Mengelola email kantor sebenarnya merupakan tugas remeh namun juga penting dan tidak dapat dihindari di tempat kerja modern. Faktanya, membaca, mengirim, dan membalas email sering kali menghabiskan banyak waktu daripada yang kita bayangkan. Terkadang, tanpa kita sadari.
Dengan memanfaatkan teknologi kecerdasan buatan (AI) yang berkembang pesat, kita sebenarnya dapat meringankan rutinitas tersebut. Zoho Mail sebagai salah satu penyedia layanan email kantor pun berada di garis depan untuk inovasi ini.
Platform email bisnis ini menggunakan perpaduan kemampuan AI dan OpenAI bawaan untuk mengubah cara Anda mengelola email.
Fitur-fitur AI canggih ini tidak hanya membuat pengalaman menggunakan email menjadi lebih mudah, tetapi juga mengoptimalkan cara kita bekerja dan meningkatkan kualitas komunikasi secara keseluruhan, yang pada akhirnya menghemat waktu kita untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
Blog terkait:
Kapan Waktu Terbaik untuk Kirim Email Bisnis?
AI dalam Email Kantor, Sebuah Terobosan untuk Komunikasi Modern
Cara kita berkomunikasi benar-benar berubah setelah dunia diperkenalkan dengan AI. Di masa lalu, mengelola email itu membosankan. Kita harus mengetik balasan secara manual, menyiapkan pengingat, mengelola kontak, dan banyak lagi. Namun kini, dengan hadirnya AI, banyak proses yang dapat diotomatisasi.
AI dalam email adalah soal otomatisasi cerdas. AI dapat mempelajari kebiasaan Anda, beradaptasi dengan rutinitas Anda, dan memberikan rekomendasi tindakan yang membantu Anda tetap efisien.
Personalisasi ini memastikan bahwa platform email bisnis terasa lebih intuitif dan responsif. Platform email harus dapat beradaptasi dengan cara Anda bekerja, dan bukan sebaliknya.
Penggunaan AI di Zoho Mail merupakan contoh nyata dari perubahan ini. Dari saran tindakan cepat hingga menyusun balasan yang dibuat secara otomatis, AI Zoho Mail selalu berupaya membantu tim Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
Mari kita bahas cara memanfaatkan AI dalam email di Zoho Mail.
Kemampuan AI Bawaan di Zoho Mail
Zoho Mail dilengkapi dengan berbagai fitur email yang menyederhanakan tugas sehari-hari. Fitur-fitur ini menghilangkan hambatan dan memastikan Anda berkomunikasi dengan lancar tanpa harus pusing soal detail kecil secara manual.
Tindakan cerdas untuk alur kerja yang lebih lancar
Misalnya Anda ingin menjawab email bisnis yang menyertakan tanggal tertentu. AI di Zoho Mail akan secara otomatis menyarankan Anda membuat pengingat atau menambahkan jadwal rapat ke kalender Anda.
Anda tidak perlu lagi melihat jadwal di aplikasi kalender atau melihat daftar tugas karena semua sudah disarankan oleh AI.
Dengan mengenali frasa kunci seperti "ASAP" atau "terlampir", Zoho Mail akan meminta Anda untuk mengambil tindakan yang relevan, seperti menjadwalkan acara atau melampirkan dokumen.
Interaksi cerdas ini mengubah email Anda menjadi asisten cerdas yang bekerja bersama Anda, beradaptasi dengan kebutuhan dan preferensi spesifik penggunanya.
Tidak pernah lupa menyertakan kolega dalam email
Anda kemungkinan besar pernah mengalami momen dimana saat mengirim email penting, Anda lupa menyertakan kontak penting di bagian CC atau BCC.
AI Zoho Mail akan menyarankan kontak atau grup yang sering digunakan berdasarkan pola email Anda. Jadi, baik Anda sedang mempersiapkan laporan mingguan atau mengirimkan update tentang sebuah tugas, AI Zoho akan memastikan tidak ada yang tidak sengaja tertinggal.
Fitur ini terus belajar dari kebiasaan email Anda, membuat komunikasi Anda lebih efisien dan mudah.
Asisten email—sahabat virtual Anda
Saat tugas menumpuk, menggunakan banyak aplikasi bisnis untuk mengelola email kantor, tugas, dan rapat bisa membosankan. Asisten Email bawaan Zoho Mail yang bertenaga AI mengatasi masalah ini.
Misalnya, jika Anda perlu menambahkan tugas dari email atau menelepon rekan kerja untuk sesuatu yang mendesak, Asisten Email menyederhanakan proses untuk Anda dan menghilangkan kebutuhan untuk beralih ke aplikasi lain.
Karena tindakan Anda akan terpusat dalam antarmuka email, fitur ini membantu Anda tetap fokus pada tugas-tugas inti. Ini seperti memiliki teman email Anda sendiri yang selalu siap untuk melakukan tugas-tugas rutin sesuai perintah, menjaga Anda tetap teratur dan produktif tanpa gangguan.
