A integração de sistemas é fundamental para garantir que todos trabalhem alinhados, compartilhando os mesmos dados e capacitando todos os departamentos da empresa.
No entanto, você pode pensar que esse processo costuma ser desafiador e complexo.
Não é o caso do Zoho Workplace, uma suíte completa de aplicativos integrados, que permitem que a sua organização se concentre no que importa: crescimento e inovação.
Com a plataforma, todos os seus e-mails, documentos, chats e dados fluem perfeitamente entre suas equipes. O Zoho Workplace simplifica a comunicação e a colaboração diariamente, eliminando silos e aumentando a produtividade.
Se você quer saber mais sobre os recursos que vão impulsionar os seus resultados, entenda como usar a plataforma para superar desafios de integração!
Desafios da integração de sistemas
Imagine uma cidade onde os mapas de cada bairro não se conectam entre si. Os visitantes precisam desvendar cada região individualmente, e o que poderia ser uma experiência fluida se torna um labirinto de ruas desconexas, com oportunidades perdidas em cada esquina.
Esse é o reflexo de empresas com dados e aplicações isolados, sistemas desconectados que apenas dificultam a colaboração, atrapalham processos e limitam o sucesso.
Segundo pesquisas com 500 usuários e líderes de TI, 25% acredita que dados desconectados fazem com que o desenvolvimento de novos produtos ou serviços seja muito lento, perdendo vantagem competitiva.
Mais de 6 em cada 10 dos entrevistados, representando 61%, encontram projetos atrasados pela integração lenta, e 90% são obrigados a concluir tarefas repetitivas. Então, gastam 32 minutos por dia, em média, movendo dados de um sistema para outro, o que equivale a 19 dias úteis por ano.
Já as empresas que integram ferramentas de colaboração e comunicação, automatizando fluxos, aumentam sua produtividade.
Mas é fato que a integração de sistemas pode parecer um desafio para as empresas, especialmente enquanto crescem. Confira alguns dos obstáculos mais comuns:
1. Diversidade de tecnologias
As empresas utilizam uma grande variedade de tecnologias e plataformas, como sistemas de ERP, CRM e e-commerce. Integrar essas tecnologias pode ser complicado, pois nem todas são compatíveis ou projetadas para trabalhar juntas.
2. Sistemas legados
Muitas empresas ainda dependem de sistemas antigos e legados que não foram projetados para funcionar com as tecnologias recentes. A integração pode ser complexa, custosa e arriscada, pois as modificações podem até interromper as operações.
3. Segurança de dados
A troca de dados entre sistemas diferentes aumenta os riscos de vulnerabilidades. As empresas precisam garantir que seus sistemas integrados protejam adequadamente as informações sensíveis e cumpram as regulamentações.
4. Escalabilidade
Conforme as empresas crescem, seus sistemas precisam ser capazes de escalar, e a integração inadequada pode limitar essa capacidade. O resultado é a geração dos silos na comunicação e nos dados, além de processos ineficientes e até prejuízos.
5. Custo e tempo
O processo de integração de sistemas pode ser caro e demorado, principalmente quando exige a personalização de soluções ou a adoção de plataformas intermediárias. Isso inclui custos com softwares, infraestrutura, treinamento e mão de obra, por exemplo.
6. Mudanças culturais e de processos
A integração de sistemas exige, muitas vezes, mudanças significativas nos processos empresariais. Equipes que estão acostumadas a trabalhar de forma independente ou em "silos" podem resistir à mudança, o que cria barreiras internas.
7. Manutenção contínua
Após a integração, a manutenção contínua é necessária para garantir que os sistemas continuem funcionando de maneira eficiente. As atualizações de um sistema podem causar problemas em outro, exigindo monitoramento constante e ajustes.
8. Interoperabilidade
Nem todos os sistemas e aplicativos foram projetados para "conversar" uns com os outros. Garantir que sistemas diferentes possam trocar informações corretamente, sem perda ou corrupção de dados, é um desafio técnico fundamental.
9. Integração entre softwares
A integração é um desafio crítico na gestão de sistemas, especialmente em ambientes empresariais onde múltiplas ferramentas precisam operar em conjunto. Muitas organizações utilizam diversas aplicações para as vendas, finanças e atendimento ao cliente, por exemplo.
Além disso, há a diversidade de formatos, protocolos, estruturas de dados e requisitos de segurança.
Mas, já que a falta de comunicação entre esses sistemas pode comprometer a eficiência operacional, o jeito é superar esses desafios para garantir a vantagem competitiva que a sua empresa precisa.
É fundamental envolver todos os stakeholders no processo, fornecer treinamento adequado para as equipes, adotar uma abordagem estratégica, priorizar a flexibilidade e contar com a tecnologia certa: o Zoho Workplace.
Como as ferramentas do Zoho Workplace promovem sucesso na integração de sistemas
O Zoho Workplace ajuda a consolidar a sua comunicação, colaboração, produtividade, gerenciamento de tarefas e muito mais, tudo sob o mesmo teto. Os dados fluem sem esforço, simplificando os fluxos de trabalho. Entenda mais:
1. Zoho Cliq conectado à ferramenta de vendas Zoho CRM
O Zoho CRM vai te ajudar na Gestão do Relacionamento com o Cliente, enquanto o Zoho Cliq é um chat corporativo. A integração desses sistemas pode capacitar a sua equipe de vendas para se comunicar, coordenar os departamentos, fechar negócios e aumentar as receitas.
