Apa itu alamat email profesional?
Alamat email bisnis biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan rekan bisnis, kolega, pelanggan, dan mitra Anda. Jika alamat email bisnis menyertakan domain khusus yang telah terdaftar, maka alamat tersebut menjadi alamat email profesional.
Alamat email profesional adalah alamat email yang digunakan untuk komunikasi bisnis, yang didasarkan pada domain khusus. Dengan kata lain, alamat email profesional adalah alamat email yang mencantumkan nama bisnis Anda dalam bentuk nama domain.
Saat ini, alamat email profesional telah menjadi identitas online dan menjadi basis untuk semua layanan yang berhubungan dengan pekerjaan. Hampir semua bisnis memerlukan alamat email profesional agar komunikasi semakin terasa resmi.
Blog terkait:
Apa saja manfaat dari alamat email profesional?
Ketika membuat alamat email profesional, Anda tidak boleh membuatnya secara sembarangan.
Anda bisa mengikuti aturan etika email yang akan membantu dalam penulisan email yang efektif, memproyeksikan profesionalisme, dan mempromosikan brandAnda.
Alamat email harus didasarkan pada domain dan juga memiliki unsur profesional. Alamat email profesional memiliki manfaat sebagai berikut:
- Pencitraan jenama (Brand)
- Membangun kepercayaan
- Keaslian
- Keandalan
- Kemudahan untuk diingat kembali
- Reputasi brand lebih baik dan lebih mudah tersampaikan
Bagaimana cara memilih alamat email profesional?
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah merencanakan dan menentukan format yang diinginkan untuk alamat email pengguna.
Ini diperlukan untuk menjaga konsistensi saat membuat akun email dan memastikan bahwa setiap karyawan memiliki email profesional.
Contoh alamat email profesional
Beberapa format alamat email yang paling populer dan umum digunakan adalah sebagai berikut:
namadepan.namabelakang@domain.com
Misalnya: peter.parker@zylker.com
Format email di atas adalah yang paling umum digunakan. Jenis alamat email ini terdengar profesional karena melibatkan nama depan dan nama belakang.
Format ini cocok untuk semua jenis perusahaan, karena menggunakan nama depan dan nama belakang. Jadi, jika ada karyawan yang memiliki nama depan yang sama, masih ada nama belakang yang akan membedakan alamat email mereka.
namadepan.inisial@domain.com
Misalnya: peter.p@zylker.com
Ini adalah format populer lainnya yang digunakan oleh berbagai perusahaan. Format alamat email ini lebih disukai karena bersifat pribadi dan mudah diingat karena singkat dan menggunakan nama depan pengguna.
Namun, mungkin akan ada kesulitan ketika orang memiliki nama belakang yang dimulai dengan inisial yang sama.
Apabila masalah seperti ini terjadi, admin biasanya akan menggunakan bentuk singkat dari nama belakang atau inisial dua huruf dari nama belakang.
Misalnya: peter.pk@zylker.com dan peter.pa@zylker.com ketika ada dua Peter Parker dalam organisasi yang sama.
namadepan@domain.com
Contoh: peter@zylker.com
Satu lagi format email yang sebenarnya cukup populer, yaitu hanya dengan menggunakan nama depan untuk membuat email bisnis profesional. Namun, masalah akan timbul jika nantinya ada karyawan lain yang memiliki nama depan sama.
Di perusahaan besar, format ini biasanya diberikan sebagai nama alias email untuk pihak-pihak penting di perusahaan. Memiliki alamat email seperti alias akan membantu pengguna memiliki alamat email utama yang bersifat pribadi dan mempermudah membedakan email internal dari email sampah atau email penting yang mereka terima.
Bagaimana cara membuat alamat email profesional menggunakan Zoho Mail?
Untuk membuat alamat email profesional dengan domain, atur terlebih dahulu domain Anda dengan Zoho. Setelah selesai memverifikasi domain Anda dengan Zoho Mail, Anda harus menambahkan pengguna untuk membuat akun email mereka.
Jika belum memiliki domain, Anda dapat membeli domain dari Zoho. Domain yang didaftarkan melalui Zoho sudah diatur sepenuhnya dan dapat digunakan secara instan. Anda dapat mulai menambahkan pengguna secara langsung.
Zoho Mail mendukung berbagai cara untuk membuat dan memilih alamat email profesional untuk pengguna.
- Anda dapat menambahkan pengguna email satu per satu dengan memberikan nama depan, nama belakang, dan alamat email yang akan dibuat untuk mereka beserta kata sandi yang akan digunakan untuk masuk. Metode ini lebih baik dan lebih disukai ketika Anda harus membuat 10 pengguna atau kurang.
