Samenvatting

• Met workflow-beheer kunt u uw verkoop-, marketing- en ondersteuningsprocessen automatiseren. Het omvat het volgende:
  • Workflow-regels - Een set regels die worden uitgevoerd wanneer aan bepaalde opgegeven voorwaarden wordt voldaan.
  • Workflow-meldingen - Automatische e-mailmeldingen worden verzonden wanneer een workflow-regel wordt geactiveerd.
  • Workflow-taken - Taken die zijn toegewezen aan de gebruikers wanneer workflow-regels worden geactiveerd.
  • Workflow-veldupdates - Gespecificeerde veldwaarden automatisch bijwerken wanneer workflow-regels worden geactiveerd.
  • Aangepaste functies - Ontwikkel een set Deluge-scripts om reacties van andere apps te ontvangen en werk CRM-modules bij wanneer aan de workflow-criteria is voldaan.
• Geef bij het maken van een workflow-regel de volgende gegevens op:
  • Basisgegevens - Gegevens over het recordtype waarvoor de regel geldt, de naam van de regel, de beschrijving en de optie om de regel te activeren.
  • Uitvoeringscriteria - Criteria die aangeven welk type records de regel moet activeren. Dat wil zeggen records die zijn gemaakt, gewijzigd, gemaakt en gewijzigd of records waarvoor bepaalde velden worden bijgewerkt.
  • Regelcriteria - Criteria waaraan een record moet voldoen om de regel te activeren.
  • Directe acties - Waarschuwingen, taken en veldupdates die onmiddellijk worden geactiveerd wanneer de regel wordt uitgevoerd.
  • Acties op basis van tijd - Waarschuwingen, taken en veldupdates die worden geactiveerd op basis van een gedefinieerde tijd.
• Een actie in een workflow-regel kan workflow-waarschuwingen, workflow-taken en workflow-veldupdates bevatten, allemaal voor een bepaald recordtype zoals leads, contactpersonen en potentiële klanten.
• Er zijn twee soorten acties in een workflow-regel:
  • Directe acties - Waarschuwingen, taken en veldupdates die onmiddellijk worden geactiveerd wanneer de regel wordt uitgevoerd.
  • Acties op basis van tijd - Waarschuwingen, taken en veldupdates die worden geactiveerd op basis van een gedefinieerde uitvoeringstijd.
• Workflow-waarschuwingen zijn e-mailmeldingen die kunnen worden verzonden naar:
  • Klanten - Gebruikmakend van de e-mailvelden in de module
  • Gebruikers binnen de CRM-account - Door de groepen, rollen, rollen en ondergeschikten te selecteren
  • Recordeigenaren en recordmakers - Door de desbetreffende selectievakjes in te schakelen
  • Andere ontvangers - Door het e-mailadres op te geven in het vak ‘extra ontvangers’.
• Workflow-taken kunnen worden toegewezen aan de gebruiker in uw bedrijf. U kunt de optie ‘Toegewezene attenderen’ gebruiken om de eigenaar van de record (via e-mail of pop-up) van de taak te attenderen.
• Workflow-veldupdates kunnen worden gebruikt als u bepaalde veldwaarden in de records wilt bijwerken wanneer de bijbehorende regel wordt geactiveerd.

Checklist

Lees de volgende checklist voordat u workflow-regels gebruikt:

Belangrijke opmerkingen

Limieten per dag

Gevallen waarin acties op basis van tijd opnieuw worden gepland

Gevallen waarin acties op basis van tijd NIET opnieuw worden gepland of worden verwijderd

Belangrijke opmerkingen:

