No mercado atual, gerenciar projetos não pode ser sinônimo de burocracia. É preciso usar boas ferramentas de gestão de projetos para aproveitar os avanços da tecnologia, otimizar os processos com maestria e garantir a vantagem competitiva da sua empresa.
Agora, os gerentes e equipes podem planejar, executar e documentar os projetos com mais facilidade, e essa otimização impacta diretamente nos resultados obtidos pelo seu time.
O projeto pode ser a criação de um novo produto, a otimização de uma solução, a abertura de uma franquia ou mais. O importante é que a gestão garanta que o objetivo seja atingido com eficiência, custos reduzidos, controle de riscos, engajamento da equipe, satisfação do cliente e resultados assertivos.
Se você quer alcançar essas metas, siga a leitura e conheça as ferramentas de gestão de projetos que vão te ajudar nessa jornada. Boa leitura!
O que são ferramentas de gestão de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos costumam ser programas, aplicativos, softwares ou plataformas que ajudam a equipe a planejar, organizar, monitorar e executar os seus projetos com maior eficiência.
Esses softwares devem oferecer os recursos que facilitam o trabalho das equipes, lidando com toda a complexidade dos projetos com mais eficiência, e permitindo que todos os interessados colaborem em tempo real e analisem as informações necessárias para alcançar bons resultados.
As funcionalidades das ferramentas de gestão de projetos incluem o planejamento de tarefas, cronogramas, calendários, compartilhamento de documentos, possibilidade de acompanhamento, gerenciamento de recursos, geração de relatórios, integração, gerenciamento de riscos, orçamentos e mais.
O uso adequado dessas ferramentas tende a aumentar a eficiência, a precisão e a produtividade na conclusão de projetos dentro dos prazos.
Como escolher uma boa ferramenta de gestão de projetos?
Você sabia que, de acordo com pesquisa, 11.4% de recursos são desperdiçados devido à má gestão de projetos? E, no meio de tantos prejuízos, apenas 35% dos gerentes de projeto estão satisfeitos com a tecnologia usada em suas organizações.
Mas, ainda assim, 77% das equipes de alto desempenho de fato usam diariamente os softwares para fazer um gerenciamento eficiente.
Sim, os dados são alarmantes. É essencial escolher a tecnologia certa para evitar tantas falhas e conseguir os benefícios do aplicativo correto. Então, para optar pela sua ferramenta ideal de gerenciamento de projetos, considere uma análise detalhada sobre as opções de acordo com o que é necessário para a sua empresa:
Os recursos disponíveis
Avalie as funcionalidades que são oferecidas pela ferramenta, se elas atendem aos requisitos que a sua empresa necessita. Alguns recursos que você viu anteriormente, como monitoramento, geração de relatórios, gerenciamento de tarefas e possibilidade de colaboração em tempo real são de fato essenciais.
A interface e a usabilidade
A interface da ferramenta deve ser intuitiva, de fácil utilização. Uma interface amigável facilita a sua melhor utilização pela equipe, reduzindo os investimentos e o tempo gasto com capacitações. Considere também se a ferramenta pode ser usada em variados dispositivos.
A capacidade de colaboração e comunicação
Verifique se a ferramenta oferece tudo o que você precisa para a inteira colaboração entre os colaboradores, em tempo real. Veja se é possível atribuir tarefas, manter a comunicação, compartilhar dados e arquivos e mais.
A personalização e a escalabilidade
Considere se o aplicativo pode ser personalizado de acordo com a sua empresa e os seus projetos, adaptando fluxos, campos, relatórios e outras partes. Também note se a ferramenta é escalável para o caso de crescimento das necessidades da organização.
A capacidade de integração e compatibilidade
A ferramenta deve se integrar a outros aplicativos que a empresa já utiliza, como plataformas de comunicação, softwares de contabilidade e de outros departamentos. As integrações facilitam a troca de dados.
A ferramenta deve oferecer suporte e treinamento
Deve existir um suporte oferecido pelo provedor da ferramenta, pois você pode precisar de assistência. Algumas ferramentas também oferecem treinamento para que a sua equipe passe com facilidade pela adoção.
Avaliação de custos
Analise os custos da ferramenta em relação ao orçamento do projeto. Verifique os planos, se são flexíveis, com assinaturas mensais ou anuais, adequadas ou não ao que a sua empresa precisa.
