Wat zijn projectmanagementtools?
Bijna alles wat we doen, van het bouwen van een zandkasteel tot het vernieuwen van een website of het bouwen van een wolkenkrabber, is een project waaraan een doel is verbonden. Een eenvoudig project heeft geen uitgebreide projecttools nodig om het schema in kaart te brengen. Een gewone takenlijst is dan voldoende. Bij een complex project is echter de hulp nodig van projectplanningstools om het op te splitsen in kleinere, uitvoerbare stukken.
Projectmanagementtools helpen projectmanagers bij het kwantificeren van hun resultaten en zorgen ervoor dat de projectdoelen zijn afgestemd op de geplande tijdlijn. Ze stellen teams in staat effectief samen te werken, problemen zorgvuldig in de gaten te houden, potentiële risico's te wegen en op de hoogte te blijven van belangrijke updates.
De top 5 projectmanagementtools voor projectteams
01. Gantt-grafieken
Een Gantt-grafiek is een visualisatie van uw projecttijdlijn en de afhankelijkheden tussen uw verschillende werkitems.
De grafieken zijn nuttig voor het bijhouden van uw projectschema, het controleren op afwijkingen van het projectplan en het identificeren van vertragingen. Bedrijven kunnen Gantt-grafieken gebruiken om zich te houden aan hun opgestelde planning en budget. En als dingen niet gaan zoals gepland, kunnen ze deze grafieken gebruiken om de kritieke taken te signaleren die ervoor zorgen dat het project op tijd wordt voltooid.
Gantt-grafieken zijn een van de belangrijkste tools die worden gebruikt in projectmanagement. Ze geven een compleet beeld van de structuur voor opsplitsing van projecten en helpen bij het efficiënt toewijzen van resources, of het nu tijd, geld of mensen betreft. Deze grafieken brengen de onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende werkitems in kaart, helpen bij het prioriteren van de kritieke taken en beperken de reikwijdte van het project.
Gantt-grafieken in Zoho Projects zijn een intuïtieve, gebruiksvriendelijke tool die het plannen vereenvoudigt. Dankzij de eenvoudige drag-and-drop-interface om uw tijdlijn, vier soorten afhankelijkheden, kritieke paden, baseline, schalen van grafieken en taakbeheer binnen de grafiek aan te passen is dit een onmisbare projectmanagementtool. Bovendien is deze functie zelfs beschikbaar in ons gratis abonnement. Bekijk hier meer informatie over de functies voor Gantt-grafieken in onze verschillende prijsplannen.
02. Project opsplitsen
Bij de talloze tools voor projectmanagement die op de markt beschikbaar zijn, komt de structuur voor het opsplitsen van projecten (work breakdown structure, WBS) ongetwijfeld op de eerste plaats. Het biedt een hiërarchische opsplitsing van uw projectdoel in bruikbare werkitems.
WBS volgt een hiërarchie waarbij het einddoel wordt opgedeeld in fasen die op hun beurt weer kunnen worden opgedeeld in taken of subtaken. Dit helpt bij het plannen van elk aspect van uw project zonder iets aan het toeval over te laten. De opsplitsing geeft duidelijkheid over de tijd en resources die nodig zijn en helpt dus bij het vaststellen van de geplande beperkingen voor een project.
WBS helpt ook bij de uitvoeringsfase van uw project. Het werk wordt uitgevoerd in delen die samen een geheel vormen. Het beheer van deze delen is eenvoudiger als het gaat om het bijhouden van uw werk en in geval van tegenslagen.
Maak een WBS in Zoho Projects met zijn hiërarchie van mijlpalen, takenlijsten, taken en subtaken. Met maatwerkinstellingen, meerdere weergaven, sjablonen, herinneringen en herhalingen configureert u uw project in een mum van tijd.
03. Projectbasislijn
Een projectbasislijn is een grafische manier om uw projectwaarden weer te geven door de basislijn die u als standaard hebt ingesteld voor uw project, te vergelijken met de werkelijke prestaties. Projectbasislijnen zijn projectmanagementtools die de basislijn van de reikwijdte, de kostenbasislijn en de basislijn van de planning omvatten. Uw basislijn fungeert ook als een tool voor het bijhouden van projecten die u helpt uw realtime voortgang bij te houden. Het kan ook helpen voorkomen dat de omvang van het project verandert door ongepland werk in toom te houden.
