ما هو برنامج إدارة المستندات في إدارة المشاريع؟
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، يساعد برنامج إدارة المستندات في ترتيب وتتبع ومشاركة وإدارة كل من الملفات النصية الإلكترونية وملفات PDF والصور وجداول البيانات والتسجيلات الصوتية ومقاطع الفيديو. وتتوفر هذه المستندات للمستخدمين الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المشروع.
ما الحاجة إلى نظام إدارة مستندات المشاريع؟
مع تزايد الاهتمام بنموذج العمل الهجين في معظم المجالات، أصبحت إدارة المشاريع والتعاون عليها ضرورة. سواء أكانت الفرق هجينةً أم تعمل عن بُعد، فإنها بحاجة إلى الوصول إلى أحدث النُسَخِ من المستندات. يتيح وجود موقع مركزي من أجل جميع المستندات التمكن من الحصول على الموافقات السريعة. بالنسبة للشركات التي لديها عمليات لا تحصى وأقسام مختلفة، فإن فرز المستندات ضمن فئات مختلفة يزيل كل من الارتباكات والزيارات المتكررة للمستخدمين. تنشئ كل زيارة لمستند ما سجل مراجعة يُستخدم لاحقًا لأغراض التدقيق.
يضيف التعليق التوضيحي على المستندات ووضع الملاحظات عليها أو مراجعتها معًا شعورًا بالتعاون النشط بين الفريق، ويكون ذلك ممكنًا من خلال نظام إدارة مستندات جيد. إضافة إلى ذلك، يمكن تتبع أي تغييرات وتنفيذها على الفور من دون أي مشاكل، مع إبقاء الجميع على اطلاع بكل ما يحدث.
كيف تختار برنامج إدارة المستندات
لكل شركة احتياجات مختلفة. خذ بالاعتبار كل من أهدافك ذات الأمد الطويل والقصير، وأنشئ قائمة بالتحديات كلها التي ترغب في أن تجد حلاً لها من خلال استخدامك للتطبيق. واحرص كذلك على جمع المعلومات المعمّقة من فريقك. بعد تحديدك لخيارات التطبيق، اختر عرضًا توضيحيًا لكل واحد منها. بإمكانك أيضًا جعل أفراد الفريق يقيّمون أدوات أُدرجت في قائمة التصفية من أجل تسهيل عملهم. ركز على الإيجابيات والسلبيات، وتذكر أنه يجب على أي مقدم خدمة برمجيات تختاره تقديم أفضل الخدمات مقابل ما تدفعه، لذا لا تتسرّع حتى تصبح واثقًا، وحتى تضيق الخيارات إلى اثنين أو ثلاثة متنافسين. يجب أن يتّصف برنامج إدارة المستندات الجيّد بامتلاكه واجهة مستخدم (UI) بسيطة وقدرته على التكامل السلس مع كل تطبيقاتك المفضلة، وبروتوكولات أمن وحماية البيانات الفعّالة، وقدرات التخزين مناسبة، وأذونات المستخدم القابلة للتخصيص، وخصائص تمكن التعاون الفعال بين أعضاء الفريق. ثم أجرِ بحثًا حول مورد الخدمة المحتمل. كيف هي تقييمات العملاء عن مورد الخدمة على مواقع التقييمات؟ كم مضى من الوقت على بدء مورد الخدمة توفير خدمته في الميدان؟ ما هي الخطط والأسعار المتاحة؟ تواصل مع فريق الدعم في الشركة وقيّم جودة خدمته ومعرفته بالمنتج.
مزايا استخدام برنامج إدارة مستندات المشاريع
عزّز اهتمامك بالبيئة
تخلص من أكوام الأوراق المتراكمة في مكتبك ومجلدات الورق المقوى والخزانات وأقفالها وتكاليفها الباهظة كلها. لطالما كانت الاستدامة من أولويتنا القصوى. تُسهّل رقمنة مستنداتك وصول الفرق العاملة عن بُعد إلى بيانات المشاريع من أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الهواتف المحمولة.