Penerjemahan yang mudah
Seiring dengan dunia yang semakin terhubun, bisnis kerap beroperasi lintas batas dan bahasa. Kendala bahasa pun dapat memperlambat kelancaran bisnis. Fitur penerjemahan Zoho Mail memungkinkan Anda berkomunikasi secara efektif, apa pun bahasa yang digunakan.
Daripada copas isi email ke layanan penerjemahan, AI Zoho mendeteksi bahasa asing dalam email dan menawarkan penerjemahan instan langsung dari dalam email.
Integrasi ini merupakan terobosan bagi tim yang memiliki pelanggan dari negara lain. AI menjembatani kesenjangan bahasa untuk Anda, sehingga tim dapat fokus untuk memenangkan hati pelanggan dan bekerja sama dengan tim lain.
Baca juga:
Kemampuan OpenAI di Zoho Mail
Selain fitur bawaannya, Zoho Mail mengintegrasikan kemampuan OpenAI untuk menghadirkan AI tingkat lanjut langsung ke kotak masuk Anda. Fitur-fitur ini dirancang untuk menangani tugas-tugas yang lebih kreatif, serta memberikan bantuan cerdas saat Anda sangat membutuhkannya.
Berikut ini beberapa contoh penggunaan OpenAI dalam email kantor Anda:
1. Percepat balasan
Fitur pelengkapan otomatis layaknya memiliki pembaca pikiran yang membantu Anda saat Anda menyusun email. Fitur ini akan memudahkan penggunanya dalam mengetik dan memutuskan apa yang akan dikatakan selanjutnya karena fitur ini akan memprediksi dan menyarankan kata-kata berikutnya yang dapat Anda gunakan saat mengetik.
Fitur pelengkap kata ini tidak hanya menghemat waktu, tapi juga membantu Anda mempertahankan alur dan gaya bahasa di seluruh email sehingga Anda dapat tetap membuat balasan yang profesional dan terstruktur dengan baik, bahkan saat Anda tidak memiliki banyak waktu.
Dengan AI yang menangani tugas berulang dalam menyusun balasan, Anda dapat fokus pada pekerjaan yang lebih bermakna sambil mempertahankan komunikasi yang jelas dan ringkas.
2. Susun respons dengan mudah
Kita semua pernah mengalami kesulitan menyusun balasan email agar terlihat sempurna. Apa yang kita lakukan? mengetik, menghapus, ketik lagi, hapus lagi, dan ketik lagi sampai kita merasa balasan kita sesuai dan tepat.
AI Zoho Mail menawarkan solusi dengan membuat draf email lengkap berdasarkan perintah. Zia, asisten AI Zoho, membantu Anda menyusun email yang profesional dan relevan tanpa tekanan mental.
Fitur ini secara drastis memangkas waktu yang Anda habiskan untuk menulis email dari awal. Dengan AI pintar yang menghasilkan draf yang sempurna, Anda dapat fokus menyempurnakan pesan, tanpa perlu khawatir tentang cara menulisnya.
3. Buat variasi emai
Terkadang, bahkan setelah kita selesai menulis email, kantor kita akan berulang kali membacanya untuk memastikan email yang akan dikirim memiliki gaya bahasa yang tepat dan tidak ada informasi dan data yang salah.
Di situlah fitur Regenerate berperan. Hanya dengan satu klik, Anda dapat meminta AI Zoho Mail untuk membuat variasi baru email, yang memungkinkan Anda menyempurnakannya hingga Anda mendapatkan pesan yang sempurna.
Fitur canggih ini sangat berguna saat Anda ingin mengirim email promosi atau pesan tertentu ke pelanggan, di mana gaya bahasa sangat penting. Dengan membuat beberapa versi, Anda dapat membandingkan dan memilih konten yang paling menarik dan sesuai dengan bisnis.
4. Ringkasan untuk informasi cepat
Email kantor kita dapat dengan cepat menjadi sangat rumit saat kita menerima email yang panjang dan sangat detail. Kita membutuhkan banyak waktu untuk memahami isi email tersebut hingga harus meninggalkan tugas lainnya.
AI Zoho Mail dapat meringkas untaian email yang panjang, menarik poin-poin terpenting sehingga Anda dapat dengan cepat mencerna kontennya. Fitur ini sangat berguna bagi karyawan yang memiliki banyak tugas dan bekerja dengan banyak data, atau mereka yang harus berhubungan dengan klien.
Kesimpulan
Peran AI dalam pengelolaan email kantor lebih dari sekadar mengotomatiskan tugas. AI pada dasarnya mengubah cara kita berkomunikasi. Dengan mengintegrasikan fitur bawaan AI dan OpenAI, Zoho Mail meringankan beban tugas email sehari-hari, memungkinkan Anda untuk fokus pada hal yang benar-benar penting.
Masa depan email kantor Anda ada di sini, dan pekerjaan Anda didukung AI!
Comments