Você já sentiu a sobrecarga de uma lista interminável de tarefas, sem saber por onde começar? Ou talvez tenha percebido que, ao final do dia, apesar de mil ocupações, não conseguiu realizar o que realmente importava?
Se essas situações soam familiares, o método de time blocking pode ser a solução que você estava procurando.
Com a metodologia, você pode ter um dia estruturado, onde cada tarefa, seja ela grande ou pequena, tem seu espaço dedicado, permitindo que você trabalhe de forma mais focada e produtiva.
Com o time blocking, você não apenas organiza seu tempo, mas também transforma a forma como trabalha diariamente, garantindo que o que é mais importante receba a atenção necessária.
Continue a leitura e descubra como usar essa técnica para aumentar a produtividade, o foco, a clareza e o propósito no seu dia a dia. Vamos lá?
O que é a técnica de bloqueio de tempo (time blocking)?
O método de "time blocking" é uma técnica de gestão que envolve dividir seu dia em blocos de tempo específicos, cada um dedicado a uma tarefa ou conjunto de demandas.
Essa abordagem de compartimentação pode te ajudar a programar as partes da sua semana ou mesmo do seu dia, tornando cada etapa mais manejável, priorizando o que importa e as demandas que precisam ser realizadas naquele momento, incluindo as pausas.
Com esse controle, você pode gerenciar os momentos de descanso, o agendamento do trabalho, a conclusão das tarefas mais urgentes e mais, com a devida separação da vida profissional e pessoal.
Tipos de time blocking
Como você viu, o time blocking funciona como um mapa para te ajudar a navegar no dia a dia, evitando a desorganização ao traçar um caminho em direção ao bom desempenho.
Existem alguns tipos de time blocking, com diferentes tamanhos e nuances. Cada variedade é adequada para pessoas com determinadas prioridades e projetos. Confira exemplos:
1. Bloqueio baseado em tema
Você atribui blocos de tempo para tarefas semelhantes entre si. Por exemplo, lidar com e-mails e mensagens no chat, para depois não esquecer quaisquer mensagens. Dessa forma, você evita alternar entre a produtividade e responder às mensagens, atrapalhando o foco.
2. Bloqueio baseado em projeto
Nesse tipo de bloqueio, você estará criando diferentes blocos no seu dia e atribuindo um projeto específico para cada um. Ele é indicado para pessoas responsáveis por entregar vários projetos ao mesmo tempo.
3. Bloqueio baseado em energia
Preste atenção no fluxo de energia ao longo do dia. Em vez de apenas atribuir tarefas, enquadre-as no momento certo. Você pode realizar tarefas mais exigentes quando o nível de energia estiver alto e marcar tarefas mais simples quando o nível de energia cair, por exemplo.
4. Bloqueio diário
Em vez de bloquear pequenos períodos do dia, você divide a semana inteira em blocos, atribuindo uma tarefa a cada dia. É ideal para pessoas que exercem diversas funções, como empreendedores. Ao atribuir um único projeto e focar nele, você reduzirá as distrações e aumentará a eficiência.
Se você quer conferir mais técnicas para aumentar os resultados no trabalho, gerir o tempo e evitar interrupções, entenda como potencializar a produtividade!
Como usar time blocking no seu dia a dia
O time blocking é uma técnica em que você divide seu dia em blocos separados e atribui uma tarefa específica a cada bloco. Dessa forma, sem procrastinar, você terá um roteiro para trabalhar naquela determinada tarefa.
Entenda mais sobre como implementar a metodologia:
Use um calendário
Bloquear o tempo sem calendário equivale a se aventurar sem uma bússola. Então, evite atrapalhar a produtividade ao esgotar o seu tempo e energia: um calendário, de preferência digital, para controlar as datas, organizar qual projeto tem mais prioridade, verificar urgências e mais.
Conte com o Zoho Calendar! Ele é um calendário totalmente colaborativo que está dentro do Zoho Mail e é ideal para negócios: fácil de usar, com atualizações em tempo real e sincronizando equipes para que todos permaneçam na mesma sintonia.
O aplicativo tem conectividade direta com as demandas da empresa, como eventos, reuniões e agendas compartilhadas de equipes, mantendo todos bem alinhados.
Seja realista
Uma das armadilhas comuns ao praticar o bloqueio de tempo é não ser realista com o tempo necessário para concluir uma tarefa, o que gera frustração caso o profissional não consiga chegar ao resultado esperado. Então, busque desenvolver a habilidade de entender quanto tempo é de fato necessário, sem subestimar demandas.
Tenha espaço para flexibilidade
É importante ter flexibilidade e capacidade de adaptação. Ou seja, caso você tenha planejado o dia e receba um e-mail sobre uma reunião urgente, atrapalhando as demandas, entenda que é uma situação normal. Basta reestruturar os blocos e repensar as prioridades para terminar o dia com bons resultados.
Revise e improvise regularmente
O time blocking deve ser revisado regularmente para se adequar às suas prioridades. É um guia flexível para suprir os seus objetivos, portanto, sem ser adaptado, pode falhar com facilidade. Ajuste e otimize a técnica para que ela siga as suas necessidades.
Entenda como fazer um checklist das atividades do dia a dia!
Use uma ferramenta de gestão de tarefas
Além de usar o calendário para organizar as tarefas do dia e avaliar quais projetos são mais urgentes, é ideal contar com uma ferramenta de gestão de tarefas para organizar as atividades com precisão.
Uma boa tecnologia permite planejar e monitorar o tempo, além de gerenciar as divisões em blocos de forma mais visual, intuitiva e prática.
É o exemplo do Zoho Connect, uma intranet social corporativa onde você pode associar tarefas a horários precisos, garantindo que nada seja esquecido ou atropelado.
A ferramenta também facilita a priorização, já que você pode visualizar todas as tarefas em uma linha do tempo ou calendário, ajustando os blocos conforme necessário. Além disso, você receberá notificações e lembretes para ajudar a manter o foco, saber quando é hora de iniciar ou entregar uma nova tarefa.
O Zoho Connect é flexível, com ajustes e atualizações para toda a equipe em tempo real. Se algum imprevisto surgir, é possível reorganizar rapidamente os blocos, mantendo a produtividade sem perder as prioridades.
Além disso, basta integrá-lo ao criador de tarefas e notas para que o fluxo de trabalho se torne claro, com todas as informações necessárias para o seu time.
Todos poderão trocar ideias, postar no mural e debater questões como se estivessem em uma verdadeira rede social. Assim, no Zoho Connect, a produtividade é impulsionada.
Vantagens do time blocking na produtividade
Ao reservar blocos de tempo para tarefas específicas, você pode se concentrar totalmente em uma atividade sem distrações, melhorando a qualidade do trabalho.
Com o método, cada minuto do seu dia é planejado, o que reduz o tempo perdido com decisões sobre o que fazer em seguida e ajuda a evitar a procrastinação.
Ao dedicar blocos de tempo a tarefas únicas, o método desencoraja a multitarefa, que é frequentemente ineficaz, pode gerar frustrações, erros ou diminuir a produtividade.
A rotina diária com blocos de tempo ajuda a manter a consistência, criar verdadeiros hábitos produtivos, o que pode levar a melhorias sustentáveis nos resultados ao longo do tempo.
O time blocking permite que você reserve tempo para atividades pessoais e descanso, ajudando a manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, com pausas para manutenção da saúde física e mental.
Você pode alocar blocos de tempo para tarefas de alta prioridade, garantindo que as atividades mais importantes sejam concluídas primeiro, e evitando as dores de cabeça ou prejuízos de deixar aquelas demandas para última hora.
Ao entender seus ciclos de energia pessoal, você pode programar tarefas que exigem mais esforço cognitivo durante seus períodos de maior alerta. Além disso, ter um plano claro e estruturado pode reduzir a ansiedade e o estresse dos prazos apertados e tarefas acumuladas.
Ou seja, adotar o método do time blocking, você pode transformar a sua abordagem ao trabalho, promovendo um ambiente muito mais produtivo, sustentável e equilibrado. Por isso, é um método famoso, usado até mesmo por Elon Musk.
Conclusão
Se você quer impulsionar as boas práticas, liberar a produtividade e gerar resultados muito mais precisos, é essencial contar com a ferramenta certa, retomando o controle do seu calendário e elevando a eficiência.
Conte com o Zoho Workplace, que tem todos os recursos sobre os quais falamos aqui e muitos outros.
A solução integrada de produtividade e colaboração foi projetada para te ajudar nas mais diversas operações diárias, com um conjunto de 8 aplicativos baseados em nuvem que facilitam cada etapa.
Além do Zoho Connect, você terá:
Zoho Mail: um serviço de e-mail profissional, seguro e sem anúncios que inclui amplos recursos de colaboração.
Zoho Cliq: chat corporativo que permite bate-papos individuais e em grupo, além de chamadas de áudio e vídeo.
Zoho Writer: processador de texto online, que permite a colaboração em tempo real, controle de versão e recursos de formatação avançada.
Zoho Sheet: processador de planilhas com funcionalidades como fórmulas, gráficos e análise de dados.
Zoho Show: para criação de apresentações visuais , com mais de 100 modelos e a capacidade de colaborar com outros usuários.
Zoho WorkDrive: para armazenamento em nuvem, compartilhamento e colaboração em documentos dentro de uma equipe.
Zoho Meeting: ferramenta para webinars e reuniões online com recursos como compartilhamento de tela e gravação de sessões.
Os aplicativos são integrados, permitindo uma transição suave, com apenas alguns cliques. Ele pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento, em dispositivos móveis e desktops.
Aproveite o Zoho Calendar e as medidas de segurança robustas. Afinal, a proteção de dados é prioridade para a Zoho, que segue regulamentações nacionais e internacionais como GDPR e LGPD.
A ferramenta é poderosa e totalmente segura, com inúmeros recursos que agem diariamente para manter a proteção das informações da sua empresa e dos seus clientes, como auditorias, backups, registros/monitoramento de atividades e até a comprovação a partir de selos de segurança, como ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, Conformidade com SOC -2 Tipo II e GDPR.
Permita que as equipes trabalhem juntas de forma mais eficaz, independentemente de sua localização, a um excelente custo-benefício.
Com análise de dados, lembretes, fácil visualização das demandas e monitoramento de tempo, o time blocking ficará muito mais fácil no Zoho Workplace!
Comments