Eingehende E-Mails – Spam-Verarbeitung

Zoho Mail scannt automatisch alle eingehenden E-Mails anhand verschiedener Parameter auf Spam. Neben den integrierten Spam-Filtern können die Administratoren der Organisation die Spam-Einstellungen steuern, E-Mais und Domänen zur Blocked List (Negativliste) und Allowed List (Positivliste) hinzufügen oder E-Mails zu Überwachungszwecken unter Quarantäne stellen oder auf Grundlage verschiedener Regeln und E-Mail-Richtlinien zurückweisen.

Positivliste und benutzerdefinierte Negativliste:

Die IP-Adressen/Domänen/E-Mail-Adressen eingehender E-Mails werden bei der Verarbeitung mit verschiedenen Negativlisten abgeglichen. Falls die IP-Adressen/Domänen/E-Mail-Adressen in einer der gängigen Negativlisten aufgeführt sind, werden diese eingehenden E-Mails blockiert und zurückgeschickt.

Negativliste der Organisation und Negativlisten auf Benutzerebene:

Die IP-Adressen und Domänen werden nicht nur mit benutzerdefinierten Negativlisten, sondern auch mit unseren umfangreichen Listen verglichen, und zwar auf verschiedenen Ebenen. Die vom Administrator definierte Organisations-Negativliste und die von einzelnen Benutzern erstellten individuellen Negativlisten werden ebenfalls bei der Spam-Filterung verwendet.

SPF/DKIM-Prüfungen:

Die eingehenden E-Mails werden in Hinblick auf SPF- und DKIM-Einträge validiert und auf Grundlage der Domäneneinstellungen in Bezug auf DMARC-Richtlinien analysiert. Im Falle von SPF/DKIM-Fehlern werden solche E-Mails als Spam klassifiziert und als gefälschte E-Mails betrachtet, die aus verdächtigen Quellen stammen. Sie können den Grad der SPF/DKIM-Filterung in der Steuerkonsole im Abschnitt Spam Control anpassen.

Spam-Abgleich:

Darüber hinaus werden die E-Mails auch automatisch auf Spam-/Phishing-E-Mails gefiltert. Nur die E-Mails, die auf Grundlage dieser Listen als Nicht-Spam bzw. gültige E-Mails markiert werden, gelangen in Ihren Posteingang.

Spam-Vorfallsberichte:

Wenn sich herausstellt, dass es sich bei den von einer bestimmten Domäne generierten E-Mails um Spam handelt, werden solche Vorfälle an die E-Mail-Adressen abuse@diedomaene.com und postmaster@diedomaene.com gemeldet. Als Dienstanbieter für die Domäne müssen wir entsprechende Maßnahmen bezüglich solcher Berichte ergreifen, den Administrator der Domäne informieren und anderen Dienstanbietern hinsichtlich der Maßnahmen, die aufgrund der Missbrauchsbeschwerde/des Spam-Berichts/der Malware-Benachrichtigung ergriffen wurden, Bericht erstatten.

Daher überwachen wir die E-Mails, die an die Aliase abuse@ und postmaster@ Ihrer Domäne gesendet werden. Aus diesem Grund sind Sie nicht in der Lage, diese E-Mail-Adressen als individuelle Konten oder Aliase für individuelle Konten zu verwenden. Sie können jedoch Gruppen mit den Namen "abuse" und "postmaster" erstellen und sich selbst als Mitglieder der Gruppe hinzufügen. Auf diese Weise erhält das hinzugefügte Mitglied eine Kopie der E-Mails, die an diese E-Mail-Adressen gesendet werden. Das Zoho Missbrauchsüberwachungsteam erhält auch eine Kopie dieser E-Mails.

Spam-E-Mails im Posteingang

Selbst nach einer mehrstufigen Spam-Filterung können einige Spam-E-Mails möglicherweise die Filter überwinden und in Ihrem Posteingang landen. In solchen Fällen empfehlen wir Ihnen die Verwendung von "Mark as Spam", um solche E-Mails als Spam zu markieren. Unsere Spam-Filter sind so konzipiert, dass sie auf Grundlage Ihrer Markierungen und Muster lernen. Dadurch können zukünftige E-Mails aus ähnlichen Quellen oder mit ähnlichen Mustern leichter als Spam-E-Mails für den jeweiligen Benutzer identifiziert werden.

