si generan una interrupción. Nuestra aplicación de gestión de proyectos incluye un rastreador de problemas que automatiza el seguimiento desde el momento en que crea el problema hasta que ya no es una amenaza.
Automatización de tareas
Simplifique el seguimiento de tareas, la administración y la finalización con Reglas de flujo de trabajo, que ejecutan sus reglas mediante activadores, Webhooks, que envían notificaciones a sitios web de terceros, Reglas de macros, que actualizan de forma masiva sus elementos de trabajo con criterios predefinidos y Blueprints, que automatizan todos sus flujos de trabajo.
Manténgase informado acerca de su proyecto
Los informes, como la asignación de recursos y la planilla de horas trabajadas, los paneles de cartera, los diagramas de Gantt y las aplicaciones le proporcionan actualizaciones oportunas sobre tareas fundamentales, temas, distribución de trabajo, estimación del presupuesto y mucho más. Puede exportarlos fácilmente en formatos XLS o PDF para que los clientes los vean.
Listo y preparado para integrar
Conéctese sin problemas con nuestros conjuntos internos que lo guiarán con el presupuesto, la creación de tickets, la emisión de facturas, el correo electrónico, la colaboración y mucho más. También puede integrarse en aplicaciones de terceros que ya utiliza, de modo que nada interrumpa su flujo de trabajo.
Colabore para crear y celebrar
Obtenga ideas sobre la marcha con nuestros módulos de colaboración, como chat y llamadas grupales, foros y fuentes.
Aplicación de gestión de proyectos
Dado que abarca todas las herramientas de gestión de proyectos mencionadas anteriormente, Zoho Projects es la aplicación de gestión de proyectos que está hecha a la medida para usted. Ya sea que esté deconstruyendo su proyecto en partes más pequeñas de elementos de trabajo en función de la jerarquía, visualizando de manera clara los plazos del proyecto, duplicando una herramienta de seguimiento de proyectos o buscando planes de comunicación para los equipos, Zoho Projects lo respalda en todo. ¿Hemos despertado su interés? Vamos, ¡comience a utilizar la aplicación Zoho Projects de inmediato!