Se possível, teste as opções de ferramentas para garantir que a escolhida tenha os requisitos necessários ao seu projeto.
Quais são as principais ferramentas de gestão de projetos do mercado?
Finalmente, aqui estão 5 opções de ferramentas de gestão de projetos a serem consideradas para o seu negócio:
Zoho Projects
O Zoho Projects é uma das ferramentas mais populares e conceituadas para a gestão de projetos. É uma solução baseada em nuvem que permite que a sua equipe possa planejar, executar e monitorar os fluxos com eficiência.
O Zoho Projects pode ser aderido por empresas de todos os tamanhos, sejam pequenas, médias ou grandes. A ferramenta permite a gestão de tarefas, atribuição de responsabilidades e o monitoramento das atividades de forma individual ou em grupo.
Ela também permite estabelecer prazos, prioridades, cronogramas, e favorece a colaboração e comunicação em equipe em tempo real, seja em bate-papo ou fóruns de discussão, por exemplo.
Também é possível fazer gestão de documentos, recursos, despesas, rastreio de problemas e riscos, geração de relatórios, dependência entre projetos e gráficos, integração com ferramentas da própria Zoho ou de terceiros.
Finalmente, também existe o aplicativo móvel do Zoho Projects. A ferramenta oferece diferentes planos e preços, sejam gratuitos ou mais avançados.
Jira
O Jira é uma ferramenta de gestão de projetos desenvolvida pela marca Atlassian. É considerado complexo para usuários mais inexperientes, já que a sua curva de aprendizado é mais íngreme.
Permite recursos de gestão de tarefas, documentos e problemas, planejamento, geração de relatórios, rastreamento de despesas, colaboração, integração com ferramentas e mais.
É personalizável, mas a customização excessiva pode levar a uma configuração complexa e confusa, exigindo bom gerenciamento.
A sua interface pode estar desatualizada em comparação com outras ferramentas de gestão de projetos mais modernas, além de ser uma opção mais cara, bastante usada por desenvolvedores.
Asana
Asana é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em nuvem e muito popular. Permite a gestão de tarefas, criação de cronograma, relatórios, automatização de tarefas e mais. A ferramenta é composta por quadros Kanban.
Ela oferece bons recursos, mas tem restrições quanto à personalização. Você pode sentir falta de opções avançadas de personalização para atender algum projeto.
Além disso, não é a ferramenta mais indicada para projetos muito complexos e de grande escala, pois as equipes podem encontrar limitações ao lidar com uma quantidade aumentada de tarefas e informações.
O acompanhamento de tempo é limitado, e esse rastreamento é menor comparado com outras ferramentas.
Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos que utiliza um formato de quadro Kanban para facilitar a organização. Foi desenvolvido pela Atlassian, e é composto por quadros, listas e cartões.
A ferramenta permite a colaboração em equipe, integração, personalização, criação de checklists, notificações, lembretes e mais. Entretanto, faltam recursos avançados de gestão de projetos, como rastreamento de tempo e automação.
A escalabilidade é limitada, impossibilitando o gerenciamento eficiente de um grande número de quadros e dificultando a gestão de projetos complexos, que exigem controles mais efetivos.
Monday.com
O monday.com é uma plataforma de gestão de trabalho baseada em nuvem. Ela permite que equipes gerenciem projetos e tarefas com eficiência, tem interface visual e intuitiva, o que simplifica a colaboração em equipe.
A parte da personalização é mais complexa. Apesar de ser altamente personalizável, a configuração da ferramenta pode ser demorada. A curva de aprendizado também precisa de tempo, então a capacitação da equipe pode demorar.
O custo depende do plano escolhido e do tamanho da equipe que você escolher, pois o Monday.com pode ser uma opção mais cara que outras ferramentas disponíveis.
Conclusão
O Zoho Projects é o melhor software de gerenciamento de projetos para qualquer empresa, de pequeno, médio ou grande porte. A plataforma é escalável, possui uma precificação diversa, é baseada em nuvem e permite a colaboração e comunicação da equipe.
Com ele, você planeja projetos, acompanha tarefas de forma eficiente e entrega projetos bem-sucedidos, com o melhor gerenciamento de recursos, total controle de custos e orçamentos, automatização de tarefas e mais.
O Zoho Projects possui tudo o que você precisa, com preços econômicos e recursos avançados e escaláveis. Entenda por quais motivos ele é a dentre as ferramentas de gestão de projetos na sua empresa!
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