Ongepland werk is een belangrijke factor die van invloed kan zijn op de kosten, tijd en scope van het project. Dit leidt tot een domino-effect. Ten eerste bestaat het risico dat het project buiten de scope treedt door dit extra werk. Zelfs als dat niet het geval is, zullen de tijdsduur en de kosten van het project zijn gestegen. Als u geen concessies wilt doen aan deze beperkingen, zal de kwaliteit van het project achteruit gaan.
Meet uw prestaties door realtime voortgang te vergelijken met de basislijn die is ingesteld in de Gantt-grafiek van Zoho Projects. De basislijn in Zoho Projects is eenvoudig in te stellen en te analyseren, en werkt samen met Slack om verloren tijd bij te houden.
04. Teambuildingactiviteiten
Teambuildingactiviteiten zijn een manier om het moreel te verbeteren en de productiviteit te verhogen. Van groepssurflessen tot teametentjes, er is een breed scala aan leuke activiteiten die u kunt gebruiken om aan teambuilding te werken.
Het verband tussen teambuilding en PM-tools is wellicht niet duidelijk. Maar de relaties tussen de teams, en met de belanghebbenden, zijn voor een project net zo belangrijk als de planning of uitvoering. En dit is een eenvoudige manier om deze relaties te versterken.
Teambuildingactiviteiten kunnen bestaan uit gezonde competities die worden uitgevoerd in een gecontroleerde omgeving; deze werken als een positieve onderbreking van de dagelijkse werkcultuur. Ze kunnen ook de creativiteit stimuleren, de verschillende talenten van uw teamleden in de schijnwerpers zetten en mensen motiveren samen te werken om de beste oplossingen te vinden.
05. Communicatiemanagementplan
Een projectcommunicatieplan zorgt voor een regelmatige, relevante informatiestroom tussen de projectleden, klanten en andere belanghebbenden. Hoewel veel tools voor projectplanning erop gericht zijn iedereen op de hoogte te houden, helpt deze specifieke tool bij het onderhouden van relaties en bevat deze informatie over wie wat communiceert, met wie en hoe vaak. Het is duidelijk een voordeel om uw stakeholders op de hoogte te houden, aangezien voldoen aan hun behoeften een integraal onderdeel is van het succes van een project. Een communicatieplan bestrijdt eventuele risico's en verbetert de samenwerking tussen de leden van uw team.
Werk uw communicatieplan uit met de uitgebreide samenwerkingsfuncties in Zoho Projects. Zoho Projects voorziet u van alle communicatiemiddelen, variërend van de discussiemodule met ingebouwde chat-, virtuele gespreks- en vergadermogelijkheden tot de sociale feed om ideeën, feedback en media te bespreken.
Belangrijkste functies van de beste projectmanagementtools
De belangrijkste functies van de tools die worden gebruikt voor projectmanagement, naast het basistaakbeheer, zijn:
01. Projectraming
Om ervoor te zorgen dat het project succesvol is, is het belangrijk om niet alleen de realtime voortgang te volgen, maar ook de projectbeperkingen te schatten op basis van de huidige prestaties. Dit kan in de vorm van begrotingsprognoses, EVM of basislijnen.
02. Budgettering
Beheer de kosten om binnen het geplande budget te blijven. Houd uitgaven bij, volg de werkelijke kosten om klanten facturen te sturen en werknemers te betalen, vergelijk geplande en werkelijke kosten, stel een budgetprognose op en analyseer de status van het budget.
03. Toewijzing van resources
Zorg dat de juiste mensen aan de juiste taken werken. Voorkom dat u uw werknemers met te veel of te weinig werk opzadelt met behulp van de grafiek voor resourcegebruik. Deze projectmanagementtools helpen ook bij het toewijzen van werk op basis van de werklast en beschikbaarheid van de medewerkers.
