Erste Schritte mit Zoho Mail

Zoho Mail ist eine kollaborative Business-Kommunikationsplattform für Arbeitskräfte von heute. Es ist eine Mischung aus einer klassischen E-Mail-Anwendung und modernen kollaborativen Tools zum Kommentieren, Liken und Teilen. Die neue Zoho Mail Suite umfasst die folgenden Anwendungen, die für jedes Unternehmen wichtig sind:

Email – E-Mails, das Rückgrat jedes Unternehmens, ermöglichen eine professionelle Kommunikation innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens.

Calendar – Zeitmanagement, Veranstaltungsplaner und Organisator für Meetings.

Contacts – Kontakte und Adressbuchverwaltung, Adressgruppen, Organisationskontakte.

Tasks – Effektive Verwaltung Ihrer Arbeit und der Arbeit Ihres Teams, Gruppenaufgaben, Teilaufgaben.

Notes – Ein einziger Ort, um Ihre Ideen/Gedanken oder Notizen festzuhalten, Bilder und/oder Anhänge hinzuzufügen.

Streams – Innovative Zusammenarbeit innerhalb von Teams auf Grundlage von E-Mails, die mit Vorkehrungen zum Liken/Kommentieren und weiteren offenen Interaktionen ausgestattet sind.

Bookmarks – Greifen Sie von Ihrem Postfach aus auf alle wichtigen Informationsseiten zu.

Neue E-Mail verfassen und senden

1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche New Mail im linken Bereich des Postfachs. Der Zoho Mail Composer wird geöffnet.
3. Machen Sie in den Feldern "To", "CC" und "Subject" die entsprechenden Angaben und geben Sie den Inhalt der E-Mail ein.
4. Sie können die umfangreichen Formatierungsoptionen im Composer verwenden, um die E-Mail-Inhalte zu formatieren.
5. Sobald die E-Mail fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Send in der linken oberen Ecke des Composer-Fensters.

Daraufhin wird die E-Mail an den Empfänger gesendet und dem Ordner "Sent" hinzugefügt. Weitere Informationen.

Signatur einfügen

Sie können den von Ihnen gesendeten E-Mails benutzerdefinierte Signaturen hinzufügen. In Zoho Mail können mehrere Signaturen verwendet werden, die mit Ihrem E-Mail-Alias bzw. Ihrer Adresse verknüpft werden können.

1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
2. Klicken Sie auf das Symbol Settings.
3. Wählen Sie Signatures aus, und klicken Sie auf das +-Symbol, um eine neue Signatur zu erstellen.
4. Geben Sie die Einzelheiten zur Signatur und die gewünschte Formatierung ein, und klicken Sie auf Save. Sie können auch Bilder, wie z. B. Logos, einfügen.

Klicken Sie hier, um detaillierte Anweisungen zur Verwendung von Signaturen zu erhalten.

E-Mails anzeigen

Alle E-Mails, die Sie erhalten, werden in Ihrem Zoho Mail-Posteingang aufgeführt. Ungelesene E-Mails sind in Fettdruck dargestellt. Sie können in der Liste auf die eingegangenen E-Mails klicken, um sie zu öffnen.

In den Mail View Options können Sie auswählen, wie die E-Mail-Liste angezeigt werden soll:

• Email listing View – Sie können die E-Mail-Liste in der klassischen oder der kompakten Ansicht anzeigen. Weitere Informationen.
• Open message in – Beim Klicken auf eine beliebige E-Mail können Sie auswählen, ob die E-Mail in einer Vorschau, in einer Neuen Registerkarte oder in einem Neuen Fenster angezeigt werden soll. Erfahren Sie mehr darüber.
• Show message with – Sie können auswählen, ob in der E-Mail-Liste nur "Subject" der E-Mail oder "Subject and Summary" angezeigt werden sollen. Erfahren Sie mehr darüber.
• Conversation View – In dieser Ansicht werden E-Mails in Unterhaltungs-Threads gruppiert. Sie können die E-Mail-Threads aufheben, indem Sie die Unterhaltungsansicht DEAKTIVIEREN. Erfahren Sie mehr darüber.

E-Mails beantworten

Nachdem Sie eine eingegangene E-Mail geöffnet haben, können Sie auswählen, wie Sie diese E-Mail beantworten möchten. Sie können Reply, Reply All oder Forward auswählen. Erfahren Sie mehr darüber.

Reply	​	Die Antwort wird nur an den Absender der ursprünglichen E-Mail gesendet.
Reply All		Die Antwort wird an alle Empfänger der ursprünglichen E-Mail gesendet.
Forward		Die ursprüngliche E-Mail wird an einen Empfänger Ihrer Wahl gesendet.

