Nas dinâmicas reuniões virtuais, dividir participantes em grupos menores e focados, através de breakout rooms, é um grande diferencial, ajudando a transformar uma chamada de vídeo extensa e dispersa em sessões mais produtivas, interativas e engajadas.
Com as breakout rooms do Zoho Meeting, você terá todas essas vantagens - e muitas outras.
A funcionalidade permite que organizadores de reuniões criem sub-salas dentro de uma reunião principal, promovendo discussões mais aprofundadas.
Ou seja, enquanto você conduz um workshop, debate, treinamento, brainstorming ou outros eventos, as breakout rooms oferecem flexibilidade para otimizar a participação de todos e alcançar melhores resultados.
Entenda mais sobre a ferramenta!
O que são breakout rooms?
Breakout rooms são subgrupos virtuais que podem ser criados dentro de uma reunião ou webinar online, permitindo que os participantes se dividam em grupos menores para discussões mais focadas e colaborativas.
Esses espaços virtuais são projetados para atender às limitações das reuniões tradicionais, que, por vezes, são maiores, e dificultam a participação ativa de todos os colaboradores, tornando o engajamento um verdadeiro desafio.
Assim, vários grupos menores têm, cada um, uma sala virtual dedicada para colaboração remota, em um ambiente mais gerenciável, para interagir diretamente, oferecer suporte mais direcionado, adaptar as discussões segundo as necessidades e até fazer networking.
Após o término da atividade nas breakout rooms, todos os participantes podem retornar à reunião principal para compartilhar resultados.
Quando usar breakout rooms (salas de fuga) numa reunião online?
Um desafio enfrentado por muitas empresas é a dificuldade de realizar discussões produtivas e mais colaborativas em uma grande reunião. Nesse ambiente virtual, pode haver dificuldade para que cada participante expresse as suas opiniões.
Consequentemente, ideias valiosas podem ser perdidas e a dinâmica da equipe pode ser prejudicada.
Então, na prática, quando a ferramenta de breakout rooms pode ser útil? Entenda:
Em sessões de brainstorming, quando você precisa que os participantes discutam ideias em grupos menores, onde todos possam participar ativamente e compartilhar ideias.
Em treinamentos e workshops, para realizar exercícios práticos ou debates sobre tópicos específicos. Além disso, é possível que os participantes apliquem lições em um ambiente controlado.
Para o debate de temas complexos ou itens da agenda que exigem uma análise mais detalhada, permitindo que diversas perspectivas sejam consideradas.
Para trocar feedbacks, avaliações ou revisões, ao dividir os participantes para discussões privadas e mais interativas.
Quando é necessário que diferentes equipes se concentrem em resolver problemas específicos, como montar o planejamento de um projeto. As salas oferecem oportunidade para agrupar participantes com base em objetivos comuns.
Em mentorias, para criar sessões individuais ou em pequenos grupos e oferecer orientação personalizada e aprendizagem colaborativa. Assim, o suporte é adaptado às necessidades dos alunos, permitindo uma atenção mais aprofundada.
Para networking, socialização, eventos online ou conferências. Assim, você passa a promover interações mais pessoais e menos formais, como sessões de "quebra-gelo" ou jogos interativos, que servem para motivar e integrar.
Cada caso deve ser bem planejado para que o tempo e a dinâmica da reunião sejam produtivos, e as tarefas em grupo tenham objetivos claros. As instruções devem ser passadas para garantir que o tempo seja usado de forma eficaz.
Descubra como se sair bem em uma reunião por videoconferência!
Como criar breakout rooms no Zoho Meeting
O Zoho Meeting é uma plataforma de videoconferências e webinars em alta qualidade. O sistema foi projetado para facilitar a comunicação e colaboração remota, com recursos para conduzir reuniões, eventos online, compartilhamento de tela e áudio, além de gravação de sessões e mais.
A plataforma oferece uma variedade de funcionalidades para facilitar a interação eficaz e segura para empresas de todos os setores e tamanhos, como, por exemplo, as enquetes, sessões de perguntas e respostas.
