連絡先管理とは
連絡先管理とは、取引先企業の担当者や個人の顧客について、氏名や電話番号、
メールアドレスなどの連絡先を管理することです。
連絡先管理ツールを使うメリット
- ツール上に情報を集約
- 電話・メールへの流れが簡単
- リアルタイムで社内共有
- セキュリティの確保
連絡先管理に特化したITツール
連絡先管理に特化したITツールは主に以下の2種類です。
電話帳・アドレス帳ツール
紙の電話帳をデジタル化したようなツールです。
デジタルならではの検索機能が便利です。
名刺管理ツール
名刺の情報を連絡先として取り込んで管理するツールです。
OCR機能があり、手入力する手間がありません。
連絡先管理ツールの課題
連絡先管理に特化したツールはシンプルですが、ビジネスに最大限活用する、という観点で課題もあります。
時系列が分かり
づらく重複する
個人顧客の場合、住所やメールアドレスが変わることがあります。取引先の場合は担当者自体が変わることがあります。シンプルなツールでは時系列が分かりづらくなる場合があり、情報が重複しないよう注意する必要があります。
企業名や部署別での整理が難しい
特に取引先の連絡先管理の場合、企業名や部署名でフォルダ分けできることが理想ですが、ツールによって機能にばらつきがあります。部署名自体が変わることもあり、整理をしっかりとコントロールする必要があります。
商談などと
結びついていない
連絡先管理に特化しているツールは、顧客との商談や問い合わせなど、その顧客に関する連絡先以外の情報を管理できない場合がほとんどです。そのため、連絡先と商談管理のツールを行き来して確認する必要もあるかもしれません。
連絡先管理ツールの課題を解決するZoho CRM
「Zoho CRM 」は、ゾーホーが提供するCRM（Customer Rerationship Maganement; 顧客管理）ツールです。
連絡先管理ツールの課題を全て解決できます。なぜなら、顧客の連絡先情報はもちろん、複数のチャネルでのやりとりや商談なども
すべて一元管理できるからです。豊富な機能で世界25万社以上から選ばれています。
らくらく連絡先追加
Zoho CRM はワンクリックで連絡先・取引先を作成できます。削除や編集も簡単です。
また、複数の取引先・連絡先を一度にインポートすることもできます。
もちろん他のツールからの移行もシンプルです。
柔軟に検索やフィルタリング
Zoho CRM はデータのグループ化、フィルタリング、検索が柔軟です。注力しているエリアや商品に基づいて顧客リストを抽出することもできます。抽出したリストを使ってメールを配信するなど、活用が広がります。
フィルタリングについて詳細はこちら複数チャネルでやりとり
連絡先とのやりとりはメールや電話だけでなく、SNSやWebサイトに埋め込んだチャット上で行われるケースもあります。Zoho CRM は、さまざまなチャネルで行われるやりとりを集約して対応することができます。
マルチチャネル対応機能の詳細はこちら連絡先を取引先と紐付け
Zoho CRM には「連絡先」「取引先」という定義があります。個人顧客を相手にするBtoCビジネスでは「連絡先」のみです。
一方、法人顧客を相手にするBtoBビジネスの場合は、担当者を「連絡先」、法人を「取引先」として両面で管理します。
連絡先とは
連絡先とは、取引先企業と連絡を行う際にやりとりを行う担当者のこと。案件の担当者だけでなく、請求書や契約書のやりとりを行う担当者なども取引先企業の連絡先として管理されます。そのため、1つの取引先に対して複数の連絡先が存在する場合もあります。
取引先とは
取引先とは、企業が取引を行う相手企業のこと。
複数回取引があるいわゆる得意先はもちろん、1回でも取引があった企業も取引先として管理されます。
ここでの取引には、受注した案件だけでなく、現在進行中や失注した案件も含まれます。
連絡先、取引先はどのように案件に関連付けられるのか？
連絡先、取引先は、以下のように案件に関連づけられます。
BtoC における連絡先管理
BtoCの場合は、取引先の企業ではなく個人の顧客と取引が行われます。
そのため、BtoCでは取引先を管理せず、連絡先のみを管理することになります。
問い合わせ対応の向上
Zoho CRM は、問い合わせ管理・ヘルプデスクツールと連携できます。連絡先情報と関連付けて管理することで、顧客満足度を向上し、信頼を築きます。
問い合わせ・サポート対応の詳細はこちら最適な連絡タイミングを提案
AI（人工知能）がZoho CRM に登録されている営業担当者の日々の活動状況を機械学習し、連絡が取りやすい最適なタイミングを算出して、提案してくれます。
連絡タイミングの提案機能の詳細はこちらモバイルアプリでさっと記録
外出の多い営業担当者でもモバイルアプリからZoho CRM にアクセスして業務を行えます。タスクの処理やメール返信などのも自動で記録され、日報も簡単に作成できます。
モバイルアプリの詳細はこちら連絡先管理の活用事例
その他の導入事例はこちら
グループウェアから乗り換え部門間でスムーズな情報共有
「Zoho CRM は、すべてが顧客をベースに設計されている。ですから社員同士のやりとりも、自ずと共有されるのです。」
アプライド株式会社の事例詳細はこちら
アプライド株式会社 取締役 総務部長
山口 圭介氏
Zoho CRM のサポートについて
Zoho では、さまざまな日本語サポートをご用意しています。