• Wanneer u workflow-regels gebruikt, worden niet per se alle waarschuwingen en taken vermeld. Als de regel voor Leads geldt, zijn alleen de veldupdates, taken en waarschuwingen die voor Leads zijn gemaakt beschikbaar voor koppeling.
• U kunt maximaal 5 tijdgebaseerde acties maken voor een workflow-regel.
• Elke op tijd gebaseerde actie kan maximaal 5 waarschuwingen, 5 taken en 3 veldupdates bevatten.
• Als de optie Afmelden voor e-mail is ingeschakeld, worden er geen e-mails naar de klanten verzonden.
• Voor de functie Workflow-beheer wordt de tijdzone van het bedrijf gebruikt voor het berekenen van een dag. Als de tijdzone niet wordt gedefinieerd, wordt de tijdzone van de superbeheerder in overweging genomen.
• Acties op basis van tijd zijn niet op minuten gebaseerd. Er kan een vertraging van enkele minuten optreden voor het activeren van acties op tijdbasis.
• Wanneer de e-mailwaarschuwingen de limiet voor de dag bereiken, worden de resterende e-mails voor die dag niet verzonden.
• Als de berekende uitvoeringstijd een tijd in het verleden is, wordt de actie onmiddellijk gestart. Er kan een vertraging van enkele minuten optreden voor het activeren van acties op tijdbasis.

Opmerkingen over daglimieten:

• (Aantal Aantal gebruikers * 100) of 5000, afhankelijk van de laagste waarde, wordt gebruikt als de maximumlimiet per dag voor e-mails die worden verzonden met workflow-waarschuwingen.
• (Aantal Aantal gebruikers * 50) of 1000, afhankelijk van de laagste waarde, wordt gebruikt als de maximumlimiet per dag voor de uitvoering van op tijd gebaseerde acties (inclusief waarschuwingen, taken en veldupdates).
• Er worden maximaal 300 acties elk uur geactiveerd. Als er meer dan 300 acties per uur zijn, worden de resterende acties in het volgende uur uitgevoerd.
• De superbeheerder van uw CRM-account wordt op de hoogte gesteld als de workflow-e-mailwaarschuwingen de daglimiet overschrijden.
• De limieten per dag (bijvoorbeeld: e-maillimiet) worden berekend op basis van PST.

Gevallen waarin de acties op basis van tijd opnieuw worden gepland:

• De uitvoeringscriteria voor de regel zijn Bewerken of Maken of Bewerken. Wanneer aan de regelcriteria voor een record wordt voldaan, worden de directe acties geactiveerd en worden acties op tijdbasis gepland voor de record.
  Als een gebruiker de record bewerkt en niet aan de regelcriteria is voldaan, worden de eerder geplande tijdgebaseerde acties verwijderd. Als de record opnieuw wordt bewerkt en aan de criteria wordt voldaan, worden de op tijd gebaseerde acties opnieuw gepland.
• Voor acties op basis van tijd kan de uitvoeringstijd ook worden gebaseerd op het aangepaste veld ‘Datum en Tijd’. Wanneer aan een regelcriterium wordt voldaan voor een record, worden de directe acties geactiveerd en worden acties op tijdbasis gepland voor de record.
  Als een gebruiker de record bewerkt om de waarde van het datum- en tijdveld te wijzigen, worden de tijdgebaseerde acties opnieuw gepland volgens de nieuwe datum- en tijdwaarde.

Gevallen waarin de acties op basis van tijd niet opnieuw worden gepland of verwijderd:

1. De uitvoeringscriteria voor de regel zijn Bewerken of Maken of Bewerken. Wanneer aan de regelcriteria voor een record wordt voldaan, worden de directe acties geactiveerd en worden acties op tijdbasis gepland voor de record.
   Als een gebruiker de record bewerkt maar niet aan de regelcriteria is voldaan, worden de acties op basis van tijd niet opnieuw gepland.
2. Wanneer een lead wordt geconverteerd, worden alle op tijd gebaseerde acties die voor de record zijn gepland, verwijderd.
3. Wanneer de Enterprise Edition wordt gedowngraded naar de Free Edition, worden alle op tijd gebaseerde acties die voor de record zijn gepland, verwijderd.
4. Wanneer records worden verwijderd, worden alle op tijd gebaseerde acties die zijn gepland voor de record ook verwijderd. Als de verwijderde records worden hersteld, worden de op tijd gebaseerde acties niet opnieuw gepland.