Richtlinien zur Vermeidung eingehender Spam-E-Mails:

E-Mail-Adresse nicht in öffentlichen Foren/Blogs angeben –

Spammer verfügen über automatische Skripte, die Seiten durchsuchen und nach Links und E-Mail-Adressen suchen, um sie in ihre Listen aufzunehmen. Sobald Sie zu einer Spam-Liste hinzugefügt wurden, wird sich Ihre E-Mail-Adresse ewig in dieser Liste befinden. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse mit anderen teilen müssen, senden Sie sie besser in einer direkten Nachricht, oder verwenden Sie reine Textformate wie "Benutzername (at) ich (punkt) com" anstelle von formatierten E-mail-Adressen.

Ihre E-Mail-Adresse nicht bei der Anmeldung auf anderen Websites angeben:

Es ist besser, die Angabe Ihrer offiziellen E-Mail-Adresse zur Anmeldung auf einer Website zu vermeiden. Vor allem wenn die Datenschutzerklärung der Website Ihnen nicht versichert, dass Ihre E-Mail-Adresse nicht an Dritte weitergegeben wird, ist es ratsam, temporäre E-Mail-Aliase zu verwenden, die später bei Nichtgebrauch entsorgt werden können. Wenn Sie Einweg-Aliase verwenden, ist es einfacher, die Quelle von Spam zu identifizieren und den Alias zu löschen, der möglicherweise nicht mehr benötigt wird.

Keine Abwesenheitsantworten auf externe Nachrichten verwenden:

Wenn Sie Abwesenheitsnotizen oder automatische Antworten für E-Mails einrichten, stellen Sie sicher, dass die automatische Antwort nur an Ihre Kontakte und nicht für alle eingehenden E-Mails versendet wird. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass unbekannte Kontakte anhand Ihrer Antwort an die unbekannten E-Mail-Adressen zu Ihrer Positivliste/Whitelist hinzugefügt werden.

Automatisches Herunterladen und Anzeigen externer Bilder deaktivieren:

In den meisten Spam-/Phishing-E-Mails betten Spammer externe Bilder ein. Wenn Benutzer die E-Mails öffnen und die Bilder anzeigen, können die Spammer die Benutzer automatisch anhand der angezeigten Bilder und Klicks verfolgen.

Von unerwünschten Newslettern/Benachrichtigungen abmelden:

Wenn Sie immer wieder Tonnen von unerwünschten E-Mails von einer Website erhalten, für die Sie sich vor Jahrzehnten angemeldet haben, versuchen Sie, sich von diesen Listen abzumelden. Deaktivieren Sie bei der Anmeldung, sofern dies möglich ist, Kontrollkästchen wie "Newsletter Subscription" oder "Announcement Subscription", wenn Sie keine Newsletter von der Website erhalten möchten.

Ebenso können Sie E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren oder erwägen, sich jede Woche oder jeden Monat E-Mail-Digests zustellen zu lassen, um die Häufigkeit solcher E-Mails zu reduzieren bzw. sie leichter verarbeiten zu können.

Ausgehende E-Mails – Richtlinien für bessere Zustellbarkeit

SPF/DKIM/DMARC:

Wenn Sie E-Mails an Ihre Kontakte senden, validieren die Empfängerserver auch Ihre E-Mails, um zu überprüfen, ob es sich um Spam handelt. Die Domänen müssen über eine korrekte SPF-/DKIM-/DMARC-Konfiguration verfügen, um sicherzustellen, dass sie nicht als Spam markiert werden.

Keine Massen-E-Mails oder Newsletter aus Zoho Mail versenden.

Wenn Sie Massen-E-Mails oder Newsletter versenden müssen, wird empfohlen, solche E-Mails nicht über automatisierte Programme mit Ihren normalen E-Mail-Anmeldeinformationen zu versenden. Sie können bestimmte Dienste (wie Zoho Campaigns) nutzen, die über Richtlinien zur Massenversendung, Funktionen zur Erstellung von Abonnentenlisten und zur Abmeldung auf Anfrage verfügen und detaillierte Berichte über die Zustellung von E-Mails und die Öffnungsrate bereitstellen.

Keine externen Bilder in E-Mails einbetten:

In Signaturen ist es besser, ein Bild direkt einzufügen, als ein externes Bild einzufügen und einen Hyperlink hinzuzufügen. Einige E-Mail-Server akzeptieren keine E-Mails mit eingebetteten externen Bildern. Falls Sie feststellen, dass Ihre E-Mails von bestimmten Servern abgewiesen werden, können Sie dies überprüfen, indem Sie E-Mails ohne externe Bilder versenden, um zu prüfen, ob für diesen Server Beschränkungen im Umgang mit externen Bildern gelten.