De agenda die moet worden gevuld, het lege doek dat wat kleur nodig heeft, het lege land waarop een gebouw moet komen; het zijn allemaal projecten als u zich voorneemt ze binnen een bepaald tijdsbestek af te ronden.
Een project kan elke activiteit met een deadline zijn. We maken het nog wat duidelijker: een project kan een doelstelling, een voornemen, een taak of gewoon iets zijn dat u wilt doen om een bepaald resultaat te bereiken.
Denk aan een leeg doek. Het gewenste resultaat of product is het voltooide schilderij. Als de kunstenaar besluit om het werk binnen een week af te ronden met alleen de beschikbare kunstbenodigdheden, dan zijn dit de geplande beperkingen van het project.
Reikwijdte omvat uitsluitend het werk dat u doet om de geplande uitkomst voor uw project te produceren. Als de kunstenaar besluit dat het inlijsten van het schilderij, het tentoonstellen ervan in exposities en het veilen ervan deel uitmaakt van dit project, betekent dit dat het project zijn reikwijdte heeft overschreden.
Voor de meeste projecten zijn resources, tijd, geld en doelstellingen in kaart gebracht, maar daarmee zijn ze nog niet georganiseerd. Mensen die eraan zijn gewend in een wanordelijke omgeving te werken, geloven misschien dat alles uiteindelijk geweldig zal uitpakken, maar wat voor de ene persoon een werkbaar systeem is, is totale chaos voor iemand anders.
Hier kan een projectmanagementsysteem bij helpen. Projectmanagement zorgt ervoor dat u niet alleen uw projectdoelstelling bereikt, maar dat dit op tijd, binnen het budget en binnen de reikwijdte gebeurt. Het bepaalt hoe u moet beginnen, wat er daarna komt en hoe u moet eindigen. Het is alsof u een sjabloon gebruikt. Alles wat u moet weten is beschikbaar voor raadpleging. U hoeft het alleen maar toe te passen op uw eigen project.
Het geeft inzicht in de vraag of dingen effectief gebeuren. Het helpt u door alternatieven te geven als er iets misgaat. Het helpt u op koers te blijven voor uw einddoel. Projectmanagement levert geen kant-en-klare maaltijd aan, maar leert u om zelf te koken, op een eenvoudigere en slimmere manier dan u zonder zou hebben gedaan. Laten we nu eens kijken wat projectmanagement is en welke stappen hiermee gemoeid zijn.
Elk project doorloopt tijdens de voortgang ruwweg vijf fasen, procesgroepen of ook wel projectmanagementprocessen genoemd. Deze procesgroepen worden toegepast op elke fase van een projectlevenscyclus. De stappen voor projectmanagement zijn als volgt:
Dit is waar u een algemeen overzicht creëert voordat u uw 'verhaal' schrijft. Een belangrijke vraag die hier moet worden beantwoord is: "Wat is de reikwijdte?" Het is belangrijk om tijdens deze fase duidelijkheid te scheppen over uw doelstellingen. Als u een kantoor aan het bouwen bent, is de reikwijdte het maken van een werkbare omgeving waar 10 mensen rustig kunnen werken. Naarmate het project vordert, blijft u echter terloops extra kamers toevoegen. Het eindresultaat zal eerder een puinhoop met budgetoverschrijdingen zijn dan een functioneel kantoor.
Tijdens de planning richt u zich op de details. Leg gestructureerde plannen vast om resources, kosten, tijd, risico en communicatie te beheren. Als u besluit dat chatten voor u werkt, bepaal dan wie contact zal onderhouden met wie, hoe vaak, via welk kanaal en betreffende welke zaken. Dit lijkt misschien onnodig uitgebreid, maar een goede planning maakt uw werk veel makkelijker.
Dit is het moment waarop al uw zorgvuldig uitgelegde plannen worden omgezet in acties. Een belangrijk punt dat u tijdens de uitvoering moet onthouden, is het beheren van relaties, zowel binnen het projectteam als met klanten. Goede coördinatie en communicatie tussen teams zorgen ervoor dat het werk op tijd en zonder problemen wordt uitgevoerd.
Deze fase loopt parallel aan de uitvoeringsfase. Dit kan beter een controlegroep worden genoemd dan een procesgroep. Wijzigingsverzoeken komen van verschillende kanten: van uw klant of van belanghebbenden. Aan de ene kant wilt u het project niet te veel veranderen ten opzichte van het opgestelde plan, maar aan de andere kant wilt u een belangrijke belanghebbende niet voor het hoofd stoten. In deze fase draait het om vinden van het juiste evenwicht en het vaststellen van controle.
In deze fase komen alle projectmanagementfasen bij elkaar; losse eindjes worden weggewerkt en het project wordt afgerond. U beoordeelt alle fasen en controleert of alles is gedaan om het eindproduct aan de klant te leveren. Tot slot voert u na voltooiing een beoordeling uit om te analyseren wat er is gedaan en wat er beter had gekund.