Você pode compartilhar a tela inteira ou aplicativos específicos, fazer integrações com ferramentas Zoho e aplicativos de terceiros para agendar e gerenciar reuniões facilmente, e até usar o chat em tempo real durante reuniões para troca de mensagens rápidas.
Tudo funciona com flexibilidade, seja para agendar reuniões com antecedência ou iniciar reuniões instantaneamente, e muita segurança. Você conta com criptografia dos dados, controle dos acessos, registro das atividades, senhas, convites seguros, remoção de participantes e mais.
O Zoho Meeting está em conformidade com várias regulamentações de privacidade e segurança de dados nacionais e internacionais, como GDPR, garantindo que as práticas de proteção de dados sejam avançadas.
É uma solução ideal para todas as empresas, com enorme ênfase na segurança e privacidade, e faz parte do Zoho Workplace, uma suite de produtividade acessível, com ótimo custo-benefício e a melhor experiência do usuário.
Criando o Breakout Rooms
No Zoho Meeting, as breakout rooms podem ser criadas e configuradas durante uma reunião em andamento.
Os participantes que ingressarem por meio de um convite não serão atribuídos automaticamente às salas. O organizador irá distribuir manualmente esses participantes nas salas desejadas.
Para criar uma sala, clique no botão “Meet now” na página inicial do Zoho Meeting para criar uma reunião instantânea. Clique em Audioconferência ou Videoconferência de acordo com sua preferência.
Depois, clique no ícone Mais (...) nos controles da reunião e selecione “Breakout Rooms”. Então, você estará na área de criação. Escolha o número de salas, clique em “criar” e, então, passe para a organização. Saiba mais assistindo ao vídeo abaixo!
https://www.youtube.com/embed/6Cs09kgRU7g
Pesquise e localize outros membros na reunião – participantes ou co-anfitriões.
Aproveite para movê-los de uma sala para outra.
Edite o número de salas, com máximo de 20 e 250 participantes.
Veja o número de participantes numa reunião específica e exclua a sala que desejar.
Clique para abrir as salas específicas e entrar nas reuniões.
Para mais detalhes, confira o tutorial completo sobre breakout rooms no Zoho Meeting!
Como as salas de fuga melhoram suas reuniões online
Se você já criou reuniões com muitos participantes e notou que alguns profissionais não conseguiam interagir, provavelmente sabe as dificuldades geradas por chamadas extensas e com grupos maiores.
Muitas vezes, profissionais que lidam com diferentes etapas de um projeto entram em subtópicos em que outros colaboradores não estão envolvidos, o que resulta na perda de tempo e de produtividade de quem passa a não interagir.
Nas breakout rooms, esses problemas são resolvidos, já que a interação em pequenos grupos pode ser muito mais focada e produtiva.
Os participantes interagem mais de perto e podem se concentrar em aspectos específicos de um projeto ou discussão, cumprindo objetivos em comum, sem uma alta sobrecarga de informações que apenas distraem a equipe ou deixam alguns participantes de fora.
Ao seguir essas práticas, você poderá criar uma experiência de reunião virtual mais eficiente, envolvente, dinâmica e produtiva para todos os participantes.
Se você quer expandir essa eficiência para outros aspectos do seu escritório, precisa contar com o Zoho Workplace. Como você viu, é uma suíte de produtividade que reúne tudo o que a sua equipe precisa para colaborar diariamente.
Ou seja, além do Zoho Meeting, você irá encontrar:
Zoho Mail, e-mail corporativo;
Zoho Cliq, chat corporativo;
Zoho WorkDrive, para armazenamento de arquivos em nuvem;
Pacote Office, com Zoho Writer (processador de texto), Zoho Sheet (planilhas) e Zoho Show (apresentações);
Zoho Connect, a intranet social corporativa.
Todos os sistemas são integrados, para que a sua equipe trabalhe sem mudar de interface, economizando tempo, analisando dados aprofundados e colaborando em tempo real, pelo melhor custo-benefício e um sistema robusto de segurança.
Por planos a partir de R$ 12,00 por usuário, experimente recursos avançados de produtividade e a diferença que o Zoho Workplace pode fazer na colaboração diária da sua equipe.
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