Sebagai profesional, kita pasti pernah menghabiskan banyak waktu untuk membaca email-email yang datang ke kotak masuk kita. Banyaknya email yang datang, tanpa disadari, telah memenuhi kotak masuk dan akhirnya kita membutuhkan waktu khusus untuk menghapusnya.
Faktanya, rata-rata karyawan menghabiskan sekitar seperempat waktunya tiap minggu untuk memilah-milah puluhan, mungkin juga ratusan, email bisnis yang diterima dan dikirim setiap hari.
Dalam beberapa tahun terakhir, jumlah pengguna email aktif secara global melonjak menjadi 3,9 miliar. Bisnis yang berjalan dengan memiliki karyawan di banyak tempat dan bertukar informasi secara intens, membuat penggunaan email menjadi semakin tinggi.
Namun, meski terjebak di kotak masuk email, banyak dari kita yang masih tidak tahu bagaimana dan kapan menggunakan email dengan tepat untuk keperluan kerja dan bisnis.
Etika email bisnis
Berikut adalah 15 etika email yang perlu diketahui oleh setiap profesional:
1. Gunakan subjek yang to the point
Dalam banyak kasus, orang memutuskan untuk membuka email hanya berdasarkan baris subjek.
Baris subjek yang singkat, deskriptif, dan bila memungkinkan, berorientasi pada tindakan. Misalnya, "Rapat Ditunda ke Selasa, 21/11" adalah baris subjek yang lebih langsung daripada "Perubahan jadwal rapat".
Memang untuk kebutuhan tertentu seperti email marketing, judul email justru harus membuat penasaran sehingga penerima tertarik untuk membukanya. Namun untuk kebutuhan komunikasi antar tim, tujuannya tentu bukan mengeklik atau membuka email tapi agar si penerima terinformasi dengan baik.
2. Gunakan alamat domain email profesional
Jika Anda mewakili sebuah perusahaan, Anda harus selalu menggunakan alamat email yang disediakan perusahaan. Domain email profesional ini secara instan membuat Anda terlihat lebih kredibel.
Oleh karena itu, berhati-hatilah dalam memilih alamat email profesional Anda.
3. Tombol “balas semua” harus digunakan dengan cermat
Tidak ada seorang pun yang suka membuka atau membaca email bisnis yang tidak ada hubungannya dengan dirinya, departemennya, atau tanggung jawabnya.
Mengabaikan email yang tidak relevan bisa jadi sulit, dan notifikasi email bisa menjengkelkan jika kita mencoba fokus pada tugas lain.
Maka itu, hindari menekan "balas semua" kecuali kita bisa memastikan bahwa semua orang yang termasuk dalam daftar kirim itu benar-benar berkaitan dengan informasi di email tersebut dan benar-benar perlu menerima balasan.
Selain itu, manfaatkan CC dan BCC secara bijak dalam email untuk menghindari kekacauan percakapan.
4. Tambahkan tanda tangan dalam email bisnis
Tanda tangan email profesional dapat menghasilkan tingkat ROI yang lebih tinggi jika kita membuat kampanye pemasaran. Penting untuk memberikan informasi tambahan kepada penerima tentang diri kita atau perusahaan kita.
Biasanya, tanda tangan email menyertakan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan informasi kontak si pengirim.
Kita juga dapat menambahkan sedikit publisitas, tetapi jangan berlebihan dengan karya seni, tautan, slogan, atau kutipan. Font, ukuran, jenis, dan warna teks hendaknya dibuat sama di seluruh email lainnya untuk memberikan kesan profesional.
5. Gunakan salam profesional
Penting untuk mempelajari cara menggunakan salam secara profesional dalam etika email bisnis.
Berhati-hatilah saat menggunakan sapaan santai seperti "Hai" atau sapaan informal lain. Meskipun sapaan santai dan ramah cocok digunakan di banyak jenis email, pastikan Anda mengetahui jenis audiens yang Anda tuju.
6. Berhati-hatilah menggunakan tanda seru
Ini kerap terjadi di banyak percakapan, bukan hanya lewat email. Jika Anda terbiasa menggunakannya, berhati-hatilah saat mengungkapkan antusiasme atau kegembiraan Anda.
Beberapa orang cenderung menggunakan tanda baca ini secara berlebihan dan akhirnya menggunakan beberapa tanda seru dalam rentang beberapa kalimat.
Hal ini mungkin membuat pengirim email terlihat bossy, terlalu bersemangat, atau bahkan tidak dewasa. Gunakan satu kali dalam satu email rasanya sangat cukup untuk menggambarkan betapa Anda memberikan perhatian terhadap sesuatu.
7. Hati-hati menyelipkan humor
Tanpa ekspresi wajah atau nada suara yang sesuai, humor yang digunakan dalam email dan pesan tertulis lainnya dapat dengan mudah disalahartikan. Lebih baik tinggalkan segala bentuk humor dari percakapan email profesional kecuali Anda mengenal penerimanya dengan baik.
Selain itu, sesuatu yang menurut Anda lucu secara pribadi mungkin tidak lucu bagi orang lain. Dalam beberapa kasus, humor bahkan bisa terkesan kasar atau menyakitkan. Jadi jika ragu, sebaiknya tinggalkan saja.
8. Balas semua email
Perubahan dramatis yang kita alami pasca pandemi COVID-19 telah membawa perubahan besar dalam cara kita menjalankan bisnis. Komunikasi di tempat kerja kita berubah secara dramatis dan cara kita menggunakan email adalah contoh sempurna.