Om projecten effectief te kunnen beheren moet elk projectmanagementsysteem enkele belangrijke functies omvatten. Dit zijn er een paar:
Projectmanagement biedt verschillende voordelen. De belangrijkste hiervan is het simpele feit dat uw kansen om uw projecten te laten slagen aanzienlijk worden verbeterd. Projecten zijn er berucht om dat hun oorspronkelijke doelstellingen niet worden behaald. Volgens het CHAOS-rapport (1994) werd 31,1% van de IT-projecten geannuleerd nog voordat ze konden worden voltooid. Projectmanagement helpt deze voorwaarden te verbeteren. Volgens een PwC-onderzoek is maar liefst 97% van de organisaties van mening dat projectmanagement cruciaal is voor de bedrijfsprestaties en het succes van de organisatie. Enkele belangrijke voordelen zijn:
Bij projectmanagement zijn vaak mensen uit verschillende teams betrokken. Goede communicatie en relaties tussen uw teams kunnen de productiviteit aanzienlijk verbeteren en helpen projecten op koers te houden. Met projectmanagement wordt dit een prioriteit in plaats van hoffelijkheid, wat leidt tot een positieve cultuuromslag in uw organisatie.
Al uw activa, zoals een medewerker, een bedrijfsmiddel of werktijd, moeten worden gebruikt om de beste waarde te verkrijgen. Goed projectmanagement zorgt ervoor dat er geen resources buiten beschouwing blijven. Een succesvol project gaat er niet alleen om de juiste werkzaamheden op tijd te voltooien, maar ook om ervoor te zorgen dat de betrokken mensen zich betrokken en gemotiveerd voelen. Dit betekent dat onevenwichtigheid bestaat; dat er geen medewerker wordt over- of onderbenut en er van resources niet te veel of te weinig worden benut.
De relatie met uw belanghebbenden houdt uw hele project in balans. Sommigen willen misschien van elke verandering op de hoogte blijven, terwijl anderen slechts af en toe een statusupdate wensen. Het zit allemaal in de details, waarin het projectmanagement voorziet, zodat u met al uw belanghebbenden op de juiste manier contact kunt onderhouden.
Ook al hebt u een goed onderzocht risicomanagementplan opgesteld, er moet altijd een rampenplan zijn. Het gaat om het identificeren van de cruciale elementen van het succes van uw project en het opsommen van alle factoren die hierop van invloed kunnen zijn. Het prioriteren van mogelijke risico's en het bedenken van reactieplannen is ook een groot onderdeel van dit plan. U wilt uzelf geen hoofdpijn bezorgen door te zoeken naar manieren om een kapotte kraan te repareren, terwijl u er niet aan gedacht hebt wat u moet doen als uw huis in brand vliegt.
Projectmanagementsystemen kunnen variëren van tools die gratis projectmanagement faciliteren tot kant-en-klare projectmanagementsoftware. De belangrijkste classificatie die u moet overwegen is of u de voorkeur geeft aan een cloudsysteem of een systeem op locatie. Afgezien daarvan kunt u, afhankelijk van het type projectmanagementmethodologie dat uw organisatie volgt, kiezen voor een traditionele, op een waterval gebaseerde tool of een flexibele projectmanagementtool. Er zijn ook systemen die zich richten op specifieke branches, zoals de bouw, het onderwijs, IT en meer, met maatwerk eigenschappen voor die specifieke branche.
Teams werken niet op dezelfde manier als vroeger. Teams maken vandaag de dag gebruik van virtuele tools voor samenwerking. Bij veel bedrijven werken mensen op afstand, en deze tools zijn de enige manier om contact te houden. In deze scenario's is het online projectmanagementsysteem het meest zinvol om iedereen georganiseerd en verantwoordelijk te houden.
De manier waarop we samenwerken is veranderd. Goedkeuringen hoeven niet te betekenen dat u formulieren moet afdrukken en moet wachten tot uw manager ze ondertekent. Vergaderen betekent niet uren aan een tafel zitten, terwijl u naar de saaie monoloog van slechts één persoon luistert. Voor iets dat lijkt op een eenvoudig werkitem is mogelijk input van verschillende teams en mensen vereist. Geweldige ideeën hoeven niet van de top te komen. Vandaag de dag heeft bijna iedereen uitgebreide toegang tot informatie. De mogelijkheid dat nieuwe medewerkers met een briljante suggestie komen, is groter dan ooit tevoren.
Ook gegevens worden door verschillende mensen anders ervaren. Flexibiliteit bij het bekijken van uw gegevens lijkt misschien een simpele zaak, maar levert vele voordelen op als u grote projecten beheert. Hier helpen geavanceerde grafieken en rapportagemogelijkheden. Bladeren door grote hoeveelheden gegevens om te vinden wat u nodig hebt, kan op zichzelf al een enorme taak zijn. Het geven van inzicht aan alle betrokkenen, terwijl ze tegelijkertijd toegang hebben tot exact datgene wat ze nodig hebben, is een groot voordeel dat een projectmanagementsysteem kan bieden.
Zoho Projects maakt uw werk echt lonend met de uitgebreide mogelijkheden voor planning, tracking en samenwerking. Het is een probleemloze tool met een eenvoudige, gebruiksvriendelijke interface, met een mobiele app die uw projecten overal en altijd faciliteert. Dankzij functies als interactieve feeds en fora, uitgebreide grafieken en rapporten, tijdregistratie, probleemopsporing, automatisering van taakworkflows en uitgebreide integraties is dit een app voor een allesomvattende projectmanagementervaring.
We hechten ook veel belang aan uw privacy. We hebben een uitgebreid pakket van werkwijzen, technologieën en beleid ontwikkeld om ervoor te helpen zorgen dat uw gegevens veilig zijn. Als u uw gegevens op persoonlijke computers of op uw eigen servers bewaart, is de kans groot dat wij u een beter beveiligingsniveau kunnen bieden dan dat u momenteel gebruikt.
Zoho Projects helpt u om alles snel en moeiteloos aan te pakken, van initiatie tot sluiting, resourcebeheer en het afhandelen van problemen.