Posteingang verwalten

Sie können Ihre E-Mails einfach verwalten, indem Sie sie Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen entsprechend organisieren. Sie können die E-Mails in Ihrem Posteingang manuell in den entsprechenden benutzerdefinierten Ordner verschieben. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Auflistung Folders, um einen benutzerdefinierten Ordner mit beliebigem Namen zu erstellen.

E-Mails in Ordner verschieben

1. Wählen Sie die relevanten E-Mails in Ihrem Posteingang über das in der Auflistung gezeigte Kontrollkästchen neben der jeweiligen E-Mail aus.
2. Klicken Sie auf das Symbol Move to über der Auflistung.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste den entsprechenden Ordner aus. Sie können auch einen neuen Ordner erstellen, in den Sie E-Mails verschieben können, indem Sie den Namen eingeben und auf Create klicken.

Daraufhin werden die ausgewählten E-Mails in den ausgewählten Ordner verschoben.

Filter

Sie können Filter für Ihren Posteingang konfigurieren, um zu vermeiden, dass die E-Mails manuell aus Ihrem Posteingang verschoben werden. Sie können auch Filter verwenden, um andere Aktivitäten auszuführen, zum Beispiel Tags auf eingehende E-Mails anzuwenden, sie weiterzuleiten, als gelesen zu markieren usw.

1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
2. Klicken Sie auf das Symbol Settings.
3. Wählen Sie Filters aus, und klicken Sie auf die Option New Filter.
4. Das Dialogfeld Create Filter wird auf dem Bildschirm angezeigt. Geben Sie die erforderlichen Informationen wie Name, Bedingungen, Kriterien und Aktionen ein und wählen Sie für den Filter die Aktion Save.

E-Mails, die den im Filter angegebenen Kriterien entsprechen, werden automatisch in den genannten Ordner verschoben. Der Seite Filter können Sie detaillierte Anweisungen entnehmen.

Tags

Sie können Ihren E-Mails Tags mit unterschiedlichen Farben und Namen zuweisen, um sie zu kategorisieren. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Auflistung Tags, um ein benutzerdefiniertes Tag mit Namen und Farbe Ihrer Wahl zu erstellen. Weitere Informationen.

1. Wählen Sie die relevanten E-Mails in Ihrem Posteingang über das in der Auflistung gezeigte Kontrollkästchen neben der jeweiligen E-Mail aus.
2. Klicken Sie auf das Symbol Tag as über der Auflistung.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste das entsprechende Tag aus. Sie können auch ein neues Tag erstellen, das auf E-Mails angewendet wird, indem Sie den Namen eingeben und auf Create klicken.

Außer Tags können Sie auch wichtige E-Mails markieren, um den Zugriff zu erleichtern. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende E-Mail in der Auflistung, und klicken Sie auf das Flaggensymbol, um die E-Mail zu markieren. Alle markierten E-Mails werden unter Flagged View im linken Fensterbereich aufgeführt.

E-Mails durchsuchen

Mit der Zoho Mail-Suche können Sie über alle Anwendungen wie Notes, Tasks, Emails usw. hinweg mit beliebigen, von Ihnen benötigten Parametern nach Entitäten suchen. Mithilfe der Option Quick Access können Sie problemlos einen beliebigen Abschnitt der Einstellungen finden, den Sie benötigen.

Sie können mit verschiedenen Kriterien wie "From", "To/CC", "In folder", "Tag", "Contains", "Subject", "Attachment Name" usw. nach E-Mails suchen. Um die Suchergebnisse einzugrenzen, können Sie die Suche auch mit einer Kombination dieser Kriterien ausführen.

Mithilfe der Option "Search history"in der Zoho Mail-Suche können Sie aus zuvor verwendeten Suchparameterkombinationen auswählen, sodass Sie auf einfache Weise Suchvorgänge wiederholen können. Die Suche umfasst mehrere anwendungsspezifische Filterparameter, die verwendet werden können, um die Suche zu verkürzen. Hier können Sie eine Liste dieser Parameter anzeigen.

Auf dieser Seite finden Sie detaillierte Anweisungen zur Verwendung der neuen Zoho Mail-Suche.

Integrationen und Erweiterungen

Mit Integrationen und Erweiterungen in Zoho Mail können Sie auf Zoho-Anwendungen und andere Drittanbieteranwendungen zugreifen und Aktionen ausführen, ohne Ihr Postfach verlassen zu müssen.

Zusätzlich zu den internen Anwendungen, die als Erweiterungen verfügbar sind, können Sie auch andere Anwendungen von Drittanbietern über Zoho Marketplace aktivieren und installieren. Weitere Informationen.