Você já começou a criar o planejamento anual da sua empresa para o próximo ano?
Diante de um mercado acelerado e cheio de avanços tecnológicos surgindo, é preciso se preparar bem. Com um bom planejamento, sua empresa pode ficar um passo à frente, atingindo suas metas com mais facilidade.
Afinal, o planejamento anual bem estruturado é como um roteiro claro e detalhado para o próximo ano, que não apenas define os objetivos, mas também traça o caminho exato para alcançá-los.
Neste guia, conheça os 7 passos essenciais para montar um planejamento que pode levar seu negócio ao próximo nível.
O que é um planejamento anual?
O planejamento anual é uma ferramenta fundamental para empresas, pois reúne o processo de definir objetivos e o plano de ação para alcançá-los no próximo ano. Ele serve como base ou ponto de partida para que a empresa consiga bater metas futuras.
É um processo estratégico que abrange aspectos financeiros, operacionais, de marketing, recursos humanos e muito mais, garantindo que todos os departamentos estejam alinhados e trabalhando em direção aos mesmos objetivos.
Ele deve ser baseado em dados, na análise aprofundada para identificar áreas de melhoria. Por isso, na formulação do planejamento, é essencial rever o desempenho anterior, avaliar o estado do plano de negócios, os indicadores e as métricas.
É como uma retrospectiva: a empresa deve entender quais objetivos foram alcançados, quais foram os obstáculos e ocorrências, além de revisitar resultados e planos de ação para ganhar eficiência.
Esse material é tão importante, que pelo menos 48% das empresas fecham as portas por falta do planejamento adequado - enquanto isso, 17% das micro e pequenas organizações estão construindo bons planos a longo prazo.
Se você quer evitar a queda dos resultados na sua organização, se preparando para enfrentar riscos e capturar oportunidades, continue a leitura e saiba mais sobre o planejamento anual.
Importância de montar planejamento anual
Como você viu, o planejamento anual permite:
Estabelecer objetivos específicos e mensuráveis para orientar o crescimento da empresa;
Prever possíveis obstáculos e preparar soluções com antecedência;
Uma melhor alocação de tempo, dinheiro e equipe, evitando desperdícios;
O acompanhamento do progresso e ajustes rápidos quando necessário;
Uma visão de longo prazo para decisões mais assertivas e alinhadas com a visão da empresa.
Com os objetivos claros, registrados e construídos com base em dados, a gestão passa a orientar os esforços da equipe, fornecendo uma direção, alinhando os colaboradores, estabelecendo prioridades e incentivando a colaboração.
O planejamento anual impulsiona o desempenho e a eficiência. Você poderá ver áreas que precisam ser melhoradas e tomar medidas antes que os prejuízos cheguem. É até mesmo uma forma de monitoramento, controle dos indicadores e do uso dos recursos.
Ao fornecer uma direção clara, ele te ajuda a garantir que todos os recursos sejam usados de maneira eficiente, enquanto prepara a empresa para aproveitar as oportunidades ao longo do ano, minimizando desperdícios e maximizando a produtividade.
Como fazer um planejamento anual da empresa?
Um bom planejamento alinha todos os recursos e esforços com os objetivos estratégicos. Então, vamos para prática. Considere as etapas do guia abaixo para estruturar o seu.
1. Análise de resultados do ano anterior
Antes de começar a planejar o próximo ano, faça uma revisão do desempenho atual da empresa, seus pontos fortes e fracos. Você deve estudar aspectos como recursos humanos, financeiros, liderança, processos, tecnologia usada e infraestrutura:
Na parte financeira, veja a receita, despesas, lucratividade e fluxo de caixa.
Analise a eficiência dos processos, a produtividade da equipe e os possíveis gargalos.
Na área comercial, veja o desempenho de vendas, crescimento da base de consumidores e a satisfação do cliente.
Observe a eficiência dos softwares e ferramentas de TI, assim como seu impacto na produtividade e no atendimento ao cliente.
Entenda quais são os KPIs (indicadores chave de desempenho) relevantes para medir o progresso em cada uma dessas áreas, e o que eles mostraram ao longo do tempo.
Essas são variáveis que podem impactar o seu negócio e, ao fazer a análise, você poderá identificar oportunidades e riscos para adaptar o planejamento.
2. Definição de objetivos e metas
Chegou a hora de estabelecer metas. Elas devem ser realistas, realizáveis, claras e mensuráveis (SMART), alinhadas com os objetivos da empresa e com a capacidade da equipe. Utilize indicadores para acompanhar o progresso dessas metas ao longo do ano.
Identifique os objetivos que a empresa considera importantes, considerando os dados que coletou. Analise o crescimento, lucratividade, expansão, desenvolvimento de produtos, satisfação de clientes e outros fatores principais para criar metas futuras realistas e embasadas.
Essas metas podem ser tanto de crescimento quanto de melhoria da eficiência, por exemplo: na parte financeira, pode ser o crescimento da receita ou o controle dos custos; é possível que sejam metas de inovação, com a introdução de novos produtos ou a adoção de novas tecnologias.
Também existe a melhoria de processos, redução de desperdícios, otimização do uso de recursos e mais. O importante é que as metas sejam realistas, claras e monitoráveis. Não é suficiente esperar o “aumento no lucro”, mas sim o “aumento em 10%”, por exemplo.
3. Desenvolvimento de estratégias
Parta para prática e crie um plano detalhado com as ações necessárias para alcançar as metas que já foram estabelecidas. Atribua os responsáveis para cada demanda, delimite prazos e liste os recursos que devem ser usados.
