เครื่องมือจัดการโครงการที่ดีที่สุดคืออะไร

01. แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์คือการแสดงภาพไทม์ไลน์โครงการและความเชื่อมโยงระหว่างรายการงานต่างๆ ของคุณ

แผนภูมิแกนต์มีประโยชน์ในการติดตามกำหนดเวลาของโครงการ ตรวจสอบการเบี่ยงเบนจากแผนโครงการ และระบุความล่าช้า ธุรกิจสามารถใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามกำหนดการและงบประมาณที่วางแผนไว้ และถ้าสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ แผนภูมิแกนต์จะช่วยระบุงานสำคัญที่จะทำให้โครงการของคุณเสร็จทันเวลา

แผนภูมิแกนต์เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการจัดการโครงการ ซึ่งให้ภาพรวมทั้งหมดของโครงสร้างแยกย่อยงาน และช่วยในการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นเวลา เงิน หรือบุคลากร แผนภูมิเหล่านี้จะเชื่อมโยงรายการงานต่างๆ ที่พึ่งพากันและกัน ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน และลดการเปลี่ยนแปลงของขอบเขต

แผนภูมิแกนต์ใน Zoho Projects เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ซึ่งทำให้การวางแผนและการจัดกำหนดการของคุณง่ายขึ้น อินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ใช้งานง่ายเพื่อปรับไทม์ไลน์ของคุณ, ความเชื่องโยงของงาน 4 ชนิด, เส้นทางวิกฤต, เส้นฐาน, มาตราส่วนของแผนภูมิ และความสามารถในการจัดการงานภายในแผนภูมิ ทำให้แผนภูมิประเภทนี้เป็นหนึ่งในเครื่องมือจัดการโครงการที่ขาดไม่ได้ นอกจากนี้ ฟีเจอร์นี้ยังมีให้ใช้ในแผนฟรีของเรา! ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์แผนภูมิแกนต์ในแผนราคาต่างๆ ของเราได้ที่นี่

02. โครงสร้างแยกย่อยงาน

ในบรรดาเครื่องมือจำนวนมากสำหรับการจัดการโครงการที่มีอยู่ในตลาด โครงสร้างแยกย่อยงาน (WBS) เป็นเครื่องมือที่ต้องมีเป็นอันดับแรก โครงสร้างแยกย่อยงานนำเสนอการแยกย่อยตามลำดับชั้นของเป้าหมายโครงการของคุณให้กลายเป็นรายการงานที่สามารถดำเนินการได้

โครงสร้างแยกย่อยงาน (WBS) จะดำเนินการตามลำดับความสำคัญ ที่ปลายทางของเป้าหมายนั้นแยกย่อยออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ซึ่งยังสามารถแยกออกเป็นงานหรืองานย่อยได้อีก ซึ่งจะช่วยในการวางแผนโครงการของคุณในทุกแง่มุมโดยไม่ทิ้งอะไรไว้ให้เป็นไปตามโอกาส การแยกย่อยจะช่วยให้เห็นเวลาและทรัพยากรที่จำเป็น และช่วยในการกำหนดข้อจำกัดที่วางแผนไว้สำหรับโครงการ

WBS ยังช่วยในขั้นตอนการดำเนินการของโครงการของคุณ งานจะดำเนินการเป็นส่วนๆ และรวมกันเป็นความสำเร็จโดยรวม การจัดการชิ้นส่วนเหล่านี้ทำได้ง่ายกว่าในแง่ของการติดตามงานของคุณและในกรณีที่เกิดความล้มเหลว

สร้าง WBS ใน Zoho Projects โดยมีลำดับชั้นของหลักเป้าหมาย รายการงาน งาน และงานย่อย ด้วยความช่วยเหลือของการตั้งค่าที่กำหนดเองได้ มุมมองที่หลากหลาย เทมเพลต การแจ้งเตือน และการเกิดซ้ำ โครงการของคุณจะสามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็ว

03. เส้นฐานของโครงการ

เส้นฐานของโครงการเป็นวิธีแสดงภาพที่แสดงค่าโครงการของคุณโดยการเปรียบเทียบเส้นฐานซึ่งเป็นมาตรฐานที่คุณกำหนดไว้สำหรับโครงการของคุณกับสิ่งที่คุณทำได้จริง เส้นฐานของโครงการเป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่ประกอบไปด้วยเส้นฐานของขอบเขต เส้นฐานของงบประมาณ และเส้นฐานของกำหนดเวลา เส้นฐานของคุณยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือติดตามโครงการที่ช่วยในการติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงของขอบเขตได้โดยการควบคุมงานที่ไม่ได้วางแผนไว้

งานที่ไม่ได้วางแผนไว้เป็นสิ่งสำคัญที่จะส่งผลกระทบต่องบประมาณ เวลา และขอบเขตของโครงการ ซึ่งเป็นผลกระทบที่สืบต่อเนื่องกัน ก่อนอื่น มีความเสี่ยงว่าโครงการจะออกนอกขอบเขตที่กำหนดไว้เนื่องจากการเพิ่มงานเหล่านี้ แม้ไม่เป็นเช่นนั้น เวลาและงบประมาณของโครงการก็จะเพิ่มขึ้น หากคุณไม่ต้องการที่จะประนีประนอมกับข้อจำกัดเหล่านั้น คุณภาพของโครงการของคุณอาจไม่เป็นที่พึงพอใจ

วัดประสิทธิภาพของคุณโดยการเปรียบเทียบความคืบหน้าแบบเรียลไทม์กับเส้นฐานที่ตั้งไว้ในแผนภูมิแกนต์ของ Zoho Projects เส้นฐานใน Zoho Projects ที่ตั้งค่าและวิเคราะห์ได้ง่าย จะทำงานร่วมกับ Slack เพื่อติดตามการสูญเสียเวลา

04. กิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์

กิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์เป็นวิธีหนึ่งในการเพิ่มขวัญกำลังใจและเพิ่มประสิทธิผล ตั้งแต่กิจกรรมเรียนโต้คลื่นเป็นกลุ่ม ไปจนถึงปาร์ตี้รับประทานอาหารที่สมาชิกทีมนำมาจากบ้าน มีกิจกรรมสนุกๆ มากมายที่คุณสามารถนำมาใช้ในการสร้างความสัมพันธ์ในทีมได้

การเชื่อมโยงระหว่างเครื่องมือสร้างทีมสัมพันธ์และเครื่องมือ PM อาจไม่ชัดเจน แต่ความสัมพันธ์ระหว่างทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นมีส่วนสำคัญในการวางแผนและดำเนินโครงการเป็นอย่างมาก และนี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการกระชับความสัมพันธ์เหล่านี้

กิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์อาจรวมถึงการแข่งขันเพื่อสุขภาพที่จัดในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม งานเหล่านี้เป็นการหยุดชะงักเชิงบวกต่อวัฒนธรรมในที่ทำงานในแต่ละวัน อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างความคิดสร้างสรรค์ แสดงให้เห็นถึงความสามารถต่างๆ ของสมาชิกทีม และกระตุ้นให้ผู้คนทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาโซลูชันที่ดีที่สุด

05. แผนจัดการการสื่อสาร

แผนการสื่อสารของโครงการช่วยให้มั่นใจว่ามีการไหลเวียนของข้อมูลที่เป็นปกติและเกี่ยวข้องกันระหว่างสมาชิกโครงการ ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ แม้ว่าเครื่องมือการวางแผนโครงการจำนวนมากจะมีเป้าหมายเพื่อให้ทุกคนรับทราบข้อมูล แต่เครื่องมือเฉพาะนี้จะช่วยรักษาความสัมพันธ์และระบุรายละเอียดว่าใครสื่อสารอะไร กับใคร และบ่อยแค่ไหน การแจ้งให้ผู้ถือหุ้นของคุณรับทราบข้อมูลต่างๆ นั้นมีข้อดีมากมาย เนื่องจากการทำงานอย่างเป็นไปตามความต้องการของพวกเขาเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของโครงการ แผนการสื่อสารจะช่วยกำจัดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และส่งเสริมการร่วมงานกันของสมาชิกในทีม

ปรับปรุงแผนการสื่อสารของคุณให้ดียิ่งขึ้นด้วยฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่ครอบคลุมของ Zoho Projects Zoho Projects มีช่องทางการสื่อสารที่ครอบคลุมทั้งหมด ตั้งแต่โมดูลอภิปรายที่มีแชท การโทรเสมือน และความสามารถในการประชุมในตัวไปจนถึงฟีดโซเชียลมีเดียเพื่อใช้พูดคุยถึงแนวคิด คำติชม และสื่อ

01. การประมาณโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณประสบความสำเร็จ สิ่งสำคัญไม่ได้มีแต่การติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์เท่านั้น ต้องประเมินข้อจำกัดของโครงการตามประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบันของคุณได้ด้วย ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของการคาดการณ์งบประมาณ, EVM หรือเส้นฐาน

02. การจัดทำงบประมาณ

จัดการต้นทุนของคุณให้อยู่ภายในงบประมาณที่วางแผนไว้ ติดตามค่าใช้จ่าย ติดตามต้นทุนจริงเพื่อออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าและจ่ายเงินให้กับพนักงาน เปรียบเทียบต้นทุนที่วางแผนและต้นทุนจริง ประมาณการงบประมาณ และวิเคราะห์สภาพงบประมาณของคุณ

03. การจัดสรรทรัพยากร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมได้งานที่เหมาะสม ไม่ให้พนักงานทำงานหนักเกินไปหรือน้อยเกินไปโดยใช้แผนผังการใช้ทรัพยากร เครื่องมือจัดการโครงการเหล่านี้ยังช่วยในการมอบหมายงานตามปริมาณและความพร้อมของพนักงานด้วย

04. การทำงานร่วมกัน

ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบข้อมูลตรงกัน การทำงานร่วมกันที่ง่ายดายเป็นส่วนสำคัญของเครื่องมือจัดการโครงการแบบออนไลน์ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเสมือน เช่น แชท การประชุมผ่านเว็บ และฟอรัมเป็นฟีเจอร์ดีๆ ที่ควรมี

05. การจัดการคุณภาพ

ทำให้งานออกมาดีที่สุดโดยการตรวจสอบคุณภาพของโครงการของคุณอย่างต่อเนื่อง ความสามารถในการติดตามปัญหาและการแก้ไขเป็นส่วนสำคัญในเครื่องมือติดตามโครงการ การดำเนินการอัตโนมัติเพื่อยกระดับและจัดการกับข้อผิดพลาดเป็นโบนัสเสริม

06. การบริหารจัดการโครงการ

การเตรียมความพร้อมให้กับพนักงาน ลูกค้า และโครงสร้างองค์กรของคุณสำหรับเครื่องมือจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งแต่เทมเพลตเฉพาะอุตสาหกรรมไปจนถึงการรวมกับบริษัทอื่น มีหลายวิธีที่เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถช่วยคุณได้ในการจัดการโครงการ

07. การจัดการความเสี่ยง

ผู้คนยังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์เพื่อจัดการกับความไม่แน่นอนในระยะเวลาโดยประมาณของงานแต่ละงาน จัดเรียงงานให้ตรงตามกำหนดเวลาต่างๆ และจัดการหลายโครงการพร้อมกันโดยเป็นส่วนหนึ่งของวัตถุประสงค์โดยรวม