Workflow-taken maken
Workflow-taken behoren tot de acties die zijn gekoppeld aan een workflow-regel. Een taak is een activiteit die aan een gebruiker is toegewezen. Wanneer u een workflow-taak koppelt aan een workflow-regel, wordt deze automatisch toegewezen aan de gebruiker wanneer de regel wordt geactiveerd voor de records die voldoen aan de criteria van de regel.
Vereiste machtiging: gebruikers met de machtiging Manage Workflow (Workflow beheren) hebben toegang tot deze functie.
| Functies | Free | Standard | Professional | Enterprise |
| Canvasweergave |  | | | |
Een workflow-taak maken
- Ga naar Instellingen > Automatisering > Acties > Taken.
- Klik op de pagina Workflow-taken op Taak maken.
- Ga als volgt te werk op de pagina Nieuwe taak:
- Selecteer de Module in de vervolgkeuzelijst.
- Voer een Onderwerp in voor de taak.
Voeg samenvoegvelden in om dynamische taakonderwerpen te maken.
- Geef de Due Date (Vervaldatum) op voor voltooiing van de taak.
- Selecteer de Status van de taak in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer de Prioriteit van de taak in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer de gebruiker in de zoeklijst Toewijzen aan om de taak toe te wijzen.
- Schakel het selectievakje Toegewezene waarschuwen in om de taakeigenaar via e-mail op de hoogte te stellen van de taak.
- Schakel het selectievakje Toegewezene herinneren aan in om een herinnering te verzenden naar de taakeigenaar.
- Waarschuwing via e-mail - Er wordt een herinnerings-e-mail naar de eigenaar van de taak verzonden op de opgegeven tijd.
- Waarschuwing via pop-up - Er wordt een pop-upherinnering gestart voor de eigenaar van de taak op de opgegeven tijd.
- Voer de omschrijving van de taak in.
- Klik op Save.
Er wordt een nieuwe workflow-taak gemaakt die kan worden gekoppeld aan workflow-regels.
Let op:
- Workflow-taken kunnen niet worden gemaakt voor records die geen taken ondersteunen in Zoho CRM, zoals Solution, Forecasts, enz.
- Workflow-taken kunnen niet worden gekoppeld aan een workflow-regel als de uitvoercriteria die voor een regel zijn geselecteerd, 'Verwijderen' zijn.
- Als het veldToegewezen aan niet is opgegeven, wijst het systeem de taak automatisch toe aan de eigenaar van de record.
- Als u een workflow-taak selecteert tijdens het importeren van records (zoals leads, accounts, contactpersonen), is de optie Toegewezene informeren (hoewel deze optie is geselecteerd voor de specifieke workflow-taak) niet van toepassing. Zie ookGegevens importeren
- Als de eigenaar van de taak inactief of onbevestigd is, wordt de taak automatisch toegewezen aan de eigenaar van de record waaraan de taak wordt toegevoegd. Als de eigenaar van de record ook een inactieve of onbevestigde gebruiker is, wordt de taak toegewezen aan de superbeheerder.
Verplichte velden
- In de Taakindeling wordt elk veld dat een gebruiker markeert als vereist of verplicht, automatisch weergegeven in workflows, goedkeuringsproces, toewijzingsregels en Blueprint.
- U kunt waarden voor samenvoegvelden invoegen door het #-symbool te typen.
Let op:
- Als een veld is gemarkeerd als verplicht en er een waarde wordt ingevoerd, wordt de waarde weergegeven in de taak, zelfs als het veld later als niet-verplicht wordt gemarkeerd. Het veld wordt echter verwijderd uit de nieuwe taak.
- Het onderwerpveld bestaat uit maximaal 255 tekens. Houd er rekening mee dat de tekenlengte wordt berekend nadat de waarde van het samenvoegveld is ingevuld.
- Voor de bestaande taken kunnen de verplichte velden worden weergegeven door tijdens het bewerken van een taak op de optie Alle verplichte velden weergeven te klikken.
- Als de waarde van een selectielijst of een veld voor meervoudige selectie wordt gebruikt in een verplicht veld, kunt u de waarde niet verwijderen uit de lay-out.
- Als een veld wordt gebruikt als samenvoegveld, kan het niet worden verwijderd uit de lay-out.
