สมุดไดอารี่ที่รอการเขียน ผ้าใบที่รอลงสี ที่ดินที่รอการก่อสร้าง ทั้งหมดนี้คือโครงการหากคุณตัดสินใจที่จะทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด
โครงการเป็นกิจกรรมอะไรได้ที่มีกำหนดเวลา เพื่อให้ชัดเจนยิ่งขึ้น โครงการอาจเป็นเป้าหมาย การแก้ปัญหา งาน หรือเป็นแค่สิ่งที่คุณต้องการทำเพื่อสร้างผลลัพธ์บางอย่าง
ให้ลองคิดถึงผ้าใบว่างๆ ผลลัพธ์หรือผลิตภัณฑ์ที่ต้องการก็คือภาพวาดที่เสร็จสมบูรณ์ ถ้าศิลปินตัดสินใจวาดให้เสร็จภายในหนึ่งสัปดาห์โดยใช้อุปกรณ์ศิลปะที่พร้อมใช้งานเท่านั้น สิ่งเหล่านี้เป็นข้อจำกัดที่วางแผนไว้ของโครงการ
ขอบเขตรวมถึงงานที่คุณทำโดยเฉพาะเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่วางแผนไว้สำหรับโครงการของคุณ ถ้าศิลปินตัดสินใจว่าการใส่กรอบภาพวาด การแสดงภาพในนิทรรศการศิลปะ และการนำภาพออกประมูลเป็นส่วนหนึ่งของโครงการนี้ จะหมายความว่าโครงการนั้นอยู่นอกเหนือขอบเขตของโครงการแล้ว
โครงการส่วนใหญ่จะมีทรัพยากร เวลา เงิน และเป้าหมายทั้งหมดที่วางแผนไว้ แต่ก็ยังไม่ค่อยเป็นระเบียบมากนัก คนที่เคยทำงานในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นระเบียบอาจมีความเชื่อว่าทุกอย่างจะออกมาดี แต่ระบบที่คนหนึ่งสามารถใช้งานได้ก็อาจทำให้อีกคนสับสนได้เช่นกัน
ตรงนี้คือส่วนที่ระบบการจัดการโครงการสามารถช่วยได้ การจัดการโครงการทำให้แน่ใจว่าคุณไม่เพียงแต่บรรลุเป้าหมายโครงการของคุณ แต่ยังทำเสร็จทันเวลา ตามงบประมาณ และภายในขอบเขตของคุณอีกด้วย ซึ่งจะบอกว่าคุณจะเริ่มต้นได้ยังไง มีอะไรตามมา และจะสิ้นสุดยังไง เหมือนกับว่ากำลังใช้เทมเพลตเลยทีเดียว สิ่งที่คุณต้องรู้มีพร้อมให้ใช้งานสำหรับการอ้างอิงของคุณ คุณแค่เอาไปใช้กับโครงการของคุณเองเท่านั้น
ช่วยให้คุณเห็นว่าวิธีที่คุณใช้นั้นมีประสิทธิภาพหรือไม่ ช่วยเสนอทางเลือกให้คุณเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ช่วยให้คุณทำงานสำเร็จโดยไม่ออกนอกขอบเขต โดยพื้นฐานแล้ว การจัดการโครงการไม่ได้เป็นอาหารพร้อมทาน แต่เป็นคู่มือที่สอนให้คุณทำอาหารด้วยวิธีที่ง่ายและชาญฉลาดกว่าที่คุณเคยทำโดยที่ไม่มีเครื่องมือช่วยเหลือ ทีนี้ มาดูกันว่าการจัดการโครงการคืออะไรและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องนั้นมีอะไรบ้าง
ขณะที่ดำเนินการ ทุกโครงการจะผ่านห้าขั้นตอนหลักๆ ซึ่งเรียกว่ากลุ่มกระบวนการ หรือเรียกอีกอย่างว่ากระบวนการจัดการโครงการ กลุ่มกระบวนการเหล่านี้จะถูกนำไปใช้กับทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตของโครงการ ขั้นตอนการจัดการโครงการมีดังนี้:
