E-mail de boas-vindas para clientes: como fazer e automatizar

O envio de e-mail de boas-vindas para clientes é uma prática que ajuda na construção da relação com os consumidores da marca. Quando bem feita, ela pode gerar uma série de benefícios, que vão desde o aumento das taxas de conversão até à fidelização dessas pessoas.

Porém, diante de tanta concorrência na luta pela atenção dos usuários, é necessário saber como criar uma mensagem eficiente e quais elementos não podem faltar. E é o que vamos ver a seguir neste conteúdo, em que também abordaremos as principais vantagens dessa abordagem e mostraremos exemplos bem-sucedidos.

Acompanhe!
 

O que é um e-mail de boas-vindas

O e-mail de boas-vindas para clientes é uma mensagem de agradecimento enviada a novos usuários após eles realizarem alguma ação junto à empresa. Isso inclui se inscrever na newsletter, baixar um material rico, preencher um formulário online ou fazer uma compra.

O objetivo desta prática é estabelecer as bases para a construção de um relacionamento duradouro e causar uma primeira impressão positiva. Para isso, pode adotar diferentes abordagens para gerar engajamento e mostrar valor, tais como:

• Agradecer o usuário pela ação;
• Oferecer informações/dicas que ele possa precisar neste momento;
• Colocar-se à disposição para tirar dúvidas e resolver problemas;
• Apresentar a marca, seus produtos/serviços e ofertas especiais;
• Solicitar a realização de ações adicionais, como completar o perfil.

A importância de um e-mail de boas-vindas para clientes

Segundo dados da Tidio, um e-mail de boas-vindas tem uma taxa de abertura de 86%. Para se ter uma ideia, isso é 70% a mais do que o índice do que a média registrada nas campanhas gerais de e-mail marketing. E mais: a taxa de conversão a partir desse tipo de e-mail ultrapassa os 50%.

Como esses índices e sendo o ponto de partida para o relacionamento com novos clientes, o bom aproveitamento desse canal pode trazer benefícios como:

Impacta positivamente na imagem da marca

O e-mail de boas-vindas ajuda o usuário a se sentir valorizado. Afinal, a empresa está reconhecendo sua importância e abrindo um canal para diálogo.

Isso gera alguns ganhos como:

• Causa uma boa primeira impressão;
• Torna com que a experiência junto à marca mais positiva;
• Reforça a credibilidade da empresa e gera confiança;
• Cria um diferencial competitivo frente à concorrência.

Ajuda a definir expectativas

Novos clientes são como pessoas que acabaram de chegar em um lugar que ainda não conhecem. Ou seja, é preciso apresentá-los ao local e fazê-los se sentirem bem recebidos.

O e-mail de boas-vindas é uma excelente oportunidade para apresentar informações adicionais sobre sua empresa e soluções, além de guiá-lo pelas possibilidades que ele poderá usufruir.

Esse tipo de comunicação pode melhorar o engajamento e abrir caminhos para futuras abordagens para upselling e cross-selling, por exemplo.

Inicia o fluxo de nutrição de leads

Este meio também é usado como primeiro passo na nutrição dos novos leads. A partir dele, você pode criar fluxos de e-mail marketing para fornecer informações relevantes para o usuários, conduzindo-o ao longo da jornada até o momento da conversão. Essa estratégia é fundamental para a retenção e posterior fidelização dessas pessoas.

Confira neste post um guia completo para entender como fazer e-mail marketing eficiente!

Tipo de e-mails de boas-vindas

O e-mail de boas-vindas para clientes pode ser escrito de diferentes formas e com diversas motivações. De maneira geral, podemos categorizar essas mensagens em quatro tipos:

• Agradecimento: dedicado a mostrar a gratidão da empresa pela ação realizada pelo usuário, como a compra de um produto, assinatura de uma solução ou download de um material.
• Informativo: traz detalhes para a pessoa sobre quais são os passos a seguir. Pode apresentar materiais (guias, posts, vídeos, checklists, entre outros) com informações de como se dará o atendimento, como usar o produto ou serviço, como funcionará a newsletter, etc.
• Explicativo: muito usado no processo de onboarding, vem com explicações sobre datas, prazos, etc.
• Pesquisa de satisfação: com o propósito de colher a opinião do usuário sobre sua experiência inicial.

