Você precisa obter melhores resultados na rotina de trabalho? Sente que o tempo que tem não é suficiente para que a equipe entregue todas as demandas? Investir nas melhores ferramentas de produtividade é a solução.
Isso porque elas geram um grande diferencial competitivo, já que conseguem suprir várias necessidades da empresa, entregando maior rapidez, precisão e eficiência durante os processos.
Em um mercado no qual é preciso sair na frente da concorrência, as ferramentas de produtividade são a chave para o sucesso, sendo necessárias para garantir operações otimizadas.
Se você quer conhecer 6 ferramentas essenciais de produtividade para garantir essas vantagens, basta continuar a leitura!
A importância das ferramentas de produtividade para empresas
Com o crescimento dos negócios cada vez mais digitais, aumentou a demanda por agilidade, atualização constante e inovação. Por isso, as equipes precisam ser mais produtivas, alcançando ótimos resultados em menos tempo.
A solução é deixar que os softwares façam tudo o que é automatizado, enquanto a equipe investe tempo no que realmente importa. Quando uma empresa adere à automação, com certeza ganha eficiência e gera maior produtividade.
A partir das ferramentas certas, você poderá evitar retrabalhos, erros e um grande gasto de tempo com demandas que podem ser facilmente automatizadas.
Por isso, os benefícios desse investimento são variados:
Redução de custos, erros e desperdícios;
Ganho de força competitiva;
Maior lucro;
Maior satisfação dos clientes;
Melhores resultados em menos tempo;
Inovação.
E mais.
Quando a sua equipe deixar as tarefas mais mecânicas para os softwares, mais atividades serão realizadas em menos tempo, gerando maior lucro.
O consumidor ficará mais satisfeito, receberá os seus produtos ou serviços rapidamente, terá um atendimento ágil e sem erros. A satisfação do público-alvo com a sua empresa irá aumentar.
Assim, ao investir nas ferramentas de produtividade, você estará investindo em inovação. Os seus processos serão otimizados, gerando um bom diferencial competitivo.
Quer aumentar a produtividade da equipe e não sabe como? Conheça as estratégias ideais!
6 tipos de ferramentas de produtividade
Para garantir os benefícios falados, você pode combinar várias ferramentas de produtividade que servem para diferentes objetivos, como a gestão, a comunicação e o controle de tempo.
Confira as dicas abaixo:
1. E-mail
O e-mail é um importante instrumento de comunicação com o público e entre as equipes da própria empresa. Ele entrega segurança, armazenamento de informações, monitoramento de dados, maior controle da comunicação e profissionalismo.
No e-mail corporativo, a identidade é da própria empresa (e não de intermediários), e essa representatividade é essencial.
Além disso, o fluxo de informações trocadas por e-mail indica como estão sendo feitos os processos, como eles podem ser melhorados, quais são os erros e o nível de rendimento.
O Zoho Mail é a solução certa para você que busca um e-mail seguro, confiável e altamente eficiente. Ele oferece uma experiência completa e integrada para colaboração, produtividade e gestão.
Conte com proteção avançada de dados, seja recursos contra spam, controle de acesso, criptografia e mais. Sua interface limpa e intuitiva permite uma navegação fluida, com funcionalidades de organização como filtros e pastas personalizáveis.
O Zoho Mail é a escolha inteligente para elevar o nível da comunicação da sua empresa!
Quer conferir os benefícios da ferramenta? Entenda a hora de migrar para um e-mail profissional.
Calendário
Você terá um bom calendário de negócios integrado ao seu Mail. Ele é usado para gerenciar eventos, compartilhar prazos com a equipe, marcar reuniões, manter o controle da agenda da empresa, manter a equipe na mesma sintonia e mais.
A programação de compromissos fica clara para todos os envolvidos, mesmo que estejam em fusos diferentes. Conheça o Zoho Calendar!
Tomador de notas
O Notebook, aplicativo para notas, também está dentro da ferramenta Mail. Nele, você registra o que precisa se lembrar: inclui textos, listas de tarefas, anexos, áudios, fotos, etiquetas e informações que dão mais contexto e clareza para a sua rotina diária.
Com a ferramenta, todas as atividades ficam mais fáceis de serem realizadas e, por consequência, ganham produtividade e economia de tempo.
2. Gerenciamento de arquivos
Um software de gerenciamento de arquivos facilita a organização, edição e gestão do fluxo de documentos na empresa.
A partir dele, fica mais fácil monitorar esses registros e os profissionais podem comentar informações relevantes, trabalhar em projetos e manter os dados em segurança - tudo de forma colaborativa.
Crie, armazene e trabalhe em equipe com eficiência: Conheça o WorkDrive!
Ele é integrado com as ferramentas do pacote Office (Writer, Sheet e Show, para processar textos, planilhas e apresentações). Você poderá criar documentos utilizando o Office ou anexar no Mail e enviar diretamente para o seu WorkDrive. É fácil e rápido!
Confira o Cloud e aproveite o poder da nuvem para compartilhar dados! A equipe poderá acessar arquivos com segurança em qualquer lugar e ainda gerar relatórios de acesso personalizados.