اِحْمِ مستنداتك
يوفر لك برنامج إدارة مستندات المشاريع حلاً شاملاً لكل ما يتعلق بإدارة مستنداتك كلها، بغض النظر عن ما تواجهه من تحديات وصعوبات. لا داعي أبداً للقلق بشأن فقدان بياناتك المهمة، ذلك أنه بفضل خصائص النسخ الاحتياطي واسترداد الملفات التي يوفرها البرنامج، تظل مستنداتك آمنة وسليمة على نحو دائم.
تطلع لغد أفضل مع برنامجنا لإدارة مستندات المشاريع
يمكنك البحث عن الملفات والوصول إليها إما من خلال كلمة رئيسية أو علامات مرتبطة بالمستندات. يعني هذا أنه بإمكانك إيجاد مستندات مرتبطة بأي مشروع أو مهمة من دون الحاجة إلى انتظار من يرسلها لك.
اِبْقَ دائمًا متزامنًا مع باقي أعضاء الفريق، وعملوا معاً دائماً على النسخة نفسها
تخلص من كل من الارتباك والبيانات المبعثرة وابق على اطلاع دائمٍ من خلال تتبع التغييرات كلها، بالإضافة إلى التعديلات التي تطرأ في اللحظات الأخيرة، وسجلات المراجعة كذلك، كل ذلك لكي تتمكن من توجيه نفسك نحو الاتجاه الصحيح في تسيير المشروع.
يؤمن البرنامج كل المستندات التي تحتاج إلى تأمينها
يوفر حل برنامج إدارة مستندات المشاريع حماية لا غنى عنها من خلال الاحتفاظ بكل أنشطة المستندات ووضع قيود على الأذونات للمستندات الحساسة.
كما يتكامل البرنامج مع تطبيقاتك الأخرى كلها
اضمن زيادة الانتاجية وسير عمل سلس من خلال دمج برنامج نظام إدارة المستندات مع التطبيقات الموجودة.
لماذا يُعدّ Zoho Projects أفضل برنامج لإدارة المستندات؟
يوفر Zoho Projects تخزينًا مركزيًا وسهولة في إجراء البحث بالإضافة إلى الأمان التام.
إدارة الملفات في موضع واحد
يستلزم المشروع العادي مئات الملفات المختلفة - مستندات ومقاطع فيديو ورسومات وجداول بيانات وتقارير - التي غالبًا ما تكون على عشرات أجهزة الكمبيوتر المختلفة. باستخدام نظام إدارة المستندات، يتم تخزين كل ملف وترتيبه مركزيًا، ليكون كل عضو من أعضاء الفريق دائمًا على اطّلاع على مجريات الأمور.
مشاركة الملفات من أي مكان
شارك الملفات مع فريقك من موضع واحد، وأقرن الملفات كذلك بالمهام أو المشاكل ونظمها ضمن مجلدات ذات تسلسل هرمي تظهر هيكلية المشروع وعمليات سير العمل. واستمتع بتحكم كامل مع بساطة تامة.
تتبّع وابق على اطلاع تام بمختلف النُّسَخِ المتتالية للملفات
يؤتمت Zoho Projects العمليات الرئيسية الخاصة بإدارة المستندات، من قبيل تتبّع المراجعات والتحكم في الوصول والبحث والاسترداد. وتُعرض التغييرات كلها مع الملاحظات والتواريخ ومعلومات عمن أحدثها. وبهذه الطريقة، يعمل الجميع دائمًا على أحدث وأدق نُسْخَة لكل ملف.
العثور على الملفات بسهولة
تُتيح لك أداة البحث الفعّالة في Zoho Projects تحديد موقع المستندات في المشاريع بكل سهولة. ابحث عن الملفات باستخدام كلمات من العنوان أو المحتوى واعرض النتائج فورًا.
التكامل مع Zoho Workdrive
بفضل التكامل مع Zoho Workdrive، يمكن للمستخدمين إنشاء مجلدات الفِرق وترتيبها، للتعاون مع الفِرق الأخرى بشكل أكثر فعالية. يمكنك أيضًا تعيين أدوار مختلفة إلى الأعضاء المنخرطين في مجلدات الفِرق، لكن مع أذونات وصول معينة.