Wat is documentbeheersoftware voor projectmanagement?
Als het gaat om projectmanagement, helpt documentbeheersoftware bij het opslaan, bijhouden, delen en beheren van elektronische tekstbestanden, PDF's, afbeeldingen, spreadsheets, audio en video. Deze documenten zijn beschikbaar voor gebruikers met projecttoegang.
Wat is het nut van een systeem voor projectdocumentbeheer?
Nu het hybride werkmodel steeds belangrijker wordt in de meeste branches, is het beheren van en samenwerken aan documenten een noodzaak geworden. Zowel hybride als externe teams hebben toegang tot de nieuwste versies van documenten nodig. Een centrale locatie voor alle documenten maakt snelle goedkeuring mogelijk. Zeker voor bedrijven met ontelbare processen en verschillende afdelingen is het belangrijk documenten te sorteren op categorie. Dit voorkomt verwarring en meerdere gebruikersbezoeken. Bij elk bezoek aan een document wordt een controlelogboek aangemaakt, dat later voor controledoeleinden kan worden gebruikt.
Door documenten samen te annoteren, te becommentariëren of te beoordelen, ontstaat er actieve samenwerking binnen het team. Dit is mogelijk met een goed documentbeheersysteem. Bovendien kunnen alle wijzigingen zonder gedoe worden bijgehouden en direct worden verwerkt, zodat iedereen op de hoogte blijft.
Documentbeheersoftware kiezen
Elk bedrijf heeft verschillende behoeften. Houd rekening met uw doelstellingen op korte en lange termijn en maak een lijst met alle uitdagingen waarvoor u de software wilt inzetten. Zorg ervoor dat u ook inbreng van uw team verzamelt. Als u eenmaal uw software-opties hebt verzameld, kiest u voor elk product een productdemo. U kunt teamleden ook een aantal tools laten beoordelen die op de shortlist staan om het werk gemakkelijker te maken. Zoom in op alle voor- en nadelen. Vergeet niet dat elke leverancier die u kiest de beste prijs-kwaliteitverhouding moet bieden, dus neem de tijd en breng de keuze terug tot twee of drie leveranciers. Goede software voor documentbeheer moet beschikken over een intuïtieve gebruikersinterface, naadloze integratie met al uw favoriete apps, robuuste protocollen voor beveiliging en gegevensbescherming, adequate opslagmogelijkheden, gebruikersmachtigingen op maat en samenwerkingsfuncties. Doe vervolgens onderzoek naar uw potentiële leverancier. Wat is er op reviewsites te vinden? Hoeveel jaar bestaat de leverancier al? Wat zijn de beschikbare prijzen en abonnementen? Neem contact op met het supportteam van het bedrijf en beoordeel hun servicekwaliteit en productkennis.
Voordelen van het gebruik van documentbeheersoftware voor projecten
Ga voor groen
Voorkom grote hoeveelheden papier, fysieke mappen, kasten, sloten en de bijbehorende kosten. Duurzaamheid wint hier. Door uw documenten te digitaliseren, hebben externe teams eenvoudig toegang tot projectgegevens vanaf laptops en mobiele apparaten.
Bescherm uw documenten
Wat er ook gebeurt, met documentbeheersoftware voor projecten zijn al uw documenten veilig. Dankzij de functies voor back-up en herstel zijn uw documenten veilig, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het verlies van cruciale gegevens.
Kin omhoog, kijk op
U kunt eenvoudig bestanden zoeken en openen door trefwoorden of tags in te voeren die aan de documenten zijn gekoppeld. Dit betekent dat u documenten kunt vinden die aan elk project of elke taak zijn gekoppeld, zonder dat u hoeft te wachten tot iemand ze heeft doorgestuurd.
Blijf altijd op één lijn
Voorkom verwarring en ongeordende gegevens en blijf op de hoogte door alle wijzigingen, laatste bewerkingen en beoordelingsactiviteiten bij te houden. Zo houdt u het overzicht.
Alles-wat-u-kunt-beveiligen
Een goede softwareoplossing voor projectdocumentbeheer biedt onmisbare beveiliging door alle documentactiviteiten bij te houden en gebruikersmachtigingen voor gevoelige documenten te beperken.
Laat al uw apps samenwerken
Zorg voor maximale productiviteit en soepele workflows door de software voor het documentbeheersysteem te integreren met uw bestaande apps.
Waarom is Zoho Projects de beste documentbeheersoftware?
Van centrale opslag en eenvoudig opzoeken tot compromisloze beveiliging, Zoho Projects doet het allemaal en nog veel meer.
Beheer bestanden op één plek
Documenten, videoclips, afbeeldingen, spreadsheets, rapporten, enzovoort: het gemiddelde project omvat honderden verschillende bestanden, vaak op tientallen verschillende computers. Met ons documentbeheersysteem wordt elk bestand centraal opgeslagen en geordend, zodat ieder teamlid altijd op de hoogte is.
Deel bestanden vanaf elke locatie
Deel bestanden met uw team vanaf één plek. U kunt ook bestanden koppelen aan taken of problemen en deze ordenen in hiërarchische mappen die uw structuur en workflow weerspiegelen. Geniet van volledige controle door totale eenvoud.
Houd bestandsversies bij
Zoho Projects automatiseert essentiële documentprocessen, zoals wijzigingen bijhouden, toegangscontrole en zoeken en laden. Alle wijzigingen worden weergegeven met notities, datums en auteursgegevens. Op die manier werkt iedereen altijd met de nieuwste, meest nauwkeurige versie van elk bestand.
Vind uw bestanden eenvoudig
Met de krachtige zoekfunctie van Zoho Projects vindt u gemakkelijk documenten in uw projecten. Zoek naar bestanden met woorden in de titel of inhoud, en bekijk direct het resultaat.
Zoho WorkDrive-integratie
Met de Zoho Workdrive-integratie kunnen gebruikers teammappen maken en ordenen om efficiënter samen te werken met andere teams. U kunt ook verschillende rollen met specifieke toegangsrechten toewijzen aan leden van de teammappen.