- Meskipun ada lebih dari lima akun pengguna yang perlu dibuat, disarankan untuk menggunakan 'Impor dari CSV' untuk membuat pengguna dari detail yang diunggah dari file CSV.
- Anda dapat menggunakan opsi 'Impor' yang tersedia untuk mengimpor pengguna dari CRM atau Layanan Zoho lainnya atau secara langsung mengimpor dari GSuite.
Baca juga:
Apa Itu Spreadsheet? Apa Pentingnya untuk Bisnis Masa Depan?
Alamat email grup: Alamat email profesional berbasis fungsi/tujuan
Aspek penting lainnya yang sering diabaikan adalah membuat alamat email berbasis tujuan.
Ketika perusahaan semakin besar, disarankan untuk menggunakan alamat email berbasis tujuan seperti contact@domain.com untuk mengajukan pertanyaan umum tentang bisnis Anda, support@domain.com untuk meminta bantuan pelanggan, atau media@domain.com untuk pertanyaan dari jurnalis, dan lain-lain yang sesuai dengan tujuan tertentu.
Hal ini akan memastikan bahwa meskipun karyawan meninggalkan organisasi, alamat email untuk tujuan penting seperti contact@ akan tetap berfungsi.
Di masa awal bisnis berkembang, tanggung jawab dukungan pelanggan, penjualan, dan lainnya mungkin dipegang satu orang, sehingga komunikasi terjadi secara langsung.
Namun, untuk membuat komunikasi lebih standar dan profesional, lebih baik untuk memastikan bahwa alamat email tersebut adalah alamat grup umum yang dikelola oleh tim, bukan individu.
Common practice untuk email grup
Untuk memiliki komunikasi yang profesional, disarankan untuk memiliki akun email generik berdasarkan berbagai kelompok fungsional dalam organisasi, berdasarkan sifat pekerjaan mereka.
Berikut ini adalah beberapa akun email generik standar yang digunakan bisnis untuk berbagai fungsi di dalamnya.
Publik - Akun email grup eksternal
Alamat email eksternal atau Publik umumnya digunakan untuk menyediakan opsi bagi kontak eksternal organisasi untuk berkomunikasi dengan berbagai fungsi organisasi.
Ketika mengatur akun ini, admin harus memastikan bahwa akun email grup memiliki izin untuk menerima email dari akun eksternal. Selanjutnya, email ke grup harus disalurkan dengan benar ke tim yang bersangkutan.
Contoh:
- support@domain.com
- sales@domain.com
- info@domain.com
- careers@domain.com
- enquiries@domain.com
- news@domain.com
Perusahaan - Akun email grup internal
Alamat email perusahaan atau grup internal digunakan untuk karyawan organisasi internal untuk menjangkau grup internal dan fungsi internal yang ditujukan untuk karyawan.
Akun ini dapat diatur dengan moderasi untuk menerima email hanya dari karyawan di dalam organisasi.
Contoh:
- payroll@domain.com
- hrqueries@domain.com
- systemadmin@domain.com
- employee-care@domain.com
Bagaimana cara membuat alamat email profesional untuk semua akun generik atau daftar distribusi menggunakan Zoho Mail?
Untuk membuat alamat email profesional dengan domain Anda untuk akun generik, yang diperlukan adalah membuat grup email dengan akses publik.
Lihat di sini untuk petunjuk rinci tentang membuat dan mengelola akun email grup dengan alamat email profesional di Zoho Mail.
Berikut ini adalah beberapa fitur yang paling berguna saat membuat akun grup berbasis domain di Zoho Mail:
- Anda dapat menambahkan beberapa anggota dan menetapkan beberapa moderator untuk setiap grup
- Moderator akan memiliki izin grup dan selanjutnya dapat menambahkan pengguna atau mengubah pengaturan grup tersebut. Moderator juga dapat memoderasi email yang dikirim ke grup dan menyetujui atau menolaknya
- Pengguna dapat mengirim email menggunakan alamat grup. Fitur ini dapat diperluas oleh administrator untuk seluruh anggota grup atau hanya untuk anggota tertentu
- Ketika pengguna mengirim email menggunakan alamat email grup, alamat email individu mereka tidak akan terlihat oleh penerima.
- Administrator dapat mengaktifkan fitur 'Streaming' untuk grup yang digunakan anggota grup untuk berkolaborasi dan berkomunikasi di dalam grup langsung dari Kotak Masuk mereka.
Comments