Como escrever um e-mail de boas-vindas para clientes

Sabendo da importância do e-mail de boas-vindas, é essencial saber o que abordar na hora de escrevê-lo. Separamos uma série de boas práticas relacionadas à abordagem e ao conteúdo:

1. Apresente-se

Resuma na mensagem o que a sua empresa faz e fornece, e destaque os seus principais produtos, serviços e diferenciais, bem como conteúdos e redes sociais. A ideia é que o usuário entenda rapidamente a sua oferta de valor e quais são suas possibilidades.

2. Demonstre gratidão e atenção

Como vimos, o e-mail de boas-vindas é a oportunidade para agradecer o usuário pela ação que ele realizou. Um simples "obrigado" na mensagem pode fazer toda a diferença para mostrar que a marca valoriza a disponibilidade e esforço de seus clientes.

Aproveite para demonstrar à pessoa que essa é uma via de mão dupla. Isto é, que você também se importa com ela. Peça feedbacks e coloque-se à disposição para tirar dúvidas e resolver problemas.

3. Não fale apenas do seu produto

Seguindo a dica anterior, não fale apenas de si. Se é importante destacar outros produtos e serviços que você oferece, também é necessário que seu e-mail seja relevante e agregue valor ao usuário.

Por isso, ressaltamos novamente a necessidade de trazer informações sobre aspectos variados, incluindo materiais úteis.

4. Forneça instruções

Quando uma pessoa adquirir um produto ou serviço, envie instruções de como utilizá-lo ou acessá-lo no e-mail de boas-vindas. É possível fazer isso no corpo da mensagem, enviar um link para um post no blog ou convidá-la a assistir a um vídeo que mostre como aproveitar todo o potencial do que ela comprou.

O mesmo vale para novos leads que ainda não se tornaram clientes. Forneça informações de como eles podem fazer a primeira compra, seja no site ou no aplicativo.

Mais uma vez, medidas assim ajudam a agregar valor e a fornecer uma experiência mais satisfatória para o novo cliente.

5. Comunique seu valor

Quem acaba de chegar muitas vezes não tem ideia do que você pode realmente fornecer. Destaque como as soluções que você oferece podem ajudar o usuário a superar seus problemas. Fale sobre funcionalidades, recursos e dicas de uso. Relembre os benefícios que ele pode obter.

Você pode, com base em dados históricos do seu negócio, trazer respostas às perguntas mais frequentes, já se antecipando a possíveis dúvidas. Uma empresa SaaS, por exemplo, também pode convidar a pessoa para um teste gratuito da ferramenta.

6. Ofereça um benefício

Outra possibilidade interessante é "recompensar" o usuário. Ofereça benefícios como um brinde ou um cupom de desconto para uma compra futura. Assim, você o incentiva a retornar.

No caso dos leads que assinaram a newsletter, por exemplo, uma alternativa é oferecer conteúdos gratuitos para baixar, como e-books, planilhas, guias, etc.

7. Estabeleça expectativas

Deixe claro como se dará a comunicação no futuro. Muitas pessoas podem ficar insatisfeitas de receber novas mensagens de maneira inesperada, porque não foram informadas a respeito.

Portanto, seja para os assinantes do boletim informativo ou para compradores que receberão novas ofertas, seja transparente sobre a frequência e o que eles podem esperar.

Dessa forma, você determina a quantidade de e-mails e dá a eles a opção de decidir se querem continuar recebendo suas comunicações. Isso ajuda a reduzir a taxa de cancelamento e de spam.

Mas você não precisa estabelecer expectativas apenas em relação à frequência dos e-mails. Indique às pessoas sobre o que você vai enviar (conteúdos, links, ofertas, etc.), dê a entender o formato que usará ou o tamanho médio que as mensagens terão, entre outros elementos que considerar relevantes.

8. Desperte o interesse

Seus e-mails de boas-vindas também podem ser criados com objetivo de despertar o interesse do lead. Você pode fazer isso a partir do compartilhamento dos melhores conteúdos que você produziu, atraindo-os para o seu site e, quem sabe, colocando-os no seu fluxo de nutrição.

9. Pense no seu conteúdo

Até aqui, vimos sugestões de abordagens que podem ser utilizadas para escrever mensagens eficientes ao recepcionar novos clientes. Agora, vamos ver elementos relacionados ao conteúdo em si:

• Decida o formato:defina o formato que faz mais sentido para a sua comunicação. Apenas texto? Ou também imagens? Talvez um GIF? Se usar apenas elementos visuais, lembre-se de que eles aumentam as chances de o e-mail parar na caixa de spam. Além disso, é preciso cuidados extras para garantir que eles carreguem corretamente.
• Mantenha seu estilo:o e-mail de boas-vindas deve ser condizente com o tom de voz da sua marca em outros canais de comunicação. Ele não deve parecer meramente promocional.
• Pense no remetente: a identificação de quem está mandando o e-mail pode impactar na vontade do usuário em abri-lo. Muitas empresas usam o nome dos seus CEOs, fundadores ou de pessoas conhecidas. Porém, isso pode variar de acordo com o objetivo da mensagem. Repita essa informação na assinatura ao final da mensagem.
• Escreva um assunto atraente: a linha de assunto é o primeiro pedacinho de conteúdo com que o usuário terá contato. Por isso, ela deve ser concisa e conseguir despertar seu interesse. Algumas boas práticas incluem indicar o que ele verá no corpo do e-mail, personalizar com o nome, usar gatilhos de urgência e até mesmo emojis.
• Seja breve: tenha consideração pelo tempo e pela atenção que o destinatário está dedicando ao seu e-mail. Seja objetivo e vá direto ao ponto. Pense também na legibilidade e escreva parágrafos e frases curtos.
• Comece de forma amigável:seja amigável e respeitoso, sempre seguindo o estilo da sua marca. Se seu tom de voz é mais descontraído, reflita isso nos cumprimentos iniciais. Usar o primeiro nome é uma prática muito recomendada para dar um toque de personalização à comunicação.
• Incentive as pessoas a entrarem em contato:falamos que as boas-vindas podem gerar confiança e como você deve mostrar-se aberto a ouvir seus clientes, sobretudo quando se trata da aquisição de uma solução mais complexa. Portanto, permita que o seu e-mail seja respondido (nada de "no-reply" aqui) ou ao menos indique como eles podem entrar em contato.
• Inclua CTAs claras:as chamadas para ação devem se destacar dos demais elementos da mensagem e deixar claro o que vai acontecer quando as pessoas clicarem nelas. As CTAs podem ser usadas para comprar, baixar materiais, ler um conteúdo, completar o cadastro, entre outros. E não as deixe para o final do e-mail, para aumentar as chances de o usuário vê-la (muitos não rolam até o fim da página).

Dicas para criar um e-mail de boas-vindas eficiente

Após vermos como estruturar um bom e-mail de boas-vindas para novos clientes, veremos agora algumas medidas para você aumentar a eficiência das suas campanhas. Vamos a elas:

Conheça seu público

Para escrever e-mails mais eficazes e que gerem engajamento dos clientes, você precisa conhecer seu público. Descubra quem eles são, quais são suas dores e problemas e o que eles demandam.

Essas informações serão essenciais para a escolha da melhor abordagem. Ao mostrar que você entende o contexto dos seus clientes, maiores são as chances de gerar empatia e confiança. Eles passam a se sentir valorizados e respeitados.

Segmente seu público e personalize suas mensagens

Segmente seus clientes em diferentes grupos a partir do que você coletou no passo anterior. Analise dados históricos, seu comportamento e seus hábitos de compra, suas dores e demandas, bem como seu perfil demográfico para criar segmentos com pessoas que compartilham as mesmas características.

Esse agrupamento é o que vai permitir uma maior personalização das mensagens. De acordo com cada perfil e com as necessidades dessas pessoas, você cria um conteúdo distinto.

A personalização vai depender também do estágio na jornada de cada cliente. Por exemplo: o e-mail de boas-vindas enviado a uma pessoa que entrou no funil de vendas a partir do download de um e-book não será o mesmo disparado para alguém que se inscreveu para fazer o trial de uma ferramenta.

O resultado da combinação entre segmentação e personalização é uma mensagem muito mais relevante para o usuário, o que gerará maior engajamento e uma melhor taxa de cliques.

Humanize sua comunicação

Tome cuidado para não perder o aspecto humano da sua relação com seus clientes.

Reforçando o que vimos antes: crie seu conteúdo com tom amigável e torne-o pessoal, definindo um remetente e usando uma linguagem direta, na primeira pessoa. Junto à assinatura, você pode usar uma foto de quem representa aquela mensagem (CEO, fundador, gerente de contas, líder de marketing, etc.)

Atente-se a cada detalhe, inclusive o endereço de e-mail que você usa. Evite opções como "no-reply@", pois elas podem dar a sensação de que o usuário está se comunicando com um robô – por mais que ele saiba que se trata de uma mensagem automática.

O storytelling é uma prática de redação de conteúdo que favorece a humanização da comunicação. Crie histórias para gerar um vínculo emocional.

Saiba quando enviar o e-mail

Diferentemente de outros fluxos, o e-mail de boas-vindas deve ser, idealmente, enviado imediatamente após a realização da ação. A ideia é aproveitar a empolgação da novidade e a disposição do cliente para impactá-lo positivamente no melhor momento.

Peça para os clientes adicionarem você aos seus contatos

Muitos e-mails enviados por empresas podem ser automaticamente colocados na caixa de spam pelos provedores. Uma dica é aproveitar essa primeira mensagem para solicitar que os clientes adicionem você à lista de contatos. No caso do Gmail, por exemplo, basta arrastar para a aba "Principal".

Dessa forma, você garante que comunicações futuras não se percam e que a comunicação com o usuário se mantenha constante.

Certifique-se que o e-mail seja compatível com dispositivos móveis

Estima-se que cerca de 55% dos e-mails sejam abertos em dispositivos móveis. E considerando que, no Brasil, 92 milhões de pessoas acessam a internet apenas pelo celular, fica claro que sua campanha de boas-vindas deve se atentar a esse aspecto e ser totalmente mobile-friendly.

Alguns pontos que você deve considerar:

• Garanta que todos os seus e-mails abram corretamente em smartphones e tablets;
• Escreva linhas de assunto curtas, de cerca de 40 caracteres, para evitar que apareçam cortadas;
• Não crie mensagens muito longas;
• Pense no espaçamento e no tamanho dos elementos clicáveis da mensagem, como os botões de CTA, para que o usuário não tenha problema de acessá-los utilizando os dedos;
• Não exagere na quantidade de imagens e use arquivos leves, que carreguem facilmente nas redes móveis.

Divulgue suas redes sociais

Aproveite a visibilidade e a receptividade do e-mail de boas-vindas para ampliar seus pontos de contato com os clientes. Inclua botões para as suas redes sociais para facilitar a vida deles e incentivá-los a seguirem seus perfis nos seus canais favoritos.

Essa medida é importante para integrar seus canais de marketing. Assim, você consegue se manter mais presente no dia a dia das pessoas, fazendo-as lembrar da sua empresa sempre que precisarem de algo que você oferece.

Ofereça a opção cancelar inscrição

Ofereça aos seus contatos, de forma transparente e clara, a opção de cancelar o recebimento dos e-mails. Ao fazer isso, você dá a eles mais controle sobre a comunicação e torna mais fácil filtrar aqueles que realmente estão interessados na sua marca – uma informação valiosa para a segmentação do seu público,

Além disso, quando você permite que eles saiam da sua lista, você evita que suas principais métricas sejam impactadas negativamente e que você seja enviado para a caixa de spam.

Modelos de e-mails de boas-vindas para novos clientes

Agora que você conhece as boas práticas e dicas mais importantes para a criação dos seus e-mails de boas-vindas para clientes, vamos ver alguns modelos de mensagens baseados nos tipos que apresentamos anteriormente.

E-mail de pesquisa

Olá [Nome], bem-vindo e obrigado por escolher a [Empresa]!

Estamos muito felizes em ter você conosco. Nós levamos muito a sério a opinião de cada um dos nossos clientes. Então, para garantir que estamos entregando a melhor experiência possível, gostaríamos de contar com a sua colaboração.

Convidamos você a participar de nossa pesquisa de satisfação. Leva apenas 5 minutinhos e sua resposta nos permitirá continuar melhorando para superar as suas expectativas.

Para participar, basta clicar em: [link da pesquisa]

Agradecemos a sua colaboração!

[Assinatura]

E-mail de agradecimento

Olá, [Nome]. Seja bem-vindo a [Empresa]!

Agradecemos muito por [ação realizada]. Estamos muito felizes em ter você aqui e ansiosos para trabalharmos juntos. Queremos superar todas as suas expectativas!

Se tiver alguma dúvida ou precisa de ajuda com alguma coisa, não hesite em nos mandar uma mensagem. Nossa equipe de suporte está sempre a postos para ajudar.

[Assinatura]

E-mail informativo

Olá, [Nome], como vai?

Estamos felizes de ter você conosco e esperamos que sua jornada seja um sucesso!

Para ajudar você no começo da nossa parceria, convidamos você a conferir alguns materiais gratuitos para aproveitar todo o potencial da [solução]:

[links para materiais]

E não deixe de conferir nosso [guia do usuário / kit do iniciante] que traz tudo o que você precisa saber sobre nossa empresa e nossos produtos. Em caso de dúvida, entre em contato conosco e nossa equipe irá responder prontamente!

[Assinatura]

E-mail explicativo

Olá [Nome],

Agradecemos por você se juntar à [Empresa]! Estamos ansiosos para começar a trabalhar com você.

Nos próximos dias, vamos entrar em contato para agendar uma reunião com você. O objetivo deste encontro é conversar sobre seus objetivos com [solução] e como podemos ajudar você a alcançá-los.

Convidamos você a conhecer nosso site e nossos produtos/serviços.

Até já!

[Assinatura]

Exemplos de e-mails de boas-vindas

Vamos conferir alguns exemplos de como empresas usam o e-mail de boas-vindas para clientes.

O primeiro exemplo é da Marvel.app. Trata-se de uma mensagem informativa, em que eles recepcionam o usuário e fornecem materiais para auxiliá-lo com a ferramenta.

Eles colocam um botão de CTA destacado e com uma ação clara, além de fornecer a opção de cancelar inscrição e apresentar seus perfis nas redes sociais.

O próximo e-mail é de uma profissional que oferece aulas de ioga. Este é bastante completo: ela usa o primeiro nome do cliente, agradece e traz informações sobre a frequência com que a comunicação vai acontecer.

Logo abaixo, ela oferece um link para o ativo que foi assinado (um calendário de ioga), oferece dois brindes e ainda se despede de maneira amigável e informal.

O banco digital Nubank traz uma mensagem de boas-vindas destacando seus diferenciais e informando o cliente sobre comunicações futuras. Ao final, eles se colocam à disposição para tirar dúvidas e fornecem um link para os conteúdos no blog.

No corpo do e-mail, ainda há um vídeo para reforçar os valores da marca.
 

Por fim, um exemplo de um e-mail de boas-vindas após a assinatura da newsletter da marca Makeup Geek.

Alguns detalhes para prestar atenção:

• A primeira informação que o e-mail traz é a possibilidade de frete grátis para compras acima de determinados valores.
• A mensagem de saudação traz o nome do cliente e agradece pela ação realizada, além de ser assinada pelo time.
• Eles oferecem um cupom de desconto de 10% para incentivar a pessoa a comprar na loja. E ainda usam um gatilho de urgência, dizendo que ele só é válido por três dias.
• No final, eles apresentam três sugestões de produtos.
   

Como automatizar um e-mail de boas-vindas

Faça uso de ferramentas de automação de marketing para tornar o disparo dos seus e-mails de boas-vindas para clientes mais simples e otimizado.

Com elas, você garante que todos os contatos sejam alcançados com a segmentação certa e que as mensagens sejam enviadas imediatamente após a ação. Você também pode configurar o reenvio para aqueles usuários que não o abriram da primeira vez.

O Zoho Campaigns é uma solução que permite levar sua estratégia de e-mails para outro patamar. Confira as principais funcionalidades:

• Descubra o melhor dia e horário para enviar suas mensagens e, assim, aumentar a taxa de abertura.
• Personalize seus e-mails com opções prontas. Basta arrastar e soltar caixas de texto, imagens, botões de CTA e mais.
• Adicione elementos interativos, como GIFs, vídeos e formulários de pesquisa online, para tornar sua abordagem mais dinâmica.
• Faça testes A/B para descobrir o que mais funciona com o seu público.
• Automatize seus fluxos de e-mail, encontrando a frequência certa para alcançar seus contatos sem cansá-los.
• Monitore a jornada de cada pessoa na sua lista.
• Integre às suas campanhas de SMS marketing e gerencie tudo de um só lugar.

O Zoho Campaigns também pode ser integrado a uma série de soluções, tanto da própria Zoho quanto de terceiros. Conheça as possibilidades e funcionalidades da ferramenta e faça uma demonstração gratuita