จุดนี้คือจุดที่คุณสามารถสร้างโครงร่างทั่วไปก่อนร่าง "เรื่องราว" ของคุณ คำถามสำคัญคือ "ขอบเขตคืออะไร" สิ่งสำคัญคือต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณในระหว่างขั้นตอนนี้ หากคุณกำลังสร้างสำนักงาน ขอบเขตคือการมีสภาพแวดล้อมที่สามารถทำงานได้จริง ซึ่งพนักงาน 10 คนสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีความสุข อย่างไรก็ตาม เมื่อโครงการดำเนินไป คุณก็เพิ่มจำนวนห้องไปเรื่อยๆ ผลลัพธ์ที่ได้คือสำนักงานที่ใช้ทำงานไม่ได้ และน่าจะเกินงบประมาณด้วย
ระหว่างการวางแผน คุณจะลงรายละเอียดมากขึ้น วางแผนที่มีโครงสร้างเพื่อจัดการทรัพยากร ต้นทุน เวลา ความเสี่ยง และการสื่อสาร ถ้าคุณตัดสินใจว่าข้อความโต้ตอบแบบทันทีเป็นสิ่งที่เหมาะกับคุณ ให้ตัดสินใจว่าใครจะติดต่อกับใคร บ่อยแค่ไหน ผ่านช่องทางใด และเกี่ยวกับอะไร แม้ว่าจะดูเยอะ แต่การวางแผนอย่างเหมาะสมจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นมาก
ตรงนี้คือที่ที่แผนการที่วางไว้อย่างรอบคอบของคุณถูกนำไปใช้จริง ประเด็นสำคัญที่ควรจดจำระหว่างการดำเนินการคือการจัดการความสัมพันธ์ทั้งภายในทีมโครงการและกับลูกค้า การประสานงานที่เหมาะสมและการสื่อสารระหว่างทีมจะช่วยให้งานของคุณเสร็จทันเวลาและไม่มีสะดุด
ซึ่งจะดำเนินการไปพร้อมกับขั้นตอนการดำเนินการ โดยอาจเรียกอย่างเหมาะสมได้ว่าเป็นกลุ่มการควบคุมมากกว่ากลุ่มกระบวนการ คำขอให้มีการเปลี่ยนแปลงนั้นมาจากทุกทิศทาง ทั้งจากลูกค้าหรือจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในทางหนึ่ง คุณไม่ต้องการปรับแปลงโครงการมากเกินไปจากแผนที่ตั้งไว้ และในทางกลับกัน คุณไม่ต้องการทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายสำคัญไม่พอใจ การค้นหาสมดุลที่เหมาะสมและการสร้างการควบคุมคือส่วนสำคัญของขั้นตอนนี้
หลังจากที่ผ่านขั้นตอนการจัดการโครงการทั้งหมด ระยะนี้จะเป็นการจัดการสิ่งที่ยังไม่เสร็จและการทำให้โครงการเสร็จสิ้น คุณจะต้องทบทวนขั้นตอนทั้งหมดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้เสร็จสิ้นแล้ว เพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่สมบูรณ์ให้กับลูกค้า สุดท้าย คุณจะทำการประเมินผลหลังทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์เพื่อวิเคราะห์สิ่งที่ได้ทำไปและสิ่งที่ควรทำให้ดีขึ้น
มีฟีเจอร์สำคัญบางรายการที่ระบบการจัดการโครงการทุกระบบควรมี เพื่อให้สามารถจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
การจัดการโครงการมีประโยชน์มากมาย ประโยชน์ที่โดดเด่นที่สุดคือการทำให้โครงการของคุณมีโอกาสสำเร็จเพิ่มขึ้นเป็นอย่างมาก การทำโครงการมักถูกบอกว่าจะไม่สามารถทำตามเป้าหมายดั้งเดิมได้ ตามข้อเท็จจริงแล้ว รายงาน CHAOS (1994) ระบุว่า 31.1% ของโครงการไอทีถูกยกเลิกก่อนที่จะทำสำเร็จ การจัดการโครงการช่วยปรับปรุงเงื่อนไขเหล่านี้ จากการศึกษา PwC กล่าวว่าองค์กร 97% เชื่อว่าการจัดการโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อผลการดำเนินงานทางธุรกิจและความสำเร็จขององค์กร ประโยชน์หลักบางประการได้แก่:
เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ มักจะมีคนจากทีมต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วม การสื่อสารและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีมของคุณสามารถเพิ่มผลผลิตได้อย่างมากและช่วยให้โครงการดำเนินไปตามเป้าหมาย ด้วยการจัดการโครงการ สิ่งนี้กลายเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมากกว่าแค่เรื่องมารยาท แต่นำไปสู่การเสริมสร้างวัฒนธรรมเชิงบวกในองค์กรของคุณ
ทรัพยากรใดๆ ที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน สินทรัพย์ หรือเวลาทำงาน จะต้องถูกนำมาใช้อย่างคุ้มค่าที่สุด การจัดการโครงการอย่างเหมาะสมช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีทรัพยากรใดถูกตัดออกไป โครงการที่ประสบความสำเร็จไม่ใช่แค่เพียงการทำงานให้เสร็จทันเวลา แต่ยังต้องทำให้แน่ใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องรู้สึกมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจ ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีการขาดสมดุล ไม่มีใครทำงานมากเกินไปหรือน้อยเกินไป และไม่มีการใช้ทรัพยากรมากเกินไปหรือน้อยเกินไป
ความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณคือสิ่งที่ทำให้โครงการทั้งหมดของคุณมีความสมดุล บางคนอาจต้องการทราบทุกอย่างที่เเปลี่ยนแปลง ขณะที่บางคนอาจต้องการแค่การอัปเดตข้อมูลเป็นครั้งคราว เป็นเรื่องที่ต้องให้ความใส่ใจ ซึ่งการจัดการโครงการสามารถทำได้ โดยให้คุณมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณด้วยวิธีการที่เหมาะสม
ควรมีแผนฉุกเฉินอยู่เสมอเมื่อคุณได้ทำแผนการจัดการความเสี่ยงที่มีการค้นคว้าวิจัยมาอย่างดี ซึ่งเกี่ยวข้องกับการระบุองค์ประกอบที่สำคัญของความสำเร็จของโครงการของคุณ และแสดงปัจจัยที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์ประกอบเหล่านั้น การจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและการดำเนินการตามแผนการตอบสนองก็เป็นส่วนสำคัญของแผนนี้เช่นกัน คุณคงไม่ต้องการมาเสียเวลาหาวิธีซ่อมก๊อกน้ำ เมื่อคุณไม่ได้คิดว่าจะทำอย่างไรหากบ้านของคุณเกิดเพลิงไหม้
ระบบการจัดการโครงการมีตั้งแต่เครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการฟรีไปจนถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับองค์กร ประเภทหลักที่ต้องพิจารณาคือคุณต้องการระบบคลาวด์หรือระบบภายในองค์กร นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเลือกเครื่องมือแบบลำดับชั้นดั้งเดิมหรือเครื่องมือการจัดการโครงการที่คล่องตัว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของวิธีการจัดการโครงการที่องค์กรของคุณใช้ นอกจากนี้ ยังมีระบบที่รองรับอุตสาหกรรมบางประเภท เช่น การก่อสร้าง การศึกษา ไอที และอื่นๆ อีกมากมายที่มีฟีเจอร์ที่ปรับแต่งเฉพาะสำหรับธุรกิจนั้นๆ
