Já ouviu falar em
sincronização de arquivos comerciais? Entenda melhor como funciona essa sincronização para o seu negócio.
Ao
administrar uma empresa, algumas práticas podem auxiliar no dia a dia, como um melhor gerenciamento de arquivos. Como um exemplo disso temos a
sincronização de arquivos comerciais.
Hoje em dia, estamos inseridos em um mundo totalmente digital, e devemos lidar com essas soluções como nossas aliadas. Inclusive, a tecnologia está presente no gerenciamento de dados, tendo em vista que é possível sincronizar arquivos comerciais.
Na prática, qualquer ato que possa melhorar a administração de uma empresa, e torne os processos mais ágeis, é válido. Isso ocorre com os documentos essenciais de um negócio. Por esse motivo, entenda a seguir como você pode gerenciar os seus documentos e arquivos comerciais.
O que é a sincronização de arquivos comerciais?
A priori, é interessante trazer um conceito, mesmo que amplo e básico, sobre a
sincronização de arquivos comerciais. No geral, a sincronização tem como objetivo principal manter as mesmas informações disponíveis para dois ou mais dispositivos.
Isso ocorre de forma simultânea, e a finalidade dessa prática é que diversos setores tenham acesso às mesmas informações. Assim, não há nenhum desgaste por parte dos departamentos e a empresa flui de maneira simples.
Desse modo, com a
sincronização de arquivos comerciais, é como se você tivesse um espelho desses documentos. Com isso, todos que têm acesso a esses arquivos podem editar e deixar a versão mais recente salva.
Como funciona a sincronização de arquivos na prática?
Após entender o que é a
sincronização de arquivos, saiba como ela funciona na prática. Dessa maneira, essa sincronia de arquivos começa com o compartilhamento ou adição de um documento no programa que a empresa usa.
É possível usar, por exemplo, o Google Drive, que é o mais conhecido, porém, com algumas limitações. Por outro lado, temos outras opções disponíveis que podem ser muito benéficas para o seu negócio.
Ao colocar um arquivo pelo seu celular ou computador, todos os outros usuários desse programa poderão acompanhar as edições em tempo real. Inclusive, se você decidir por desativar essa sincronização,
você não perderá os seus dados. Apenas vai parar com o compartilhamento envolvendo outros dispositivos além do seu.
Hoje em dia, a sincronização está presente em diversos cenários do nosso dia a dia, desde o Google Drive, iCloud, até o Google Chrome e Microsoft Edge.
Qual a melhor opção: sincronização ou backup?
Quando falamos do gerenciamento de arquivos, não existe somente a sincronização. Claro, essa é uma opção mais recente, moderna e ágil para a sua empresa. Porém, você deve considerar também o backup.
Embora o backup exista há mais tempo e seja uma prática mais conhecida, você precisa saber os motivos de preferir uma à outra. Isso não significa que uma opção é ruim e a outra é boa. Na verdade, cada uma é mais apropriada para alguns momentos, e essa é a importância de analisar cada opção que temos.
Mas, afinal, o que é o backup?
Já que você entendeu o que é a
sincronização de arquivos comerciais, saiba o que é o backup. Nesse sentido, o backup pode ser entendido como um recurso tecnológico e funciona na prática como uma cópia de segurança.
Por conta disso, ao realizar um backup dos arquivos, você apenas está copiando esses documentos para outro local. No geral, as pessoas recorrem a esse recurso com o intuito de se assegurar, de algum forma, quanto a integridade desses arquivos.
Por conta disso, a utilização do backup possui uma ligação direta com o
gerenciamento de informações e dados de uma empresa. Com essa cópia de segurança, você pode recuperar conteúdos que foram perdidos, apagados ou corrompidos.
Com o aumento do uso de recursos tecnológicos, hoje o backup é uma prática comum em alguns apps. Prova disso é o WhatsApp, app de mensagens instantâneas. Porém, isso também acontece com muita frequência envolvendo, por exemplo, fotos do celular.
A sincronização é melhor que o backup?
Embora ambas as práticas visem a segurança dos arquivos, de certa forma, cada uma tem a sua finalidade própria. Isto é, com o backup, você tem uma cópia dos documentos. Já com a sincronização, todos os funcionários podem usar o mesmo arquivo e editá-lo.
Nesse sentido, antes de decidir a melhor opção para o seu negócio e os seus arquivos comerciais, saiba qual a principal necessidade no momento. Se possível, a empresa deve investir em ambas as opções, afinal, as duas trazem benefícios enormes para um negócio e uma administração de sucesso.
De um lado, temos o backup, que permite a recuperação de dados corrompidos ou perdidos. Já com a sincronização, a edição e acesso aos arquivos da empresa ocorrerá de forma mais ágil. Portanto, a união desses dois recursos torna o gerenciamento de arquivos poderoso.
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