Se você quer monitorar o andamento das demandas, corrigir erros e promover as melhorias necessárias durante o fluxo de trabalho, precisa usar indicadores de projetos.
Os indicadores de projetos são fundamentais para que tudo seja realizado e finalizado de forma eficiente, alcançando o melhor efeito. Pois, sem esse acompanhamento, os resultados podem ser imprevisíveis e frustrantes.
Então, vamos lá? A seguir, você vai entender o que são esses indicadores de desempenho dos projetos, qual sua importância, como calcular o desempenho e mais. Boa leitura!
O que são indicadores de projetos
O uso de indicadores de projetos é uma técnica eficiente para garantir a melhor gestão de projetos, a correção de erros, as entregas no prazo, dentro do orçamento, de forma otimizada e segundo todas as especificações necessárias.
Também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), os indicadores são ferramentas que avaliam e monitoram o andamento dos projetos. São métricas definidas desde o início do fluxo, de forma a manter a análise dos resultados ao longo do tempo.
Os KPIs escolhidos precisam ter ligação direta com os objetivos do projeto, e podem analisar cronogramas, medir custo, qualidade, riscos, questões de recursos humanos, satisfação do cliente, desempenho e mais.
Qual a importância dos indicadores de projetos?
O uso de indicadores de projetos é uma prática indispensável. Por fornecerem verdadeiros diagnósticos sobre os fluxos, as métricas ajudam a identificar gargalos, falhas, atrasos, riscos, desperdícios e outros fatores que podem causar prejuízos.
Os indicadores deixam mais visíveis as oportunidades de melhoria dos processos, possibilitando a correção de qualquer desvio, evitando investimentos perdidos e resultados frustrantes.
Os dados obtidos com os KPIs fornecem informações essenciais para que a gestão tome decisões. Assim, você poderá implementar os ajustes necessários para atingir metas sem estourar orçamentos.
Saiba como definir metas e objetivos claros para o sucesso do seu projeto!
Eles ajudam a reduzir custos, otimizar o uso de recursos, obter embasamento para mudanças, monitorar a saúde do projeto, evitar desvios, executar melhorias, ter insights para iniciativas futuras, potencializar acertos, evitar falhas e muito mais.
Acompanhe para conhecer alguns desses indicadores!
Principais indicadores de projetos e como medir o desempenho
É importante lembrar que a escolha dos indicadores deve estar alinhada com os objetivos do seu projeto. Você verá, a seguir, KPIs que fornecem diferentes informações úteis para diversas áreas da empresa, e deverá escolher os que se encaixam nas expectativas da sua demanda.
Além disso, os indicadores devem ser acompanhados de forma constante. Só assim é possível garantir um monitoramento eficiente, com as correções necessárias para que as metas sejam atingidas.
Confira a seguir 8 indicadores de projetos!
1. Valor agregado (VA)
O Valor Agregado (VA) serve para acompanhar o quanto do projeto já foi entregue pela equipe. É um indicador operacional mensurado durante o ciclo de vida do projeto para analisar as etapas finalizadas, o percentual de realização do objetivo.
O cálculo é simples: divida o que foi entregue pelo que está planejado e depois multiplique por 100. A multiplicação serve para encontrar o índice percentual.
2. Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
Esse indicador de projeto analisa o projeto de acordo com o seu sucesso em seguir os prazos preestabelecidos. Assim, o IDP ajuda a garantir uma execução eficiente e sem atrasos, de acordo com o cronograma planejado.
No cálculo, divide-se o valor realizado pelo valor planejado. Se o resultado for acima de 1, então o desempenho está bom, mas, se for menor que 1, é porque existem atrasos.
Por exemplo: a sua empresa deve fazer 30 postagens no Facebook em 5 dias. Mas, no 4º dia, havia somente 20. O cálculo do IDP será 20 ÷ 24 = 0,8333, abaixo de 1, pois existem falhas no processo.
Se o IDP for igual a 1, significa que o prazo está igual ao planejado, e as entregas estão sendo feitas conforme as datas.
3. Índice de Desempenho de Custo (IDC)
O IDC faz a avaliação do gasto de recursos em relação ao andamento do projeto. É um comparativo de orçamento do início e do fim, para evitar prejuízos, antever se há gastos desnecessários e avaliar o uso dos recursos.
O IDC acima de 1 significa que os gastos estão abaixo do planejado; mas, se o resultado estiver abaixo de 1, os gastos estão acima do planejado. Finalmente, os gastos iguais a 1 são equivalentes ao que estava planejado.
A sua fórmula é a seguinte:
IDC = Valor agregado/Custo realizado
4. Índice de produtividade
O índice de produtividade é um dos indicadores de projetos que mostra o resultado que deve ser gerado, em média, após certa quantidade de esforço. A seguir, confira a sua fórmula:
Índice de produtividade = meta/quantidade de recursos
É importante lembrar que esse cálculo fornece apenas um parâmetro, pois as empresas e equipes têm níveis diferentes de produtividade, que dependem de muitos fatores como equipamentos, nível de treinamento, tempo disponível para o projeto e mais.
5. Desvios de esforço
O desvio de esforço é o balanço entre o esforço estimado e o esforço real obtido. Ou seja, esse indicador avalia se o projeto está acima ou abaixo do esforço previsto no planejamento.
A sua fórmula é a seguinte:
Desvio de esforço = horas trabalhadas/horas planejadas
6. Desvio de custo
Semelhante ao desvio de esforço, este indicador trata do balanço entre o custo estimado e o custo real. É essencial descobrir se o seu projeto está acima, dentro ou abaixo do orçamento previsto.
Para calcular o desvio de custo, aplique a seguinte fórmula em projetos já concluídos:
Desvio de custo = (custo real – custo planejado) / custo planejado
Já para projetos que ainda estão em andamento:
Desvio de custo = (custo previsto – custo planejado) / custo planejado
Se o número for negativo, o projeto ficou abaixo do estimado. Se for positivo, o orçamento estimado foi estourado. Mas, se o resultado for igual a zero, está tudo dentro do orçamento.
7. Desvio de prazo
O desvio de prazo é um dos indicadores de projetos que te dará certeza se o prazo real do projeto está de acordo com o que foi estimado no planejamento. O seu resultado é a porcentagem que mostra se o projeto está atrasado ou adiantado.
No caso de projetos já concluídos, a fórmula é a seguinte:
Desvio de prazo = (término real – término estimado) / duração estimada
Para projetos em andamento:
Desvio de prazo = (previsão de término – término planejado até o presente momento) / duração estimada
Se o resultado for negativo, o projeto está adiantado. Se for positivo, há um atraso. Por fim, se o resultado for igual a 0, está tudo dentro do planejado.
8. Retorno sobre Investimento (ROI)
Não pode faltar o indicador de projetos ROI na sua empresa. Ele vai te ajudar a lidar melhor com recursos e analisar o lucro, tendo grande importância financeira. Quanto maior o ROI, mais dinheiro a sua empresa está fazendo com o que foi investido.
A sua fórmula é a seguinte: (Ganhos obtidos − Valor investido) ÷ Valor investido
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