ทีมไม่ได้ทำงานในแบบที่เคยทำ ทีมในปัจจุบันใช้เครื่องมือเสมือนสำหรับการทำงานร่วมกัน มีบริษัทจำนวนมากที่พนักงานทำงานจากระยะไกลและเครื่องมือเหล่านี้เป็นเพียงวิธีเดียวที่จะติดต่อกับลูกค้า ในสถานการณ์เหล่านี้ ระบบการจัดการโครงการแบบออนไลน์จะเหมาะสมที่สุดในการทำให้ทุกคนมีระเบียบและความรับผิดชอบ
วิธีที่เราทำงานร่วมกันเปลี่ยนแปลงไป การอนุมัติไม่ได้หมายถึงการพิมพ์ฟอร์มออกมาและรอให้ผู้จัดการของคุณเซ็น การประชุมไม่ได้หมายถึงการนั่งอยู่รอบโต๊ะเป็นเวลาหลายชั่วโมงในขณะที่ฟังบางคนร่ายยาว สิ่งที่ดูเหมือนว่าจะเป็นงานง่ายๆ อาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลจากทีมและบุคคลที่หลากหลาย แนวคิดที่ยอดเยี่ยมไม่จำเป็นต้องมาจากผู้บริหาร ในปัจจุบัน เกือบทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างเหลือเชื่อ ความเป็นไปได้ที่พนักงานใหม่จะมีคำแนะนำที่ยอดเยี่ยมนั้นมากกว่าแต่ก่อน
ข้อมูลจะถูกมองแตกต่างกันไปตามบุคคลที่แตกต่างกัน ความยืดหยุ่นในการดูข้อมูลของคุณอาจดูเหมือนเป็นเรื่องง่าย แต่จะเป็นเรื่องยากเมื่อคุณจัดการโครงการขนาดใหญ่ ความสามารถในการทำแผนภูมิและการรายงานขั้นสูงช่วยคุณในเรื่องนี้ได้ การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการจากข้อมูลจำนวนมากอาจเป็นงานหนัก จะเป็นประโยชน์อย่างมากถ้าทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถมองเห็นข้อมูลและสามารถเข้าถึงสิ่งที่ต้องการ ซึ่งระบบการจัดการโครงการสามารถช่วยในส่วนนี้ได้
Zoho Projects ทำให้งานของคุณได้รับประโยชน์อย่างแท้จริงด้วยความสามารถในการวางแผน การติดตาม และการทำงานร่วมกันที่ครอบคลุม Zoho Projects เป็นเครื่องมือที่ไม่ยุ่งยากที่มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ด้วยแอปพลิเคชันบนมือถือที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับโครงการของคุณได้จากทุกที่ทุกเวลา ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ฟีดและฟอรัมแบบอินเทอร์แอคทีฟ แผนภูมิและรายงานที่ครอบคลุม การติดตามเวลา การติดตามปัญหา การทำเวิร์กโฟลว์งานให้เป็นแบบอัตโนมัติ และการรวมอย่างครอบคลุมทำให้เป็นแอปพลิเคชันที่พร้อมใช้งานสำหรับประสบการณ์การจัดการโครงการแบบครบวงจร
นอกจากนี้ เรายังใส่ใจในความเป็นส่วนตัวของคุณอย่างลึกซึ้ง เราได้พัฒนาแนวปฏิบัติ เทคโนโลยี และนโยบายที่ครอบคลุมขึ้นมา เพื่อช่วยสร้างความมั่นใจว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย หากคุณกำลังเก็บรักษาข้อมูลไว้บนคอมพิวเตอร์ส่วนตัวหรือเซิร์ฟเวอร์ของคุณ เรากล้าพูดได้เลยว่าเรามีระดับการรักษาความปลอดภัยที่ยอดเยี่ยมกว่าที่คุณใช้งานอยู่อย่างแน่นอน
จากการเริ่มต้นจนถึงการปิดโครงการ การจัดการทรัพยากร และการจัดการปัญหา Zoho Projects ช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย