Antes, as equipes usavam apenas e-mails e ferramentas básicas para a gestão de projetos. Mas, no mercado atual, existem tecnologias automatizadas e muito avançadas para esse gerenciamento. Se a sua empresa ainda não implementa esses sistemas, pode estar perdendo vantagem competitiva.
Existe um mar de tecnologias prontas para te ajudar no mercado, com recursos para controlar os seus projetos de forma que nenhum detalhe saia do seu controle.
Se você não quer que a sua empresa fique para trás na gestão de projetos, continue a leitura e conheça a tecnologia certa. Saiba como usá-la, quais os seus benefícios, dicas de ferramentas e mais. Vamos lá?
Qual a importância da tecnologia para a gestão de projetos?
Um projeto deve envolver um planejamento, requisitos, um plano de ação, testes, monitoramento, orçamento e muito mais. São diversas variáveis que precisam ser trabalhadas - e fazer essas tarefas de forma manual, com eficiência, é difícil.
Com o acesso à estrutura do projeto, é possível planejar e controlar detalhadamente as etapas, aumentando as chances de melhores resultados.
Os softwares de gestão de projetos também ajudam a identificar gargalos e fazer ajustes conforme necessário. Além disso, a tecnologia permite que os líderes saibam controlar fatores como prazos, resultados, tempo, distribuições de tarefas, orçamentos e mais. Por isso, você precisa de tecnologias que te mostrem, de forma integral, o projeto do início ao fim.
Exemplos de tecnologias usadas em projetos
Então, vamos para a prática. Existem várias tecnologias e ferramentas disponíveis que podem te ajudar na gestão de projetos. Confira exemplos:
1. Ferramentas de gestão de projetos
As plataformas de gestão de projetos fornecem uma ampla visão sobre a estrutura dos seus projetos para ajudar no controle de cada etapa, com recursos como listas de tarefas, calendários, rastreamento de tempo, relatórios e mais. O sistema certo também pode te ajudar a estabelecer prioridades e controle de custos.
O Zoho Projects é a ferramenta de gestão de projetos que usa tecnologia de ponta para oferecer recursos avançados, completos e eficientes. A plataforma possui funcionalidades de:
- Gerenciamento de tarefas;
- Automação de tarefas;
- Rastreamento de problemas;
- Monitoramento de tempo;
- Relatórios avançados.
E mais! Tudo isso em uma interface intuitiva, centralizada e fácil de usar. Conheça o Zoho Projects!
2. Ferramentas de comunicação
A gestão de projetos precisa de comunicação constante entre os colaboradores para acontecer. Então, deve ser facilitada por meio de poderosas ferramentas de gestão que permitem essa troca.
Existem sistemas que sustentam a comunicação entre equipes a partir de qualquer ponto do mundo, a qualquer momento, desde que tenham um dispositivo com acesso à internet.
Assim, é possível comunicar-se instantaneamente com outros membros, mantendo a eficiência. Essa agilidade reduz erros, mal-entendidos, gargalos e mais, ajudando para que todos permaneçam em direção ao mesmo alvo.
Um exemplo brilhante é o Zoho Cliq. O chat empresarial permite que as equipes se comuniquem em tempo real, com chats dedicados para projetos específicos, recursos avançados, compartilhamento de arquivos, videoconferências, lembretes e mais.
Conheça o Zoho Cliq!
3. Ferramentas de Armazenamento e Compartilhamento de Arquivos
A colaboração da equipe é fundamental para que o projeto caminhe. Dentro dessa colaboração, está a organização de tarefas, a gestão de documentos e muito mais.
O Zoho WorkDrive é a plataforma poderosa de armazenamento e compartilhamento de arquivos que você precisa para a gestão de documentos da equipe. Ele permite que todos acessem, compartilhem e colaborem em tempo real, independentemente de onde estejam.
A plataforma contém controle de acesso para permitir a proteção dos seus dados, oferece recursos de controle de versão e integrações poderosas, permitindo que você conecte o WorkDrive a outras ferramentas Zoho e a aplicativos de terceiros. Conheça a ferramenta!
4. Ferramentas de Gerenciamento de Tempo
Ferramentas de gerenciamento de tempo possuem recursos de monitoramento, agendamento, acompanhamento de tempo e geração de relatórios, por exemplo. São ferramentas como Harvest, Toggl e RescueTime, que analisam o tempo gasto em diferentes tarefas.
Essas funções podem ser úteis para a alocação de recursos, a faturação, o controle de prazos e mais. Elas te ajudam a evitar atrasos e dores de cabeça. Esses recursos avançados também estão presentes no Zoho Projects.
5. Software de Gerenciamento de Recursos
Os softwares de gerenciamento de recursos são projetados para ajudar as empresas a planejar, conter vulnerabilidades, gerenciar recursos e lidar com problemas no pessoal, equipamentos, orçamentos e mais.
São exemplos as plataformas Mavenlink, Wrike e Monday.com. O Zoho Projects, principalmente, pode otimizar o seu dia a dia, pois possui funções para gerenciamento de problemas, controle de prazos, demandas e orçamentos que te ajudam a controlar os seus recursos.
6. Ferramentas de Análise de Dados
Ferramentas de análise de dados permitem coletar, analisar e visualizar dados do seu projeto. São informações valiosas para identificar tendências, tomar decisões embasadas, fazer ajustes e otimizar o desempenho do projeto.
A tecnologia de análise de dados torna os processos mais eficientes, precisos e produtivos.
O Zoho Analytics é uma plataforma de BI (Business Intelligence) tem tudo o que você precisa. A ferramenta permite que você crie dashboards e relatórios visuais personalizados, oferece mais de 500 integrações de dados e mais.
Principais benefícios da tecnologia na gestão de projetos
Hoje, você vai entender o quanto é imprescindível contar com tecnologia especializada na gestão de projetos. Vamos detalhar uma série de benefícios:
1. Melhora da comunicação e colaboração
A tecnologia, hoje em dia, é uma verdadeira aliada da gestão de projetos. São ferramentas que permitem a colaboração em tempo real, melhorando a comunicação e reduzindo riscos.
Assim, é possível comunicar-se instantaneamente com outros membros através de chats de equipe, fóruns de discussão e videoconferência, por exemplo, facilitando a troca rápida.
2. Maior eficiência e produtividade
As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a automatizar tarefas repetitivas, organizar recursos e atribuições, o que economiza tempo e esforço, além de aumentar a produtividade. A sua equipe poderá se concentrar no que de fato importa, gerando eficiência.
3. Acesso e armazenamento de informações
A tecnologia facilita o armazenamento e o acesso a documentos e informações importantes - a qualquer momento, em qualquer lugar. As plataformas baseadas em nuvem permitem que a equipe acesse informações sempre que for preciso.
4. Monitoramento e rastreamento
O monitoramento e rastreamento são fundamentais em qualquer estratégia. Com os softwares certos, é possível rastrear em tempo rea o progresso, prever riscos, gerenciar pontos críticos, analisar cada etapa, detectar atrasos e evitar muitas dores de cabeça.
5. Tomada de decisão informada
A tecnologia permite a coleta e análise de grandes volumes de dados, o que fornece insights que podem gerar melhores tomadas de decisões. Isso garante que o direcionamento seja baseado em dados, não em suposições e achismos.
6. Redução de erros e riscos
As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a identificar possíveis riscos e erros, permitindo a implementação de contenção de vulnerabilidades e outras medidas preventivas. Além disso, a automação ajuda a reduzir a possibilidade de erros humanos.
Conheça os passos para implementar a gestão de riscos!
7. Gestão de recursos
A tecnologia permite um gerenciamento mais eficaz dos recursos, como a alocação de pessoal, o gerenciamento de orçamentos e tarefas. Com o controle em tempo real, o projeto ganha precisão.
Conclusão
As ferramentas de comunicação e colaboração ajudam a equipe no engajamento e na eficiência. Elas passam a otimizar o dia a dia dos projetos, permitindo que mensagens sejam compartilhadas instantaneamente, independentemente da localização.
Tarefas repetitivas podem ser automatizadas, economizando tempo e aumentando a produtividade, tornando a gestão de projetos um processo mais suave e menos propenso a falhas.
Se a sua empresa não adotar uma tecnologia como essa no gerenciamento de projetos, pode ser passada para trás por outras corporações que já implementaram recursos avançados. Afinal, o Brasil já é um dos países mais digitalizados do mundo, e as empresas aceleram o seu dia a dia com o uso de tecnologias diariamente.
Com base nisso, conheça o Zoho Projects, a ferramenta online de gestão de projetos que permite que você planeje, acompanhe e colabore com eficiência!
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