Além disso, o Zoho CRM Bot, alimentado pela inteligência artificial, fornece os insights do Zoho CRM que você precisa no Cliq. Fique por dentro de tudo com lembretes para chamadas de clientes, webinars, reuniões e muito mais.
Colabore de forma eficaz, compartilhe dados e ideias, acessando informações sempre que precisar. Com essa integração, você pode eliminar as idas e vindas dos métodos tradicionais e liberar o tempo valioso da sua equipe.
2. Alcance de mais resultados no projeto com Zoho Mail e Zoho Projects
O Zoho Mail e o Zoho Projects, quando integrados, aprimoram a forma como as equipes trabalham juntas, melhoram o gerenciamento de tarefas e simplificam a geração dos relatórios.
Com o Zoho Projects, você pode gerenciar os seus projetos. Com o Zoho Mail, terá o seu e-mail corporativo avançado. Então, com ambos, acesse e compartilhe os dados do projeto diretamente no Zoho Mail, eliminando a necessidade de alternar entre aplicativos.
Crie tarefas a partir de e-mails, atribua-as aos colaboradores e acompanhe o progresso. Colabore, compartilhe atualizações do projeto, converse e tome decisões no Zoho Mail.
3. Gerencie seus arquivos na nuvem e em aplicativos desktop com WorkDrive Genie
O WorkDrive Genie é a ponte que você precisa entre seus arquivos armazenados na ferramenta em nuvem Zoho WorkDrive e seus aplicativos de desktop. Ele permite editar seus arquivos usando as ferramentas que você já conhece e gosta.
Então, pare de perder tempo: trabalhe em documentos, imagens, vídeos armazenados na nuvem e muito mais, tudo sem sair do seu aplicativo de desktop.
Faça edições, salve seu trabalho e sincronize instantaneamente com seu WorkDrive, sem uploads manuais ou dores de cabeça com controles das versões.
Mesmo sem conexão com a internet, o Genie permite acessar e editar seus arquivos. Seu trabalho continua e as alterações são sincronizadas após a reconexão.
4. Sincronize o Zoho Calendar em diversas ferramentas
Você pode centralizar sua agenda e visualizar todos os seus compromissos em um só lugar: Zoho Calendar.
Ao integrar com o Zoho CRM, nunca perca uma reunião com o cliente. Acompanhe as interações e compromissos.
Garanta que os prazos sejam cumpridos e que os projetos permaneçam sob controle ao integrar com o Zoho Projects.
Mantenha sua lista de tarefas e calendário sincronizados com a integração do Zoho Tasks.
Reúna seu trabalho e sua vida pessoal, integrando com o seu Google Agenda para ter uma visão geral dos compromissos.
Sincronize seu calendário do Outlook com o Zoho e garanta que todos estejam na mesma página.
Integre o Calendly ao Zoho Calendar para gerenciar a disponibilidade e reservas diretamente do seu hub central.
O Zoho Calendar também fala a linguagem do CalDAV, um protocolo universal de sincronização de calendário. Então, você pode se conectar com uma variedade de calendários de terceiros que não foram mencionados, como Thunderbird, Apple Calendar e Fantastical.
5. Gerencie seus emails do Zoho Mail usando OpenAI
Com a Zia otimizada com recursos OpenAI no Zoho Mail, sua plataforma de e-mail se torna sua parceira criativa.
Receba sugestões, correções e recomendações das suas frases com a Zia, sua assistente de IA. Ela apresenta o recurso de preenchimento automático, e pode fazer sugestões inteligentes para suas próximas palavras com base no contexto.
Preso com uma página em branco? Sem problemas. Você pode fornecer instruções e sugestões à Zia para iniciar a composição do seu e-mail. Ela fornece conteúdo novo e criativo a cada vez. Isso permite que você repita e refine seus rascunhos de e-mail até obter a mensagem perfeita.
A Zia pode gerar resumos precisos de seus e-mails para que você compreenda rapidamente os detalhes essenciais sem se preocupar com um conteúdo extenso, ajudando a manter o controle de sua caixa de entrada.
Na realidade, o Zoho Mail vai além de uma plataforma de e-mail, integrando perfeitamente suas funções com outras ferramentas como o Zoho Calendar, Notebook, Tasks e WorkDrive.
Conclusão
A integração de sistemas elimina a necessidade de alternar entre várias ferramentas. Tudo o que você precisa está integrado e acessível diretamente no Zoho Workplace, compartilhando informações diariamente sem complicações.
Mantenha suas comunicações, tarefas e documentos organizados, garantindo um fluxo de trabalho mais suave e produtivo.
No Zoho Workplace, você conta com o Zoho Mail, Zoho Cliq, Zoho WorkDrive, o Pacote Office (editor de texto, planilhas e apresentação de slides), Zoho Meeting (para hospedagem de webinars e videoconferências) e Zoho Connect (intranet social corporativa).
Todos os sistemas são integrados, para que a sua equipe trabalhe sem mudar de interface. E pelo melhor custo-benefício, com planos a partir de R$12,00 por usuário!
É importante que você saiba da total compatibilidade dos arquivos do Pacote Office do Zoho Workplace com outros aplicativos, como Excel e Microsoft Word. Os documentos abrem sem perder as suas configurações originais no Writer, Sheet ou Show, então você não precisa se preocupar com perda de formatações e outras dores de cabeça.
Ou seja, enquanto o Google e Microsoft só se comunicam nativamente com produtos próprios, o Zoho Workplace apresenta uma infinidade de possibilidades de integrações úteis para a sua empresa.
Experimente o Zoho Workplace, supere os desafios da integração de sistemas e veja como ele pode ser o parceiro ideal para otimizar suas operações!
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