04. Samenwerking
Houd alle belanghebbenden bij het project aan boord. Moeiteloze samenwerking is een essentieel aspect van een online projectmanagementtool. Virtuele samenwerkingstools zoals chatten, webvergaderingen en forums zijn geweldige functies.
05. Kwaliteitsbeheer
Zet altijd uw beste werk neer door de kwaliteit van uw project constant te controleren. Mogelijkheden voor het bijhouden van problemen en het oplossen ervan vervullen een centrale functie in een tool voor het volgen van projecten. Automatisering om bugs te escaleren en te behandelen is een extra.
06. Projectadministratie
Onboarding van personeel, klanten en organisatiestructuur bij een projectmanagementtool is belangrijk. Er zijn verschillende manieren waarop projectmanagementtools u kunnen helpen bij projectadministratie, variërend van branchespecifieke sjablonen tot diverse integraties van derden.
07. Risicobeheer
Mensen gebruiken online projectmanagementsoftware ook om met onzekere schattingen van de duur van elke taak om te gaan. Deel taken zo in dat ze aan verschillende deadlines voldoen en beheer meerdere projecten tegelijkertijd als onderdeel van een algemene doelstelling.
Voordelen van het gebruik van projectmanagementtools
Bepaal de juiste timing
Van de verschillende tools voor projectmanagement is Gantt-grafieksoftware een van de beste voor het opvangen van vertragingen. Afhankelijkheidsverbanden tussen taken en het effect daarvan op de benodigde tijd om een taak te voltooien, kunnen worden vastgelegd en beheerd met Gantt-grafieksoftware van Zoho Projects.
Vermijd problemen met reikwijdtes
WBS is een van de tools voor projectplanning die helpt bij ideeënvorming en waarop tijdens de planning sterk wordt geleund. Het geeft een overzicht van de kosten, het tijdschema en de werkuren. Daarnaast helpt het bij het bepalen van risico's.
Houd uw kosten overzichtelijk
De kostenbasislijn is de vergelijking tussen uw eerste schatting en uw daadwerkelijke projectuitgaven. Dit houdt nauw verband met plannings- en reikwijdte-basislijnen omdat deze factoren verband met elkaar houden en er gemakkelijk toe kunnen leiden dat de kosten van een project afwijken van het plan.
Werk samen om gesloten deuren te openen
Bevorder effectieve teamcommunicatie. De beste projectmanagementtools voor teams stimuleren mensen om vragen te stellen, te zorgen voor evenwichtige werkbelasting, vragen te stellen over ideeën die mogelijk niet werken, en om succesvol te zijn in hun werk.
Dicht de kloof die u ervan weerhoudt om te luisteren
Het stroomlijnen van communicatie tussen verschillende functies met goede projectplanningstools zorgt ervoor dat alle belanghebbenden weten hoe ze aan relevante informatie kunnen komen. De PM-tool zorgt ervoor dat belangrijke beslissingen niet worden vertraagd en dat alle projectactiviteiten soepel verlopen.
Hoe kiest u de beste projectmanagementtool?
Laten we eerlijk zijn: er is een breed scala aan tools voor projectmanagement beschikbaar met tal van functies, die geschikt zijn voor bedrijven met verschillende eisen. Het hele proces van het kiezen van de juiste app voor projectmanagement kan op zijn zachtst gezegd verwarrend zijn. Maar wij zijn er om u daarbij te helpen. Hier is een lijst met vragen die u zichzelf kunt stellen voordat u de grote beslissing neemt:
Wat zijn uw behoeften?
Elk bedrijf heeft knelpunten die moeten worden aangepakt, en die van u zal er ook een aantal hebben. Noteer al deze punten in de vorm van een lijst, die er ongeveer zo uit zou kunnen zien:
- Te veel e-mails die ongeopend blijven
- Gemiste deadlines
- Onsamenhangende vergaderingen
- Onevenredige werklast
- Tijd verspild aan onnodige taken
- Silo's binnen teams
Als dit u bekend voorkomt, is uw zoektocht naar de beste projectmanagementtool al begonnen. Voel u vrij om punten tot te voegen aan de lijst en raadpleeg ook uw teams, want zij zullen de tool dagelijks gaan gebruiken.