Para atingir os objetivos definidos, você precisa desenvolver estratégias específicas. No marketing, por exemplo, pense nos seus canais de comunicação, na forma como a marca se posiciona, nas campanhas nas quais ela investe.
Procure novas abordagens de prospecção para as vendas, melhore o treinamento e a capacitação da equipe e, se possível ou desejável, veja como anda a expansão da empresa para novos mercados.
Ao revisar e melhorar os processos, alinhe as estratégias construídas com as reais capacidades da sua empresa, considerando os recursos financeiros, humanos e tecnológicos disponíveis.
4. Planejamento financeiro e orçamentário
O plano de orçamento vai te ajudar a não perder o controle sobre os recursos financeiros. Ele ajuda no acompanhamento, no controle de receitas, despesas, entradas e saídas de dinheiro. Assim, você pode identificar qualquer desvio em relação ao que foi definido.
O plano entrega dados valiosos para que a gestão saiba onde é preciso investir e onde é preciso cortar, definindo as metas financeiras com base em dados reais. Ele permite que a empresa faça escolhas mais coesas e eficientes.
Então, tenha metas financeiras para o próximo ano, que devem estar claras para toda a equipe, sempre com base no histórico da empresa. Ao estudar resultados e balanços, você irá encontrar tendências de receitas e despesas padrão ao longo do tempo, podendo entender como lidar com elas.
Crie categorias orçamentárias, que representam as diferentes áreas de despesas e receitas. Então, com base na análise, projete as receitas esperadas, considerando diferentes fatores, como tendências, clientes, preços, mercado e mais. Seja realista, contando com incertezas.
Também projete as despesas esperadas, sejam fixas ou variáveis, contando com fatores externos que podem afetar os custos. Finalmente, organize a alocação de recursos, considerando as necessidades, prioridades e metas.
5. Revisão de softwares utilizados pela empresa
Revisar os softwares utilizados é uma parte essencial do planejamento anual para garantir que a empresa esteja equipada com as ferramentas certas para atingir seus objetivos.
Então, identifique as áreas da empresa onde os softwares atuais não estão atendendo às necessidades ou onde há potencial para automação ou melhoria de processos.
Compare os custos dos softwares em uso com os benefícios que eles trazem, considerando as licenças, a manutenção e o tempo gasto pela equipe em atividades que poderiam ser mais automatizadas ou otimizadas com novas soluções.
Então, é hora de explorar o mercado em busca de novas tecnologias e ferramentas que possam ajudar sua empresa a ser mais eficiente, como sistemas mais integrados, plataformas de automação de marketing ou soluções baseadas em IA.
Se identificar a necessidade de atualizar ou trocar softwares, inclua isso no planejamento, definindo prazos, orçamentos e treinamento da equipe.
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6. Cronograma e execução
Defina um cronograma para cada estratégia e ação planejada, dividindo as metas em períodos específicos - trimestres ou semestres, por exemplo, mas sempre com marcos bem definidos e possíveis de monitoramento.
Então, parta para controlar e analisar o progresso das metas ao longo do ano, fazendo ajustes quando necessário, principalmente diante de mudanças nos fatores internos e externos.
Garanta que todas as áreas da empresa estejam alinhadas com o plano global. Por isso, mantenha a equipe envolvida nesse processo, especialmente os usuários finais dos sistemas, para garantir que as necessidades práticas sejam atendidas e os processos sejam realmente melhorados.
Você pode contar com um bom software de gestão de produtividade para monitorar prazos e responsabilidades com mais precisão, o que também ajuda na transparência e coordenação entre as equipes. Entenda mais sobre o monitoramento a seguir!
7. Monitoramento e revisão constante
Depois de criar o cronograma para direcionar o andamento das ações, deixar os prazos mais claros e saber quando revisar o planejamento, faça dessa uma atividade regular.
Monitore os resultados para fazer ajustes e melhorias caso necessário, observe as métricas e os indicadores-chave de desempenho (KPIs). Lembre-se que a equipe deve ter acesso a todas essas informações, já que eles são os principais envolvidos no processo.
Durante o ano, é fundamental revisar, em conjunto com os stakeholders, o planejamento e o progresso em relação ao plano. Agende reuniões trimestrais para reavaliar o andamento e, se necessário, ajustar as metas, estratégias e orçamento com base nas mudanças no mercado, nos feedbacks do seu time ou no desempenho da empresa.
Bônus: importância do mapeamento de licença de softwares
Como você viu, a tecnologia pode te ajudar a ter mais precisão e eficiência em cada uma dessas etapas.
Mas, para manter a produtividade, é preciso mapear os ajustes anuais das licenças de softwares usados pela sua empresa, incluindo esse mapeamento no planejamento anual. Afinal, as licenças de software são parte do funcionamento de várias áreas do negócio, representam gastos e devem ser contabilizadas.
Ao mapear esses ajustes, você terá uma visão melhor sobre o que está em uso, o que vai expirar e quais os custos. Com esses dados, é possível planejar e alocar os recursos para a renovação ou atualização das licenças.
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Ao ter todas as ferramentas necessárias numa única plataforma, você reduz a complexidade operacional e facilita o gerenciamento de tarefas, passa a reduzir custos com múltiplos fornecedores (e burocracias) e consegue centralizar as informações de vários departamentos, que passam a ser integrados.
Assim, facilita o acesso à informação, melhora a tomada de decisões dos times e aumenta a segurança dos dados.
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