E-Mails planen und senden

Send Later – E-Mails planen und wiederkehrende E-Mails senden

Mit der Option Send Later von Zoho Mail können Sie Zeitpläne für Ihre E-Mails festlegen und die E-Mails zum ausgewählten Zeitpunkt in der Zukunft senden. Sie können eine E-Mail so planen, dass sie nur einmal an Ihre Empfänger gesendet wird, oder wiederkehrende E-Mails einrichten, die in regelmäßigen Abständen versendet werden. Diese E-Mails befinden sich in Ihrem Postausgang und werden zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet.

Planung von E-Mails

Geplante E-Mails sind äußerst praktisch, wenn Sie möchten, dass bestimmte E-Mails, z. B. Arbeitszeiterfassungsbögen oder wöchentliche Berichte, an denen Sie am Wochenende oder nachts gearbeitet haben, so gesendet werden, dass Ihr Manager, der in einer anderen Zeitzone arbeitet, diese zu einem optimalen Zeitpunkt ansehen kann, etwa am Montag um 11:00 Uhr. Für Unternehmen ist es immer empfehlenswert, die beste Zeit zum Senden einer E-Mail zu kennen und Nachrichten entsprechend zu senden.

Oder auch der Klassiker des vergessenen Geburtstag: letzte Woche haben Sie noch dran gedacht haben, doch am betreffenden Tag vergessen Sie dann, der Person Glückwünsche zu schicken. Sie können die Geburtstagsgratulation mit Datum und Uhrzeit für den Zeitpunkt planen, zu dem der Glückwunsch gesendet werden soll.

Planen von E-Mails

Gehen Sie zum Planen und Versenden einer E-Mail wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
2. Klicken Sie auf New Mail, um den Editor zu öffnen.
3. Entwerfen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt.
4. Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge hinzu.
5. Klicken Sie auf Send Later.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Schedule, um einen Zeitplan für die E-Mail einzurichten.
   
7. Die verfügbaren Optionen lauten: 1 hour, 2 hours, 4 hours, Tomorrow morning, Tomorrow afternoon und Custom date and time.
8. Wenn Sie die Option Custom date and time auswählen, können Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone festlegen.
9. Klicken Sie auf Save.
10. Sobald Sie auf Send klicken, wird die E-Mail in den Postausgang verschoben und verbleibt dort, bis der von Ihnen geplante Zeitpunkt erreicht ist.

Wiederkehrende E-Mails planen

Sie können außerdem wiederkehrende E-Mails planen, bei denen Sie die E-Mail zum wiederholten Versand planen können (mit einem bestimmten Wiederholungsmuster, bis zu einem Enddatum oder mit einer bestimmten Häufigkeit). Wiederkehrende E-Mails sind nützlich, wenn Sie Ihre Kunden an Rechnungen oder Ihre Kollegen an die vorzulegenden wöchentlichen Berichte erinnern möchten.

Wenn die wiederkehrende E-Mail geplant ist, erfolgt die Aktion (E-Mail wird gesendet) auf der Grundlage des nächsten wiederkehrenden Musters, das die Kriterien erfüllt. Wenn Sie beispielsweise an einem Montag um 11:00 Uhr das wiederkehrende Muster auf jeden Montag um 10:00 Uhr festlegen, wird die E-Mail am nächsten Montag gesendet.

1. Gehen Sie zum Planen und Versenden einer E-Mail wie folgt vor:
2. Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Mail-Konto an.
3. Klicken Sie auf New Mail, um den Editor zu öffnen.
4. Verfassen Sie die E-Mail wie gewohnt.
5. Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge hinzu.
6. Klicken Sie auf die Option Send Later.
7. Klicken Sie auf die Registerkarte Recurring, um einen Zeitplan für die wiederkehrende E-Mail einzurichten.
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8. Folgende Wiederholungsmuster sind möglich:
   1. Täglich – Alle _ Tage/an jedem Wochentag.
   2. Wöchentlich – Alle _ Wochen, am ausgewählten Tag.
   3. Monatlich – Alle _ Monate am ausgewählten Tag/Am festgelegten Tag der festgelegten Woche
   4. Jährlich – Am ausgewählten Tag des gewählten Monats/Am n-ten Tag der festgelegten Woche.
9. Wählen Sie mit den vorhandenen Optionen das gewünschte Wiederholungsmuster aus.
10. Wählen Sie die Zeitzone aus, in der Sie die E-Mail planen möchten.
11. Klicken Sie auf Save.
12. Die geplante E-Mail verbleibt im Postausgang und wird gemäß dem Wiederholungsmuster und der Häufigkeit der Konfiguration für die E-Mail gesendet.

Geplante E-Mails – Postausgang

Die geplanten und wiederkehrenden E-Mails sind im Postausgang aufgelistet, bis Datum und Uhrzeit gemäß Zeitplan erreicht sind. Sie können die E-Mail im Postausgang bearbeiten und beliebige Änderungen an der E-Mail vornehmen. Wenn Sie jedoch eine E-Mail bearbeiten, wird der vorhandene Zeitplan angehalten und die E-Mail wird in den Ordner Drafts verschoben. Sie können die Option Send later verwenden, um die Zeitpläne der E-Mails auf einen passenden Zeitpunkt zu ändern.

Wenn Sie eine E-Mail planen und ein Wiederholungsmuster festlegen, wird der Zeitplan durch die Wiederholung außer Kraft gesetzt.

Ebenso gilt: Wenn Sie eine Wiederholung für eine E-Mail festgelegt haben und dann auf das Uhrsymbol klicken und einen Zeitplan festlegen, wird das Wiederholungsmuster entfernt.

Plan anhalten

Sie können den Zeitplan für eine E-Mail im Postausgangsordner anhalten. Klicken Sie neben der entsprechenden E-Mail aus der Liste im Postausgang auf das Planungssymbol. Die Schaltfläche Stop Schedule wird angezeigt. Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken, wird der Plan angehalten, und die E-Mail wird als Entwurf gespeichert. Sie können auch beschließen, die E-Mail sofort zu senden, indem Sie neben der Schaltfläche Stop Schedule die Option Send right now auswählen.

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