Sulit untuk menjawab setiap email yang Anda terima, tetapi ada baiknya, setidaknya, untuk membalas semua email. Ini termasuk email yang dikirimkan kepada Anda secara tidak sengaja. Memang tidak wajib, namun merupakan etika dasar dalam kehidupan profesional.
9. Selalu koreksi sebelum mengirim
Jangan hanya memeriksa ejaan. Penerima email kemungkinan besar akan melihat kesalahan, dan meskipun kesalahan ketik sesekali terjadi pada semua orang, kesalahan berulang dan kesalahan ejaan dapat terlihat ceroboh.
Anda dapat memanfaatkan Zia, asisten menulis di Zoho Mail, yang tidak hanya memeriksa ejaan Anda tetapi juga melakukan koreksi kontekstual.
10. Tambahkan alamat email setelah Anda menulis pesan
Terkadang kita secara tidak sengaja menekan tombol kirim, padahal belum selesai mengetik. Maka itu, lebih baik untuk mengetikkan isi email terlebih dahulu, lalu menambahkan alamat email penerima ketika Anda siap mengirim pesan.
Atau, jika kita ingin membalas email dari orang lain dan Anda takut lupa alamat emailnya, Anda dapat membuat draft email lebih dulu di tempat lain dan menyalinnya ke jendela email tempat Anda ingin membalasnya.
11. Periksa kembali alamat penerima
Berikan perhatian khusus saat Anda mengetikkan nama dari daftar kontak di baris "Kepada" karena terkadang banyak nama yang sama dalam daftar kontak. Salah memasukkan nama penerima akan dapat mempermalukan Anda dan orang yang menerima email secara tidak sengaja.
12. Selalu pertimbangkan bagaimana perbedaan budaya dapat mempengaruhi komunikasi kita
Email marketing adalah salah satu cara paling hemat biaya untuk menjangkau banyak orang, dan mudah dilakukan. Namun hal ini dapat dengan mudah menyebabkan miskomunikasi karena perbedaan budaya, terutama jika penerima tidak dapat melihat ekspresi wajah atau bahasa tubuh kita.
Jika memungkinkan, ada baiknya untuk menyesuaikan pesan dengan konteks budaya penerima email bisnis.
Ingat, kemungkinan besar akan ada perbedaan zona waktu yang perlu Anda pertimbangkan juga dan kirimkan email Anda pada waktu yang tepat.
13. Jaga font email tetap sederhana dan klasik
Tidak semua font email cocok dengan semua email. Untuk keperluan komunikasi bisnis, lebih baik jaga font Anda serta ukuran dan warna yang relevan tetap sederhana dan klasik.
Yang paling penting adalah pesan Anda harus mudah dibaca. Biasanya, font terbaik untuk email bisnis adalah menggunakan ukuran font 11 poin atau 12 poin dan sans serif yang mudah dibaca seperti Calibri, Helvetica, atau Arial.
Soal warna, hitam adalah pilihan yang paling aman dan mudah dibaca. Usahakan untuk meminimalkan penyorotan teks dan penggunaan huruf tebal, miring, dan garis bawah. Efek tersebut memang dapat membantu menonjolkan informasi penting, namun terlihat kacau jika digunakan terlalu sering.
14. Segmentasikan komunikasi Anda
Salah satu cara terbaik untuk mempersonalisasi komunikasi kita adalah dengan mengelompokkan daftar email. Fitur segmentasi adalah fitur yang harus ada di pemasaran email apa pun yang Anda gunakan.
Menyegmentasikan daftar email memudahkan Anda menargetkan kampanye berdasarkan kelompok pelanggan, yang pada gilirannya memungkinkan Anda membuat pesan lebih disesuaikan dengan penerima.
15. Pertimbangkan nada bicara
Terakhir, sama seperti humor yang mungkin disalahartikan, nada tulisan dalam email bisnis mungkin dapat disalahpahami.
Baca lagi email sebelum kita mengirimkannya. Jika hal tersebut terdengar negatif atau kasar, pasti akan dianggap demikian oleh pembaca. Jika kita menginginkan hasil yang positif, ingatlah sopan santun dasar: ucapkan "tolong" dan "terima kasih", dan cobalah untuk tidak menggunakan kata-kata yang terlalu negatif atau dramatis.
Kesimpulan
Meskipun banyak bisnis mengandalkan berbagai bentuk komunikasi untuk berkolaborasi secara efektif, email bisnis tetap menjadi salah satu sarana komunikasi yang paling efektif dan populer.
Karena banyaknya email dan SMS yang kita baca dan tulis setiap hari, kita mungkin akan melakukan kesalahan yang tidak perlu atau bahkan bisa melanggar peraturan dan kesalahan tersebut mungkin mempunyai konsekuensi yang berat.
Platform email inovatif seperti Zoho Mail menawarkan lebih banyak fitur dan fungsi dibandingkan penyedia email hosting lainnya. Walau demikian, Apapun penyedia email yang Anda gunakan, dasar-dasar etika email tetap sama: sopan, tepat, dan profesional.
Kami harap tips ini bermanfaat bagi Anda! Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang dapat dilakukan Zoho Mail untuk email hosting, lihatlah fitur kolaborasi canggih yang ditawarkan Mail dan daftar untuk uji coba gratis selama 15 hari sekarang!
Comments