Welke andere tools voor projectmanagement zijn er?
Doe zelf onderzoek. Een paar dingen die u zou kunnen doen:
- Vergelijk producten op beoordelingssites.
- Vraag andere teamleden en hun managers om input.
- Raadpleeg professionals in de branche.
- Vraag uw eigen team of ze in het verleden projecttools hebben gebruikt en of ze tools kunnen aanbevelen.
Werkt de tool voor u en uw teams? Hoe zit het met uw budget?
In dit stadium zou u twee of drie tools voor projectmanagement moeten hebben geselecteerd die de investering waard zijn. Test ze zelf, en test ze vervolgens met een pilotteam. Verzamel feedback door gebruikers te vragen of:
- De tool gebruiksvriendelijk is
- De klantenservice behulpzaam is
- De leercurve steil is of juist niet
- Er functies zijn die ze leuk vinden of juist niet
Kijk vervolgens of het goed binnen uw budget past. Zelfs als dat zo is, wilt u uw geld niet steken in planningstools die weinig tot geen voordelen opleveren. U kunt ook een gratis demo aanvragen om het product beter te begrijpen. Kijk of deze projectmanagementtools oplossingen zijn voor uw eerder genoemde knelpunten. Weeg voor- en nadelen af en kies een winnaar.
Waarom is Zoho Projects de beste projectmanagementtool?
Als u projecten wilt creëren en hier succesverhalen van wilt maken, dan willen wij dat voor u realiseren. Ontdek waarom Zoho Projects de beste projectmanagementsoftware voor u is:
End-to-end service
Zoho Projects steunt u, van de start van het project tot het eind. Met functies zoals mijlpalen om elke voortgang in het project te markeren, taken en subtaken die uw project in eenvoudigere stukken opsplitsen, en Gantt-grafieken die helpen uw project te visualiseren en te bewaken, bent u goed op weg om uw projectdoelen te bereiken.
Bugtracking
Niemand vindt het leuk om bugs te zien waar ze niet zouden moeten zijn, en al helemaal niet als ze problemen veroorzaken. Onze app voor projectmanagement wordt geleverd met een bugtracker die tracering automatiseert, vanaf het moment dat u de bug maakt totdat deze geen bedreiging meer vormt.
Automatisering van taken
Vereenvoudig het bijhouden, beheren en voltooien van taken met workflow-regels die uw regels uitvoeren met triggers, webhooks die meldingen verzenden naar websites van derden, macroregels die uw werkitems in bulk bijwerken met vooraf gedefinieerde criteria, en blueprints die al uw workflows automatiseren.
Houd uw project in de gaten
Rapporten zoals toewijzing van roosters en resources, portfoliodashboards, Gantt-grafieken en widgets bieden u tijdige updates over kritieke taken, problemen, werkverdeling, budgetraming en meer. U kunt ze eenvoudig exporteren in xls- of pdf-indeling zodat uw klanten ze kunnen bekijken.
Klaar? Integreren maar
Maak naadloos verbinding met onze interne suites die u begeleiden bij het budgetteren, afhandelen van tickets, factureren, e-mailen, samenwerken en nog veel meer. U kunt ook integreren met apps van derden die u al gebruikt, zodat niets uw workflow verstoort.
Werk samen om te creëren met plezier
Doe gaandeweg ideeën op met onze samenwerkingsmodules, zoals groepschats, groepsgesprekken, forums en feeds.
App voor projectmanagement
Zoho Projects is de app voor projectmanagement die voor u op maat is gemaakt en omvat alle hierboven genoemde projectmanagementtools. Zoho Projects staat altijd voor u klaar, of het nu is om uw project in kleinere stukken werkitems op te delen op basis van hiërarchie, projecttijdlijnen scherp te visualiseren, te fungeren als tool voor het volgen van projecten of om communicatieplannen voor de teams te schetsen. Hebben we uw interesse gewekt? Profiteer nu meteen van de Zoho Projects-app!