3. Chat
Para que a produtividade aconteça, a comunicação da equipe precisa ser simplificada, em qualquer lugar, em qualquer momento e sem ruídos no dia a dia. Afinal, se a comunicação não for ágil, os processos não poderão ocorrer e não haverá economia de tempo.
O Zoho Cliq, chat corporativo, permite que a sua equipe colabore à distância com conversas organizadas, fáceis e ágeis. Os fluxos de trabalho ficam centralizados, com muita segurança, chamada de voz, vídeo e mais. Conheça já!
4. Planilha
Há opções muito melhores do que as planilhas tradicionais para registrar dados e garantir maior produtividade na empresa.
Com o Zoho Sheet, você tem uma planilha colaborativa, fácil, equipada com processador de dados automatizado, analista de dados que funciona a partir de Inteligência Artificial, e mais, tudo de forma fácil e eficiente.
O Zoho Sheet possui mais de 40 tipos de gráficos. O ambiente colaborativo permite que a equipe trabalhe nas tabelas em tempo real. Automatize o seu fluxo de dados com o Sheet!
5. Intranet social
A intranet é uma rede corporativa e privada usada pelos seus colaboradores. Ela é acessada apenas pela equipe, facilitando a comunicação interna, a transparência e a eficiência.
Quando você acessa ferramentas como o Zoho Connect, que oferece recursos diferenciados a partir da Intranet social, ganha muito mais em colaboração e produtividade.
Através do Connect, você obtém facilidade nas comunicações internas como em uma verdadeira rede social para a sua equipe, ganhando envolvimento dos funcionários e colaboração integrada.
É possível publicar anúncios, fazer pesquisas, coletar opiniões, avaliar os ritmos das equipes, criar ciclos de feedbacks e muito mais.
A ferramenta te ajuda a construir uma cultura de gamificação, gratidão e valorização dos colaboradores, com fluxos de trabalho baseados em gatilhos para automatizar tarefas tediosas e motivar o time. Tudo com transparência, engajamento e confiança!
Conheça o Connect e engaje todos os seus funcionários.
6. Reuniões online
O trabalho flexível é uma tendência. É cada vez mais comum empresas que trabalham de forma híbrida, inteiramente remota e até mesmo de vários lugares do mundo.
No Brasil, essa realidade é ainda mais forte. A consultoria JLL mostra que as empresas adotam mais o modelo híbrido no país do que o resto do mundo: 86% das organizações, em comparação com apenas 54% na Europa, Oriente Médio e África, 44% na Ásia-Pacífico e 41% na América do Norte.
Por isso, é essencial garantir o melhor software de reunião online para todas as necessidades da empresa.
Com o Zoho Meeting, é possível ter uma plataforma de reunião online e segura que te ajuda a colaborar e trabalhar remotamente com eficiência.
O sistema de hospedagem de webinars e videoconferências é fácil de usar, acessível, com várias ferramentas e todo o suporte que você precisa. Conheça o Zoho Meeting!
Como escolher a melhor ferramenta de produtividade
Se você tem dúvidas sobre quais dessas ferramentas são ideais para a sua empresa, siga esses passos:
Identifique as necessidades das equipes
Para saber quais softwares aderir, é preciso entender quais deles são necessários para os seus colaboradores e para a empresa como um todo. Afinal, para aumentar a produtividade, é preciso descobrir como suprir as faltas.
Então, identifique um panorama do desempenho da equipe, entreviste os times para descobrir gargalos nos processos, analise os fluxos e encontre aqueles erros que podem ser solucionados - ou operações que podem ser otimizadas - pelas ferramentas.
Analise o custo-benefício das ferramentas de produtividade
Depois da análise dos processos, é hora de entender quais ferramentas valem a pena. Reúna a sua equipe e descubra qual o custo-benefício das ferramentas visadas e mais necessárias.
É importante contar com os seus colaboradores, pois eles sabem melhor do que ninguém se os aplicativos suprem ou não as necessidades das operações nas quais trabalharam.
Entenda como otimizar a produtividade do time a partir de ferramentas de colaboração!
Experimente as ferramentas
Finalmente, é hora de testar as ferramentas.
De novo, você precisa contar com a equipe para acessar os softwares e verificar se eles cumprem com o desejado, se não há falhas e se de fato os processos empresariais melhoram a partir deles.
Provavelmente será necessário que o teste dure mais de um dia para que você veja melhor os resultados a longo prazo. Mas, logo no primeiro uso, é importante avaliar questões como:
Interface fácil;
Segurança;
Eficiência ao lidar com as demandas;
E a boa usabilidade;
Gostou das dicas? A Zoho te ajuda a administrar todos os seus negócios de forma inovadora, eficiente e otimizada.
Todas essas ferramentas fazem parte da suite de produtividade totalmente integrada denominada Zoho Workplace, que oferece acesso direto a documentos, intranet, chat, calendário, agendas e outros aplicativos essenciais para o dia a dia corporativo. E o melhor: tudo isso a um custo acessível e com suporte técnico eficiente.
Com o Zoho Workplace, a sua equipe terá o espaço online que precisa para produzir mais e melhor. Conheça as nossas soluções!
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