ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารในการจัดการโครงการคืออะไร

เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะช่วยในการจัดเก็บ ติดตาม แบ่งปัน และจัดการไฟล์ข้อความอิเล็กทรอนิกส์, PDF, รูปภาพ, สเปรดชีต, เสียง และวิดีโอ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงโครงการจะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้

ทำไมระบบการจัดการเอกสารโครงการถึงมีความจำเป็น

เนื่องด้วยรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดที่มีความสำคัญมากขึ้นในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ การจัดการและการทำงานร่วมกันบนเอกสารจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าจะเป็นการทำงานแบบไฮบริดหรือระยะไกล ทีมต่างๆ ก็จำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันล่าสุด ตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับเอกสารทั้งหมดช่วยให้การอนุมัติทำได้อย่างรวดเร็ว สำหรับธุรกิจที่มีกระบวนการมากมายและหลากหลายแผนก การจัดเรียงเอกสารตามหมวดหมู่จะช่วยลดความสับสนและการเข้าชมของผู้ใช้จำนวนมาก การเข้าชมเอกสารทุกครั้งจะสร้างบันทึกการตรวจสอบ ซึ่งสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบได้ในภายหลัง

การใส่คำอธิบาย แสดงความคิดเห็น หรือตรวจทานเอกสารร่วมกันทำให้รู้สึกถึงการทำงานร่วมกันอย่างกระตือรือร้นและความร่วมมือภายในทีม ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการมีระบบการจัดการเอกสารที่ดี นอกจากนี้ยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ และดำเนินการได้ทันทีอย่างง่ายดาย ทำให้ทุกคนรับทราบข้อมูลอยู่เสมอ

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

ทุกธุรกิจมีความต้องการที่หลากหลาย พิจารณาถึงเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของคุณ และสร้างรายการความท้าทายทั้งหมดที่คุณต้องการให้ซอฟต์แวร์จัดการ อย่าลืมรวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากทีมของคุณด้วย เมื่อคุณมีตัวเลือกซอฟต์แวร์แล้ว ให้เลือกการสาธิตผลิตภัณฑ์สำหรับแต่ละรายการ คุณยังสามารถให้สมาชิกในทีมประเมินเครื่องมือที่ได้รับการคัดเลือก เพื่อช่วยให้กระบวนการคัดเลือกง่ายขึ้น เปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียทั้งหมด โปรดจำไว้ว่า ผู้ขายรายใดก็ตามที่คุณเลือกจะต้องเสนอราคาที่คุ้มค่าที่สุด ดังนั้นใช้เวลาให้เต็มที่จนกว่าคุณจะมั่นใจและจำกัดตัวเลือกให้เหลือเพียงสองหรือสามรายการเท่านั้น ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีควรมี UI ที่ใช้งานง่าย การผสานการทำงานที่ราบรื่นกับแอปพลิเคชันที่คุณชื่นชอบทั้งหมด โปรโตคอลความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูลที่แข็งแกร่ง ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลที่เพียงพอ สิทธิ์ผู้ใช้ที่ปรับแต่งได้ และฟีเจอร์ในการทำงานร่วมกัน จากนั้นทำการหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้บริการที่คุณสนใจ รีวิวบนเว็บไซต์เป็นอย่างไรบ้าง ผู้ขายอยู่ในอุตสาหกรรมนี้มากี่ปีแล้ว ราคาและแผนการใช้งานที่มีให้เลือกเป็นอย่างไร ติดต่อทีมสนับสนุนของบริษัท และประเมินคุณภาพการบริการและความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารโครงการ