Tomar decisões, no mundo dos negócios, é uma parte frequente da rotina, mas também exige cuidados. Uma escolha errada pode custar tempo, dinheiro e oportunidades. Então, como garantir que suas decisões sejam estratégicas e levem aos melhores resultados?
A resposta está em um processo estruturado de tomada de decisão, de forma a reduzir incertezas, evitar erros e aumentar as chances de resultados precisos.
Continue a leitura deste post para conhecer os 7 passos essenciais no seu processo de tomada de decisão para agir com mais segurança, minimizando riscos e dores de cabeça. Vamos lá?
O que é tomada de decisão ?
A tomada de decisão é o processo de escolher a melhor alternativa entre diferentes opções. Normalmente, serve para solucionar um problema ou alcançar um objetivo.
Para isso, a pessoa deve analisar informações, avaliar riscos e vantagens e, por fim, selecionar a melhor escolha com base em critérios diversos. Isso exige planejamento e estudo dos dados.
Esse processo acontece no mercado, na vida pessoal e em outros cenários, e influencia os resultados de qualquer ação. Por isso, não pode ser baseado em achismos, mas em um método estruturado, capaz de reduzir riscos.
Decisões bem planejadas levam a melhores resultados, enquanto escolhas impulsivas podem gerar consequências negativas e até prejuízos severos para a empresa.
Quais são os tipos de tomada de decisão
A tomada de decisão nem sempre é um processo linear. Dentro dela, estão fatores como emoções, prazos, custos, intuições, a cultura organizacional da empresa, pressões dos stakeholders, as metodologias usadas e muito mais.
Tomar uma decisão não significa que ela seja final. A empresa deve seguir monitorando os resultados e fazendo ajustes. É um ciclo de avaliações de forma dinâmica e adaptativa.
Essa tomada de decisão pode ser classificada de diferentes maneiras:
1. Estratégica
Envolve decisões de longo prazo que impactam diretamente os objetivos da empresa ou de uma pessoa, como expansões ou lançamentos de produtos, com alto impacto e riscos. Há a necessidade de análises de dados e muita visão estratégica.
2. Tática
São decisões de médio prazo, para processos internos e eficiência operacional. O seu foco é na otimização, por isso, é menos arriscada, muito usada pela liderança de equipes.
3. Operacional
As decisões do dia a dia que garantem o funcionamento contínuo da operação - por isso, são de baixo risco, com impactos menores, mas que podem fazer a diferença. Tem foco total na execução, na rotina, e de forma descentralizada.
4. Programada
São decisões recorrentes e previsíveis, que seguem regras ou diretrizes já definidas, como os processos de recrutamento, aprovações, geração de relatórios e mais. As operações são tão padronizadas que podem até ser automatizadas, o que reduz incertezas.
5. Não programada
As decisões inesperadas, que exigem análise específica, inovação, flexibilidade e criatividade. É como estar diante de crises, quedas inesperadas nos resultados e situações que exigem “jogo de cintura”. Isso não significa que não requer análise, planejamento e preparação.
6. Individual
É quando uma única pessoa toma a decisão, seja com base em seu conhecimento, dados adquiridos e mais. Normalmente, a decisão individual requer agilidade, responsabilidade e pode até ser influenciada por questões pessoais.
7. Grupal
A decisão é compartilhada entre várias pessoas, geralmente stakeholders ou membros de uma mesma equipe, para reduzir riscos. Por isso, reúne diferentes opiniões, pode demorar mais, e reduz a chance de erros.
Processo de tomada de decisão: entenda agora
A escolha do tipo de tomada de decisão depende do contexto, urgência e impacto, sempre para alcançar melhores resultados. Por isso, use dados para manter a segurança. Essa é uma habilidade estratégica que precisa ser aprimorada para responder a novos desafios.
Então, siga esses passos:
1. Entender o problema que precisa resolver
É preciso analisar o cenário. Entenda o problema real, qual a sua raiz, os possíveis impactos e quem será afetado.
2. Juntar as informações relevantes
Para tomar uma decisão bem fundamentada, colete dados confiáveis, como relatórios, pesquisas, indicadores-chave de desempenho, consultas com especialistas e stakeholders.
3. Identificar as alternativas de solução
Raramente existe uma única solução para um problema. Gere diferentes alternativas considerando impactos, custos e viabilidades. Fale com a sua equipe, analise soluções históricas e faça previsões a curto e a longo prazo.
4. Avaliar qual é a melhor alternativa
É hora de comparar e priorizar, usando critérios como as vantagens das alternativas de resolução, os seus riscos, desafios e a capacidade de atender aos objetivos.
5. Implementar a decisão
Agora é a hora de colocar o plano em ação. Então, monte um verdadeiro cronograma para a execução, faça a distribuição das responsabilidades, delimite os prazos e os recursos.
6. Monitorar os resultados
Acompanhe os resultados para garantir que a decisão foi eficaz e continua sendo, mesmo com possíveis atualizações. Previamente, defina KPIs (indicadores-chave de desempenho), depois faça reuniões de acompanhamento e possíveis ajustes.
7. Documentar o que foi aprendido
Registre o que funcionou (ou não) para melhorar futuras tomadas de decisão. Então, estude o que poderia ter sido feito de forma diferente, quais os insights e aprendizados.
Caso prático de uma tomada de decisão na gestão de projetos
Agora, vamos ao caso prático do atraso na entrega de um software para um cliente. É o cenário de uma empresa de tecnologia que desenvolve sistemas personalizados, mas percebe que o projeto atual está atrasado.
O atraso de duas semanas aconteceu devido a dificuldades técnicas e mudanças constantes de requisitos. Então, a liderança precisa tomar uma decisão para evitar problemas contratuais e manter a satisfação do cliente.
A equipe começa por entender o problema: o atraso pode impactar o relacionamento com o cliente, a reputação da empresa e gerar custos extras. Nele, estão os desafios das alterações frequentes, um time cansado e os problemas técnicos que não foram previstos.
Na coleta de dados para embasar as decisões, foi preciso ver o cronograma e entender quantos dias de atraso ocorreram, qual a capacidade da equipe para acelerar a entrega (sem danificar a qualidade) e como está a expectativa e a flexibilidade atual do cliente.
O gestor levanta três possíveis soluções:
A: Trabalhar horas extras para tentar entregar dentro do prazo original.
B: Negociar um novo prazo com o cliente, explicando as dificuldades enfrentadas e recompensando pelos erros cometidos.
C: Priorizar as funcionalidades essenciais e entregar uma versão mínima do software, deixando ajustes para uma segunda fase.
Analisando os prós e contras:
A Opção A pode desgastar a equipe e comprometer a qualidade.
A Opção B depende da aceitação do cliente, mas mantém a qualidade.
A Opção C garante entrega no prazo, mas pode frustrar o cliente.
Após analisar o impacto e os riscos, o gestor decide pela Opção B, passando a negociar um novo prazo, explicando o cenário ao cliente e propondo um cronograma realista, bem como pensando em uma bonificação para aumentar a satisfação do cliente.
O gestor reúne a equipe para discutir a nova estratégia, monta um relatório que explique a situação e as novas datas, ajusta o planejamento e passa a otimizar a forma como as tarefas serão feitas.
Depois, parte para monitorar o processo da aceitação do cliente, o trabalho da equipe e a qualidade da entrega. Tudo é documentado, retirando lições aprendidas, como:
Necessidade de clareza nos requisitos iniciais para evitar mudanças.
Prazos e indicadores de desempenho devem ser monitorados para prever atrasos antes que fiquem críticos.
O processo de comunicação com o cliente deve ser melhorado para alinhar expectativas.
Com base em dados e um processo estruturado, a empresa conseguiu encontrar uma solução viável, reduzir riscos e manter um bom relacionamento com o cliente.
Conclusão
Na gestão de projetos, tomar decisões baseadas em dados é essencial para garantir que dores de cabeça como essas não aconteçam. O Zoho Projects se destaca como um dos melhores sistemas para te ajudar a apoiar a tomada de decisão.
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Aproveite um painel centralizado, que te darão acesso instantâneo a indicadores-chave de desempenho (KPIs), progresso das tarefas, consumo de orçamento e prazos de entrega. Isso permite identificar gargalos rapidamente e agir antes que os problemas impactem o projeto.
O sistema gera relatórios detalhados sobre diversos fatores, têm funcionalidade de Business Intelligence (BI), permite filtrar dados, gráficos e insights estratégicos para embasar decisões importantes.
Com mecanismos de automação, o Zoho Projects analisa padrões, identifica riscos e te ajudar a se manter alerta sobre possíveis atrasos ou sobrecarga da equipe. Isso reduz incertezas e melhora a alocação de recursos.
Decisões eficazes exigem transparência e alinhamento, por isso, você terá colaboração e comunicação em tempo real com a equipe, com compartilhamento de arquivos e notificações automáticas.
Todos os envolvidos no projeto acessam as informações necessárias em um só lugar, evitando falhas e dificuldades de comunicação que podem causar erros.
O Zoho Projects se conecta a diversos sistemas, garantindo um fluxo de informações unificado mesmo entre departamentos, apoiando mais uma vez a tomada de decisão em projetos.
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